Arbeitszeiterfassung

Definition: Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Die Bedeutung steckt schon im Wort Arbeits-Zeit-Erfassung. Es geht darum, die komplette Arbeitszeit für einzelne Mitarbeiter eines Unternehmens aufzuzeichnen. Dabei spielen Art oder Größe der Firma keine Rolle. Mit der Erfassung sind konkret Beginn und Ende des Arbeitstages sowie die Pausen und Ruhezeiten gemeint. Diese Zeitstempel nehmen Mitarbeiter oder Arbeitgeber auf.

In Zukunft wird Arbeitszeiterfassung eine verpflichtende Maßnahme für Betriebe in EU-Mitgliedstaaten sein. Der EuGH hat dies 2019 in einem Urteil festgelegt.

Warum gibt es Arbeitszeiterfassung?

Die Dokumentation der Arbeitszeit bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer Vorteile.

  • Beide Seiten bekommen einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden.
  • Angestellte sehen dadurch, ob all ihre Überstunden verzeichnet sind.
  • Arbeitgeber, zuständig für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, überprüfen, ob etwa alle Pausen richtig eingetragen sind.
  • Für beide Seiten ist die sekundengenaue Arbeitszeiterfassung transparent und fair.
  • Sie dient dem Schutz der Beschäftigten und deren Gesundheit.

Arbeitszeiterfassung eignet sich für alle Arbeitszeitmodelle. Besonders, wenn die Belegschaft unterschiedliche Sollstunden hat, lässt sich das mit dem richtigen Werkzeug gut abbilden. Es unterstützt Modelle wie Gleitzeit und Teilzeit. Auch Vertrauensarbeitszeit bilden Unternehmen ab, wenn sie außer der Erfassung keine Vorgaben für Start, Ende und Unterbrechungen machen.

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Zeiterfassung ist keine Kontrolle der Arbeitsleistung. Vielmehr geht es um den Schutz der Angestellten. Die Akzeptanz einer Arbeitszeiterfassung steigt bei den Mitarbeitern, wenn ein Unternehmen auf transparente Systeme setzt. In diesen ist genau ersichtlich, welche Daten wann und wie erfasst und ausgewertet werden. Da die Gesundheit der Beschäftigten im Vordergrund steht, trägt eine Arbeitszeiterfassung sinnvoll dazu bei, dass niemand zu lang oder zu viel arbeitet.

Wie wird Arbeitszeit erfasst?

Wie die Erfassung der Arbeitszeit geschieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Überall sind verschiedene Arbeitszeiterfassungssysteme verbreitet, die ihre eigenen Vorzüge haben. Arbeitsrechtlich gibt es keine Vorgaben.

Welche Formen der Arbeitszeiterfassung gibt es?

Die einfachste Möglichkeit: Papier und Stift. Besonders Firmen mit wenigen Mitarbeitern nutzen die Zettelwirtschaft. Eine ausgedruckte Tabelle mit Zeilen und Spalten für Angestellte und Zeitstempel ist schnell erstellt und gefüllt. Ob diese Art mit zukünftigen Gesetzen zur Dokumentation der Arbeitszeit noch vereinbar ist, lässt sich zwar nicht voraussagen. Wahrscheinlich aber laufen die Regelungen auf digitale Lösungen hinaus.

Für den Übergang finden Sie hier eine Vorlage für Stundenzettel als PDF und CSV (Excel).

Dokumente auf dem Computer oder im firmeneigenen Cloudspeicher sind möglich, jedoch fehleranfällig. Zusätzlich lassen sich Bearbeitungsrechte nur schwierig realisieren.

Die früher verbreiteten Stechuhren mit Stempelkarte sind kaum noch im Einsatz. Das Gerät ist wartungsintensiv und die Karten verschwinden, beschädigen oder sind unlesbar.

Elektronische Terminals am Firmeneingang haben die Stechuhren abgelöst. Die Angestellten stempeln sich hier mit Chips, einem PIN-Code oder gar einem Fingerabdruck ein. Hinter dem System steckt eine Software, die alle Buchungen verzeichnet.

Die digitale Arbeitszeiterfassung mittels einer PC-Software ist ebenfalls weit verbreitet. Hier loggen sich die Mitarbeiter am Computer am Arbeitsplatz ein. So buchen sie auch leichter ihre Pausen, wenn sie nicht am Terminal vorbeikommen. Die Daten sind entweder in einem in der Firma installierten System gespeichert oder in der Cloud des Anbieters. Die Cloudlösung hat den Vorteil, dass die Buchungen sicher sind vor den eigenen Systemabstürzen.

Eine Online Arbeitszeiterfassung mithilfe von Apps für Smartphone oder Tablet hilft besonders in mobilen Berufen. Mitarbeiter sind flexibel und stempeln sich dort ein, wo ihre Arbeit stattfindet. Die Funktionen an mobilen Geräten sind jedoch häufig eingeschränkt. Viele Zeiterfassungen aber, die eine PC-Software anbieten, haben eine zugehörige App. 

Besonders im Home-Office sind Cloudlösungen und Apps eine gute Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen. Denn der Arbeitsort spielt für die Dokumentation keine Rolle.

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Gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Das Gesetz in Deutschland gibt wortwörtlich keine genauen Angaben zur Arbeitszeiterfassung. Lediglich ein paar Ausnahmen existieren, die bereits verpflichtend sind.

Wer muss Arbeitszeiten erfassen?

Ein paar Zeiten sind schon jetzt aus rechtlichen Gründen aufzuschreiben:

Aus dem ersten Punkt, Erfassung von Überstunden, ergibt sich logisch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Stunden. Denn ab wann Überstunden anfallen und wie viele, lässt sich nur sagen, wenn Arbeitsbeginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit notiert werden.

Welche Ausnahmen bestehen bei der Arbeitszeiterfassung?

Das Arbeitszeitgesetz nennt in Paragraph 18 Ausnahmen, für die es nicht anzuwenden ist. Sprich: Es gibt Fälle, in denen Überstunden nach acht Arbeitsstunden nicht dokumentiert werden müssen:

  • Leitende Angestellte im Sinne von § 5 (3) Betriebsverfassungsgesetz
  • Chefärzte
  • Leiter öffentlicher Dienststellen und deren Vertreter
  • Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind
  • Arbeitnehmer in häuslicher Gemeinschaft, die Personen erziehen, pflegen und betreuen
  • Im liturgischen Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften

Für Minderjährige gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz, das die tägliche Arbeitszeit strenger regelt.

Ab wann gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Im Mai 2019 entschied der EuGH in einem Urteil, dass in der EU in jedem Betrieb eine Arbeitszeiterfassung verpflichtend sei. Im speziellen Fall klagte hatte die spanische Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) gegen einen spanischen Ableger der Deutschen Bank SAE, die vom Gericht zu einer Zeiterfassung für die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter verpflichtet werden sollte.

Die Gesetzgeber der Mitgliedstaaten sind nun verpflichtet, dies zu realisieren. In Deutschland ist die Umsetzung noch nicht erfolgt. Lesen Sie im Ratgeberartikel zum EuGH-Urteil mehr darüber.

Wie müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden?

Eine genaue Regelung gibt es für die genannten Fälle in Deutschland nicht. Zettel und Stift reichen deswegen bisher aus. Für Minijobs, die Branchen nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sowie mobile Tätigkeiten gilt: Die Dokumentation ist bis zu sieben Tage später möglich. Die Aufzeichnungen sind zwei Jahre lang aufzubewahren.

Die Nachweise der Überstunden gehören ebenfalls für zwei Jahre in die Akten. Es gibt jedoch keinen Zeitpunkt für die Aufzeichnung. Um nichts zu vergessen, lohnt es sich, die Überstunden direkt im Anschluss zu dokumentieren.

Im EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 2019 steht genauer, wie die Zeiten aufzuzeichnen sind: verlässlich, objektiv und zugänglich. Stift und Papier scheiden damit aus. Am ehesten erfüllt eine Zeiterfassungssoftware die Bedingungen, denn Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich auf die Daten und Änderungen von Buchungen verlassen, sie werden objektiv aufgenommen und sind jederzeit für die betreffenden Personen zugänglich.

Welche Zeit gilt als Arbeitszeit?

Grundsätzlich ist die Frage leicht zu beantworten: Zeit, in der jemand arbeitet, ist Arbeitszeit. Das schließt Pausen, Ruhezeiten und den Weg zur Arbeit aus. Ein weiterer Grundsatz: Arbeitszeit ist immer zu vergüten.

Im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung können Pausen, insbesondere Raucherpausen, auch als Arbeitszeit festgelegt werden. 

Ob Reisezeit Arbeitszeit ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Hier gilt vor allem: Kann der Arbeitnehmer die Zeit nach seinen Wünschen gestalten, so handelt es sich nicht um Arbeitszeit, sondern Freizeit. Gehört das Reisen zum Beschäftigungsverhältnis, beispielsweise für Vertriebler im Außendienst, ist es Arbeitszeit. Im Ratgeberartikel zur Reisezeit lesen Sie mehr darüber.

Rüstzeit ist Arbeitszeit. Dazu gehört unter anderem, den PC hochzufahren oder Arbeitskleidung anzulegen.

Bereitschaftsdienst gehört ebenfalls zur Arbeitszeit, weil der Mitarbeiter seine Zeit an einem bestimmten Ort verbringt. Diese Zeit dürfen Unternehmen geringer vergüten, jedoch nicht unter dem Mindestlohn.

Rufbereitschaft, die Arbeitnehmer frei gestalten können, ist grundsätzlich keine Arbeitszeit.

Wie lange darf man arbeiten?

Das Arbeitszeitgesetz regelt für Deutschlang genau, wie viele Stunden Höchstarbeitszeit erlaubt sind:

  • Am Tag sind maximal acht Stunden erlaubt. Das ergibt 48 Stunden pro Woche bei sechs Arbeitstagen.
  • Pro Tag sind zusätzlich höchstens zwei Überstunden erlaubt. Das sind für sechs Arbeitstage 60 Stunden in der Woche.
  • In einem Zeitraum von sechs Monaten/24 Wochen sind im Durchschnitt nur acht Stunden erlaubt: Überstunden sind also in dieser Zeitspanne wieder abzubauen.
  • Ist ein Arbeitstag länger als sechs Stunden, exklusive Pausen, sind mindestens 30 Minuten Pause notwendig.
  • Ein Arbeitstag, der ohne Pausen länger als neun Stunden ist, benötigt mindestens 45 Minuten Pause.
  • Zwischen zwei Arbeitstagen sind mindestens elf Stunden Ruhezeit vorgeschrieben.

Was bringt eine Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung?

Eine digitale Arbeitszeiterfassung hat viele Vorteile.

  • Bei der Eingabe entstehen genaue Daten, die Beginn, Ende und Pausen festhalten.
  • Mitarbeiter können Buchungen selbst eingeben und einsehen, genau wie Arbeitgeber.
  • Änderungen an Datensätzen werden sichtbar und lassen sich nachvollziehen.
  • Die Erfassung erfolgt in vielen Systemen einfach nebenbei im Arbeitsalltag.
  • Das Tool bewahrt die Zeiten automatisch auf, wie es das EuGH-Urteil verlangt.
  • Häufig sind zusätzliche Funktionen enthalten, zum Beispiel eine Planung für Urlaubstage.
  • Neben der Arbeitszeiterfassung ist auch eine Projektzeiterfassung denkbar, um Unternehmensdaten auszuwerten.
  • Systeme lassen sich mit anderen koppeln, sodass die Lohnbuchhaltung oder Rechnungsstellung einfacher wird.

Die Zeiterfassung clocko:do bietet all diese Möglichkeiten und Sie dokumentieren die Zeiten im Sinne des europäischen Gerichtshofs. Testen Sie das Tool kostenlos und unverbindlich!

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Was darf der Arbeitgeber bezüglich einer Arbeitszeiterfassung?

Zunächst dürfen Betriebe eine Arbeitszeiterfassung einführen, egal ob elektronisch oder handschriftlich. Gibt es einen Betriebsrat, so hat dieser ein Mitbestimmungsrecht.

Da Vorgesetzte verantwortlich dafür sind, dass alle das Arbeitszeitgesetz einhalten, dürfen sie die Zeiten auch überprüfen.

Zusätzlich und in Absprache mit dem Betriebsrat dürfen Arbeitgeber Vorgaben zu Kernzeiten, Pausenzeiten, Rahmenarbeitszeiten und Lage der Arbeitszeiten machen. Diese sind aber an die gesetzlichen Vorgaben gebunden.

Was geschieht bei Manipulation der Arbeitszeiterfassung?

Manipuliert ein Mitarbeiter oder ein Vorgesetzter die ausgedruckten oder digitalen Stundenzettel, handelt es sich um Betrug. Das ist ein sofortiger Kündigungsgrund und bedarf keiner Abmahnung. Auch Arbeitnehmer haben das Recht zu kündigen, wenn Vorgesetzte ihre Zeiten ändern. Im Ratgeberartikel zum Arbeitszeitbetrug lesen Sie mehr darüber.

Wie steht es um den Datenschutz bei einer Arbeitszeiterfassung?

Mit einem Zeiterfassungssystem ist es leichter, den Datenschutz hinter der Erfassung sicherzustellen. Zettel oder Dokumente auf dem Computer gehen verloren, lassen sich leicht von anderen einsehen und Änderungen an den Daten sind nicht nachzuvollziehen. Eine Software meistert diese Herausforderungen, meist online, und kümmert sich ihrerseits um den Datenschutz rund um Gesetze und DSGVO. Nur berechtigte Personen sehen die Einträge, gesichert mit passwortgeschützten Zugängen. Unterliegt das Tool dem EU-Recht und kommt etwa aus Deutschland, so hält es sich an geltende Regeln und gibt beispielsweise die Daten nicht ohne Zustimmung an Dritte weiter.

Katharina Bensch

Katharina Bensch ist die clocko:do-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clocko:do-Info-Portal.

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