Personalbedarfsplanung


Definition: Was ist Personalbedarfsplanung?

Personalbedarfsplanung beschreibt alle Aufgaben und Methoden, die den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern für die Erreichung von Unternehmenszielen ermitteln. Man unterscheidet hierfür zwischen quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung. Der Personalbedarf bezieht sich auf die Anzahl der benötigten Angestellten (quantitative Ermittlung), die erforderlichen Qualifikationen der Arbeitnehmer sowie den Zeitraum und gegebenenfalls auf den Einsatzort (qualitative Ermittlung).

Ziel der Personalbedarfsermittlung ist es, dass einem Unternehmen keine Engpässe an Mitarbeitern entstehen – kurz-, mittel- als auch langfristig – und jederzeit die benötigten Angestellten verfügbar sind. Ressourcen sollen für die Wettbewerbsfähigkeit effizient genutzt und geplant werden.


Wieso ist Personalbedarfsplanung wichtig?

Heutzutage agieren Unternehmen in einem ständigen wirtschaftlichen Wandel, starken Umbrüchen und einer steigenden Automatisierung von Prozessen. Als Folge müssen Arbeitgeber in der Lage sein, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Dies gilt auch für den Bereich des Personalwesens, insbesondere des Personalbedarfs. Beispielsweise führt die Automatisierung von Prozessen zu einem Rückgang von Aufträgen und somit zu weniger benötigten Mitarbeitern. Andersherum kann ein Umbruch im Unternehmen zu mehr Arbeit und einem höheren Personalbedarf führen, da ansonsten Aufträge in Verzug geraten.

Nur mit geeignetem Personal und der benötigten Anzahl an Mitarbeitern schaffen es Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und eigene Ziele, zum Beispiel Umsatzziele, zu erreichen. Ist der Personalbedarf beispielsweise nicht gedeckt, folgt möglicherweise ein Rückgang der Produktivität und der Effizienz im Betrieb.

Daher sollten Arbeitgeber sowohl eine operative Personalbedarfsplanung (kurzfristiger Planungshorizont, oftmals ein Jahr) als auch eine strategische Einsatzplanung (langfristiger Planungshorizont) umsetzen.

Zusätzlich ist die Personalplanung für weitere Aufgaben von Vorteil. Sie unterstützt zum Beispiel die Personalentwicklung, indem der Arbeitgeber benötigte Qualifikationen seiner Mitarbeiter erkennt oder indem er sieht, in welchem Bereich Weiterbildungen nötig sind.

Ein weiterer Vorteil der Personalbedarfsplanung ist die langfristige Senkung der Personalkosten, da das Unternehmen nur Mitarbeiter beschäftigt, die es benötigt. Somit steigert es seine Effizienz und die Personalkosten sinken.


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Aus welchen Aufgaben besteht die Personalbedarfsplanung?

Für eine Personalbedarfsermittlung ist es hilfreich, einem Schema zu folgen. Hierzu gehören folgende Schritte: 

1. Festlegung des Planungshorizonts

Das Unternehmen legt fest, wie der Planungshorizont der Personalbeschaffung aussieht. Hier unterscheidet es zwischen einem kurzfristigen (operative Planung) und einem langfristigen Planungshorizont (strategische Planung). Eine kurzfristige Personalbedarfsplanung hat den Vorteil, dass sie sehr präzise ist. Eine langfristige Ermittlung ist gut für größere Umstrukturierungen, birgt aber auch die Gefahr einer Fehleinschätzung.

2. Festlegung von Unternehmensstrategie und Zielen

Arbeitgeber müssen Ziele definieren, um eine Personaleinsatzplanung vorzunehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Planung auf das Unternehmen abgestimmt ist. Folgende Parameter muss das Unternehmen im Vorfeld festlegen:

  • Benötigte Anzahl an Mitarbeitern
  • Erforderlicher Zeitraum für die anfallende Arbeit
  • Benötigte Qualifikationen der Mitarbeiter, Anforderungsprofile, Stellenbündel
  • Ort der Arbeit (Abteilung, Niederlassung, Team)

3. Berechnung des qualitativen und quantitativen Personalbedarfs

Unternehmen erhalten sowohl durch den qualitativen als auch durch den quantitativen Mitarbeiterbedarf genaue Angaben für ihren Personalbedarfsplan. Beide Methoden werden in diesem Artikel noch ausführlich erläutert. 

4. Planungsergebnisse in Maßnahmen umwandeln

Hat der Arbeitgeber genaue Zahlen vorliegen, leitet er aus diesen Maßnahmen für die Personalabteilung ab. Dazu gehören beispielsweise Rekrutierungsprozesse, Weiterbildungsmaßnahmen, Outsourcing, Neueinstellungen und Entlassungen. Insgesamt ergibt sich die gesamte Richtung der Personalpolitik des Unternehmens. 

5. Überprüfung der Maßnahmen 

Nach der Umsetzung der Personalplanungs-Maßnahmen sollten Arbeitgeber nach einer bestimmten Zeit überprüfen, ob diese zum Ziel geführt haben. Dafür können sie beispielsweise nach einem Jahr kontrollieren, ob Umsatzziele erreicht wurden. Ist dies nicht der Fall, muss das Unternehmen den Personalbedarfsplan anpassen oder neu berechnen.


Was ist die quantitative Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung berechnet, wie viele Arbeitskräfte der Arbeitgeber kurz- und langfristig für die Erreichung der Unternehmensziele benötigt. Hierfür unterscheidet er zwischen Brutto- und Nettobedarf. Der Bruttopersonalbedarf ist der benötigte Bedarf an Mitarbeitern, um die Aufgaben im Unternehmen erfüllen zu können und Unternehmensziele zu erreichen. Er unterteilt sich in unterschiedliche Bedarfsarten:

  • Einsatzbedarf: Anzahl der benötigten Arbeitnehmer mit spezifischen Qualifikationen

  • Zusatzbedarf: Mitarbeiter, die der Arbeitgeber nur zu bestimmten Zeiten benötigt, beispielsweise saisonabhängig

  • Reservebedarf: Arbeitnehmer als Reservekräfte, wenn Angestellte ausfallen (zum Beispiel aufgrund von Krankheit oder Elternzeit)

  • Ersatzbedarf: Arbeitskräfte, die als Ersatz für ausgeschiedene Angestellte dienen

  • Neubedarf: Anzahl an benötigten Angestellten, um den Soll-Bedarf zu erhalten

Die Summe von Einsatzbedarf, Reservebedarf und Zusatzbedarf ergibt den Bruttobedarf oder auch Soll-Bestand. Für die Berechnung des Nettobedarfs benötigt der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttobedarf den Ist-Personalbestand. Dieser ergibt sich aus der aktuellen Anzahl der Arbeitnehmer im Unternehmen sowie aus dem Ersatzbedarf (voraussichtliche Abgänge - voraussichtliche Zugänge). Der Nettobedarf ergibt sich dann aus der Differenz des Soll-Werts und des Ist-Werts.

Die Formeln hierzu lauten:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf + Zusatzbedarf

Personalbestand = Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen + Ersatzbedarf

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - Ist-Personalbestand

Ist die Differenz positiv, spricht man von einem Minderbedarf oder einer Unterdeckung. Das Unternehmen hat nicht genug Angestellte, um den Personalbedarf der nächsten Planungsperiode zu decken. Es ergibt sich ein Neubedarf. Ist der Differenzwert negativ, handelt es sich um einen Freistellungsbedarf, eine Überdeckung oder einen Personalüberhang. In dem Fall hat das Unternehmen mehr Mitarbeiter als es benötigt. Gibt es keine Differenz, ist der Personalbedarf gedeckt – man spricht auch von personeller Deckung.

