Personalbedarfsplanung

Definition: Was ist Personalbedarfsplanung?

Personalbedarfsplanung beschreibt alle Aufgaben und Methoden, die den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern für die Erreichung von Unternehmenszielen ermitteln. Man unterscheidet hierfür zwischen quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung. Der Personalbedarf bezieht sich auf die Anzahl der benötigten Angestellten (quantitative Ermittlung), die erforderlichen Qualifikationen der Arbeitnehmer sowie den Zeitraum und gegebenenfalls auf den Einsatzort (qualitative Ermittlung).

Ziel der Personalbedarfsermittlung ist es, dass einem Unternehmen keine Engpässe an Mitarbeitern entstehen – kurz-, mittel- als auch langfristig – und jederzeit die benötigten Angestellten verfügbar sind. Ressourcen sollen für die Wettbewerbsfähigkeit effizient genutzt und geplant werden.

Personalbedarfsplanung als Teil der Personalplanung

Die Personalplanung ist eine Aufgabe im Personalwesen. Sie beinhaltet verschiedene Maßnahmen, die das Unternehmen mithilfe von Mitarbeitern zukunftsfähig machen. Die Personalbedarfsplanung ist ein Teil davon und beschäftigt sich mit der zukünftigen Angestelltenlage.

Zur Personalplanung gehören weitere Faktoren, unter anderem:

• Personalbeschaffung: Suchen und Einstellen neuer Mitarbeiter
• Personalentwicklung: Weiterentwicklung vorhandener Angestellter
• Personaleinsatzplanung: Verteilung von Aufgaben und Ressourcen
• Personalfreisetzung: Anzahl der Beschäftigten verringern
• Personalkosten: Soll- und Ist-Kosten pro Mitarbeiter berechnen

Im Gegensatz zu anderen Faktoren der Personalplanung richtet sich die Personalbedarfsplanung auf die Zukunft aus. Sie steht in Wechselwirkung mit den anderen Aufgaben und die einzelnen Disziplinen bedingen sich gegenseitig.

Wieso ist Personalbedarfsplanung wichtig?

Heutzutage agieren Unternehmen in einem ständigen wirtschaftlichen Wandel, starken Umbrüchen und einer steigenden Automatisierung von Prozessen. Als Folge müssen Arbeitgeber in der Lage sein, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Dies gilt auch für den Bereich des Personalwesens, insbesondere des Personalbedarfs. Beispielsweise führt die Automatisierung von Prozessen zu einem Rückgang von Aufträgen und somit zu weniger benötigten Mitarbeitern. Andersherum kann ein Umbruch im Unternehmen zu mehr Arbeit und einem höheren Personalbedarf führen, da ansonsten Aufträge in Verzug geraten.

Nur mit geeignetem Personal und der benötigten Anzahl an Mitarbeitern schaffen es Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und eigene Ziele, zum Beispiel Umsatzziele, zu erreichen. Ist der Personalbedarf beispielsweise nicht gedeckt, folgt möglicherweise ein Rückgang der Produktivität und der Effizienz im Betrieb.

Daher sollten Arbeitgeber sowohl eine operative Personalbedarfsplanung (kurzfristiger Planungshorizont, oftmals ein Jahr) als auch eine strategische Einsatzplanung (langfristiger Planungshorizont) umsetzen.

Zusätzlich ist die Personalbedarfsplanung für weitere Aufgaben der Personalplanung von Vorteil. Sie unterstützt zum Beispiel die Personalentwicklung, indem der Arbeitgeber benötigte Qualifikationen seiner Mitarbeiter erkennt oder indem er sieht, in welchem Bereich Weiterbildungen nötig sind.

Ein weiterer Vorteil der Personalbedarfsplanung ist die langfristige Senkung der Personalkosten, da das Unternehmen nur Mitarbeiter beschäftigt, die es benötigt. Somit steigert es seine Effizienz und die Personalkosten sinken.

Aus welchen Aufgaben besteht die Personalbedarfsplanung?

Für eine Personalbedarfsermittlung ist es hilfreich, einem Schema zu folgen. Hierzu gehören folgende Schritte:

1. Festlegung des Planungshorizonts

Das Unternehmen legt fest, wie der Planungshorizont der Personalbeschaffung aussieht. Hier unterscheidet es zwischen einem kurzfristigen (operative Planung) und einem langfristigen Planungshorizont (strategische Planung). Eine kurzfristige Personalbedarfsplanung hat den Vorteil, dass sie sehr präzise ist. Eine langfristige Ermittlung ist gut für größere Umstrukturierungen, birgt aber auch die Gefahr einer Fehleinschätzung.

2. Festlegung von Unternehmensstrategie und Zielen

Arbeitgeber müssen Ziele definieren, um eine Personaleinsatzplanung vorzunehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Planung auf das Unternehmen abgestimmt ist. Folgende Parameter muss das Unternehmen im Vorfeld festlegen:

• Benötigte Anzahl an Mitarbeitern
• Erforderlicher Zeitraum für die anfallende Arbeit
• Benötigte Qualifikationen der Mitarbeiter, Anforderungsprofile, Stellenbündel
• Ort der Arbeit (Abteilung, Niederlassung, Team)

3. Berechnung des qualitativen und quantitativen Personalbedarfs

Unternehmen erhalten sowohl durch den qualitativen als auch durch den quantitativen Mitarbeiterbedarf genaue Angaben für ihren Personalbedarfsplan. Beide Methoden werden in diesem Artikel noch ausführlich erläutert.

4. Planungsergebnisse in Maßnahmen umwandeln

Hat der Arbeitgeber genaue Zahlen vorliegen, leitet er aus diesen Maßnahmen für die Personalabteilung ab. Dazu gehören beispielsweise Rekrutierungsprozesse, Weiterbildungsmaßnahmen, Outsourcing, Neueinstellungen und Entlassungen. Insgesamt ergibt sich die gesamte Richtung der Personalpolitik des Unternehmens.

5. Überprüfung der Maßnahmen

Nach der Umsetzung der Maßnahmen zur Personalbedarfsplanung sollten Arbeitgeber nach einer bestimmten Zeit überprüfen, ob diese zum Ziel geführt haben. Dafür können sie beispielsweise nach einem Jahr kontrollieren, ob Umsatzziele erreicht wurden. Ist dies nicht der Fall, muss das Unternehmen den Personalbedarfsplan anpassen oder neu berechnen. Dabei helfen Erkenntnisse und Faktoren aus der Personalplanung, zum Beispiel die Berechnung der Personalkosten.

Was ist die quantitative Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung berechnet, wie viele Arbeitskräfte der Arbeitgeber kurz- und langfristig für die Erreichung der Unternehmensziele benötigt. Hierfür unterscheidet er zwischen Brutto- und Nettobedarf. Der Bruttopersonalbedarf ist der benötigte Bedarf an Mitarbeitern, um die Aufgaben im Unternehmen erfüllen zu können und Unternehmensziele zu erreichen. Er unterteilt sich in unterschiedliche Bedarfsarten:

• Einsatzbedarf: Anzahl der benötigten Arbeitnehmer mit spezifischen Qualifikationen

• Zusatzbedarf: Mitarbeiter, die der Arbeitgeber nur zu bestimmten Zeiten benötigt, beispielsweise saisonabhängig

• Reservebedarf: Arbeitnehmer als Reservekräfte, wenn Angestellte ausfallen (zum Beispiel aufgrund von Krankheit oder Elternzeit)

• Ersatzbedarf: Arbeitskräfte, die als Ersatz für ausgeschiedene Angestellte dienen

• Neubedarf: Anzahl an benötigten Angestellten, um den Soll-Bedarf zu erhalten

Die Summe von Einsatzbedarf, Reservebedarf und Zusatzbedarf ergibt den Bruttobedarf oder auch Soll-Bestand. Für die Berechnung des Nettobedarfs benötigt der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttobedarf den Ist-Personalbestand. Dieser ergibt sich aus der aktuellen Anzahl der Arbeitnehmer im Unternehmen sowie aus dem Ersatzbedarf (voraussichtliche Abgänge - voraussichtliche Zugänge). Der Nettobedarf ergibt sich dann aus der Differenz des Soll-Werts und des Ist-Werts.

Die Formeln hierzu lauten:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf + Zusatzbedarf

Personalbestand = Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen + Ersatzbedarf

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - Ist-Personalbestand

Ist die Differenz positiv, spricht man von einem Minderbedarf oder einer Unterdeckung. Das Unternehmen hat nicht genug Angestellte, um den Personalbedarf der nächsten Planungsperiode zu decken. Es ergibt sich ein Neubedarf. Ist der Differenzwert negativ, handelt es sich um einen Freistellungsbedarf, eine Überdeckung oder einen Personalüberhang. In dem Fall hat das Unternehmen mehr Mitarbeiter als es benötigt. Gibt es keine Differenz, ist der Personalbedarf gedeckt – man spricht auch von personeller Deckung.

(Quelle: Betriebliches Personalwesen)

Je nach Ergebnis der quantitativen Ermittlung, gibt es verschiedene Maßnahmen, um mit diesem umzugehen:

Maßnahmen des Arbeitgebers bei einem Minderbedarf

Hat das Unternehmen nicht genug Angestellte, helfen Maßnahmen der Personalplanung.

• Neueinstellungen

• Interne Versetzungen (je nach Abteilungsbedarf)

• Arbeitnehmerüberlassung

• Automatisierung von Prozessen (so werden weniger Angestellte benötigt und Ressourcen gespart)

Maßnahmen des Arbeitgebers bei einem Freistellungsbedarf

Auch hier kommen Disziplinen der übergreifenden Personalplanung zum Einsatz.

• Entlassungen

• Interne Versetzungen (je nach Abteilungsbedarf)

• Sabbaticals für die Angestellten

• Einführung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen (beispielsweise Jahresarbeitszeit, Kurzarbeit oder Teilzeitarbeit)

• Umstrukturierung der Aufgabenverteilungen (zum Beispiel Vergrößerung oder Verkleinerung von Teams, je nach Aufgabenmenge)

• Frühere Pensionierung von älteren Mitarbeitern

Weitere Methoden der Personalbedarfsermittlung

• Schätzverfahren:
  Der Vorgesetzte oder Abteilungsleiter schätzt den Bedarf anhand seiner Erfahrungen im Unternehmen oder seiner Abteilung.

• Personalbemessungsmethode:
  Hier ist die benötigte Arbeitszeit eines Mitarbeiters für die Erbringung einer bestimmten Leistung relevant sowie ein Verteilzeitfaktor, der Verzögerungen der Produktion einberechnet. Zusätzlich ermittelt der Arbeitgeber den Reservebedarf, um einen Puffer bei Krankheit oder Urlaub seiner Angestellten zu haben. Diese Methode der Personaleinsatzplanung nutzen häufig Unternehmen in produzierenden Bereichen der Industrie, da die Leistung hier beispielsweise anhand von Stückzahlen exakt gemessen wird.

• Kennzahlenmethode:
  Der Arbeitgeber errechnet den Personalbedarf, indem er die Anzahl der benötigten Mitarbeiter mit verschiedenen Kennzahlen ins Verhältnis setzt. Mögliche Kennzahlen dafür sind beispielsweise der Umsatz oder der Gewinn. Die Formel lautet in dem Fall: Personalbedarf = Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter

• Stellenplanmethode:
  Anhand des bisherigen Mitarbeiterbedarfs und unter Hinzunahme geplanter Kennzahlen (zum Beispiel Umsatz oder Produktionsvolumen) schätzt der Vorgesetzte den Bedarf an Angestellten. Hat das Unternehmen beispielsweise das Ziel einer Umsatzsteigerung von 15 Prozent im nächsten Quartal, muss es den Personalbedarf entsprechend anpassen.

• Monetäre Methoden:
  Der Personalbedarf wird durch einen Finanzrahmen eingegrenzt (beispielsweise durch ein Budget). Der Nachteil dieser Methode für die Personalbedarfsplanung ist, dass sie nur den finanziell zulässigen Bedarf ermittelt.

• Laufzettelmethode:
  Die Mitarbeiter halten fest, wie lange sie an ihren Projekten gearbeitet haben – zum Beispiel mit einer digitalen Projektzeiterfassung. Jedes Projekt hat einen eigenen Laufzettel und alle Angestellten, die an der Aufgabe beteiligt waren, notieren ihre Arbeitszeiten. Die Summe gilt als Grundlage für die Bestandsermittlung zur Personalbeschaffung.

(Quelle: wiwiweb.de, wirtschafts-abc.com)

Beispielrechnungen für die quantitative Personalbedarfsplanung

Was ist die qualitative Personalbedarfsplanung?

Die qualitative Personalbedarfsermittlung bezieht sich auf die benötigten Qualifikationen und Kenntnisse von Mitarbeitern für die Erreichung der Unternehmensziele. Hieraus ergeben sich beispielsweise Stellenbündel für die Personalentwicklung. Die Konsequenzen der qualitativen Bedarfsplanung ziehen also meist Maßnahmen der übergeordneten Personalplanung mit sich.

Zusätzlich zu objektiven Fähigkeiten, zum Beispiel eine Berufsausbildung oder Berufserfahrung in einem bestimmten Bereich, kann der Vorgesetzte psychische und physische Komponenten hinzuziehen. Hierbei handelt es sich oftmals um Motivation, Belastbarkeit, Verlässlichkeit oder soziale Fähigkeiten. Außerdem bestimmt das Unternehmen den erforderlichen Zeitraum und den Ort für die Arbeit (zum Beispiel Niederlassung, Team oder Abteilung).

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