Personalakte

Kurz und knapp: Die Personalakte

  • Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, eine Personalakte zu führen – außer im öffentlichen Dienst.

  • Die Personalakte muss ein vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers vermitteln.

  • Es gibt sie im Papierformat oder in elektronischer Form.

  • Das Einsichtsrecht in eine Personalakte ist im Betriebsverfassungsgesetz geregelt .

  • Für die Aufbewahrung der Akte unterliegt der Arbeitgeber der Fürsorgepflicht und dem Bundesdatenschutzgesetz.



Definition: Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte ist eine Sammlung von Unterlagen, die der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer anlegt. Sie enthält Angaben über den Arbeitnehmer und dessen Arbeitsverhältnis im Betrieb. Die Akte soll ein vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über das Beschäftigungsverhältnis des Angestellten vermitteln. Der Arbeitgeber führt sie entweder in elektronischer Form oder im Papierformat.


Ist es Pflicht, eine Personalakte zu führen?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, dass der Arbeitgeber eine Personalakte führen muss. In den meisten Unternehmen setzt er dies aber dennoch um. Eine Ausnahme stellt der öffentliche Dienst dar. Hier gilt eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte (BBG § 106).


Inhalt: Was steht in einer Personalakte?

Führt der Arbeitgeber eine Personalakte, muss er sich prinzipiell an keine Vorgaben dazu halten, welche Daten in diese gehören. Es gibt also keine Muster-Personalakte, die immer nach dem gleichen Schema aufgebaut ist. Manche Unternehmen führen eine sehr detaillierte Mitarbeiterakte, andere wiederum eine sehr abgespeckte Form. Grundsätzlich gilt aber: Alle Informationen müssen einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Unterlagen wählt der Arbeitgeber so, dass sie ein objektives Bild vom Angestellten und seinen Leistungen vermitteln. Auch die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers müssen gewahrt bleiben. Der Arbeitgeber darf somit nicht willkürlich private Daten über den Angestellten sammeln, sondern es muss stets der Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis deutlich werden (Bundesarbeitsgericht v. 25.2.1959 - 4 AZR 549/57).

Allerdings ergibt sich aufgrund des Steuer- und Sozialversicherungsgesetzes sowie aus dem Nachweisgesetz eine Art Pflichtdokumentation für den Arbeitgeber. Beispielsweise die Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses oder aufbewahrungspflichtige Entgeltunterlagen gehören daher in die Personalakte.

Eine Ausnahme gilt für den öffentlichen Dienst. Hier gibt es genaue Regelungen und Vorgaben für die Führung einer Personalakte. Diese sind im Bundesbeamtengesetz §106 ff. geregelt.


Wie ist eine Personalakte aufgebaut?

Checkliste und Musterbeispiel für Unterlagen, die oftmals in einer Personalakte zu finden sind

Personalbezogen

  • Bewerbungsunterlagen

  • Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen

  • Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen

  • Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis

Vertragsbezogen

  • Arbeitsvertrag

  • Erklärung über Nebenbeschäftigungen

  • Kündigungsschreiben

Sozialversicherungsunterlagen

  • Sozialversicherungsausweis

  • Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse

Steuerunterlagen

  • Gehalts- oder Lohnbescheinigungen

  • Lohnsteuerunterlagen

Sonstige Unterlagen

  • Nachweise über Fortbildungen

  • Abmahnungen

  • Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers

  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

  • Besondere Vereinbarungen

  • Mitgliedschaft im Betriebsrat

  • Personalfragebogen

  • Urlaubsanträge

  • Darlehen

  • Lohnpfändungen

Amtliche Urkunden als Kopie

  • Führerschein

  • Scheidungsurteil

  • Schwerbehindertenausweis

 

Unterlagen, die nicht in die Personalakte dürfen, da sie die Privatsphäre und nicht das Arbeitsverhältnis betreffen

  • Facebook-Profile oder andere Social-Media-Profile

  • Ärztliche Unterlagen, Unterlagen des Betriebsarztes

  • Sexuelle und private Vorlieben

  • Dokumente, in denen der Arbeitnehmer nur namentlich genannt wird (Beispiel: Personal- und Lohnlisten, Schichtpläne)

  • Notizen des Arbeitgebers (Beispiel: Notizen über die Leistung des Angestellten)

  • Liste von Krankentagen, Krankheitsgründe


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Wer hat Einsicht in die Personalakte?

