Zu spät kommen, schlecht arbeiten oder etwas mitgehen lassen – negatives Verhalten dulden Arbeitgeber nicht. Ihr Mittel dagegen ist die Abmahnung, die sie dem Mitarbeiter zukommen lassen. Sie ist jedoch kein formloser Wisch, sondern folgt Regeln, auf die am besten beide Seiten achten.
Mit einer Abmahnung teilt ein Vertragspartner dem anderen mit, dass er mit dessen Verhalten oder Leistung unzufrieden ist. Zumeist schreiben Arbeitgeber Abmahnungen an Mitarbeiter, die sich etwas zuschulden kommen lassen. Abmahnungen sind die schwerste disziplinarrechtliche Maßnahme vor der Kündigung und wie eine gelbe Karte zu verstehen, die in die Personalakte kommt. Rechtlich sind sie in § 314 Abs. 2 BGB begründet.
Die Abmahnung dient der Information an den Arbeitnehmer, was er wann falsch gemacht oder unterlassen hat. Der Arbeitgeber rügt ihn damit für sein Verhalten und droht Konsequenzen an, wenn der Arbeitnehmer sich nicht bessert. Die Kündigung ist danach der nächste Schritt. Ein Appell, der nicht Hinweis, Rüge und Konsequenz beinhaltet, ist keine Abmahnung. Besonders wenn der Arbeitgeber verhaltensbedingt entlässt, ist es Voraussetzung, zuvor abzumahnen und die Androhung, zu kündigen, mit aufzunehmen.
Einer verhaltensbedingten oder personenbedingten Kündigung geht in den meisten Fällen eine Abmahnung voraus. Je nach Fall entlassen Vorgesetzte ordentlich oder außerordentlich. Ist der Arbeitgeber unzufrieden mit einem Mitarbeiter, schreibt er eine Abmahnung und kündigt den Arbeitsvertrag im Wiederholungsfall. Der abgemahnte Mitarbeiter hat die Chance, sein Verhalten zu ändern, mit dem Wissen, dass er andernfalls seinen Job verliert. Entlässt der Vorgesetzte ihn, beruft er sich darauf, dass er das Verhalten bereits abgemahnt hat.
Eine Kündigung folgt nur auf eine Abmahnung, wenn es sich bei beiden Verstößen um dieselbe Art handelt. Mahnt ein Vorgesetzter seinen Arbeitnehmer wegen gestohlener Briefumschläge ab, ist eine darauffolgende Kündigung wegen unerlaubten Rauchens nicht rechtens.
Um zu entlassen, bedarf es nur einer Abmahnung – nicht drei, wie ein Gerücht besagt. Ändert der Mitarbeiter sein Verhalten nicht, rechnet der Arbeitgeber nicht mit einer zukünftigen Verbesserung. Ein einmaliger Hinweis inklusive Warnung reicht aus, damit der Mitarbeiter sich ändert.
Ein besonderer Kündigungsschutz spielt unter Umständen keine Rolle. Er ist gefährdet, wenn die Pflichtverletzung schwer genug ist. Auch wer laut Tarifvertrag ordentlich unkündbar ist, hat keinen automatischen Schutz vor einer Abmahnung.
Für eine Abmahnung oder Kündigung gilt es aber, den Einzelfall zu betrachten. Je nach Schwere des Vergehens ist eine Abmahnung nicht gerechtfertigt. Wer einmalig ein paar Minuten zu spät kommt und ansonsten tadellos arbeitet, wird eher ermahnt werden. Geringe Vergehen ziehen wahrscheinlich mehrere Abmahnungen nach sich, bevor jemand entlässt. Viele Arbeitgeber drücken ein Auge zu, wenn jemand schon lange für sie arbeitet.
Bevor Arbeitgeber eine Abmahnung schreiben, achten sie zuerst auf
Andernfalls ist es möglich, dass die Abmahnung unwirksam ist.
Je nachdem, wie schwerwiegend ein Fehlverhalten ist und wie tief das Vertrauen gestört ist, sind Kündigungen ohne Abmahnung rechtens. Kann der Arbeitgeber davon ausgehen, dass der Mitarbeiter das negative Verhalten nicht verbessern wird, steht einer direkten Entlassung nichts im Weg. Auch dies ist in § 314 Satz 2 BGB begründet. Missbraucht ein Arbeitnehmer beispielsweise Vollmachten oder leitet Einnahmen auf sein eigenes Konto um, ist er sich von vorn herein über seine Straftat bewusst. In einem solchen Fall hat er mit dem Ende vom Arbeitsverhältnis zu rechnen, wenn der Chef davon erfährt.
Zunächst mahnen Arbeitgeber ab, die einen Mitarbeiter kündigen dürfen. Es handelt sich um Vorgesetzte mit Weisungsrecht. Doch auch anderen Arbeitnehmern mit Weisungsrecht ist es erlaubt, Arbeitnehmer abzumahnen, beispielsweise Abteilungsleitern. Das gilt auch, wenn sie den Mitarbeiter im letzten Schritt nicht selbst kündigen.
Mit dem Arbeitsvertrag erhält ein Chef das Weisungsrecht gegenüber dem Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer erfüllt Anweisungen im Sinne seines Arbeitsplatzes. Darunter fallen neben den Aufgaben der Arbeitsort und die Art und Weise. Der Arbeitnehmer handelt entgegen dem Vertrag, wenn er sich unnötig weigert oder den Arbeitsort verlässt.
Der Betriebsrat mahnt niemals ab. Im Gegenteil prüft er auf Antrag, ob eine Abmahnung wirksam ist.
Das Arbeitsrecht verbietet Angestellten nicht, andersherum eine Abmahnung an den Chef zu schreiben. Ein Mitarbeiter ist also berechtigt, den Arbeitgeber bei einem Pflichtverstoß abzumahnen. Dieser hat laut Arbeitsrecht durch den Vertrag die Aufgabe, das Entgelt zu zahlen. Neben dem Weisungsrecht steht er in der Fürsorgepflicht gegenüber allen Arbeitnehmern, physisch sowie psychisch. Ein Angestellter hat das Recht, seinem Chef wegen Ausbleiben des Gehalts, Mobbing oder anderem Vertragsverstoß eine Abmahnung zu schreiben.
Gründe für eine Abmahnung liegen im Verhalten des Mitarbeiters. Er verstößt gegen den Arbeitsvertrag, handelt moralisch verwerflich oder begeht eine Straftat.
Den Beschäftigten in der Rüge zu beleidigen ist verboten und macht die Abmahnung unwirksam.
Thomas korrigiert seine Arbeitszeit im System regelmäßig. So hat er freitags laut Zeiterfassung 15 Minuten mehr gearbeitet, als es tatsächlich der Fall ist. Das macht er sechs Wochen lang.
Sein Chef Johannes findet den Betrug heraus und mahnt ihn ab. Er listet die Daten des Fehlverhaltens auf und erklärt, dass es sich um unerwünschtes Verhalten hält.
Eine Woche später erwischt Johannes Thomas dabei, wie dieser eine halbe Stunde zu spät am Arbeitsplatz erscheint. Johannes ist es leid und kündigt Thomas.
Thomas reicht Klage gegen die Kündigung ein und hat gute Chancen: Johannes hat ihn wegen einer anderen Sache gekündigt als er ihn zuvor abgemahnt hat. Doch selbst wenn Abmahnung und Kündigung aus demselben Grund geschehen wären, hätte der Chef Johannes schlechte Karten: Er hat in der Abmahnung nicht erwähnt, dass ein erneutes Fehlverhalten zu einer Kündigung führt.
Unpünktlichkeit, Diebstahl und Mobbing gehören zu den Abmahngründen. Was aber dürfen Arbeitgeber, wenn sie ihre Mitarbeiter überwachen, um Beweise zu sammeln?
Lesen Sie im Ratgeber über Überwachung am Arbeitsplatz – Was ist erlaubt?
Eine Abmahnung wegen einer Krankheit ist nicht rechtens, da der Mitarbeiter unverschuldet krank ist. Anders sieht es aus, wenn er das vortäuscht. Wie in der Liste aufgeführt, sind zu spätes oder ausbleibendes Einreichen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ebenfalls Gründe für eine Abmahnung. Es ist zulässig, laut Arbeitsvertrag am ersten Krankheitstag eine zu verlangen.
Erhalten Mitarbeiter eine Abmahnung, überprüfen sie, ob diese gerechtfertigt ist. In jedem Fall hat der Angestellte nach § 83 Absatz 1 BetrVG Anspruch darauf, eine Gegendarstellung zu schreiben, die mit in die Akte gehört. Arbeitnehmer haben das Recht, gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung vorzugehen, auch anwaltlich. Sie beantragen eine Entfernung aus ihrer Personalakte und können das im Nachhinein checken. Im äußersten Fall reichen sie Klage beim Arbeitsgericht ein.
Unternimmt der abgemahnte Mitarbeiter nichts, ist er bei einer Kündigung noch berechtigt, die alte Abmahnung anwaltlich für nicht gerechtfertigt zu erklären.
Abzumahnen ist auch mündlich möglich. Jedoch unterstützen Abmahnungen eine spätere Kündigung. Aus diesem Grund mahnen die meisten Arbeitgeber in Schriftform ab.
Eine schriftliche Abmahnung lässt sich der Personalakte hinzufügen. Dazu muss der betreffende Angestellte angehört werden. Für die Beweispflicht bei einer Kündigung eignet sich ein Papier ebenfalls besser. Zusätzlich setzt der abgemahnte Mitarbeiter seine Unterschrift auf das Schriftstück und bestätigt den Erhalt. Eine Übergabe per Mail oder Fax ist erlaubt, eine persönliche Abgabe unter Zeugen empfehlenswert.
Entgegen der allgemeinen Meinung gibt es keine gesetzliche Frist, in der eine Abmahnung auszusprechen ist.
Jedoch ist eine zu späte Abmahnung nicht immer mit dem alten Verhalten verknüpfbar. Der Mitarbeiter sollte sich an sein Fehlverhalten erinnern. Schweigt der Arbeitgeber, geht der Beschäftigte womöglich davon aus, dass sein Verhalten in Ordnung ist. Eine Abmahnung erschwert sich dadurch. Selbst eine Betriebsordnung verliert an Kraft, wenn der Arbeitgeber etwas duldet.
Eine vorschnelle Abmahnung bereut der Vorgesetzte unter Umständen. Besser nimmt er sich Zeit, alle Umstände zu prüfen und den Beschäftigten anzusprechen. Ist das Vergehen besonders groß, kann der Chef die Abmahnung nicht mehr in eine sofortige Kündigung umwandeln.
Vergehen einige Jahre, sind alte Abmahnungen weniger wichtig: Ein Mitarbeiter wird wegen Zuspätkommens abgemahnt und verhält sich danach drei Jahre korrekt. Nach den drei Jahren kommt er erneut zu spät und wird entlassen. Das ist nicht verhältnismäßig.
Abmahnungen verjähren aber rechtlich nicht. Generell löschen Arbeitgeber sie auf Antrag nach circa zwei Jahren, wenn der Mitarbeiter seitdem schuldfrei ist. Es besteht jedoch keine Pflicht.
Damit eine Abmahnung gültig ist, sind drei Bestandteile notwendig:
Zusätzlich muss das Wort „Abmahnung“ enthalten sein.
Fehlt einer dieser Aspekte, handelt es sich nicht um eine echte Abmahnung. Eine Entlassung kann sich nicht darauf stützen. Eine Abmahnung mit mehren aufgezählten Fehlverhalten ist komplett unwirksam, wenn nur eines nicht stimmt. Als Beweis und Dokumentation empfiehlt sich die schriftliche Abmahnung und ihre Aufnahme in die Personalakte.
Katharina Bensch
Bechtle
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