Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?
Der Verantwortungsbereich der Lohnbuchhaltung ist sehr umfangreich aufgestellt und lässt sich in folgende Kernbereiche gliedern:
Personenstammdaten pflegen
In der Lohnbuchhaltung wird für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto beim Eintritt in das Unternehmen erstellt. Dieses enthält sämtliche Personalstammdaten, die zum Beispiel für das Finanzamt und die Krankenkasse wichtig sind. Es werden erforderliche Daten wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Adresse abgefragt. Die konkreten Bestandteile des Kontos sind in § 41 EStG (Einkommensteuergesetz) sowie in § 4 LSdTV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung) festgelegt und weiter unten gelistet.
Die Lohnbuchhaltung informiert mit der Eröffnung eines neuen Kontos die Träger der Sozialversicherungen und meldet den neuen Mitarbeiter dort an. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, kümmert sich die Gehaltsbuchhaltung darum, diesen entsprechend wieder abzumelden. Ändern sich Personenstammdaten während des Arbeitsverhältnisses, ist die Lohnbuchhaltung verantwortlich, das entsprechende Lohnkonto auf den aktuellen Stand zu bringen und auch diese Information an entsprechende Stellen wie die Sozialversicherungsträger weiterzugeben.
Jahreslohnkonten führen
Im Zusammenhang mit dem Lohnkonto sind neben den Personalstammdaten weitere Informationen wichtig, um die sich die Lohnbuchhaltung kümmert. Das Jahreslohnkonto eines jeden Mitarbeiters erteilt Auskunft darüber, zu welchem Zeitpunkt welchem Mitarbeiter wie viel Lohn ausgezahlt wurde. Ebenso enthält das Konto neben den oben aufgeführten personenbezogenen Daten weitere Informationen:
- Lohnsteuerklasse
- Lohnzahlungszeitraum
- Lohnsteuerabzug
- Sonderzahlungen
- Freibeträge
- Außerordentliche Einkünfte
- …
Eine vollständige Aufzählung ist in § 41 EStG sowie in § 4 LSdTV zu finden.
Kompliziert wird es für die Lohnbuchhaltung, wenn die Mitarbeiter nach Stundenlohn, auf den gegebenenfalls auch Zuschläge draufkommen, bezahlt werden. Wohingegen eine 40-Stunden-Woche in einem Angestelltenverhältnis einfacher abzurechnen ist.
Zum Jahresende schließt die Lohnbuchhaltung alle Lohnkonten ab und übermittelt sie an die Sozialversicherungsträger, an die Agentur für Arbeit und an Statistikämter. Beschäftigt ein Unternehmen mehr als zehn Mitarbeiter, ist es dazu verpflichtet, zum Jahresabschluss einen Lohnsteuer-Ausgleich durchzuführen und die Summe aller abgeschlossenen Konten an die Finanzverwaltung zu senden. Bei weniger als zehn Mitarbeitern steht es dem Arbeitgeber frei, dies zu tun.
Arbeitnehmerbezüge abrechnen
Eine wesentliche Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Ermittlung und Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge. Dazu berechnet sie für jeden Mitarbeiter die Gesamtbezüge. Darunter fallen neben dem Lohn auch Lohnsteuern, Lohnnebensteuern und abzuführende Sozialversicherungsbeiträge. Auf Grundlage dieser Daten wird dann die Entgeltabrechnung (Gehalts- oder Lohnabrechnung) eines jeden Mitarbeiters erstellt und an ihn übermittelt.
Gesetzlich vorgegebene Meldeerfordernisse erfüllen
Für die Lohnbuchhaltung gelten gesetzlich vorgegebene Meldeerfordernisse, denen sie neben der Ermittlung, Abrechnung und Buchung von Löhnen nachkommen muss. Dazu fordert der Gesetzgeber folgende Meldungen:
- Lohnsteueranmeldung
- Krankenkassen-Beitragsnachweise
- DEÜV-Meldungen
Die DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) regelt die Erfassung und Übermittlung von Daten an die Träger der Sozialversicherungen. Darin ist festgehalten, von wem welche Meldungen zu erstatten sind. Die Krankenkassen, Pflegekassen und Rentenversicherungen sind auf diese Informationen angewiesen, um ihre Arbeit ausführen zu können. Ebenso werden mit Hilfe dieser Verordnung die Ansprüche der Mitarbeiter gegenüber den Kassen und den Trägern der Versicherungen sichergestellt.
Insbesondere in diesem Punkt trägt die Lohnbuchhaltung eine große Verantwortung: Das Finanzamt und auch die Rentenversicherungsträger führen in regelmäßigen Abständen Lohnsteueraußenprüfungen und weitere Kontrollen durch, um die Richtigkeit und Ordnung sicherzustellen. Da ist es essenziell, die Lohnbuchhaltung präzise und fehlerfrei vorzunehmen.
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung erstellen
Eine weitere Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist es dafür zu sorgen, dass der Lohn beziehungsweise das Gehalt an alle Mitarbeiter gezahlt wird. Dazu erstellt der Lohnbuchhalter Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung, damit der Lohn auf die entsprechenden Konten der Arbeitnehmer überwiesen wird.
In manchen (kleineren) Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung ebenfalls mit der Erstellung von Arbeitsverträgen betraut.
Entgeltrechnungen anfertigen
Im Zuge der Belegerstellung für die Auszahlung der Gehälter fertigt die Lohnbuchhaltung auch Gehaltsabrechnungen oder Lohnabrechnungen an. Diese enthalten alle Bestandteile des Bruttolohnes und werden den Mitarbeitern in der Regel am Ende des Abrechnungszeitraumes ausgehändigt.