Mit der Lohnbuchhaltung verwalten Unternehmen Gehälter, Abzüge und Meldungen systematisch. Sie bildet einen zentralen Teil der Personalabrechnung. Der Artikel zeigt Prozesse, Pflichten und praktische Hilfsmittel.
Die Lohnbuchhaltung ist ein zentraler Teil des Rechnungswesens eines Unternehmens und befasst sich mit der Verwaltung aller Prozesse rund um die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter. Sie umfasst die Berechnung von Löhnen und Gehältern, die Berücksichtigung von Steuern und Sozialabgaben sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Zudem sorgt die Lohnbuchhaltung für die termingerechte Überweisung der Nettobeträge an die Mitarbeiter und die Abführung der entsprechenden Beträge an Finanzämter und Sozialversicherungsträger. Eine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung ist wichtig, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und eine reibungslose Entlohnung der Belegschaft sicherzustellen.
Der Gesetzgeber verpflichtet jedes Unternehmen mit Mitarbeitern zu einer Finanz- und Lohnbuchführung. Dabei ist es den Arbeitgebern überlassen, ob sie sich selbst um die Lohnbuchhaltung kümmern, einen betriebseigenen Lohnbuchhalter einstellen oder die ganze Thematik an den Steuerberater beziehungsweise an ein Lohnbüro abgeben. Um die Lohnbuchhaltung vorzunehmen, sind Kenntnisse im Bereich des Lohnsteuerrechts, Sozialversicherungsrechts sowie des Arbeitsrechts erforderlich. Besonders da viele Neuerungen und gesetzliche Änderungen die Lohnbuchhaltung betreffen, müssen sich Lohnbuchhalter über ihre Kompetenzen hinaus informieren und weiterbilden.
Für die interne Buchhaltung, die entweder der Arbeitgeber selbst übernimmt oder ein verantwortlicher Mitarbeiter, stehen verschiedene Lohnbuchhaltungs-Softwares zur Verfügung. Sie unterstützen denjenigen beim Erledigen der anfallenden Aufgaben und sind zudem günstiger als Steuerbüros. Gerade bei einer überschaubaren Mitarbeiteranzahl bietet sich diese Vorgehensweise an.
Arbeitgeber, die zum Beispiel eine große Anzahl von Mitarbeitern haben oder sich lieber auf das Kerngeschäft konzentrieren möchten, können die Lohnbuchhaltung an den Steuerberater abgeben oder ein Lohnbüro beauftragen. Da sich dann Experten persönlich mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen und diese schnell und professionell erledigen, sind die Kosten entsprechend höher als die einer Software.
| Vorteile der internen Lohnbuchhaltung | Vorteile der externen Lohnbuchhaltung |
|---|---|
| Kostenkontrolle: Direkte Kontrolle über Ausgaben, mögliche Einsparungen bei vorhandenen Ressourcen. | Fachwissen nutzen: Zugriff auf externes Expertenwissen und aktuelle Branchenkenntnisse. |
| Datensicherheit: Sensible Mitarbeiterdaten bleiben im Unternehmen. | Zeitersparnis: Entlastung der Mitarbeiter, Fokus auf das Kerngeschäft. |
| Flexibilität: Schnelle Anpassungen und individuelle Lösungen intern möglich. | Haftungsreduzierung: Haftungsrisiken können ggf. an den Dienstleister übertragen werden. |
| Know-how-Aufbau: Entwicklung von internem Fachwissen und Expertise. | Kosteneffizienz: Keine Investition in Schulungen nötig, kalkulierbare Kosten. |
| Direkte Kommunikation: Kurze Abstimmungswege innerhalb des Unternehmens. | Aktualität: Externe Anbieter sind stets über gesetzliche Änderungen informiert. |
Der Verantwortungsbereich der Lohnbuchhaltung ist sehr umfangreich aufgestellt und lässt sich in folgende Kernbereiche gliedern:
In der Lohnbuchhaltung wird für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto beim Eintritt in das Unternehmen erstellt. Dieses enthält sämtliche Personalstammdaten, die zum Beispiel für das Finanzamt und die Krankenkasse wichtig sind. Es werden erforderliche Daten wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Adresse abgefragt. Die konkreten Bestandteile des Kontos sind in § 41 EStG (Einkommensteuergesetz) sowie in § 4 LSdTV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung) festgelegt und weiter unten gelistet.