Das Einsichtsrecht bei Personalakten ist im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) in § 83 Abs. 1 geregelt. Dieses besagt, dass ein Angestellter eines Unternehmens jederzeit und ohne Angabe von Gründen das Recht besitzt, Einsicht in seine Personalakte zu erhalten. Des Weiteren ist es ihm erlaubt, während der Einsicht Notizen zu machen und Kopien anzufertigen. Liegt die Personalakte in Papierform vor, bezieht sich das Einsichtsrecht auf die gesamte Akte zuzüglich eventuell vorhandener Nebenakten. Der Arbeitgeber muss keine Nummerierung der Seiten vornehmen (BAG 16.10.2007 - 9 AZR 110/07). Sind die Daten über den Mitarbeiter in einer digitalen Personalakte gespeichert, hat dieser das Recht auf einen Ausdruck aller über ihn gespeicherten Daten. Allerdings hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Überlassung der Personalakte.Auf Wunsch des Angestellten darf dieser ein Betriebsratsmitglied zur Einsicht hinzunehmen. Dieses ist zum Stillschweigen über den Inhalt der Mitarbeiterakte verpflichtet.

Zusätzlich zum Angestellten selbst haben der Arbeitgeber und der Personalverantwortliche des Unternehmens das Recht auf Einsichtnahme. Weitere Personen dürfen zunächst keinen Blick auf die Daten werfen. Der Mitarbeiter darf sein Einsichtsrecht grundsätzlich nicht auf weitere Personen übertragen. Dies gilt auch für einen Rechtsanwalt mit einer Vollmacht oder einen Gewerkschaftssekretär. Das LAG Schleswig-Holstein begründete die Entscheidung damit, dass der Arbeitnehmer selbst am besten beurteilen kann, ob sich in der Personalakte falsche Angaben befinden. Gibt es Diskussionsbedarf seitens des Mitarbeiters, beispielsweise ob die Dokumentation bestimmter Daten erlaubt ist, kann er Unklarheiten mit Hilfe seiner angefertigten Notizen und Kopien im Nachhinein mit seinem Rechtsanwalt besprechen. Es ist hierfür nicht nötig, dass dieser bei der Einsichtnahme anwesend ist (BAG v. 12.7.2016 - 9 AZR 791/14).

 

Ausnahmefälle für die Einsicht Dritter in die Personalakte

Ist der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Einsichtnahme unverschuldet verhindert, darf er eine dritte Person bevollmächtigen, in die Personalakte einzusehen. Eine unverschuldete Verhinderung liegt beispielsweise bei Krankheit vor. Um das Recht übertragen zu können, muss zusätzlich eine Dringlichkeit bestehen, die es nicht erlaubt, die Einsicht in die Personalakte zu verschieben. Nach einem Urteil des LAG Schleswig-Holstein v. 17.4.2014 - 5 Sa 385/13 ist der Arbeitgeber unter diesen Gesichtspunkten verpflichtet, einem Dritten die Personalakteneinsicht unter Einbehaltung der Fürsorgepflicht zu ermöglichen.

Der Betriebsrat kann im Sonderfall eine Einsicht in die Mitarbeiterakte verlangen. Nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts liegt dieser vor, wenn der Einblick für eine bestimmte Aufgabenerfüllung des Betriebsrats erforderlich ist (BAG v. 20.12.1988 - 1 ABR 63/87).

 

Einsicht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Das Einsichtsrecht gilt auch weiterhin nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (BAG 16.11.2010, 9 AZR 573/09). Somit muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch nach Ausscheiden aus dem Betrieb weiterhin die Einsichtnahme in die Personalakte gewähren, wenn dieser es fordert.

 

Bonustipp

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Änderungen in der Personalakte an den Angestellten zu kommunizieren. Daher kann es sein, dass der Mitarbeiter regelmäßig von seinem Einsichtsrecht Gebrauch macht, um über Änderungen oder neue Daten informiert zu sein. Zusätzlich kann er so sichergehen, dass keine unerlaubten Informationen über ihn in der Personalakte geführt werden. Aus diesem Grund sollte der Arbeitgeber Anpassungen stets mit den rechtlichen Vorgaben abgleichen.
 

Praxisbeispiel

Ida hat heute einen Termin zur Einsicht ihrer Personalakte. Bereits gestern Abend ist bei ihr ein grippaler Infekt ausgebrochen. Die Einsichtnahme kann nicht verschoben werden, da ein wichtiger Folgetermin ihres Rechtsanwalts am Nachmittag stattfindet. Daher überträgt sie ihr Einsichtsrecht auf ihren Anwalt, der für sie den Einblick in die Mitarbeiterakte vornimmt. Somit muss Idas Arbeitgeber ausnahmsweise dem Rechtsanwalt Einsicht gewähren. Dieser kopiert alle wichtigen Unterlagen und bringt sie zum Termin mit.


Datenschutz: Wie ist die Personalakte aufzubewahren?

Für die Aufbewahrung der Personalakte muss unterschieden werden, ob es sich um eine Papierakte oder um eine digitale Personalakte handelt. Grundsätzlich unterliegt der Arbeitgeber der Fürsorgepflicht. Er muss sicherstellen, dass keine Weitergabe an Dritte erfolgt, die Akte sorgfältig aufbewahrt und der Inhalt vertraulich behandelt wird.

 

Elektronische Personalakte

Handelt es sich um eine elektronische Personalakte, muss der Arbeitgeber zusätzliche Maßnahmen für den Datenschutz treffen. Die Datenerhebung in digitaler Form ist durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Außerdem verwaltet es die Datenverarbeitung und Datennutzung für Zwecke des Arbeitsverhältnisses (BDSG § 32). Für alle Schritte muss das Einverständnis des Arbeitnehmers eingeholt werden. Nur so darf der Arbeitgeber eine Digitalisierung der Personalakte vornehmen.

Detaillierte Informationen zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers finden Sie bei uns im Ratgeber. 

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Wie lange muss die Personalakte aufbewahrt werden?

Die Personalakte muss während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses im Unternehmen aufbewahrt werden. Endet das Beschäftigungsverhältnis, muss die Akte mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der Arbeitnehmer keine Ansprüche mehr auf die Unterlagen hat. Diese betragen für die meisten Unterlagen drei Jahre. Ausnahmen sind beispielsweise steuerrechtliche Dokumente. Diese haben eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.


Wann werden Unterlagen aus der Personalakte entfernt?

Der Arbeitnehmer hat das Recht, zum Inhalt seiner Personalakte Stellung zu nehmen (BetrVG § 83 Abs. 1). Dies kann beispielsweise bei einer Abmahnung der Fall sein, wenn der Mitarbeiter eine Gegendarstellung abgibt, oder bei einer Stellungnahme zu einer Leistungsbeurteilung. Die schriftlichen Erklärungen des Angestellten müssen in der Personalakte abgeheftet werden.

Der Mitarbeiter kann die Entfernung von Unterlagen aus seiner Personalakte verlangen, wenn es sich um falsche Angaben handelt. Auch wenn eine Abmahnung gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt (der Arbeitnehmer ist beispielsweite fünf Minuten zu spät zur Arbeit erschienen) oder wenn das Verhalten des Arbeitnehmers auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beurteilt wurde, kann der Angestellte eine Entfernung verlangen. Weigert sich der Arbeitgeber, kann der Mitarbeiter sein Recht auf Änderung oder Entfernung auch vor Gericht geltend machen.

Sind die Angaben allerdings richtig, ist es schwierig, eine Löschung zu erreichen. Die einzige Möglichkeit besteht, wenn die Aufbewahrung des Sachverhalts zu beruflichen Nachteilen des Mitarbeiters führt und für das Arbeitsverhältnis rechtlich nicht mehr von Bedeutung ist (BAG v. 19.7.2012 - 2 AZR 782/11).

Abmahnungen stellen einen Sonderfall dar. Für diese gilt, dass sie aus der Personalakte entfernt werden dürfen. Die Löschung wird oftmals vorgenommen, wenn es keine weiteren Abmahnungen oder sonstige Anlässe gibt. Eine Zeitvorgabe ist gesetzlich nicht festgelegt und es wird dem Unternehmen selbst überlassen, ob und wann es die Abmahnung aus der Personalakte löscht.


Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


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