Wer im sogenannten Home-Office sitzt, arbeitet von zu Hause aus für ein bestimmtes Unternehmen. Im Sprachgebrauch kommt auch das Wort Telearbeit oder Teleheimarbeit vor, welche jedoch genauen gesetzlichen Regelungen unterliegt. Dabei hat der Arbeitnehmer prinzipiell keinen festen Sitz- und Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten seines Arbeitgebers. Stattdessen nutzt er private oder bereitgestellte Technik, um den ihm übertragenen Aufgaben nachzukommen. Arbeitnehmer können den Platz beziehungsweise Raum von der Steuer absetzen.
Alternierendes Home-Office ist ein Modell, bei dem der Arbeitnehmer nur an bestimmten Tagen von zu Hause aus arbeitet. An den anderen Tagen sitzt er vor Ort im Büro seines Arbeitgebers. Dazu gehört nicht die mobil Arbeit, die Angestellte bei Kundenbesuchen oder anderen Terminen außer Haus betreiben. Auch dabei können sie technische Geräte wie Firmenlaptops oder -handys benutzen, arbeiten aber nicht im Home-Office. Als alternative Schreibweise zu Home-Office findet sich auch Homeoffice.
In der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ist festgelegt, wie Arbeitgeber Arbeitsplätze grundsätzlich einzurichten und instandzuhalten haben. Es gibt dabei keinen Unterschied darin, von wo ein Arbeitnehmer arbeitet.
Laut einer Umfrage von Bitkom, dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., bieten ein Drittel der Unternehmen in Deutschland Home-Office-Lösungen an. Die verwendeten Modelle sind dabei unterschiedlich. 43 Prozent der befragten Unternehmen rechnen zusätzlich damit, dass die Zahl der Angebote steigt und mehr Firmen Teleheimarbeit anbieten.
Die Gründe für Home-Office liegen in gesellschaftlichen Strukturen. Sowohl die Vereinbarkeit von Beruf und Familie als auch die oft gewünschte Work-Life-Balance spielen dabei eine große Rolle. Flexibilität ist nicht nur den Arbeitgebern, sondern auch den Arbeitnehmern immer wichtiger. Wer zu Hause auf seine Kinder aufpassen möchte oder pflegebedürftige Angehörige versorgen muss, kann dies mit Teleheimarbeit verwirklichen. In vielen Branchen tummeln sich Arbeitsplätze außerdem in Ballungsgebieten, in denen nicht alle Mitarbeiter wohnen möchten oder können. Die Frage, ob Arbeitgeber Home-Office anbieten sollen, ist aber nicht leicht zu beantworten.
Teleheimarbeit ist also ein großer Pluspunkt für Bewerber, die sich für ein Unternehmen interessieren. Finden sie den Hinweis direkt in der Stellenausschreibung, melden sich womöglich mehr und auch qualifiziertere Menschen. Eventuell bieten sich sogar Kräfte im Ausland an, die andere Sprachkompetenzen mitbringen und im Service direkt weitere Zeitzonen abdecken können.
Stehen Kundentermine oder Ähnliches an, kann es auch zeitsparend sein, vor oder nach einem Termin von zu Hause aus zu arbeiten. Der Arbeitsweg entfällt. Das gilt natürlich auch für Mitarbeiter mit langer Anreise. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sparen Zeit.
Ein Büro muss natürlich auch keinen Platz bieten für Mitarbeiter, die von zuhause aus arbeiten. Ebenfalls spart der Arbeitgeber ganz einfach Strom- und Wasserkosten und den Kaffee für diese Angestellten.
Home-Office kommt den Wünschen der Angestellten entgegen. Gleichzeitig fördert es das Vertrauen, wenn sie eigenverantwortlich arbeiten dürfen. Auch die Arbeitsatmosphäre profitiert von erfüllten Wünschen.
Kommt ein Arbeitnehmer nicht ins Büro, bestehen für den Arbeitgeber weniger Chancen, dessen Arbeit zu prüfen. Home-Office setzt sowohl ein Vertrauen in den Mitarbeiter als auch eine selbstständige Arbeitsweise dieses Mitarbeiters voraus.
Absprachen und Entscheidungen sind schwieriger zu treffen, denn ohne Kontakt von Angesicht zu Angesicht missversteht man sich schneller. Es fallen mehr E-Mails und Telefonanrufe an als wenn man einfach in das Büro nebenan geht.
Der Mitarbeiter kann seinen eigenen PC benutzen oder die Firma stellt die Geräte zur Verfügung. Der Angestellte braucht Zugang zu arbeitsnotwendigen Informationen und Kontaktmöglichkeiten zu den Kollegen und Vorgesetzten. Dabei müssen IT-Sicherheit und Datenschutz eingehalten werden.
Im Home-Office gelten erst einmal die gleichen Vorschriften wie im Büro. Der Arbeitsplatz muss sich auch zum Arbeiten eignen, zum Beispiel einen ausreichend großen Tisch und einen höhenverstellbaren Stuhl beinhalten. Auch Arbeits- und Pausenzeiten müssen eingehalten werden.
Auch im Home-Office gelten die Regelungen zur Arbeitszeit. Dabei passieren vor allem zu Hause schnell Fehler.
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Die Arbeitsstättenverordnung gibt für alle Arbeitsplätze dieselben Regelungen vor. Unternehmen, die Home-Office anbieten, halten sich für diese Arbeitsplätze also an dieselben Regeln wie sonst auch:
Auch im Home-Office ist der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber versichert. Der Arbeitgeber trägt also die Verantwortung für den richtig eingerichteten Arbeitsplatz, den er in der Betriebsvereinbarung festlegt. Dazu gehören zum Beispiel ein ausreichend großer Tisch, ein höhenverstellbarer Stuhl mit verstellbarer Lehne und Armstützen und eine ausreichende Beleuchtung. Auch ein Arbeitsunfall ist abgedeckt.
Home-Office kann vertraglich oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Zweite gilt für alle, wenn keine besonderen Einschränkungen gemacht werden, wie etwa für eine Abteilung. Ein Arbeitsvertrag bezieht sich nur auf einen individuellen Angestellten. Welche Lösung Sinn ergibt, ist von Fall zu Fall unterschiedlich.
Mitarbeiter im Home-Office bekommen entweder einen Laptop für die Zeit gestellt oder sie nehmen ihn beim Ortswechsel mit. Grundsätzlich kann auch der eigene PC verwendet werden. Für beide gilt: Sie müssen sicher sein vor möglichem Datenverlust oder Passwort-Diebstahl.
Auf dem privaten PC sollten außerdem aus Datenschutzgründen keine Informationen gespeichert werden, vor allem keine Kundendaten. Ein für alle zugänglicher Server ist eine Lösung dafür. Viele E-Mail- und Zeiterfassungsprogramme unterstützen außerdem das Einloggen von anderen Standorten.
In allen Fällen sollten die Regelungen klar festgesetzt sein. Wer darf wie oft von zu Hause arbeiten? Wie und wann müssen Home-Office-Tage mit Vorgesetzten und Kollegen abgesprochen werden? Zu welchen Uhrzeiten müssen Mitarbeiter dann per E-Mail oder Telefon zu Hause erreichbar sein?
Zusätzlich müssen auch sie die gesetzlichen Arbeitszeiten und Pausen einhalten: Eine halbe Stunde Pause nach spätestens sechs Arbeitsstunden, 45 Minuten nach neun Stunden. Insgesamt dürfen am Tag nicht mehr als zehn Stunden anfallen. Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine Pause von mindestens elf Stunden eingehalten werden.
Matthias leitet einen kleinen Onlineverlag mit fünf Angestellten. Seine Mitarbeiter können die Arbeit grundsätzlich auch gut von zu Hause aus erledigen und er möchte ihnen die Möglichkeit geben, sich einmal die Woche die Anfahrt zu sparen. Deswegen führt er für alle Angestellten die Regelung ein, dass sie freitags Home-Office machen dürfen. Dazu erstellt er Zusatzklauseln für die Arbeitsverträge.
Das funktioniert gut, denn alle Mitarbeiter haben bereits einen Arbeitslaptop. Zusätzlich richtet Matthias einen Server für interne Dateien ein, auf den alle mit dem Laptop von überall zugreifen können. Das kommt auch im Büro selbst allen zugute. Er erklärt seinen Mitarbeitern, dass die Regeln zur Arbeitszeit im Home-Office genauso eingehalten werden müssen. Genauso lässt er den Angestellten, die keinen Bürostuhl haben, als Weihnachtsgeschenk direkt einen nach Hause liefern.
Es sind viele Punkte zu überdenken, wenn es an die konkrete Entscheidung geht, Teleheimarbeit anzubieten. Außerdem sollte vorweg beschlossen werden, welches Modell infrage kommt. Sollen Angestellte komplett zu Hause arbeiten oder sollen sie an festgelegten Wochentagen nicht ins Büro kommen? Biete ich eine flexible Lösung an, bei der ein Kontingent an Teleheimarbeitstagen nach Absprache genommen werden kann?
Haben Sie mehr Fragen mit JA als mit NEIN beantwortet? Dann ist Home-Office tatsächlich eine Überlegung wert. Vielleicht stimmen aber die Voraussetzungen in den Fragen 7 bis 13 noch nicht? Trotzdem kann Teleheimarbeit für Sie sinnvoll sein, wenn Sie die ersten sechs Fragen oft mit JA beantwortet haben. Überlegen Sie für den einzelnen Mitarbeiter, ob ihm Arbeit im Home-Office entgegenkommt und er dadurch produktiver und motivierter bleibt. Dazu können Sie sich auch mit seinem direkten Vorgesetzten beraten.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea