Eine Stempelkarte dient zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten. Sie ergänzt die Stempeluhr und liefert übersichtliche Nachweise. Der Beitrag erklärt Aufbau, Anwendung und digitale Alternativen.
Eine Stempelkarte, oder Stechkarte genannt, dient der Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen. Eine solche Karte funktioniert in Kombination mit einer Stechuhr oder Stempeluhr. Mitarbeiter stempeln sich zu Arbeitsbeginn ein und zum Ende aus. Das angebundene System ermittelt die Arbeitszeit und zählt zumeist Plus- und Minusstunden.
Wie eine Stempelkarte aussieht oder welche Systeme dahinter stecken, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Häufig gilt eine Karte für einen ganzen Monat. Die traditionellen Stempelkarten bestehen aus festem Papier. Moderne, elektronische Zeiterfassungen kommen ohne Karte aus. Sie benutzen stattdessen einen Plastikchip oder direkt das Ein- und Ausloggen in einem Programm am PC oder Handy.
Mit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist Arbeitszeiterfassung in allen deutschen Unternehmen und für alle Mitarbeiter Pflicht. Im weitesten Sinn geschieht die Aufzeichnung über eine Stempelkarte, sei diese aus Papier oder ein digitales Arbeitszeitkonto.
Die Stempelkarte für die Arbeit zählt minutengenau die Anwesenheit der Angestellten und dient als Arbeitszeitnachweis. Vom ersten Einstempeln bis zum Beenden des Arbeitstages erfasst das System die Zeiten und vergleicht sie mit den hinterlegten Soll-Stunden. Es vermerkt die Abweichungen sowie Krankheits- und Urlaubstage. Mithilfe der erfassten Zeiten ermitteln Personalabteilungen den zu zahlenden Lohn oder die Überstunden, die ein Mitarbeiter wieder abbaut.
Eine elektronische Stempelkarte in Form eines Online-Tools ist in der Lage, weitere Daten zu sammeln. Zu der reinen Arbeitszeit kommen Einträge für Kunden und Projekte. Die Informationen bereiten die Tools direkt auf und Arbeitgeber sehen alle Einträge für einen Mitarbeiter oder ein Projekt auf einen Blick. Ein zusätzliches Feature ist häufig ein Kalender, in dem die Abwesenheiten aller Mitarbeiter stehen. Chef und Kollegen sehen sofort, wer wann nicht da ist.
Praktisch für Unternehmen sind viele Einstellungsmöglichkeiten. Die meisten Systeme bieten persönliche Soll-Stunden, individuelle Arbeitszeiten und Urlaubstage sowie regionale Feiertagskalender.
In der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts kamen die Stempelkarten aus Karton auf. Mit diesen stachen sich die Mitarbeiter zu Schichtbeginn ein und am Ende aus. Funktionierten die Stechuhren der Industrialisierung noch mechanisch über Loch-Stempel oder Münzeinwurf, gibt es heute moderne Cloud-Systeme. Die Zeiterfassung hat sich gewandelt und zu der reinen Anwesenheit und Arbeitszeit erfasst eine digitale Software viele weitere Daten.
Aus der Stempelkarte aus Papier wurden im Laufe der Zeit ein Chip zum Auflegen, ein passwortgeschütztes Online-Konto oder ein Fingerabdruck zur Identifizierung. Dadurch verringern Unternehmen die Möglichkeiten zum Betrug der Stempeluhr, etwa durch Weitergabe der Karte an Kollegen. Die Arbeitszeiterfassung dient nicht mehr der reinen Überprüfung der Anwesenheit, sondern sorgt für einen fairen Arbeitsablauf für beide Seiten.
Mit einer digitalen Stempelkarte lassen sich immer mehr Möglichkeiten für die Arbeitszeit realisieren.
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Sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer hat eine Arbeitszeiterfassung Vorteile. Eine Stempelkarte zeigt genau auf, wie viele Stunden anfallen. Arbeitgeber überblicken die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter. Arbeitnehmer haben einen Nachweis über ihre Arbeitszeit und die Überstunden, die sie abfeiern oder vergütet bekommen.
Doan leitet ein Kino. Vor dreißig Jahren, als er es eröffnet hat, haben seine fünf Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über Lochkarten erfasst. Anhand des Lochmusters ließen sich die Zeiten für Beginn, Ende und Pause ablesen. Doch die Karten waren oft beschädigt oder die Mitarbeiter verloren sie. Deswegen wechselte Doan zu einer digitalen Zeiterfassung. Nun haben alle Mitarbeiter das Tool auf dem Handy und verlieren keine Stempelkarten mehr. Die Zeiten sind exakt aufgezeichnet und lassen sich sogar der jeweiligen Tätigkeit zuordnen, die im Kino anfällt.
Eine Zeiterfassungssoftware bietet oft eine passende App. Die Mitarbeiter installieren diese auf einem Smartphone oder Tablet und erfassen ihre Zeiten mobil. Eine App überträgt die Daten automatisch an den Server und Arbeitgeber ersehen aktuelle und abgeschlossene Zeiteinträge ihrer Beschäftigten. Auch die Mitarbeiter sehen, woran sie arbeiten und wie viele Stunden bereits erfüllt sind. Die mobile Stundenzettel App erweitert das Programm und dient als digitale Stempelkarte für unterwegs beim Kunden.
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Im Marketing gibt es ebenfalls eine Stempelkarte beziehungsweise Bonuskarte zur Kundenbindung. Hier verstehen Unternehmen darunter eine Papierkarte oder App, mit der Kunden bei jedem Einkauf einen Stempel sammeln. Für eine bestimmte Anzahl an Stempeln erhalten sie Vergünstigungen oder ein Gratisprodukt.
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