In einem Arbeitszeitkonto, auch Stundenkonto oder Überstundenkonto genannt, halten Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit fest. Das Stundenkonto erfasst die tatsächlich geleistete Arbeit und nicht die im Vertrag vereinbarte.
In der Regel handelt es sich um Gleitzeitkonten oder Ansparkonten. Meist sind Gleitzeitkonten für eine kurze Zeit gedacht, in der Plus- und Minusstunden der täglichen Arbeit gezählt werden. In einem festgelegten Zeitraum muss der Arbeitnehmer diese wieder abbauen oder ausbezahlt bekommen. Längerfristige Stundenkonten werden auch Langzeitkonto oder Lebensarbeitszeitkonto genannt. Hier sammelt der Angestellte Zeit für ein Jahr Auszeit oder einen früheren Austritt aus dem Berufsleben.
In einem Stundenkonto wird zusätzlich zur tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ersichtlich, an welchen Tagen ein Mitarbeiter Urlaub hat oder wann der Arbeitnehmer krank war. Geleistete Überstunden lassen sich ebenfalls erfassen.
Ein Arbeitszeitkonto kann vom Mitarbeiter digital in einem Arbeitszeitkonto-Programm, einer Stundenzettel App oder handschriftlich als Tabelle geführt werden. Auch eine Stempeluhr beziehungsweise Stechuhr ist möglich.
Ein Arbeitszeitkonto basiert auf der Soll- und Ist-Arbeitszeit eines Beschäftigten. Die vertraglich geregelte Arbeitszeit ist als Soll hinterlegt. Die tatsächlich gearbeitete Ist-Zeit kann unter oder über dieser Grenze liegen. Es handelt sich dann um Minus- oder Plusstunden. Das Konto zeigt die abweichende Zeit an. Besonders bei flexiblen Arbeitszeiten ist das Führen eines Arbeitszeitkonto sinnvoll.
Müssen Mitarbeiter sich nicht um eine bestimmte Zeit ein- und ausloggen, arbeiten sie in Gleitzeit. Manche Arbeitgeber definieren eine Kernarbeitszeit, in der Angestellte da sein müssen. Das ergibt Sinn, wenn viele Termine und Besprechungen stattfinden oder ein Telefon besetzt sein muss.
Ist ein fester Monatslohn vereinbart, dann weicht dieser nicht ab, nur weil das Stundenkonto unausgeglichen ist. Sind am Ende des Monats Minusstunden vorhanden, gibt der Arbeitgeber quasi einen Geldvorschuss. Entstehen Plusstunden, geht der Arbeitnehmer in „Vorkasse“.
Scheidet ein Angestellter aus dem Unternehmen aus und hat Plusstunden, kann er diese abbauen, wenn noch Zeit dazu ist. Da Überstunden vergütet werden müssen, muss der Arbeitgeber diese andernfalls auszahlen. Das gilt für notwendige Überstunden, die durch Arbeitsaufträge vom Arbeitgeber angeordnet oder von ihm gebilligt sind. Für Minusstunden bei Kündigungen kommt es darauf an, wer diese verschuldet hat. War keine Arbeit vorhanden, muss der Arbeitgeber trotzdem den vollen Lohn zahlen. Hat der Arbeitnehmer eigenmächtig gehandelt, werden die Stunden vom Lohn abgezogen.
Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Das gilt für alle Unternehmen und alle deren Angestellten. Ausnahmen sind keine definiert. Mehr dazu im Ratgeberartikel zum BAG-Urteil.
Angestellte fühlen sich im ersten Moment vielleicht beobachtet, wenn ihre tatsächliche Arbeitszeit von einem Arbeitszeitkonto-Programm aufgezeichnet wird. Ein Arbeitszeitkonto hat aber den Vorteil, dass jede mehr gearbeitete Minute verzeichnet ist.
Da Arbeitgeber spätestens seit dem BAG-Urteil verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen, ist ein Arbeitszeitkonto eine gute Möglichkeit dazu. Außerdem lässt sich die Personalplanung so überwachen und anpassen. Bei unterschiedlicher Auslastung des Unternehmens können auch Phasen mit kurzen und Phasen mit längeren Tagen realisiert werden.
Durch Gleitzeitkonten können flexible Arbeitszeiten ermöglicht werden. Es muss keine feste Anfangs- und Endzeit geben, sondern Mitarbeiter können früher anfangen oder später aufhören.
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit haben keinen Einfluss auf das Arbeitszeitkonto. Diese Tage sind keine Minusstunden und das Zeitguthaben verringert sich nicht. Bei Überstundenabbau dagegen werden die Stunden naturgemäß mit dem Guthabenkonto verrechnet.
Arbeitgeber sollten die Arbeitszeitkonten ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Das Arbeitszeitgesetz schreibt bestimmte maximale Arbeitszeiten für Tage und Wochen sowie Pausen und Ruhezeiten vor. Auch der Zeitrahmen für einen Überstundenabbau ist festgelegt (24 Wochen beziehungsweise sechs Monate).
Besonders wichtig ist, dass Arbeitgeber auf die Einhaltung des Mindestlohngesetzes achten können. Bei vielen Überstunden muss der Monatslohn der Angestellten durch die gearbeiteten Stunden im Monat geteilt werden. Liegt das Ergebnis unter dem Mindestlohn, ist das verboten. Das müssen Arbeitgeber im Vorfeld verhindern.
Unternehmensspezifische Regelungen können festhalten, in welchem Zeitraum Mehrarbeit abgebaut wird und wie viele Überstunden höchstens zulässig sind. Die gesetzlichen Vorschriften dürfen dabei nicht überschritten werden.
Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Das BAG-Urteil von 2022 folgt damit dem EuGH-Urteil aus 2019. Dieses gibt für die Zeiterfassung drei Anforderungen vor: objektiv, zugänglich und verlässlich. Ein Arbeitszeitkonto erfüllt diese Bedingungen.
Die Aufzeichnung muss den Startzeitpunkt, das genaue Ende und die Pausenzeiten beinhalten. Deswegen eignet sich ein automatisches Arbeitszeitkonto besonders. Diese Nachweise sind zwei Jahre lang aufzubewahren.
Julie führt in ihrem Kleinunternehmen das Zeiterfassungssystem Clockodo ein. Ihre vier Mitarbeiter beschweren sich, dass sie von nun an genau kontrolliert werden. Julie erklärt ihnen, dass von nun jede Sekunde, die sie alle arbeiten, auf das Arbeitszeitkonto fließt und jede Minute Mehrarbeit direkt als Überstunden verbucht ist. Sie erklärt, dass diese genaue Erfassung die Arbeitszeit für beide Seiten fair gestaltet.
Hans arbeitet nur als 450-Euro-Kraft bei Julie. Die Aufzeichnungspflicht für ihn hält sie somit automatisch ein. Sowohl Julie als auch Hans selbst können genau nachvollziehen, wie viele Stunden im Monat noch gearbeitet werden dürfen. Außerdem ist Julie in der Lage, bei einer Überprüfung genau zu zeigen, dass sich ihre Mitarbeiter alle an die vorgeschriebenen Pausenzeiten halten. Das kommt sowohl ihr als auch den Mitarbeitern zugute, die immer die notwendigen Erholungsphasen bekommen.
Die Zeiterfassung Clockodo ist ein typisches Programm für das Aufzeichnen der Arbeitszeit. In Clockodo melden sich Mitarbeiter an, wenn sie kommen, und wieder ab, wenn sie gehen. Die erfassten Ist-Arbeitszeiten werden mit den hinterlegten Soll-Arbeitszeiten verrechnet und füllen somit das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters. Auch die Abwesenheiten der Mitarbeiter können über Clockodo verwaltet werden. So funktioniert die Zeiterfassungssoftware wie eine digitale Stempeluhr, bei der anstelle von Stempelkarten nur ein Klick notwendig ist.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea