Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, in dem der Arbeitgeber das Zeitmanagement dem Arbeitnehmer anvertraut. Das ermöglicht flexible Arbeitszeiten, da sich der Fokus von der Anwesenheit auf die Erledigung von Aufgaben verschiebt.
Der Arbeitgeber kontrolliert die verrichteten Stunden seiner Mitarbeiter in diesem Modell nicht, sondern er übergibt die Zeiterfassung an den Arbeitnehmer. Er schenkt dem Mitarbeiter sein Vertrauen und verzichtet auf eine permanente Kontrolle seiner Stechuhren.
Bei der Vertrauensarbeitszeit geht der Arbeitgeber davon aus, dass die Bearbeitung von Aufgaben außer einer Abgabefrist keine feste zeitliche Komponente benötigt. Es spielt keine Rolle, wann der zuständige Mitarbeiter seine Arbeit durchführt, solange er sie bis zur vereinbarten Deadline fertigstellt.
Die Geschäftsführung gibt im Arbeitsvertrag lediglich die Wochenstunden vor. Sie bestimmt zudem, ob die Stunden auf die Woche genau oder erst im Durchschnitt des Monats oder Quartals passen müssen. Dies ist der einzige zeitliche Rahmen für den Arbeitnehmer, denn auf einen täglichen Plan verzichtet dieses Arbeitszeitmodell. Es gibt keine Zeitspannen für Beginn und Ende des Tages oder eine feste Uhrzeit, zu der alle da sind. Führt der Arbeitgeber solche Bestimmungen ein, macht er aus der Vertrauensarbeitszeit eine normale Gleitzeit.
Dieses Modell der Arbeitszeit ist in Branchen sinnvoll, die Projekte nacheinander oder in Einzelarbeit bearbeiten. Hier sind häufig feste Zwischenziele und Fristen einzuhalten. Wann und wie das Personal diese erreicht, kann dem Chef im Normalfall egal sein.
Dies gibt vor allem der Dienstleistungssektor her. Softwareentwicklung, Multimediabranche oder Jobs in der Telekommunikation eignen sich dafür besonders. Dabei hilft auch eine gute Qualifikation der Mitarbeiter, da sie so eigenständiger sind.
Vertrauensarbeitszeit funktioniert dagegen beispielsweise nicht im Service oder in der Produktion. Hier arbeiten in der Regel mehrere Arbeitnehmer zusammen und haben Pflichten zu bestimmten Zeiten. Außerdem sollte so wenig Spontanität wie möglich nötig sein.
Neben Vertrauensarbeitszeit gibt es noch weitere Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu strukturieren.
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Auch wenn der Arbeitgeber die Zeiterfassung delegiert und nicht mehr dauerhaft kontrolliert, trägt er die Verantwortung für gesetzliche Vorgaben des Arbeitsrechts. Vor allem die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbzG) steht bei Vertrauensarbeitszeit im Fokus. Es schreibt eine Höchstarbeitszeit von acht Stunden pro Tag vor, dazu dürfen täglich zwei Überstunden kommen (§ 3 Arbeitszeitgesetz). Eine Pause nach sechs Stunden Arbeitszeit ist ebenso Pflicht wie eine Ruhezeit von elf Stunden nach Feierabend (§§ 4f Arbeitszeitgesetz).
Daraus resultiert, dass der Chef Kontrollen durchführen muss. Er ist verpflichtet, die Stunden und Überstunden seiner Mitarbeiter also trotz aller Lockerungen aufzuzeichnen, um sie der Aufsichtsbehörde dokumentieren zu können.
Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, spielt auch der eine Rolle. Er hat ein Mitbestimmungsrecht im Hinblick auf den Rahmen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit. Auch auf die Lage der Pausenzeiten hat er Einfluss und darf die Mindestlänge erhöhen.
Der Betriebsrat muss dementsprechend zustimmen, wenn Unternehmen Vertrauensarbeitszeit einführen. Erkennt er Fälle von Verstößen gegen betriebliche Regelungen, kann er den Arbeitgeber auch auffordern, diese zu unterbinden.
Sergey möchte seinen fünf Mitarbeitern Vertrauensarbeitszeit ermöglichen. Bisher galten feste Arbeitszeiten von acht bis 17 Uhr mit einer einstündigen Mittagspause von zwölf bis ein Uhr. Die Service-Zeiten seiner Firma sind von neun bis 15 Uhr. Aus diesem Grund ist es kein Problem, wenn jemand erst um neun kommt oder schon um drei Uhr nachmittags gehen möchte.
In einem Zusatz zu den Arbeitsverträgen hält er fest, dass ab sofort Vertrauensarbeitszeit mit einer Kernzeit von neun bis 15 Uhr gilt und die Arbeitszeit nun digital erfasst wird. Zum einen haben seine Mitarbeiter immer noch eine 40-Stunden-Woche mit ihm vereinbart. Zum anderen braucht er ein Tool, das ihm zeigt, ob sich die Mitarbeiter an die gesetzlichen Pausen und Höchstarbeitszeiten halten.
Sergeys Mitarbeiter können nun zwischen sieben und neun Uhr morgens anfangen und ab 15 Uhr in den Feierabend gehen. Dabei müssen sie darauf achten, dass sie im Monatsdurchschnitt auf ihre Stunden kommen. Außerdem sind sie nun selbst verantwortlich für ihre Mittagspausen, lediglich einer muss jederzeit für das Telefon bereitstehen. So gewinnt Sergey eine Stunde für seinen Kundenservice dazu.
Er erklärt seinen Mitarbeitern das Arbeitszeitgesetz und wann sie spätestens Pause machen müssen. Durch die elektronische Zeiterfassung kann er das kontrollieren und gegebenenfalls den Mitarbeiter darauf ansprechen, wenn etwas schief läuft. Denn Sergey ist immer noch der Verantwortliche für die Einhaltung des Gesetzes.
Die Vorteile von Vertrauensarbeitszeit bestehen hauptsächlich für Arbeitnehmer, haben aber auch positive Auswirkungen auf das Unternehmen. So sind Arbeitnehmer in der Regel zufriedener, wenn der Chef sie nicht durchgehend kontrolliert. Außerdem haben die vielfältigeren Möglichkeiten der Freizeitgestaltung durch die weniger feste Bindung einen positiven Einfluss auf das Gemüt. Dadurch steigert sich die Motivation des Mitarbeiters, was seine Produktivität langfristig erhöht. Das kommt dem Unternehmen zugute.
Die selbst einzuteilende flexible Arbeitszeit kann zudem die Soft Skills der Angestellten verbessern. Sie fangen an, unternehmerisch zu denken, ihr Selbstmanagement zu verbessern und arbeiten eigenverantwortlicher. Gerade diese Aspekte sind langfristig positiv für den Betrieb.
Auch für die Geschäftsführung selbst hat die Vertrauensarbeitszeit positive Auswirkungen. Sie macht Kapazitäten frei, die sonst von der Kontrolle der Arbeitszeiten blockiert sind und spart eventuell sogar am Personal. Zusätzliche Betriebsvereinbarungen können weitere positive Aspekte für beide Seiten schaffen, etwa beim Urlaubsanspruch.
Neben der Arbeitszeit flexibilisiert Vertrauensarbeitszeit auch den Arbeitsort. Eine mögliche Arbeit im Home-Office kann die Stimmung des Mitarbeiters steigern, da er so noch anpassungsfähiger ans Privatleben ist. Die Grenzen zwischen Heim und Arbeitsplatz schwinden und der Angestellte unterbewusst zu Mehrarbeit und Überstunden bereit. Auch die Erreichbarkeit des Arbeitnehmers für den Chef kann sich verbessern, wenn der heimische PC zur Arbeitsstation wird. So hat der Chef außerhalb der regulären Arbeitszeit einen Draht zu seinem Arbeitnehmer.
Das Vertrauensarbeitszeitmodell kann in der Praxis auch negative Auswirkungen haben. Der Arbeitgeber hat wenig Übersicht darüber, wann seine Mitarbeiter am Arbeitsplatz sind. Durch Home-Office-Regelungen lässt sich die Erreichbarkeit erweitern. Doch die Heimarbeit hat ebenso ihre Grenzen, zum Beispiel kann der Arbeitnehmer wichtige Unterlagen nicht einsehen.
Fehlt eine reguläre Arbeitszeit, ist es schwierig, Termine mit Arbeitskollegen und Meetings festzulegen. Es kommt zu mehr Mailverkehr und die persönliche Komponente geht ein Stück weit verloren. Dies kann dazu führen, dass die Zusammenarbeit im Team abnimmt und sich der Beschäftigte über die Projekte hinaus alleingelassen fühlt.
Wenn sich alle Mitarbeiter ihren eigenen Stundenplan erstellen, verliert nicht nur der Chef die Übersicht. Kunden reagieren möglicherweise irritiert, wenn ihre Anfragen zu typischen Bürozeiten lange unbeantwortet bleiben. Die Reaktion auf Notfälle und spontane Planänderungen verzögern sich, wodurch die flexible Arbeitszeit Einzelner die Flexibilität des Unternehmens einschränkt.
Darüber hinaus läuft der Chef Gefahr, sein Personal unbewusst zu überfordern. Leicht möglich ist, dass bei Vertrauensarbeitszeit Überstunden anfallen, die nicht dokumentiert werden. Vor allem im Home-Office summiert sich diese Zahl, auch wenn der Arbeitnehmer nur “mal eben” eine E-Mail schreibt. Diese Arbeitsweise steht nicht nur mit dem Gesetz im Konflikt. Auch die psychische Belastung kann sich dadurch deutlich erhöhen. Die Folgen sind hauptsächlich Stress und Druck, was auf Dauer zu mangelhaft verrichteter Arbeit und langfristig sogar zu Erkrankungen führen kann. Der Arbeitgeber muss vor diesem Hintergrund darauf achten, niemanden zu überlasten.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Mitarbeiter zu einer genauen Arbeitszeiterfassung anzuweisen, zum Beispiel lenkt er die Stunden mit einer Kernarbeitszeit in einen Rahmen. Der Chef achtet im Sinne seiner Fürsorgepflicht auf das Einhalten des Arbeitszeitgesetzes und den gesundheitlichen Schutz seiner Beschäftigten. Dazu gehört ein vernünftiges Projekt- und Zeitmanagement, das es jedem erlaubt, seine Aufgaben vernünftig zu erledigen.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea