Personalbedarfsplanung

Definition: Was ist Personalbedarfsplanung?

Personalbedarfsplanung beschreibt alle Maßnahmen zur Ermittlung, Deckung und Steuerung des Personalbedarfs eines Unternehmens.

Man unterscheidet zwischen:

• quantitativer Personalbedarfsplanung: Ermittlung der Anzahl benötigter Mitarbeiter
• qualitativer Personalbedarfsplanung: Bestimmung der erforderlichen Qualifikationen, Fähigkeiten und Einsatzbereiche

Ziel der Personalbedarfsermittlung ist es, dass einem Unternehmen keine Engpässe an Mitarbeitern entstehen – kurz-, mittel- als auch langfristig – und jederzeit die benötigten Angestellten verfügbar sind, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ressourcen sollen für die Wettbewerbsfähigkeit effizient genutzt und geplant werden.

Personalbedarfsplanung als Teil der Personalplanung

Die Personalbedarfsplanung ist ein wesentlicher Teilbereich der übergeordneten Personalplanung im Unternehmen. Während die Personalplanung insgesamt darauf abzielt, den optimalen Personaleinsatz zur Sicherung der Unternehmensziele sicherzustellen, konzentriert sich die Personalbedarfsplanung speziell auf die Frage, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden.

Zur Personalplanung gehören weitere Faktoren, unter anderem:

• Personalbeschaffung: Gewinnung neuer Mitarbeiter zur Deckung des ermittelten Bedarfs
• Personalentwicklung: Qualifizierung und Weiterentwicklung bestehender Mitarbeiter
• Personaleinsatzplanung: Effiziente Verteilung und Steuerung des Personaleinsatzes
• Personalfreisetzung: Reduktion des Personalbestands bei Überkapazitäten
• Personalkostenplanung: Analyse und Steuerung von Soll- und Ist-Kosten pro Mitarbeiter

Die Personalbedarfsplanung ist eng mit all diesen Bereichen verzahnt: Sie liefert die notwendigen Grundlagen für gezielte Maßnahmen und beeinflusst die operative und strategische Personalarbeit maßgeblich. Im Gegensatz zu anderen Faktoren der Personalplanung ist die Personalbedarfsplanung auf die Zukunft ausgerichtet. Sie steht in Wechselwirkung mit den anderen Aufgaben und die einzelnen Disziplinen bedingen sich gegenseitig.

Wieso ist Personalbedarfsplanung wichtig?

Die Rahmenbedingungen für Unternehmen unterliegen einem stetigen Wandel. Technologischer Fortschritt, demografische Entwicklungen sowie Engpässe auf dem Arbeitsmarkt beeinflussen die Personalstruktur vieler Betriebe. Um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Unternehmen eine vorausschauende Planung ihres Personalbedarfs.

Eine durchdachte Personalbedarfsplanung ermöglicht es, rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren und personelle Ressourcen effizient einzusetzen. Sie dient dazu:

• Personalengpässe oder Überkapazitäten zu vermeiden: Durch die frühzeitige Identifikation von Unter- oder Überdeckungen im Personalbestand lassen sich Fehlentwicklungen vermeiden und die betriebliche Kontinuität sichern.
• den Rekrutierungsprozess gezielt zu steuern: Offene Stellen können bedarfsorientiert ausgeschrieben und qualifiziert besetzt werden, was die Effizienz und Passgenauigkeit der Personalauswahl erhöht.
• Maßnahmen der Personalentwicklung besser abzustimmen: Die Planung macht sichtbar, welche Qualifikationen im Unternehmen fehlen oder künftig benötigt werden. So lassen sich Weiterbildungsmaßnahmen gezielt aufbauen.
• den Personaleinsatz an strategischen Zielen auszurichten: Die Personalbedarfsplanung stellt eine Verbindung zwischen Unternehmenszielen und operativer Umsetzung her – insbesondere bei Umstrukturierungen oder Wachstumsprozessen.
• Kosten und Ressourcen effizient zu nutzen: Eine bedarfsorientierte Personalstruktur trägt dazu bei, unnötige Personalkosten zu vermeiden und vorhandene Kompetenzen im Unternehmen optimal auszuschöpfen.

Bestandteile und Aufgaben der Personalbedarfsplanung

Für eine Personalbedarfsermittlung ist es hilfreich, einem Schema zu folgen. Hierzu gehören folgende Schritte:

1. Festlegung des Planungshorizonts

Zunächst wird definiert, ob eine kurzfristige operative oder eine langfristige strategische Planung vorgenommen wird. Operative Planungen beziehen sich meist auf einen Zeitraum von bis zu einem Jahr und sind auf konkrete Maßnahmen zur Sicherung des Tagesgeschäfts ausgerichtet. Strategische Planungen erstrecken sich über mehrere Jahre und berücksichtigen unter anderem technologische Entwicklungen, Marktveränderungen und Unternehmenswachstum, bergen aber auch die Gefahr einer Fehleinschätzung.

2. Ableitung von Unternehmensstrategie und Zielen

Arbeitgeber müssen Ziele definieren, um eine Personaleinsatzplanung vorzunehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Planung auf das Unternehmen abgestimmt ist. Dies betrifft etwa die geplante Ausweitung von Geschäftsbereichen, die Einführung neuer Produkte oder den Ausbau bestehender Standorte. Daraus ergeben sich Vorgaben für Anzahl, Qualifikation, Einsatzort und -zeitraum des benötigten Personals.

3. Ermittlung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs

Anschließend wird ermittelt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Die quantitative Ermittlung erfolgt in der Regel mithilfe standardisierter Berechnungen (Brutto- und Nettobedarf), während die qualitative Analyse die fachlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen der Mitarbeiter in den Blick nimmt.

4. Umwandlung der Planungsergebnisse in Maßnahmen 

Die ermittelten Bedarfe werden in konkrete personalwirtschaftliche Maßnahmen übersetzt. Dazu zählen etwa Stellenausschreibungen, interne Versetzungen, Qualifizierungsmaßnahmen oder externe Kooperationen. Auch Entlassungen können – etwa bei Personalüberhang – notwendig sein.

5. Überprüfung und Anpassung der Maßnahmen

Da sich Rahmenbedingungen verändern können, wird die Personalbedarfsplanung regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Dies erfolgt beispielsweise durch die Kontrolle der Umsatzziele. Wurden diese nicht erreicht, muss das Unternehmen den Personalbedarfsplan anpassen oder neu berechnen. Dabei helfen Erkenntnisse und Faktoren aus der Personalplanung, zum Beispiel die Berechnung der Personalkosten.

Methoden der Personalbedarfsplanung

Quantitative Personalbedarfsplanung

Die quantitative Personalbedarfsplanung berechnet, wie viele Arbeitskräfte der Arbeitgeber kurz- und langfristig für die Erreichung der Unternehmensziele benötigt. Hierfür wird zwischen Brutto- und Nettobedarf unterschieden. Der Bruttopersonalbedarf ist der benötigte Bedarf an Mitarbeitern, um die Aufgaben im Unternehmen erfüllen zu können und Unternehmensziele zu erreichen. Er unterteilt sich in unterschiedliche Bedarfsarten:

• Einsatzbedarf: Anzahl der benötigten Arbeitnehmer mit spezifischen Qualifikationen
• Zusatzbedarf: Mitarbeiter, die der Arbeitgeber nur zu bestimmten Zeiten benötigt, beispielsweise saisonabhängig
• Reservebedarf: Arbeitnehmer als Reservekräfte, wenn Angestellte ausfallen (zum Beispiel aufgrund von Krankheit oder Elternzeit)
• Ersatzbedarf: Arbeitskräfte, die als Ersatz für ausgeschiedene Angestellte dienen
• Neubedarf: Anzahl an benötigten Angestellten, um den Soll-Bestand zu erhalten

Die Summe von Einsatzbedarf, Reservebedarf und Zusatzbedarf ergibt den Bruttobedarf oder auch Soll-Bestand. Für die Berechnung des Nettobedarfs benötigt der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttobedarf den Ist-Personalbestand. Dieser ergibt sich aus der aktuellen Anzahl der Arbeitnehmer im Unternehmen sowie aus dem Ersatzbedarf (voraussichtliche Abgänge - voraussichtliche Zugänge). Der Nettobedarf ergibt sich dann aus der Differenz des Soll-Werts und des Ist-Werts.

Die Formeln hierzu lauten:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf + Zusatzbedarf

Personalbestand = Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen + Ersatzbedarf

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - Ist-Personalbestand

Ist die Differenz positiv, spricht man von einem Minderbedarf oder einer Unterdeckung. Das Unternehmen hat nicht genug Angestellte, um den Personalbedarf der nächsten Planungsperiode zu decken. Es ergibt sich ein Neubedarf. Ist der Differenzwert negativ, handelt es sich um einen Freistellungsbedarf, eine Überdeckung oder einen Personalüberhang. In dem Fall hat das Unternehmen mehr Mitarbeiter als es benötigt. Gibt es keine Differenz, ist der Personalbedarf gedeckt – man spricht auch von personeller Deckung. Je nach Ergebnis der quantitativen Ermittlung müssen verschiedene Maßnahmen getroffen werden.

Maßnahmen des Arbeitgebers bei einem Minderbedarf

Hat das Unternehmen nicht genug Angestellte, helfen Maßnahmen der Personalplanung.

• Neueinstellungen
• Interne Versetzungen (je nach Abteilungsbedarf)
• Arbeitnehmerüberlassung
• Automatisierung von Prozessen (so werden weniger Angestellte benötigt und Ressourcen gespart)

Maßnahmen des Arbeitgebers bei einem Freistellungsbedarf

Auch hier kommen Disziplinen der übergreifenden Personalplanung zum Einsatz.

