Sollstunden geben an, wie viele Arbeitsstunden der Arbeitnehmer innerhalb einer Zeitspanne erbringen soll. Sie sind im Arbeitsvertrag geregelt und sind oftmals Bestandteil bestimmter Arbeitszeitmodelle in der Personalplanung und von Tarifverhandlungen. Die Angabe der Sollarbeitszeit nützt Arbeitgebern und Arbeitnehmern, die dadurch wissen, wie viele Stunden an welchen Tagen geplant sind. So sind beide Parteien in der Lage, die im Arbeitsvertrag festgelegte Stundenzahl im Blick zu behalten.
Die vorgeschriebenen Sollstunden können dabei dem zugehörigen Tarifvertrag entsprechen oder davon nach unten oder oben abweichen. Das wäre beispielsweise bei einem Angestellten in Teilzeit oder in einer leitenden Position der Fall.
In Verträgen werden die Sollstunden oft als Wochenarbeitszeit angegeben, wie etwa 40 Stunden pro Woche bei Vollzeitbeschäftigten. Je nach Arbeitszeitmodell kann es jedoch sinnvoller sein, eine Regelarbeitszeit pro Tag, Monat oder Jahr festzulegen.
Die Sollarbeitszeit ist dabei nicht zu verwechseln mit der Kernarbeitszeit. Diese begrenzt einen täglichen Zeitraum im Gleitzeitmodell, in dem Arbeitnehmer arbeiten müssen. Sollstunden im Gleitzeitmodell sind unter Beachtung der Kernarbeitszeit flexibel. So können Arbeitnehmer diese für einen gewissen Zeitraum auch unter- oder überschreiten, wenn sie im Durchschnitt auf die vorgegebenen Sollstunden kommen. Ein Arbeitszeitkonto stellt die tatsächliche Arbeitszeit der Sollarbeitszeit gegenüber und eignet sich daher ideal, um den Ausgleich der Stunden zu überblicken.
Sollarbeitszeiten orientieren sich oft an der gesetzlichen Arbeitszeit oder Normalarbeitszeit, die durch das Gesetz oder durch Tarifverträge beziehungsweise Gesamtarbeitsverträge festgelegt ist. Diese regeln die maximale Arbeitszeit, daher entspricht die Sollarbeitszeit häufig den gesetzlichen Maximalzeiten.
Der Unterschied liegt darin, dass die Sollstundenzeit Urlaub, Überstundenabbau und andere Abwesenheiten berücksichtigt. So reduziert sich die Anzahl an Sollstunden für die Tage auf null, in denen ein Mitarbeiter beispielsweise im Urlaub ist. Die gesetzliche Arbeitszeit hingegen vermindert sich nicht, da sie für die vereinbarte Arbeitszeit steht. Sollstunden können bei Teilzeitmitarbeitern auch deutlich unter der gesetzlichen Arbeitszeit liegen.
Die Berechnung der Sollstunden ist wichtig für die monatliche Lohnabrechnung, wenn die Bezahlung auf Stundenbasis erfolgt. Dabei ist der Arbeitgeber in der Pflicht, den Arbeitnehmern die Stundenberechnung nachvollziehbar anzugeben, denn falls Nacharbeit oder Lohnabzug drohen, müssen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Angaben und ihren Stundenlohn zu prüfen.
Für die Berechnung der Sollstunden gibt es verschiedene Formeln, abhängig davon, welches Arbeitszeitmodell vorliegt. Zur Berechnung ist der Wochenfaktor nötig: Dieser bildet ab, wie viele Wochen ein Monat im Schnitt hat. Für eine grobe Ermittlung dividiert man die Anzahl der Wochen pro Jahr (52) durch die Anzahl der Monate pro Jahr (12). Es ergibt sich ein Faktor von 4,33.
Die Berechnung ist jedoch genauer, wenn aufgrund der Schaltjahre ein Zeitraum von 400 Jahren einbezogen wird. Am Ende kommt man auf einen Wert von 4,348. Nach der Rundung beläuft sich der Wochenfaktor auf 4,35. Tarifverträge regeln, welcher Faktor relevant ist. Häufig wird jedoch der Richtwert von 4,35 benutzt, wie ihn auch die Lohnsteuerrichtlinie zum Einkommensteuergesetz vorgibt. Alle der folgenden Rechenwege verwenden den Wochenfaktor von 4,35.
Die Sollstunden pro Woche können gleichmäßig für jeden Tag oder ungleichmäßig auf einige Tage verteilt werden. Um die tägliche Arbeitszeit zu berechnen, teilt man die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit durch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage. Als Ergebnis erhält man die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit.