(Quelle: Betriebliches Personalwesen)

Je nach Ergebnis der quantitativen Ermittlung, gibt es verschiedene Maßnahmen, um mit diesem umzugehen:

Maßnahmen des Arbeitgebers bei einem Minderbedarf:

  • Automatisierung von Prozessen (so werden weniger Angestellte benötigt und Ressourcen gespart)

  • Neueinstellungen

  • interne Versetzungen (je nach Abteilungsbedarf)

  • Arbeitnehmerüberlassung

Maßnahmen des Arbeitgebers bei einem Freistellungsbedarf:

  • Entlassungen

  • interne Versetzungen (je nach Abteilungsbedarf)

  • Sabbaticals für die Angestellten

  • Einführung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen (beispielsweise Jahresarbeitszeit, Kurzarbeit oder Teilzeitarbeit)

  • Umstrukturierung der Aufgabenverteilungen (zum Beispiel Vergrößerung oder Verkleinerung von Teams, je nach Aufgabenmenge)

  • Frühere Pensionierung von älteren Mitarbeitern

Weitere Methoden der Personalbedarfsermittlung:

  • Schätzverfahren:
    Der Vorgesetzte oder Abteilungsleiter schätzt den Bedarf anhand seiner Erfahrungen im Unternehmen oder seiner Abteilung.

  • Personalbemessungsmethode:
    Hier ist die benötigte Arbeitszeit eines Mitarbeiters für die Erbringung einer bestimmten Leistung relevant sowie ein Verteilzeitfaktor, der Verzögerungen der Produktion einberechnet. Zusätzlich ermittelt der Arbeitgeber den Reservebedarf, um einen Puffer bei Krankheit oder Urlaub seiner Angestellten zu haben. Diese Methode der Personaleinsatzplanung nutzen häufig Unternehmen in produzierenden Bereichen der Industrie, da die Leistung hier beispielsweise anhand von Stückzahlen exakt gemessen wird.

  • Kennzahlenmethode:
    Der Arbeitgeber errechnet den Personalbedarf, indem er die Anzahl der benötigten Mitarbeiter mit verschiedenen Kennzahlen ins Verhältnis setzt. Mögliche Kennzahlen dafür sind beispielsweise der Umsatz oder der Gewinn. Die Formel lautet in dem Fall: Personalbedarf = Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter

  • Stellenplanmethode:
    Anhand des bisherigen Mitarbeiterbedarfs und unter Hinzunahme geplanter Kennzahlen (zum Beispiel Umsatz oder Produktionsvolumen) schätzt der Vorgesetzte den Bedarf an Angestellten. Hat das Unternehmen beispielsweise das Ziel einer Umsatzsteigerung von 15 Prozent im nächsten Quartal, muss es den Personalbedarf entsprechend anpassen.

  • Monetäre Methoden:
    Der Personalbedarf wird durch einen Finanzrahmen eingegrenzt (beispielsweise durch ein Budget). Der Nachteil dieser Methode für die Personalplanung ist, dass sie nur den finanziell zulässigen Bedarf ermittelt.

  • Laufzettelmethode:
    Die Mitarbeiter halten fest, wie lange sie an ihren Projekten gearbeitet haben – zum Beispiel mit einer digitalen Projektzeiterfassung. Jedes Projekt hat einen eigenen Laufzettel und alle Angestellten, die an der Aufgabe beteiligt waren, notieren ihre Arbeitszeiten. Die Summe gilt als Grundlage für die Bestandsermittlung zur Personalbeschaffung.

(Quelle: wiwiweb.de, wirtschafts-abc.com)


Beispielrechnungen für die quantitative Personalbedarfsplanung

Beispiel 1:
Eine Agentur hat 500 Angestellte. Zusätzlich stehen bereits 20 Pensionierungen und 10 Neueinstellungen für das nächste Jahr fest. Etwa acht Prozent der Arbeitnehmer fehlen durchschnittlich aufgrund von Krankheit oder anderen Umständen. Es gibt keinen saisonabhängigen Personalbedarf. Insgesamt rechnet der Projektleiter mit 800 benötigten Arbeitskräften, um die Aufträge fristgerecht erledigen zu können.

Der Personalbedarf berechnet sich folgendermaßen:

Bruttopersonalbedarf:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf + Zusatzbedarf
Einsatzbedarf: 800 benötigte Mitarbeiter
Reservebedarf: 64 Mitarbeiter (800 Mitarbeiter × acht Prozent durchschnittlich fehlende Angestellte)
Zusatzbedarf: -
Bruttopersonalbedarf = 800 + 64= 864

Ist-Personalbestand:
Ist-Personalbestand = Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen + Ersatzbedarf
Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen: 500 Mitarbeiter
Ersatzbedarf: 10 Mitarbeiter (20 Abgänge - 10 Zugänge)
Ist-Personalbestand = 500 + 10 = 510

Nettopersonalbedarf:
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - Ist-Personalbestand = 864 Mitarbeiter - 510 Mitarbeiter = 354 Mitarbeiter

Es handelt sich um einen Minderbedarf des Unternehmens (positiver Wert). Der Firma fehlen 354 Mitarbeiter, um den Personalbedarf der nächsten Planungsperiode zu decken.

 

Beispiel 2: Personalbemessungsmethode
Ein Produktionsunternehmen hat den Auftrag erhalten, 2.000 Stühle im nächsten Jahr herzustellen. Die Produktionszeit eines Stuhls beträgt zwei Tage. Das Unternehmen beschäftigt 50 Mitarbeiter, die pro Tag acht Stunden arbeiten bei einer 5-Tage-Woche.

Einsatzbedarf:
Einsatzbedarf = (Menge × Zeit) / Regelarbeitszeit = (2.000 Stühle × 2 Tage × 8 Stunden) / (52 Wochen × 40 Stunden) = 32.000 / 2.080 = 15,4

Verteilzeitfaktor:
Der Verteilzeitfaktor berücksichtigt alle Komponenten, die die Produktion verzögern oder verhindern.

Durchschnittliche Fehlzeiten pro Mitarbeiter:

20 Krankheitstage + 30 Urlaubstage + 9 Feiertage = 59 Fehltage

Reale Arbeitstage: 365 Tage im Jahr - 104 Wochenendtage (52 Wochenenden) - 59 Fehltage = 202 Tage

Verteilzeitfaktor = (Fehlzeiten × 100) / reale Arbeitstage = (59 × 100) / 202 = 0,292 = 29,2 %

Reservebedarf:
Reservebedarf = Einsatzbedarf × Verteilzeitfaktor = 15,4 × 0,292 = 4,5

Bruttopersonalbedarf:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf = 15,4 + 4,5 = 19,9 = 20 Mitarbeiter

Nettopersonalbedarf:
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand = 20 Mitarbeiter - 50 Mitarbeiter = -30 Mitarbeiter

Es handelt sich um einen Freistellungsbedarf (negativer Wert). Das Unternehmen hat einen Personalüberschuss, da es derzeit 30 Mitarbeiter über seinem Personalbedarf beschäftigt.


Was ist die qualitative Personalbedarfsplanung?

Die qualitative Personalbedarfsermittlung bezieht sich auf die benötigten Qualifikationen und Kenntnisse von Mitarbeitern für die Erreichung der Unternehmensziele. Hieraus ergeben sich beispielsweise Stellenbündel für die Personalentwicklung. Zusätzlich zu objektiven Fähigkeiten, zum Beispiel eine Berufsausbildung oder Berufserfahrung in einem bestimmten Bereich, kann der Vorgesetzte psychische und physische Komponenten hinzuziehen. Hierbei handelt es sich oftmals um Motivation, Belastbarkeit, Verlässlichkeit oder soziale Fähigkeiten. Außerdem bestimmt das Unternehmen den erforderlichen Zeitraum und den Ort für die Arbeit (zum Beispiel Niederlassung, Team oder Abteilung).

Bonustipp: Die Qualifikationen, die sich aus der qualitativen Personalbedarfsplanung ergeben, können Arbeitgeber in die Stellenausschreibung als Anforderungsprofil aufnehmen. Die psychischen und physischen Fähigkeiten lassen sich gut in Vorstellungsgesprächen testen oder erkennen.


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Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


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