• Entlassungen
• Interne Versetzungen (je nach Abteilungsbedarf)
• Sabbaticals für die Angestellten
• Einführung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen (beispielsweise Jahresarbeitszeit, Kurzarbeit oder Teilzeitarbeit)
• Umstrukturierung der Aufgabenverteilungen (zum Beispiel Vergrößerung oder Verkleinerung von Teams, je nach Aufgabenmenge)
• Frühere Pensionierung von älteren Mitarbeitern

Qualitative Personalbedarfsplanung 

Die qualitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Frage, welche fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen Mitarbeiter besitzen müssen, um die aktuellen und zukünftigen Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen. Im Mittelpunkt stehen dabei weniger die Anzahl der benötigten Mitarbeiter, sondern deren Qualifikationen, Fähigkeiten und Potenziale.

Zur qualitativen Bedarfsermittlung analysiert das Unternehmen die folgenden Aspekte:

• Fachliche Kompetenzen: Dazu zählen Berufsausbildungen, Studienabschlüsse, Zertifikate sowie spezifische Fachkenntnisse und Berufserfahrungen.
• Methodische Kompetenzen: Fähigkeiten wie Problemlösungsvermögen, analytisches Denken oder Projektmanagement-Kompetenzen.
• Soziale und persönliche Kompetenzen: Eigenschaften wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Konfliktlösungskompetenz oder Führungspotenzial.
• Psychische und physische Anforderungen: Aspekte wie Motivation, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität.
• Rahmenbedingungen: Definition von Arbeitsort (z. B. Niederlassung, Projektteam) und Einsatzzeitraum.

Die Ergebnisse der qualitativen Personalbedarfsermittlung fließen direkt in die Personalentwicklung ein. Sie dienen dazu, individuelle Förderprogramme zu erstellen, gezielte Weiterbildungen zu planen und langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Weitere Methoden der Personalbedarfsermittlung

• Schätzverfahren: Der zukünftige Personalbedarf wird auf Basis von Erfahrungswerten der Führungskräfte geschätzt. Diese Methode ist einfach umzusetzen, jedoch subjektiv geprägt und eher für kurzfristige Planungen geeignet.
• Personalbemessungsmethode: Hier werden sowohl die benötigte Arbeitszeit eines Mitarbeiters für die Erbringung einer bestimmten Leistung als auch ein Verteilzeitfaktor einberechnet, der mögliche Verzögerungen der Produktion berücksichtigt. Zusätzlich ermittelt der Arbeitgeber den Reservebedarf, um einen Puffer bei Krankheit oder Urlaub seiner Angestellten zu haben. Häufig eingesetzt wird sie in Produktionsbetrieben oder im Dienstleistungssektor mit klar definierten Aufgabenpaketen.
• Kennzahlenmethode: Der Personalbedarf wird über betriebswirtschaftliche Kennzahlen ermittelt, etwa Personalbedarf = Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter. Diese Methode bietet objektive Vergleichswerte und ist besonders für standardisierte Tätigkeiten geeignet.
• Stellenplanmethode: Auf Basis des Stellenplans, also der Übersicht aller im Unternehmen vorgesehenen Stellen (unabhängig davon, ob diese aktuell besetzt sind), wird der Personalbedarf ermittelt, indem bestehende, vakante und neu geplante Stellen systematisch betrachtet werden. Diese Methode bietet eine hohe Transparenz über den strukturellen Personalbedarf, setzt jedoch eine laufende Aktualisierung des Stellenplans voraus.
• Monetäre Methoden: Bei dieser Methode wird der Personalbedarf auf Basis eines definierten Personalbudgets begrenzt. Sie eignet sich besonders in Phasen strikter Kostenkontrolle, kann aber dazu führen, dass nicht alle qualitativen Anforderungen erfüllt werden.
• Laufzettelmethode: Die Mitarbeiter halten fest, wie lange sie an ihren Projekten gearbeitet haben – zum Beispiel mit einer digitalen Projektzeiterfassung. Jedes Projekt hat einen eigenen Laufzettel und alle Angestellten, die an der Aufgabe beteiligt waren, notieren ihre Arbeitszeiten. Die gesammelten Daten bilden die Grundlage für die Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs. Diese Methode eignet sich vor allem für projektbasierte Organisationen oder Unternehmen mit stark variierenden Aufgabenfeldern.

(Quelle: wiwiweb.de)

Fazit: So gelingt Ihnen eine effektive Personalbedarfsplanung

Eine professionelle Personalbedarfsplanung bildet das Fundament für eine erfolgreiche Unternehmensstrategie. Sie unterstützt dabei, personelle Engpässe zu vermeiden, Kompetenzen gezielt aufzubauen und die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu steigern. Durch die vorausschauende Planung können Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren, den Fachkräftebedarf frühzeitig erkennen und Personalressourcen optimal einsetzen. Entscheidend für den Erfolg ist, sowohl die quantitative als auch die qualitative Komponente systematisch zu berücksichtigen und die Personalplanung regelmäßig an neue Rahmenbedingungen anzupassen. Unterstützende Methoden wie die Personalbemessung, Kennzahlenanalysen oder Stellenpläne erhöhen zusätzlich die Genauigkeit der Planung.

Unternehmen, die ihren Personalbedarf sorgfältig und kontinuierlich ermitteln, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und sichern sich langfristige Wettbewerbsvorteile.