Vereinbarte Wochenarbeitszeit ÷ Anzahl der Arbeitstage pro Woche = durchschnittliche tägliche Arbeitszeit
Beispiel: Lena arbeitet 37,5 Stunden die Woche an fünf Arbeitstagen. Das heißt: 37,5 (Wochenstunden) durch 5 (Arbeitstage) ergibt 7,5 Stunden pro Tag. Dabei ist es unerheblich, dass sie montags bis donnerstags acht Stunden arbeitet und am Freitag fünfeinhalb Stunden. Denn mit dieser Formel wird der Durchschnitt ermittelt.
Die Arbeitszeit ist häufig bereits als Wochenarbeitszeit angegeben. Wenn das nicht der Fall ist, kann man die Tagessollstunden mal die Anzahl an Arbeitstagen pro Woche nehmen und erhält die Sollstunden für eine Woche.
Vereinbarte Tagessollstunden x Anzahl der Arbeitstage pro Woche = durchschnittliche Wochenstunden
Beispiel: Im Kiosk einer Bekannten hilft Katharina zwei Stunden täglich aus, an allen Wochentagen von Montag bis Samstag. Das ergibt in der Woche zwölf Stunden: 2 (Tagessollstunden) multipliziert mit 6 (Anzahl der Arbeitstage pro Woche).
Alternativ dazu können die Monatsstunden durch den Wochenfaktor 4,35 geteilt werden.
Vereinbarte Monatssollstunden ÷ Wochenfaktor (4,35) = durchschnittliche Wochenstunden
Beispiel: David arbeitet nicht täglich und teilt sich sein Monatssoll von 143 Stunden unregelmäßig auf. Um seine durchschnittliche Wochenstundenzahl zu berechnen, rechnet er 143 (Monatssollstunden) durch 4,35 (Wochenfaktor) und kommt am Ende auf 32,8 Wochensollstunden.
Für die Berechnung der monatlichen Sollstunden gibt es zwei Formeln. Die erste der beiden Formeln basiert auf der täglichen Arbeitszeit. Diese wird multipliziert mit der Anzahl an Arbeitstagen in der Woche und das Ergebnis dieser Rechnung wird wiederum multipliziert mit dem Faktor 4,35.
(Tägliche Arbeitszeit in Stunden x Anzahl der Arbeitstage in der Woche) x Wochenfaktor 4,35 = durchschnittliche Arbeitsstunden pro Monat
Beispiel: Als Teilzeitkraft arbeitet Robert vier Stunden täglich, montags bis freitags. Seine 4 Stunden (tägliche Arbeitszeit) multipliziert er mit 5 (Anzahl an Arbeitstagen in der Woche) und nimmt dieses Ergebnis mal den Wochenfaktor 4,35. Am Ende kommt er so auf eine durchschnittliche Sollstundenzahl von 87 Stunden pro Monat.
Die zweite Variante nimmt für die Ermittlung der durchschnittlichen Monatssollstunden die Wochenarbeitszeit und multipliziert diese mit dem Faktor 4,35.
Vereinbarte Wochenstunden x Wochenfaktor (4,35) = durchschnittliche Arbeitsstunden pro Monat
Beispiel: In Tamaras Tarifvertrag ist eine Regelarbeitszeit von 42 Stunden pro Woche vorgegeben. Das bedeutet 42 (Wochenstunden) mal den Wochenfaktor 4,35 ergibt ein Monatssoll von 182,7 Stunden.
Der Durchschnitt der Sollstunden für das Jahr wird folgenderweise berechnet: Die Wochenarbeitszeit wird mit der Anzahl der Wochen im Jahr multipliziert.
(Vereinbarte Wochenarbeitszeit x Wochen im Jahr) = durchschnittliche Jahresarbeitszeit
Beispiel: Als Werkstudentin arbeitet Justine 15 Stunden die Woche. Für die Rechnung heißt das 15 (Wochenstunden) mal 52 (Wochen im Jahr). Auf das Jahr gerechnet kommt sie damit auf 780 Sollstunden.
Acht Stunden täglich von neun bis fünf Uhr arbeiten? Das war einmal. Heute genießen viele Arbeitnehmer flexible Modelle der Arbeitszeit und auch Arbeitgeber profitieren von der höheren Flexibilität ihrer Mitarbeiter.
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Schneller, als die Sollstunden händisch zu berechnen, ist eine Umrechnungstabelle zum Ablesen. Aus diesem Grund existieren Tabellen mit vereinbarten Wochenarbeitszeiten und deren Umrechnung auf einen Monat.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Arbeitszeiten mit dem Ziel, die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen. Zwar gibt es keine direkten Regelungen zur Sollarbeitszeit, aber es enthält Bestimmungen zur maximalen Arbeitszeit und zu Arbeitsverboten an bestimmten Tagen, an die sich Sollstunden halten. Tarifparteien haben zusätzlichen Freiraum, gemäß der Koalitionsfreiheit (Art. 9 Abs. 3 GG), Sollstunden zu verhandeln, die bestimmte Regelungen des Arbeitszeitgesetzes überschreiten.
Das Arbeitszeitgesetz (§ 7 ArbZG) gibt eine maximale Stundenzahl pro Woche von 48 Stunden an, woraus sich eine maximale Sollstundenzahl ergibt. Pro Werktag, von Montag bis Samstag, können folglich acht Sollstunden vorgeschrieben werden. Für Arbeit an fünf Wochentagen gelten 40 Stunden normale Arbeitszeit ohne Überstunden.
Arbeitnehmer dürfen an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen nicht beschäftigt werden (§ 9 ArbZG). Dabei gelten laut § 10 ArbZG einige Ausnahmen, darunter fallen unter anderem Rettungsdienste, Krankenhäuser und auch Gaststätten, Hotels, Sport- und Freizeiteinrichtungen.
Das Arbeitszeitgesetz verbietet zwar grundsätzlich Arbeit an Sonn- und Feiertagen, gibt aber auch einige Branchen an, die eine Ausnahme bilden. Für diese Branchen gelten folglich Feiertage, die auf einen Werktag fallen, als Arbeitstag. Arbeitnehmer können für diese Tage verpflichtet werden, zu arbeiten. Dafür erhalten sie für die Arbeit an einem Feiertag einen ganzen Ruhetag als Zeitausgleich. Arbeitet ein Arbeitnehmer an einem Feiertag nicht, entstehen jedoch keine Minusstunden. Denn Mitarbeiter, die an einem Feiertag keine Arbeit leisten, dürfen nicht benachteiligt werden. So reduziert sich hierfür die Soll-Arbeitszeit in der Woche mit dem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, und der Arbeitgeber vergütet den Arbeitsausfall. Dies besagt § 2 des Entgeltfortzahlungsgesetzes.
Bei Krankheit kann der Arbeitnehmer seine Sollstunden nicht erbringen. Deswegen gelten die Sollstunden für Krankheitstage nicht. Das Krankheitsrisiko liegt beim Arbeitgeber, denn der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Entgeltzahlung im Krankheitsfall (§ 3 EntgFG). Dies gilt beim unverschuldeten Krankheitsfall und einer Arbeitsunfähigkeit bis zu sechs Wochen. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, die aufgrund der Krankheit ausgefallenen Stunden nachzuarbeiten. Bei längerer Krankheit übernimmt die Krankenkasse Zahlungen.
In Unternehmen mit Kurzarbeit wird vorübergehend die Sollarbeitszeit reduziert. Für diese Zeit leisten betroffene Arbeitnehmer weniger als die im Arbeitsvertrag festgelegte Anzahl an Sollstunden. Das ist dann erforderlich, wenn wegen eines wirtschaftlichen oder unabwendbaren Ereignisses das Arbeitspensum stark abnimmt. Arbeitgeber können dadurch Personalkosten einsparen und so betriebsbedingte Kündigungen vermeiden. Das Arbeitsamt stockt dabei einen Teil der Gehälter derjenigen Arbeitnehmer auf, die durch die Reduzierung der Sollstunden weniger verdienen.
Mit einer Mitarbeiter Zeiterfassung können Arbeitgeber überprüfen, ob Mitarbeiter ihre Sollstunden einhalten. Arbeitgeber vergleichen dazu die Sollstunden mit den tatsächlich gearbeiteten Stunden. Dafür nehmen sie die vereinbarten Sollstunden und ziehen die Iststunden, die gearbeiteten Stunden, ab. Ist das Ergebnis positiv, handelt es sich um Minusstunden, ist der Wert negativ, wurden Überstunden erbracht. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können per Papier-Stundenzettel, Excel-Tabelle oder per Software den Vergleich der Soll- und Iststunden ziehen. Zu den Vorteilen einer Software zur Zeiterfassung gehört, dass die erfassten Daten automatisch auf dem jeweiligen Arbeitszeitkonto landen. Dabei kann eine Software individuelle Sollstunden berücksichtigen und daraufhin präzise Minus- und Plusstunden für jeden Mitarbeiter errechnen.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea