Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung oder Gehaltsbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung und Pflege der Personalstammdaten sowie mit der Abwicklung von Lohn- oder Gehaltsabrechnungen.

Der Gesetzgeber verpflichtet jedes Unternehmen mit Mitareitern zu einer Finanz- und Lohnbuchführung. Dabei ist den Arbeitgebern überlassen, ob sie sich selber um die Lohnbuchhaltung kümmern, einen betriebseigenen Lohnbuchhalter einstellen oder die ganze Thematik an den Steuerberater beziehungsweise an ein Lohnbüro abgeben. Um die Lohnbuchhaltung vorzunehmen, sind Kenntnisse im Bereich des Lohnsteuerrechts, Sozialversicherungsrechts sowie des Arbeitsrechts erforderlich. Besonders da viele Neuerungen und gesetzliche Änderungen die Lohnbuchhaltung betreffen, müssen sich Lohnbuchhalter über ihre Kompetenzen hinaus informieren und weiterbilden.

Der Verantwortungsbereich der Lohnbuchhaltung ist sehr umfangreich aufgestellt und lässt sich in folgende Kernbereiche gliedern:

Da die Lohnbuchhaltung Lohnabrechnungen beziehungsweise Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter erstellt und deren Lohnkonten führt, unterliegt sie festgelegten rechtlichen Grundlagen, die in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) definiert sind.

Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
Die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung hält in § 4 LStDV genau fest, welche Bestandteile im Lohnkonto Pflicht sind:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• vollständige Adresse
• Freibeträge für den Lohnsteuerabzug
• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
• Vorsorgefreibeträge

Zusätzlich müssen im Lohnkonto bei jeder Lohnabrechnung folgende Informationen aufgeführt werden:

• Tag der Lohnzahlung
• Lohnzahlungszeitraum
• Barlohn
• Sachbezüge
• einbehaltene Lohnsteuer
• steuerfreie Bezüge 
• Bezüge, die von der Lohnsteuer freigestellt sind (gemäß § 34c Abs. 5 EStG)
• außerordentliche Einkünfte (gemäß § 34 (1) und (2) Nr. 2 und 4 EStG)
• das Vorliegen der Voraussetzungen für den Förderbetrag (gemäß § 100 EStG)
• Bezüge, die nach §§ 40 bis 40b EStG pauschal besteuert worden sind

Gewerbeordnung (GewO)

Die Gewerbeordnung bestimmt in § 108 GewO, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, seinen Mitarbeitern bei der Auszahlung des Entgelts eine transparente Abrechnung in Textform (Lohnabrechnung) zu übermitteln. In der Regel wird das Gehalt monatlich gezahlt. Entsprechend wird auch die Lohnabrechnung monatlich erstellt. Gibt es keine Änderungen hinsichtlich der gelisteten Angaben seit der letzten Abrechnung, verfällt die Verpflichtung des Arbeitgebers. Üblicherweise stellen Arbeitgeber dennoch jeden Monat die Lohnabrechnung zur Verfügung, da diese für die Arbeitnehmer ein wichtiges Dokument darstellt (zum Beispiel als Nachweis für Vermieter, bei der Bank, etc.). 

Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)

Die Entgeltbescheinigungsverordnung regelt, welche Bestandteile in der Lohnabrechnung verpflichtend aufgeführt sein müssen. Folgende Daten sollte sie hinsichtlich des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers beinhalten:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• unter Umständen Ende des Beschäftigungsverhältnisses
• Abrechnungszeitraum, Steuertage, Sozialversicherungstage
• Steuerklasse
• Zahl der Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat
• Steueridentifikationsnummer
• Beitragsgruppenschlüssel
• zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag

Auch wenn der Arbeitnehmer selbst seine Lohnabrechnung auf die Richtigkeit der Angaben hin überprüfen kann, wird die Lohnbuchhaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen regemäßig kontrolliert. Dabei können vier verschiedene Betriebsprüfungen von zwei unterschiedlichen Stellen durchgeführt werden:

• Lohnsteuer- und Außenprüfung (Finanzamt)
• Umsatzsteuersonderprüfung (Finanzamt)
• Sozialversicherungsprüfung (Rentenversicherungsträger)
• Betriebsprüfung zur Unfallversicherung (Rentenversicherungsträger)

Um den Arbeitgeber organisatorisch zu entlasten, sind die Prüfungen durch das Finanzamt und den Rentensicherungsträger auch zeitgleich durchführbar.

Der Fokus dieser Überprüfungen liegt zum einen auf Werbungskosten. Bei diesen werden konkret folgende Ausgaben geprüft:

• Reisekosten
• doppelte Haushaltsführung
• Aufwendungen für ein Arbeitszimmer zu Hause

Darüber hinaus liegt der Schwerpunkt der Prüfung auch auf Sachbezügen sowie geldwerten Vorteilen. Darunter fallen folgende Angaben:

• Betriebsveranstaltungen
• Geschenke an Mitarbeiter
• Firmenwagen
• betriebliche Altersvorsorge

Zusätzlich durchleuchten die Betriebsprüfer die Abrechnung von Praktikanten, Werkstudenten, geringfügig Beschäftigen sowie von Schülern. Im Anschluss an die Betriebsprüfung gibt es in der Regel eine Besprechung mit dem Arbeitgeber.

Die Lohnsteuer- und Außenprüfung (lohn-info.de) nimmt das Betriebsstätten-Finanzamt im Außendienst vor und prüft dabei Sachverhalte, die ausschließlich für die Lohnsteuer relevant sind. Darunter fallen Aspekte wie die vorschriftsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages. Die Prüfung wird dem Betrieb rechtzeitig gemeldet.

Die Umsatzsteuersonderprüfung (rechnungswesen-portal.de) fokussiert sich bei der Untersuchung auf geldwerte Vorteile und Sachzuwendungen. Auch hierfür ist der Außendienst des Betriebsstätten-Finanzamtes zuständig und prüft, ob die Umsatzsteuer richtig abgeführt wurde. Diese ist zum Beispiel in Verpflegungsaufwendungen enthalten.

Die Sozialversicherungsprüfung übernehmen die Rentenversicherungsträger. Sie kontrollieren, ob alle Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abgeführt wurden und allen Meldeerfordernissen korrekt nachgegangen wurde.

Seit 2010 sind die Rentenversicherungsträger auch für die Betriebsprüfung der Unfallversicherungen verantwortlich. Hierfür prüfen sie, ob alle Arbeitnehmer korrekt zur Unfallversicherung angemeldet worden sind und ob die Beiträge dafür entsprechend abgeführt wurden.

Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.

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