Bei einer Stundenabrechnung geht es um die Aufzeichnung aller Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Arbeitnehmer zeichnen ihre Stunden in einer digitalen Zeiterfassung oder auf einem Stundenzettel auf. Mit den erfassten Daten erstellen Personalbüros die monatliche Lohnabrechnung und Abteilungsleiter verwenden diese für ihre Analyse und Planung.
Für eine digitale Stundenabrechnung nutzen Sie Online-Programme wie Clockodo und erfassen Ihre Zeiten. Handschriftlich in Excel oder als PDF funktioniert dies in einer Stundenzettel-Vorlage.
Die Stundenabrechnung verfolgt mehrere zentrale Zielsetzungen, die für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen von großer Bedeutung sind:
Durch diese Ziele werden nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter gefördert, sondern auch die betriebliche Effizienz und Rechtssicherheit verbessert.
In Deutschland gelten feste Regeln für die maximale Arbeitszeit. Pro Tag sind nach § 3 Arbeitszeitgesetz acht Stunden Höchstarbeitszeit festgelegt, mit höchstens zwei zusätzlichen Stunden Mehrarbeit. Das ergibt bei einer Sechstagewoche eine Arbeitszeit von 48 Stunden, 60 Stunden mit Überstunden. Der Abbau der Mehrarbeit ist ebenfalls festgelegt: Nach spätestens sechs Monaten müssen die Überstunden abgebaut sein, sodass Beschäftigte in sechs Monaten im Schnitt die acht Stunden pro Tag nicht überschreiten.
Auch die Pausen haben in der Stundenabrechnung für Angestellte genaue Vorschriften. 30 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Arbeitsstunden, 45 Minuten bei insgesamt mehr als neun Stunden (§ 4 Arbeitszeitgesetz). Zwischen zwei Arbeitstagen ist eine Ruhepause von elf Stunden einzuhalten (§ 5 Arbeitszeitgesetz). Weitere Informationen finden Sie im Lexikon-Artikel zum Arbeitszeitgesetz. Vertragliche Vereinbarungen aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung legen unter Umständen andere Regeln fest.
Mit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 müssen nun alle deutschen Unternehmen die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter erfassen. Das betrifft Beginn, Ende und die Pausen.
Um den Überblick über jedes einzelne Arbeitszeitkonto zu behalten, braucht es eine Zeiterfassung für die Eingabe. Die Stundenabrechnung zählt Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Pausen dazwischen. Aus den eingetragenen Stunden erfolgt die Berechnung der Plus- und Minusstunden, die ein einzelner Mitarbeiter an Differenz hat. Die Arbeitszeit steht für Tag, Woche, Monat und das komplette Jahr fest. Der Vorgesetzte weist seinen Arbeitnehmern bestimmte Sollstunden zu, die diese erfüllen. Die Übersicht ermöglicht es den Mitarbeitern, angefallene Mehrarbeit rechtzeitig abzubauen und ihre gesetzlichen Pausen einzuhalten. Für jedes vergangene Datum sind die Zeiten abrufbar.
Die Dokumentation der Stundenabrechnung erfolgt über eine handschriftliche Tabelle oder in einem digitalen Zeiterfassungssystem. Bei ausgedruckten Zetteln schreiben Mitarbeiter jeden Tag Anfangs- und Endzeit sowie ihre Pausenzeiten in die Zeilen. In einer Software loggen sie sich ein und aus und das Programm zählt die Zeiten automatisch zusammen. Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Feiertage gehören ebenfalls in die Auflistung. Zu diesen Zeiten fällt keine Arbeit für den betreffenden Mitarbeiter an, was die Zeiterfassung in der Endsumme des Monats berücksichtigt.
Die gesammelten Daten aus der Stundenabrechnung sind Grundlage für die Lohnabrechnung. Arbeitnehmer mit einem festen Gehalt sammeln Plus- und Minusstunden, die sie über einen Zeitraum ausgleichen. Die Lohnzahlung auf Stundenbasis erfolgt mit den einzelnen Daten. Die Fehlzeiten sind ebenfalls übersichtlich geordnet und können in die Abrechnung einfließen. Bei Minijobs und Berufen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ist eine Aufzeichnung und Aufbewahrung der Arbeitszeiten schon jetzt Pflicht. Außerdem ist bereits jeder Arbeitgeber verpflichtet, Überstunden seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Besonders mit einem Zeiterfassungsprogramm kommen Vorgesetzte dieser Verpflichtung nach.
Die korrekte Erfassung und Berechnung von Feiertagen stellen sicher, dass Arbeitnehmer fair entlohnt werden und alle arbeitsrechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Im Folgenden wird erläutert, wie Feiertage in der Stundenabrechnung berücksichtigt werden:
Für Minijobs und Berufe nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt schon jetzt laut § 17 Mindestlohngesetz eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht. Arbeitgeber zeichnen die Stunden solcher Mitarbeiter auf und legen sie für mindestens zwei Jahre ab. Im Fall der 450-Euro-Kräfte ist eine Aufzeichnung wichtig. Sie dürfen im Jahr nicht mehr als 5.400 Euro verdienen. Eine Zeiterfassung zeigt genau auf, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, und daraus errechnen Personaler den Gesamtlohn des Jahres. Wie Arbeitgeber die Stundenabrechnung im Minijob handhaben, ist unerheblich.
Arbeitnehmer, die den Mindestlohn bekommen, achten auf ihre Arbeitszeit. Ihre Zeiterfassung ist wichtig, weil sie im Monat keine Überstunden machen dürfen. Andernfalls rutschen sie im Durchschnitt bei der Bezahlung unter den Mindestlohn pro Stunde. Das ist gesetzlich nicht erlaubt.
Elisabeth arbeitet auf 450-Euro-Basis in Malaikas Schneiderei. Es ist immer viel Betrieb und schwierig, Arbeitszeiten genau zu verfolgen. Elisabeth aber soll Anfang, Ende und die Pausen jeden Tag aufschreiben. Kurz vor Weihnachten ist besonders viel Trubel und Elisabeth macht einige Überstunden. Sie vergisst, ihre Zeiten genau zu dokumentieren.
Am Samstag vor Ladenschluss erinnert Malaika sie aber daran, dass Elisabeth als Minijobberin ihre Zeiten spätestens innerhalb einer Woche eintragen muss. Also schreibt Elisabeth ihre Zeiten inklusive Pausen auf. Die Überstunden, die sie gemacht hat, wird sie im neuen Jahr abfeiern, wenn der Betrieb wieder etwas ruhiger ist.
Eine praktische Lösung für die Stundenabrechnung ist eine digitale Zeiterfassung. Mitarbeiter loggen sich ein und aus und stempeln ihre Pausen. Jede Minute fließt auf ein Stundenkonto und die Software addiert die Zeiten zu einem Ist-Stand. Durch Soll-Stunden errechnet die Zeiterfassung automatisch die Plus- und Minusstunden und liefert gleichzeitig einen Arbeitszeitnachweis.
In Clockodo erfolgt die Stundenabrechnung über eine Stempeluhr, die Mitarbeiter am PC oder als App auf dem Handy nutzen. Mit einem Klicken oder Tippen läuft die Uhr los, eine weitere Berührung stoppt die Uhr. Auch manuelle Zeiteinträge für die nachträgliche Berechnung sind möglich. Jeder Angestellte und seine Vorgesetzten sehen den Stand der Stunden. Für jeden Mitarbeiter gibt es Einstellungen für individuelle Arbeitstage, Soll-Stunden und Urlaubsansprüche. So lassen sich Teilzeitstellen und flexible Arbeitszeiten umsetzen.
Neben den täglichen Arbeitsstunden verzeichnet Clockodo auch Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit und Feiertage. Dabei kann der Account-Inhaber jedem Mitarbeiter verschiedene Feiertage zuordnen, wenn diese in unterschiedlichen Bundesländern sitzen. Verschiedene Zugriffsrechte ermöglichen es, bestimmten Mitarbeitern zusätzliche Rechte zu geben. Jeder Nutzer erhält einen eigenen Zugang mit Passwort.
Durch persönliche Einstellungen erhält jeder Mitarbeiter seine eigene, übersichtliche Stundenabrechnung. Er weiß genau, wo er steht, und sein Arbeitgeber plant die Einsätze anhand der vorhandenen Daten. Die Cloud-Software ermöglicht den Zugriff auf alle Einträge von überall, jederzeit. Flexible Arbeitszeitmodelle lassen sich bequem darstellen und die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter steigt.
Clockodo kann neben den Arbeitszeiten auch Projektzeiten für einzelne Kunden und Leistungen aufnehmen. Bei Eingabe der Zeiten wählen die Mitarbeiter das Projekt aus und die Minuten fließen gleichzeitig ins Mitarbeiterkonto und in die Projektberichte. Arbeitgeber erhalten eine genaue Auswertung über ihre eigene Zeitwirtschaft. Sie sehen auf den ersten Blick, welche Aufgaben und Bereiche im Unternehmen viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit hinterlegten Stundensätzen und Budgets weiß die Stundenerfassung direkt, ob sich das Projekt noch im Rahmen befinden.
Als PDF- und CSV-Export geben Clockodo-Nutzer ihre Projektzeiten für die Abrechnung als Datei oder Ausdruck direkt an ihre Kunden. Die Zeiten dienen als Nachweis für die erbrachten Leistungen. Über Verbindungen zu separaten Rechnungsanwendungen lassen sich aus den Zeiten direkt fertige Rechnungsentwürfe erstellen.
Katharina Primke
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea