Personalwesen bezeichnet den Unternehmensbereich, der sich mit allen Belangen rund um das Personal beschäftigt und für den gezielten Einsatz von qualifizierten Mitarbeitern sorgt. Dadurch ist das Personalwesen für den Erfolg des Unternehmens mitverantwortlich. In größeren Unternehmen ist das Personalwesen Aufgabe der Personalabteilung. In kleineren hingegen übernimmt es der Arbeitgeber selbst.
Als Synonyme für Personalwesen verwendet man auch Human Resource Management (HRM), Human Resources (HR), Workforce Management, Personalmanagement, Personalarbeit und Personalwirtschaft. Dabei nutzt man die englischen Begriffe vor allem in Unternehmen, die international agieren. Personalmanagement und Personalwirtschaft sind in größeren Unternehmen gebräuchlich.
Im Personalwesen unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Zielen: den ökonomischen Zielen und den sozialen Zielen.
Die ökonomischen Ziele des Personalwesens befassen sich unter anderem mit dem Recruiting von geeigneten Fachkräften, der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern, dem effizienten Umgang mit personellen Ressourcen, der Organisation des Fehlzeitenmanagements und der Förderung des Mitarbeiterpotenzials. Mit diesen Zielen ist die Steigerung der Produktivität und die Innovationsfähigkeit des Unternehmens möglich. Dadurch wird maßgeblich zum Unternehmenserfolg beigetragen.
Die sozialen Ziele des Personalwesens arbeiten auf eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung hin, da beides unerlässlich für ein erfolgreiches Unternehmen ist. Dafür arbeitet man im HR zum Beispiel mit gerechtem Gehalt, einem sicheren Arbeitsplatz, Home-Office-Möglichkeiten, Aufstiegschancen, Mitarbeitermotivation durch Benefits, guter Work-Life-Balance und flexiblen Arbeitszeitmodellen.
Das Personalwesen befasst sich mit einer Reihe von unterschiedlichen Aufgaben: von strategischer Personalbedarfsermittlung über Recruiting bis hin zu administrativer Personaleinsatzplanung.
In der Personalplanung analysiert und ermittelt man den qualitativen und quantitativen Bedarf an Mitarbeitern. Man unterscheidet hier zusätzlich zwischen:
Mit der Personalbedarfsplanung bildet man im Personalwesen die Grundlage für die Personalbeschaffung. Darüber hinaus sichert der Arbeitgeber die Personaldeckung und vermeidet sowohl eine Über- als auch Unterdeckung.
Die Personalentwicklung verfolgt das Ziel, fachliche, soziale und methodische Kompetenzen der Mitarbeiter durch Aus- und Weiterbildung zu fördern. Dadurch sollen sich die Qualifikationen erweitern und Leistungen steigern. Als Instrumente stehen der Personalentwicklung zum Beispiel Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Entwicklungsziele und betriebliche Weiterbildungen zur Verfügung.
Innerhalb der Aufgabe des Recruitings, was häufig mit Personalmarketing gleichgesetzt wird, entscheidet man zwischen der internen und externen Personalbeschaffung. Beide haben das Ziel, den Bedarf an Mitarbeitern zu decken.
Für die interne Personalbeschaffung besetzen Personalreferenten Stellen durch Versetzungen oder Beförderungen von eigenen Mitarbeitern. Die externe Personalbeschaffung hingegen gewinnt neue Mitarbeiter durch beispielsweise öffentliche Stellenausschreibungen.
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Der Personaleinsatz zielt darauf ab, Stellen im Unternehmen mit den richtigen Mitarbeitern optimal zu besetzen. Dadurch vermeidet man eine Unter- oder Überforderung und stärkt die Produktivität sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Darüber hinaus betreut der Personaleinsatz die Angestellten vom ersten Arbeitstag über die Haupteinsatzphase bis hin zum letzten Arbeitstag. In der Personalabgangsphase gehören auch Aufgaben wie Kündigungen und Freistellungen, wie Sabbaticals, dazu. Solche Umstände haben Auswirkungen auf das ganze Personal und können sich sogar auf die Unternehmensziele ausweiten.
Bei der Personalbeurteilung verschafft man sich durch eine Leistungserfassung einen Überblick über die Leistungen, das Potenzial und das Verhalten der Mitarbeiter in Anbetracht ihrer Qualifikationen. Dadurch gewährleistet man eine gewisse Qualität und deckt Verbesserungsmöglichkeiten auf. Die Personalbeurteilung dient als Grundlage für eine gerechte Entlohnung und eine optimale Einsatzplanung.
Rachel führt jährlich Mitarbeitergespräche mit ihren Angestellten, nachdem sie sich das ganze Jahr über immer mal wieder ihre Leistungen angeschaut und Notizen dazu gemacht hat. In der Vorbereitung für die Gespräche ist ihr aufgefallen, dass Ben in letzter Zeit mit seinen Leistungen nachgelassen hat. Rachel vermutet eine Unterforderung in seinem Aufgabengebiet und möchte sein ganzes Potenzial ausschöpfen. Im Gespräch mit Ben bestätigt sich ihr Verdacht. Gemeinsam beschließen die beiden den zusätzlichen Einsatz für einen weiteren Aufgabenbereich und evaluieren die Veränderung ein halbes Jahr später.
Die Personalkommunikation lässt sich in zwei Bereiche einteilen:
Für das Personalwesen ist das Personalcontrolling ein sehr wichtiger Aufgabenbereich, der die Planung, Steuerung und Koordination von personellen Ressourcen übernimmt. Das Personalcontrolling verfolgt das Ziel, Geschehnisse im Personalwesen mittels Kennzahlen zu überprüfen und gegebenenfalls Handlungsempfehlungen zu erstellen.
Im Zuge der Personalabrechnung zahlt man das vereinbarte Entgelt an die Angestellten aus. Außerdem beschäftigt sich die Personalabteilung mit verschiedenen Lohnformen wie Zeitlohn, Akkordlohn oder Prämienlohn. Auch die Lohnabrechnungen und Lohnnebenkosten werden thematisiert.
Das Entgeltmanagement sowie das Entlohnungssystem eines Unternehmens sollten fair und transparent sein. Das schafft eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit, die zur Mitarbeiterbindung beiträgt.
Die Personalverwaltung befasst sich mit administrativen Aufgaben rund um personelle Angelegenheiten. Darunter fallen beispielsweise das Anlegen und Pflegen von Personalakten, Erfassen von Arbeitszeiten und Erstellen von Personalstatistiken.
Personalführung beschreibt, wie Unternehmensziele durch die Beeinflussung des Verhaltens und der Einstellung von Angestellten verfolgt werden. Gerade Mitarbeitermotivation bewirkt ein positives Mitarbeiterverhalten.
Das strategische Personalmanagement beinhaltet eine Personalstrategie mit gezielter Planung, sodass man in der Personalabteilung vorausschauend handeln kann. Hier finden beispielsweise Themen wie New Work, Vertrauensarbeitszeit und HR-Digitalisierung ihren Platz.
Personaler stehen sowohl dem Arbeitgeber als auch anderen Kollegen für arbeitsrechtliche Fragen zur Verfügung. Darüber hinaus dokumentieren sie gesetzlich festgeschriebene Maßnahmen wie die Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungen und Hygienemaßnahmen.
Die zentrale Organisationsform des Personalwesens eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, da alle Aufgaben rund um das Personalwesen abteilungsübergreifend von der Personalabteilung übernommen werden. Ein Vorteil dieser Form ist, dass alle Vorgänge und Methoden einheitlich vorgenommen werden. Wächst das Unternehmen jedoch und hat sogar weitere Standorte, birgt dies einen Nachteil: Arbeitgeber können schwer individuelle Anpassungen vornehmen und werden schlechter unterschiedlichen Anforderungen gerecht.
Die dezentrale Form findet ihren Einsatz in Großunternehmen. Bei dieser Art bleiben alle personalwirtschaftlichen Aspekte in den jeweiligen Abteilungen oder Firmensitzen.
Auch eine Mischform zwischen zentraler und dezentraler Form ist denkbar: Dabei gibt es eine zentrale Personalabteilung im Hauptsitz und zusätzlich dezentrale Personalabteilungen pro Fachbereich. Diese übernehmen dann sinnvoll ausgelagerte Aufgaben.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea