Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, ist ein schriftliches Dokument über die Zusammensetzung von Lohn oder Gehalt in einem festgelegten Zeitraum. Sie beinhaltet Netto- und Bruttolohn. Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnung aus.
In einer Lohnabrechnung stehen sämtliche Posten, aus denen sich der Lohn beziehungsweise das Gehalt zusammensetzt, aufgelistet, transparent und nachvollziehbar für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Behörden. Das ist notwendig, weil sie zum Beispiel auch für das Finanzamt oder die Krankenkasse von Bedeutung ist. Daher ist die Lohnabrechnung ein sensibles Dokument, in dem keine Fehler passieren dürfen. Der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung liegt darin, dass die Lohnabrechnung auf variablen Arbeitszeiten oder Leistungen basiert (z. B. Stundenlohn oder Akkordlohn), während die Gehaltsabrechnung ein festes monatliches Einkommen unabhängig von der Arbeitszeit oder Leistung ausweist.
Nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Lohnabrechnung ausstellen. Dies gilt laut Gesetz allerdings nur, wenn sich seit der letzten Abrechnung Änderungen ergeben haben. Ist dies der Fall, sollte der Arbeitgeber im Dokument die Änderung deutlich machen und auf die zuvor gleichgebliebenen Abrechnungen hinweisen.
Die Gehaltsabrechnung darf elektronisch, inklusive Druck oder auch handschriftlich erfolgen, aber die Textform ist notwendig.
§ 108 Gewerbeordnung legt fest, welche Inhalte notwendig sind. Es handelt sich dabei um den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Die Zusammensetzung enthält, neben üblichem Lohn oder Gehalt, die „Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse“. Somit hilft die Entgeltabrechnung dabei, die Berechnung des letztlichen Auszahlungsbetrags besser nachvollziehen zu können.
Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV, Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung) führt ergänzend dazu detaillierter auf, welche Bestandteile hinsichtlich Bruttogehalt und Nettogehalt beziehungsweise -lohn notwendig sind:
Die detaillierte Aufstellung dient der genauen Übersicht über den Auszahlungsbetrag. Kein Cent vom Bruttogehalt soll unzugewiesen bleiben.
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Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung nutzt der Volksmund oft gleichbedeutend, obwohl ein genauer Unterschied besteht. Lohn bedeutet eine Vergütung der Arbeitsleistung auf Basis der gearbeiteten Stunden. Demnach kann sich der Lohn von Monat zu Monat ändern. Ein Gehalt ist für jeden Monat gleich festgelegt und ändert sich dementsprechend nur durch Gehaltserhöhungen oder -minderungen.
Sowohl bei Lohn als auch bei Gehalt handelt es sich um Entgelt. Dieses umfasst nicht nur Geldzahlungen, sondern beispielsweise auch Sachbezüge wie ein Jobticket.
| Kriterium | Lohnabrechnung | Gehaltsabrechnung |
|---|---|---|
| Definition | Abrechnung für Arbeitnehmer, deren Vergütung auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden oder produzierten Stückzahlen erfolgt. | Abrechnung für Arbeitnehmer mit festem monatlichen Gehalt, unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit. |
| Berechnungsgrundlage | Variiert je nach geleisteten Stunden oder produzierter Menge – kann monatlich unterschiedlich sein. | Fester Betrag, der monatlich gleich bleibt. |
| Variabilität des Einkommens | Hohe Variabilität aufgrund von Schwankungen in der Arbeitszeit oder Produktion. | Geringe Variabilität – das Einkommen bleibt konstant, es sei denn, es gibt Boni oder Zuschläge. |
| Anwendung | Häufig bei gewerblichen Arbeitnehmern, z. B. in der Produktion oder im Handwerk. | Typisch für Angestellte in Büros oder im Dienstleistungssektor. |
| Abrechnungszeitraum | Oftmals wöchentlich oder monatlich, abhängig von den geleisteten Stunden. | In der Regel monatlich. |
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Trotzdem brauchen Arbeitnehmer und eventuell Behörden das Dokument über Bruttolohn und Nettolohn rechtzeitig, um die Posten überprüfen zu können.
Die Abrechnung geht einher mit einer Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer in der Pflicht steht, das Dokument beim Arbeitgeber abzuholen beziehungsweise zu erfragen, wenn er es nicht automatisch bekommt. Der Arbeitgeber ist nichtsdestotrotz verpflichtet, die Lohnabrechnung zu erstellen, außer, es hat sich zur vorigen Abrechnung nichts geändert.
Mit der Lohnzahlung überweist der Arbeitgeber die abgabepflichtigen Beiträge an die Behörden. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer gehen ans Finanzamt, die Sozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung sowie Arbeitslosenversicherung an die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters.
Bezieht ein Arbeitnehmer keinen Lohn oder Gehalt vom Arbeitgeber, bekommt er keine Abrechnung. Das ist zum Beispiel in Elternzeit der Fall, denn hier erhält der Arbeitnehmer das Geld vom Staat. Auch beim Bezug von Krankengeld, nachdem der Arbeitgeber bereits sechs Wochen Lohnfortzahlung geleistet hat, erhält der Arbeitnehmer keinen Lohn oder Gehalt mehr.
Die Erstellung einer Lohnabrechnung ist eine wichtige Aufgabe für Arbeitgeber, um den Mitarbeitern eine transparente Übersicht über ihren Verdienst und die Abzüge zu bieten. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen kompakt, welche Schritte nötig sind und worauf Sie dabei achten müssen.
Die Lohnabrechnung erfolgt in fünf Schritten:
Am Ende jeder Lohnabrechnung sollten alle wichtigen Posten korrekt aufgeführt sein, damit sowohl Sie als Arbeitgeber als auch Ihre Mitarbeiter alle Abrechnungsdetails nachvollziehen können.
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Die jährliche Lohnsteuerbescheinigung dient als Nachweis für die Steuererklärung und dokumentiert alle gezahlten Steuern und Sozialabgaben im Jahr. Arbeitgeber übermitteln die darin enthaltenen Daten elektronisch ans Finanzamt, wodurch die Bearbeitung der Steuererklärungen vereinfacht wird. Die Jahreslohnabrechnung zeigt Arbeitnehmern, ob eine Steuerrückerstattung oder Nachzahlung möglich ist. Zudem erfüllt sie gesetzliche Vorgaben und dient als Einkommensnachweis.
Arbeitgeber stellen die Lohnabrechnung aus und sind verantwortlich dafür, dass diese korrekt ist. Vergisst ein Arbeitgeber aber, dem Mitarbeiter die Beiträge zu den Sozialversicherungen abzuziehen, darf er dies nach § 28g Sozialgesetzbuch IV innerhalb von drei Monaten nachholen. Hat der Arbeitgeber nicht genügend Lohnsteuer einbehalten, um diese dem Finanzamt zu zahlen, macht er beim Amt eine haftungsbefreiende Anzeige nach § 41c Absatz 3 Einkommensteuergesetz. Das Finanzamt kann sich die fehlenden Steuern dann beim Arbeitnehmer holen.
Dokumente, die mit dem Lohnsteuerabzug zu tun haben, müssen nach § 41 Einkommensteuergesetz sechs Jahre lang aufbewahrt werden, also auch die Lohnabrechnung. Geht es in der Lohnabrechnung auch um die betriebliche Gewinnermittelung, beträgt die Frist zehn Jahre. Mit einem Bezug zur betrieblichen Altersvorsorge sind es sogar 30 Jahre (§ 18a BetrAVG).
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft nur den Arbeitgeber. Arbeitnehmer haben mit den Lohnabrechnungen jedoch Nachweise für ihre späteren Rentenansprüche.
Arbeitnehmer können Widerspruch erheben, wenn sie denken, ihre Lohnabrechnung sei fehlerhaft. Ein Beispiel sind zu wenig übrige Urlaubstage. Es empfiehlt sich die Schriftform. Im Widerspruch besteht die Möglichkeit, dem Arbeitgeber eine Frist zur Korrektur zu setzen. Entstehen für den Arbeitnehmer Nachteile, etwa Gebühren für ein überzogenes Konto, können sie den Arbeitgeber dafür zahlen lassen, wenn der Widerspruch gerechtfertigt ist.
Unternehmen mit erforderlichem Fachwissen oder einer Personalabteilung machen die Lohnabrechnungen meist selbst. Gibt es jedoch keinen Experten vor Ort, lohnt sich die externe Bearbeitung oder ein Lohnabrechnungsprogramm. Diese machen die Lohnabrechnung online, ohne dass viel Hintergrundwissen benötigt wird.
Bei einer geringfügigen Beschäftigung liegt die obere Verdienstgrenze monatlich bei 450 Euro. Daraus ergeben sich Besonderheiten bei der Lohnabrechnung. Für einen Minijob gelten für die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer bestimmte Pauschalen.
Minijobber haben die Möglichkeit, freiwillig auf die Zahlung der Aufstockung zum vollen Rentenanspruch zu verzichten. Die pauschalen 13 Prozent des Arbeitgebers an eine Krankenkasse sind nicht gleichzusetzen mit einer Krankenversicherung des Arbeitnehmers. Um diese kümmert der Mitarbeiter sich selbst.
Ein Minijob als Nebeneinkunft ist übrigens immer der Lohnsteuerklasse 6 zuzuordnen.
Die Lohnsteuerklasse eines Arbeitnehmers beeinflusst maßgeblich die Höhe der Lohnsteuerabzüge und somit das Nettogehalt. In Deutschland gibt es sechs Steuerklassen, die sich nach dem Familienstand und der Beschäftigungssituation richten:
Die Wahl der passenden Steuerklasse ist wichtig, da sie direkten Einfluss auf die monatlichen Abzüge und das verfügbare Nettoeinkommen hat. Es ist daher ratsam, die individuelle Lebenssituation regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls die Steuerklasse anzupassen. So können steuerliche Vorteile optimal genutzt werden, beispielsweise bei Ehepaaren, wenn einer der beiden Partner ein deutlich höheres Einkommen hat.
Im Gegensatz zum Gehalt zahlt der Arbeitgeber Lohn auf Stundenbasis. Um zu wissen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat, ist eine Zeiterfassung notwendig. Diese kann auf Papier stattfinden, es gibt aber Cloudsysteme, die Zeiterfassung als Software anbieten. Mit solchen Programmen nehmen die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten auf. Die Daten sind automatisch gespeichert und bereit für die Weiterverarbeitung in einem Lohnabrechnungsprogramm. Doch auch für Gehaltsabrechnungen existieren Anwendungsfälle, zum Beispiel für genommene und verbleibende Urlaubs- und Krankheitstage.
Mit der Zeiterfassung Clockodo funktioniert die Aufnahme der Arbeitszeiten über den PC oder die mobile App. Die Zeiten sind in der Cloud gespeichert und können für die Lohnbuchhaltung exportiert oder direkt zu angebundenen Partnern übertragen werden. Auch die Abwesenheitsplanung mit Urlaubs- und Krankheitstagen findet im Tool statt.
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Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea