Unter Überstunden versteht man die Zeit, die ein Arbeitnehmer mehr arbeitet als im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Bei festgelegten Arbeitszeiten sind das alle Minuten, die nach einer bestimmten Uhrzeit anfallen, oder auch davor. In einem Gleitzeitmodell wird die Arbeitszeit oft in einem Stundenkonto erfasst. Dort sind Soll-Stunden für die Mitarbeiter hinterlegt und das System erkennt automatisch die gearbeiteten Überstunden.
Unter Soll-Stunden versteht man die Zeit, die im Vertrag festgelegt ist. Die Ist-Zeit ist die Arbeitszeit, die tatsächlich mit Arbeit verbracht wird. Diese muss nicht unbedingt gleich oder höher sein. Mitarbeiter können grundsätzlich auch Minusstunden machen. Wie diese ausgeglichen werden, muss mit dem Arbeitgeber besprochen werden.
Da es sich bei der Zeit um Arbeitszeit handelt, ist eine Vergütung von Überstunden notwendig.
Bei Mehrarbeit handelt es sich um Arbeitszeit, die über die im Gesetz erlaubte maximale Zeit hinausgeht.
Das Arbeitszeitgesetz schreibt genau vor, wie lange ein Angestellter in Deutschland arbeiten darf. Es handelt sich laut § 3 Arbeitszeitgesetz um eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden, die um zwei zusätzliche Überstunden erweitert werden darf. Bei diesen handelt es sich dann um die sogenannte Mehrarbeit. Pausen zählen nicht dazu. In der Woche dürfen Arbeitnehmer allerhöchstens 60 Stunden arbeiten. Dabei geht das Gesetz von einer Sechstagewoche aus.
Im Klartext: Arbeiten Angestellte laut Vertrag fünf Tage die Woche, so leisten sie an einem sechsten Arbeitstag Überstunden beziehungsweise Mehrarbeit. Sind für sie aber von vornherein sechs Tage vorgesehen, handelt es sich nicht um Überstunden. Das gilt natürlich nur, wenn sie die vereinbarten Wochenstunden nicht überschreiten.
In Tarifverträgen und bestimmten Branchen können aber auch andere Regelungen gelten.
Wann genau ein Mitarbeiter Überstunden macht, ist irrelevant. Es kann sich um Arbeitszeit vor oder nach der vereinbarten Uhrzeit handeln. Auch eine Pause zwischen den regulären und den Überstunden ändert nichts am Wesen der Überstunden und Mehrarbeit. Allerdings gibt es auch eine gesetzlich festgelegte Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Diese beträgt nach § 5 Arbeitszeitgesetz mindestens elf Stunden.
Arbeitszeiten bei zwei oder mehr Arbeitgebern müssen nach § 2 Arbeitszeitgesetz zusammengezählt werden. Für alle Jobs müssen die Höchstgrenzen an Stunden sowie die Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten werden.
Das Arbeitszeitgesetz gilt übrigens laut § 18 Arbeitszeitgesetz nicht für leitende Angestellte und Mitarbeiter, die Personal einstellen und kündigen dürfen. Zeiten, die mit Betriebsratsangelegenheiten verbracht werden, zählen nicht zur Arbeitszeit. Sie müssen die maximale Arbeitszeit nicht einhalten.
Schwangere und stillende Mütter dürfen grundsätzlich keine Überstunden machen. Es gelten besondere Arbeitszeitvorschriften im Mutterschutzgesetz.
Vorsicht ist auch geboten, wenn Mitarbeiter den Mindestlohn oder nur geringfügig mehr verdienen. Leisten diese Mitarbeiter unbezahlte Überstunden, fallen sie im Durchschnitt pro Stunde unter den Mindestlohn. Das ist nicht erlaubt. Bei einer Mindestlohnbezahlung sind am Ende des Monats also gar keine Überminuten erlaubt.
Laut Jugendarbeitsschutzgesetz ist eine Anordnung von Überstunden für Minderjährige grundsätzlich untersagt.
Die Auszahlung von Überstunden gehört zum Lohn. Arbeitnehmer sollten dies im Hinterkopf behalten, wenn es um die Versteuerung des Jahreslohns geht. Arbeitgeber müssen darauf achten, monatlich die richtige Lohnsteuer vom Gehalt eines Mitarbeiters an das Finanzamt abzuführen.
Die Bundesregierung möchte auf Grund des zunehmenden Arbeitskräftemangels das Leisten von Überstunden in Zukunft attraktiver gestalten. Die Ampel-Regierung veröffentlichte im Juli 2024 Pläne für eine Wachstumsinitiative für Deutschland. Die Initiative umfasst unter anderem eine gesetzliche Regelung, unter der Überstunden steuerfrei geleistet werden. Auf den Arbeitslohn, der durch Überstunden verdient wurde, sollen demnach keine Lohnsteuer und keine Krankenkassenbeiträge anfallen.
Mehrarbeit, also die Überstunden über die täglichen acht maximalen Stunden, muss innerhalb von sechs Kalendermonaten beziehungsweise 24 Wochen wieder abgebaut werden. Genauer: In dieser Zeitspanne darf die durchschnittliche Arbeitszeit acht Stunden pro Tag nicht überschreiten (§ 3 Arbeitszeitgesetz). Davon ausgenommen sind Überstunden, die auf ein Lebensarbeitszeitkonto fließen und einen früheren Austritt aus dem Arbeitsleben ermöglichen sollen. Diese müssen Mitarbeiter nicht in der vorgeschriebenen Zeit abfeiern.
Weitere Ausnahmen sind laut Arbeitszeitgesetz Überstunden an Tagen und Zeiten, die eigentlich frei sind. So gilt für Sonntagsarbeit lediglich eine Frist von zwei Wochen, um Überstunden wieder abzubauen. Dabei handelt es sich laut Gesetz um einen Ersatzruhetag, der zu gewähren ist. Die Überstunden von einem Feiertag müssen an einem Ersatzruhetag abgebaut werden, der innerhalb der folgenden acht Wochen liegt. Für den Abbau von Überstunden aus Nachtarbeit hat ein Arbeitnehmer vier Wochen Zeit. Hier geht es jedoch nur um die einzelnen Stunden.
Überstunden beziehen sich auf die Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarten täglichen oder wöchentlichen Arbeitsstunden hinausgeht. Diese können anteilsmäßig zum vereinbarten Entgelt oder als Freizeit erstattet werden, sofern sie vom Arbeitgeber angeordnet oder ausdrücklich gebilligt wurden. Mehrarbeit hingegen tritt auf, wenn die gesetzlich begrenzte maximale Arbeitszeit von 48 Wochenstunden überschritten wird. Sie ist stets zuschlagspflichtig, wobei sich ein Zuschlag von 25 Prozent des vereinbarten Entgelts pro Stunde als gängige Praxis etabliert hat. Diese Unterscheidung ist wichtig für die korrekte Berechnung und Abgeltung der geleisteten Arbeitszeit.
Zwar hat ein Arbeitgeber gegenüber seinen Angestellten ein Weisungsrecht. Trotzdem müssen Mitarbeiter keine Überstunden machen, wenn sie nicht möchten. Ausnahmen sind Notsituationen, in denen die Existenz der Firma auf dem Spiel steht. Auch mögliche Sach- oder Personenschäden sind eine Ausnahme. Eine Anordnung von Überstunden bei zum Beispiel einem neuen Großauftrag ist in der Regel nicht zulässig.
Im Arbeitsvertrag kann es Regelungen zu Überstunden geben. Die vertraglich festgelegten Überstunden sind dann rechtens, wenn sie genau beziffert sind. Das Arbeitsrecht bezüglich Überstunden sieht vor, dass der Angestellte die Arbeitszeit einschätzen können muss.
Ein Arbeitnehmer kann keine Überstunden für sich selbst anordnen. Sie müssen im Gegenteil vom Arbeitgeber gefordert oder zumindest stillschweigend hingenommen werden.
Im Arbeitsvertrag können Regelungen getroffen werden, dass Überstunden nicht bezahlt werden. Sie sind dann mit dem Gehalt abgegolten. Allerdings muss auch hier die Anzahl genau festgelegt sein. Auch muss das Verhältnis von Gehalt und Überstunden sinnvoll sein. Zu viele Überstunden bei geringem Gehalt sind nicht erlaubt. Sätze wie "Sämtliche Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" oder "Bis zu 20 Überstunden pro Monat sind mit dem Gehalt abgegolten" sind nicht zulässig (Urteil des BAG vom 1. September 2010).
Transparente und angemessene Regelungen sind jedoch zulässig, zum Beispiel: “Laut Arbeitsvertrag sind die ersten fünf Überstunden im Monat mit dem Gehalt abgegolten."
Jan arbeitet häufig länger, als in seinem Arbeitsvertrag steht. Er ist für 40 Stunden die Woche angestellt und arbeitet an fünf Tagen die Woche jeweils acht Stunden. Er macht freiwillig jeden Tag etwa eine Stunde länger. Das sind in vier Wochen bereits zwanzig Überstunden, also zweieinhalb Tage. Seine Arbeitszeit wird in einem digitalen Stundenkonto aufgezeichnet, sodass er und seine Chefin die Stunden genau im Blick haben.
Mit seinen Überstunden bleibt Jan im Rahmen der Stunden, die er pro Tag arbeiten darf. Inklusive Überstunden sind zehn insgesamt erlaubt – er bleibt bei neun pro Tag. Nichtsdestotrotz muss seine Chefin ihm die Überstunden entweder ausbezahlen oder ihm einen Freizeitausgleich gewähren.
Jan würde gerne seine Überstunden ein Jahr lang ansammeln, um dann einen großen Urlaub zu machen, in dem er die Stunden wieder abbaut. Laut Gesetz ist das jedoch nicht erlaubt, denn Überstunden müssen innerhalb von 24 Wochen beziehungsweise sechs Monaten abgebaut werden. Bei Nachtarbeit sind es sogar nur vier Wochen. Jan kann also stattdessen zwei kürzere Urlaube machen, wenn seine Chefin es erlaubt.
Seine Chefin aber kann Jan nicht für länger als zwei Wochen entbehren. Seinen Plan, an die zwei Wochen Urlaub noch zwei Wochen Überstundenabbau zu hängen, kann sie nicht gewähren. Für Jan hat sie keinen Ersatz. Deswegen ordnet sie für ihn jeden Monat an, die zwanzig Überstunden vom Vormonat abzubauen. Das darf sie. Wann er die Tage in dem Monat allerdings abbaut, überlässt seine Chefin Jan.
Nicht nur beim Auf- und Abbau von Überstunden geschehen leicht kleine Fehler, die das Arbeitszeitgesetz so nicht vorsieht.
Lesen Sie im Ratgeber über die maximale Arbeitszeit: 5 häufige Fehler!
Überstunden sind Arbeitszeit, die der Arbeitgeber vergüten muss. Er kann für diese Zeiten einen Ausgleich an Freizeit gewähren oder er muss die Überstunden auszahlen. Im letzteren Fall richtet er sich dabei nach dem Stundenlohn des Arbeitnehmers. In den meisten Fällen ist der Umgang mit Überstunden im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten. Bei Stundenkonten ist ein Abfeiern der übrigen Zeit die Regel.
Arbeitgeber können sich dazu entscheiden, angefallene Überstunden finanziell auszugleichen – pauschal oder pro geleisteter Überstunde. Dabei gelten bei der pauschalen Abgeltung besondere Regelungen, die zu viele Überstunden verbieten. Eine Alternative dazu ist die Vergütung pro geleisteter Stunde. Dafür ist es notwendig, dass der Arbeitgeber den Stundenlohn des betroffenen Mitarbeiters kennt, um die Überstunden auf dessen Basis auszuzahlen. Bei Arbeitnehmern, die einen Stundenlohn erhalten, braucht der Arbeitgeber deshalb keine Umrechnung. Wer hingegen seinen Angestellten ein festes Monatsgehalt zahlt, erhält mit den folgenden Formeln den für die Überstundenberechnung erforderlichen Bruttostundenlohn.
Für die erste Berechnung wird das dreifache Gehalt pro Monat brutto durch 13, die Anzahl an Wochen, geteilt und dieses Ergebnis wiederum wird durch die Anzahl der Stunden in der Woche dividiert. Zur Veranschaulichung: Maya erhält ein Bruttomonatsgehalt von 3.200 Euro und arbeitet 42 Stunden die Woche. Die 3.200 Euro (Monatsgehalt) mal 3 ergibt 9.600, das geteilt durch 13 (Wochen) ist 738,46. Nimmt man diese Zahl durch 42 (Wochenstunden) erhält man einen Stundenlohn von 17,58 Euro.
(Bruttomonatsgehalt x 3 ÷ 13) ÷ Wochenstunden = Bruttostundenlohn
Bei einer zweiten Variante die Auszahlung der Überstunden zu berechnen, multipliziert man die Wochenstunden mit 4,33. Dieser Faktor steht für die durchschnittliche Anzahl an Wochen pro Monat. Im nächsten Schritt teilt man das Bruttomonatsgehalt durch das Ergebnis der ersten Rechnung. Nimmt man Mayas 42 Wochenstunden mal 4,33, erhält man 181,86. Teilt man die 3.200 Euro (Bruttogehalt) durch dieses Ergebnis, kommt man auf einen Stundenlohn von 17,59 Euro.
Bruttomonatsgehalt ÷ (Wochenstunden x 4,33) = Bruttostundenlohn
Beide Rechnungen erzielen in etwa den gleichen Bruttostundenlohn, mit dem Arbeitgeber Überstunden berechnen können. Ist ein Überstundenzuschlag vereinbart, müssen Arbeitgeber den (berechneten) Stundenlohn dementsprechend anpassen.
Der Abbau von Überstunden kann durch den Arbeitgeber organisiert werden. Er sollte dabei zwar auf die Interessen des Mitarbeiters Rücksicht nehmen, trotzdem darf er entscheiden. Meist ist es aber so, dass Arbeitnehmer mit Gleitzeitkonten selbst entscheiden können, wann sie weniger arbeiten. Haben sich so viele Überstunden angesammelt, wie ein Arbeitstag Stunden hat, kann auch ein ganzer Tag frei genommen werden.
Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überprüfen die Aufsichtsbehörden des jeweiligen Landes. Arbeitgeber sind seit dem BAG Urteil vom 13. September 2022 zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Dies kann digital zum Beispiel mit einer Stundenzettel App geschehen. Die Behörden dürfen jederzeit Einsicht in die Aufschrift verlangen und die Einhaltung des Arbeitsrechts überprüfen.
Es kann vorkommen, dass Teilzeitkräfte über einen längeren Zeitraum täglich mehrere Überstunden leisten. Ordnet der Arbeitgeber dies an und gibt keine Ausgleichsmöglichkeit, kann sich der Arbeitsvertrag ändern. Da der Chef dann langfristig eine andere Stundenanzahl vereinbart als vorgesehen, gelten diese Stunden als von beiden Seiten angenommen. Die Überstunden sind dann keine mehr und müssen ganz normal bezahlt werden, siehe Urteil des LAG Hamm vom 4. Mai 2006. Die neue Regelung lässt sich dann nur mit Einverständnis des Arbeitnehmers rückgängig machen.
Die genaue Dokumentation von Überstunden ist nicht nur aus rechtlichen Gründen wichtig, sondern auch entscheidend, um die Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Arbeitgeber sind gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und auf Anfrage nachweisen zu können. Dies betrifft insbesondere Überstunden, die außerhalb der regulären Arbeitszeit anfallen.
Eine manuelle Erfassung von Überstunden ist oft fehleranfällig und zeitaufwendig. Hier bietet der Einsatz von Software-Lösungen wie Clockodo eine effiziente Alternative. Mit Clockodo können Arbeitszeiten und Überstunden digital und in Echtzeit erfasst werden. Dies ermöglicht nicht nur eine präzise und übersichtliche Dokumentation, sondern erleichtert auch die Auswertung und Analyse von Überstunden.
Clockodo bietet dabei folgende Funktionen:
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