Arbeitszeiterfassung dient der Erfassung und Speicherung der geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers. Dazu bieten sich verschiedene Methoden an – die manuelle Arbeitszeiterfassung mittels physischem Stundenzettel wird immer mehr durch intelligente Zeiterfassungssoftwares wie der von Clockodo ersetzt. Die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ermöglicht es Arbeitgebern, zu überprüfen, ob alle geltenden Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Diese beziehen sich auf Grenzwerte zur maximalen Arbeitszeit, auf Ruhezeiten oder die Einhaltung von gesetzlichen Pausen.
Das Wichtigste in Kürze:
Systeme zur Arbeitszeiterfassung liefern Arbeitgebern die notwendige Datengrundlage, um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu kontrollieren und zeigen gleichzeitig, wann ein Einschreiten notwendig ist. Für Arbeitnehmer ergibt sich aus der Dokumentation der Arbeitszeit die Möglichkeit, wirklich alle geleisteten Arbeitsstunden geltend zu machen, gegebenenfalls auch als Überstunden. So schafft eine Arbeitszeiterfassung eine bessere Compliance und mehr Fairness bei der Vergütung der Arbeitszeiten.
Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:
Arbeitszeiterfassung eignet sich für alle Arbeitszeitmodelle. Besonders, wenn die Belegschaft unterschiedliche Sollstunden hat, lässt sich das mit dem richtigen Werkzeug gut abbilden. Es unterstützt Modelle wie Gleitzeit und Teilzeit. Auch Vertrauensarbeitszeit bilden Unternehmen ab, wenn sie außer der Erfassung keine Vorgaben für Start, Ende und Unterbrechungen machen.
Zeiterfassung ist keine Kontrolle der Arbeitsleistung. Vielmehr geht es um den Schutz der Angestellten. Die Akzeptanz einer Arbeitszeiterfassung steigt bei den Mitarbeitern, wenn ein Unternehmen auf transparente Systeme setzt. In diesen ist genau ersichtlich, welche Daten wann und wie erfasst und ausgewertet werden. Da die Gesundheit der Beschäftigten im Vordergrund steht, trägt eine Arbeitszeiterfassung sinnvoll dazu bei, dass niemand zu lang oder zu viel arbeitet.
Arbeitgeber sind seit dem BAG-Urteil vom September 2022 verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Bisher war es nur verpflichtend, Sonntagsarbeit oder Überstunden zu erfassen. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts hat nun zur Folge, dass Arbeitgeber die Gesamtarbeitszeit erfassen müssen. Selbst, wenn das Arbeitszeitgesetz bisher noch nicht offiziell geändert wurde, besteht die Pflicht zur Erfassung bereits jetzt.
Die Arbeitszeiterfassung ist seit 2022 branchenübergreifend Pflicht. Vorher waren von der Regelung nur bestimmte Branchen betroffen, wie jene, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz Erwähnung finden, zum Beispiel Baugewerbe oder Gaststätten. Nun gilt die Vorgabe unabhängig von der Branche.
Im zweiten Abschnitt des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist genau festgehalten, wie lange Arbeitnehmer arbeiten dürfen:
Die elektronische Arbeitszeiterfassung Clockodo kennt diese Vorgaben und gibt zusätzlich die Möglichkeit, die Regeln anzupassen. Denn in Tarifverträgen gelten oft andere Zeitvorgaben. Hält ein Mitarbeiter die Arbeitszeiten nicht ein, warnt das System Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Software-basierte Arbeitszeiterfassung zeigt individuell, ob Pausenzeiten und die maximale Arbeitszeit stimmen.
Die einfachste Möglichkeit: Papier und Stift. Besonders Firmen mit wenigen Mitarbeitern nutzen die Zettelwirtschaft. Eine ausgedruckte Tabelle mit Zeilen und Spalten für Angestellte und Zeitstempel ist schnell erstellt und gefüllt. Ob diese Art mit zukünftigen Gesetzen zur Dokumentation der Arbeitszeit noch vereinbar ist, lässt sich zwar nicht voraussagen. Wahrscheinlich aber laufen die Regelungen auf digitale Lösungen hinaus.
Für den Übergang finden Sie hier eine Vorlage für Stundenzettel als PDF und CSV (Excel).
Dokumente auf dem Computer oder im firmeneigenen Cloudspeicher sind möglich, jedoch fehleranfällig. Zusätzlich lassen sich Bearbeitungsrechte nur schwierig realisieren.
Die früher verbreiteten Stechuhren mit Stempelkarte sind kaum noch im Einsatz. Das Gerät ist wartungsintensiv und die Karten verschwinden, beschädigen oder sind unlesbar.
Elektronische Terminals am Firmeneingang haben die Stechuhren abgelöst. Die Angestellten stempeln sich hier mit Chips, einem PIN-Code oder gar einem Fingerabdruck ein. Hinter dem System steckt eine Software, die alle Buchungen verzeichnet.
Die digitale Arbeitszeiterfassung mittels einer PC-Software ist ebenfalls weit verbreitet. Hier loggen sich die Mitarbeiter am Computer am Arbeitsplatz ein. So buchen sie auch leichter ihre Pausen, wenn sie nicht am Terminal vorbeikommen. Die Daten sind entweder in einem in der Firma installierten System gespeichert oder in der Cloud des Anbieters. Die Cloudlösung hat den Vorteil, dass die Buchungen sicher sind vor den eigenen Systemabstürzen.
Eine Online Arbeitszeiterfassung mithilfe von Apps für Smartphone oder Tablet hilft besonders in mobilen Berufen. Mitarbeiter sind flexibel und stempeln sich dort ein, wo ihre Arbeit stattfindet. Die Funktionen an mobilen Geräten sind jedoch häufig eingeschränkt. Viele Zeiterfassungen aber, die eine PC-Software anbieten, haben eine zugehörige App.
Besonders im Home-Office sind Cloudlösungen und Apps eine gute Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen. Denn der Arbeitsort spielt für die Dokumentation keine Rolle.
Die online Arbeitszeiterfassung Clockodo funktioniert wie eine digitale Stempeluhr. Ihre Mitarbeiter loggen sich ein, nehmen die Arbeitsstunden auf und sehen live ihre Plus- und Minusstunden. Sie überblicken die Arbeitszeiten mit allen Überstunden, welche die Angestellten wieder abbauen. Nachträgliche Zeiteinträge ermöglichen es Ihnen und den Beschäftigten, vergessene Zeiten einzugeben.
Clockodo hält den Datenschutz ein und ist DSGVO-konform. Mitarbeiter können untereinander keine Stundenkonten einsehen. Die Datenspeicherung der Software zur Arbeitszeiterfassung erfolgt auf Servern, auf die sie ebenfalls keinen Zugriff haben. Die Server aber führen Sicherheitskopien durch, falls Daten verloren gehen sollten. Ändert jemand einen Zeiteintrag, gibt es einen Vermerk darüber.
Die Funktionen und Vorteile der Clockodo Arbeitszeiterfassung im Überblick:
Am 13. September 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgeber in Deutschland eine Zeiterfassung einführen müssen. Das Gericht entschied im Hinblick auf § 3 Arbeitsschutzgesetz, dass eine Zeiterfassung grundsätzlich für den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer nötig sei. Es geht in erster Linie darum, maximale Zeiten, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Der Fokus auf die Gesundheit aller Beschäftigten liegt dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung zugrunde. Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland also Pflicht.
Der EuGH hat zum einen in seinem Urteil den Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern betont. Zum anderen hat er dazu Vorgaben für die Arbeitszeiterfassung formuliert: Sie soll objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Quellen:
Bundesarbeitsgericht (BAG): Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21)
Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO)
Bundesministerium für Arbeit und Soziales – Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung
Katharina Primke
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