Die Lohnbuchhaltung informiert mit der Eröffnung eines neuen Kontos die Träger der Sozialversicherungen und meldet den neuen Mitarbeiter dort an. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, kümmert sich die Gehaltsbuchhaltung darum, diesen entsprechend wieder abzumelden. Ändern sich Personenstammdaten während des Arbeitsverhältnisses, ist die Lohnbuchhaltung verantwortlich, das entsprechende Lohnkonto auf den aktuellen Stand zu bringen und auch diese Information an entsprechende Stellen wie die Sozialversicherungsträger weiterzugeben.
Im Zusammenhang mit dem Lohnkonto sind neben den Personalstammdaten weitere Informationen wichtig, um die sich die Lohnbuchhaltung kümmert. Das Jahreslohnkonto eines jeden Mitarbeiters erteilt Auskunft darüber, welchem Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt wie viel Lohn ausgezahlt wurde. Ebenso enthält das Konto neben den oben aufgeführten personenbezogenen Daten weitere Informationen:
Eine vollständige Aufzählung ist in § 41 EStG sowie in § 4 LSdTV zu finden.
Kompliziert wird es für die Lohnbuchhaltung, wenn die Mitarbeiter nach Stundenlohn, auf den gegebenenfalls auch Zuschläge draufkommen, bezahlt werden. Wohingegen eine pauschale 40-Stunden-Woche in einem Angestelltenverhältnis einfacher abzurechnen ist.
Zum Jahresende schließt die Lohnbuchhaltung alle Lohnkonten ab und übermittelt sie an die Sozialversicherungsträger, an die Agentur für Arbeit und an Statistikämter. Beschäftigt ein Unternehmen mehr als zehn Mitarbeiter, ist es dazu verpflichtet, zum Jahresabschluss einen Lohnsteuerausgleich durchzuführen und die Summe aller abgeschlossenen Konten an die Finanzverwaltung zu senden. Bei weniger als zehn Mitarbeitern steht es dem Arbeitgeber frei, dies zu tun.
Eine wesentliche Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Ermittlung und Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge. Dazu berechnet sie für jeden Mitarbeiter die Gesamtbezüge. Darunter fallen neben dem Lohn auch Lohnsteuern, Lohnnebensteuern und abzuführende Sozialversicherungsbeiträge. Auf Grundlage dieser Daten wird dann die Entgeltabrechnung (Gehalts- oder Lohnabrechnung) eines jeden Mitarbeiters erstellt und an ihn übermittelt.
Für die Lohnbuchhaltung gelten gesetzlich vorgegebene Meldeerfordernisse, denen sie neben der Ermittlung, Abrechnung und Buchung von Löhnen nachkommen muss. Dazu fordert der Gesetzgeber folgende Meldungen:
Die DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) regelt die Erfassung und Übermittlung von Daten an die Träger der Sozialversicherungen. Darin ist festgehalten, von wem welche Meldungen zu erstatten sind. Die Krankenkassen, Pflegekassen und Rentenversicherungen sind auf diese Informationen angewiesen, um ihre Arbeit ausführen zu können. Ebenso werden mit Hilfe dieser Verordnung die Ansprüche der Mitarbeiter gegenüber den Kassen und den Trägern der Versicherungen sichergestellt.
Insbesondere in diesem Punkt trägt die Lohnbuchhaltung eine große Verantwortung: Das Finanzamt und auch die Rentenversicherungsträger führen in regelmäßigen Abständen Lohnsteueraußenprüfungen und weitere Kontrollen durch, um die Richtigkeit und Ordnung sicherzustellen. Da ist es essenziell, die Lohnbuchhaltung präzise und fehlerfrei vorzunehmen.
Eine weitere Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist es, dafür zu sorgen, dass der Lohn beziehungsweise das Gehalt an alle Mitarbeiter gezahlt wird. Dazu erstellt der Lohnbuchhalter Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung, damit der Lohn auf die entsprechenden Konten der Arbeitnehmer überwiesen wird.
In manchen (kleineren) Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung ebenfalls mit der Erstellung von Arbeitsverträgen betraut.
Im Zuge der Belegerstellung für die Auszahlung der Gehälter fertigt die Lohnbuchhaltung auch Gehaltsabrechnungen oder Lohnabrechnungen an. Diese enthalten alle Bestandteile des Bruttolohnes und werden den Mitarbeitern in der Regel am Ende des Abrechnungszeitraumes ausgehändigt.
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Da die Lohnbuchhaltung Lohnabrechnungen beziehungsweise Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter erstellt und deren Lohnkonten führt, unterliegt sie festgelegten rechtlichen Grundlagen, die in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) definiert sind.
Die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung hält in § 4 LStDV genau fest, welche Bestandteile im Lohnkonto Pflicht sind:
Zusätzlich müssen im Lohnkonto bei jeder Lohnabrechnung folgende Informationen aufgeführt werden:
Die Gewerbeordnung bestimmt in § 108 GewO, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, seinen Mitarbeitern bei der Auszahlung des Entgelts eine transparente Abrechnung in Textform (Lohnabrechnung) zu übermitteln. In der Regel wird das Gehalt monatlich gezahlt. Entsprechend wird auch die Lohnabrechnung monatlich erstellt. Gibt es keine Änderungen hinsichtlich der gelisteten Angaben seit der letzten Abrechnung, verfällt die Verpflichtung des Arbeitgebers. Üblicherweise stellen Arbeitgeber dennoch jeden Monat die Lohnabrechnung zur Verfügung, da diese für die Arbeitnehmer ein wichtiges Dokument darstellt (zum Beispiel als Nachweis für Vermieter, bei der Bank, etc.).
Die Entgeltbescheinigungsverordnung regelt, welche Bestandteile in der Lohnabrechnung verpflichtend aufgeführt sein müssen. Folgende Daten sollte sie hinsichtlich des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers beinhalten:
Auch wenn der Arbeitnehmer selbst seine Lohnabrechnung erstellen und auf die Richtigkeit der Angaben hin überprüfen kann, wird die Lohnbuchhaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig kontrolliert. Dabei können vier verschiedene Betriebsprüfungen von zwei unterschiedlichen Stellen durchgeführt werden:
Um den Arbeitgeber organisatorisch zu entlasten, sind die Prüfungen durch das Finanzamt und den Rentenversicherungsträger auch zeitgleich durchführbar.
Der Fokus dieser Überprüfungen liegt zum einen auf Werbungskosten. Bei diesen werden konkret folgende Ausgaben geprüft:
Darüber hinaus liegt der Schwerpunkt der Prüfung auch auf Sachbezügen sowie geldwerten Vorteilen. Darunter fallen folgende Angaben:
Zusätzlich durchleuchten die Betriebsprüfer die Abrechnung von Praktikanten, Werkstudenten, geringfügig Beschäftigten sowie von Schülern. Im Anschluss an die Betriebsprüfung gibt es in der Regel eine Besprechung mit dem Arbeitgeber.
Das Gespräch sollte der Geschäftsführer oder der Inhaber möglichst wahrnehmen, um fragliche Sachverhalte gegebenenfalls zu eigenen Gunsten klären oder um wenn nötig Hilfe in Anspruch nehmen zu können.
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Die Lohnsteuer- und Außenprüfung (lohn-info.de) nimmt das Betriebsstätten-Finanzamt im Außendienst vor und prüft dabei Sachverhalte, die ausschließlich für die Lohnsteuer relevant sind. Darunter fallen Aspekte wie die vorschriftsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages. Die Prüfung wird dem Betrieb rechtzeitig gemeldet.
Die Umsatzsteuersonderprüfung (rechnungswesen-portal.de) fokussiert sich bei der Untersuchung auf geldwerte Vorteile und Sachzuwendungen. Auch hierfür ist der Außendienst des Betriebsstätten-Finanzamtes zuständig und prüft, ob die Umsatzsteuer richtig abgeführt wurde. Diese ist zum Beispiel in Verpflegungsaufwendungen enthalten.
Die Sozialversicherungsprüfung übernehmen die Rentenversicherungsträger. Sie kontrollieren, ob alle Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abgeführt wurden und allen Meldeerfordernissen korrekt nachgegangen wurde.
Seit 2010 sind die Rentenversicherungsträger auch für die Betriebsprüfung der Unfallversicherungen verantwortlich. Hierfür prüfen sie, ob alle Arbeitnehmer korrekt zur Unfallversicherung angemeldet worden sind und ob die Beiträge dafür entsprechend abgeführt wurden.
Die Aufbewahrungsfristen in der Lohnbuchhaltung sind gesetzlich festgelegte Zeiträume, innerhalb derer Unternehmen bestimmte Dokumente und Unterlagen aufbewahren müssen. Diese Fristen dienen der Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträger verfügbar sind.
Wichtige Aufbewahrungsfristen im Überblick
10 Jahre
6 Jahre
5 Jahre
Sozialversicherungsunterlagen: Meldungen zur Sozialversicherung, Beitragsnachweise und ähnliche Dokumente gemäß § 28f Abs. 1 SGB IV.
Die Begriffe Lohn und Gehalt werden oft synonym verwendet, doch in der Arbeitswelt gibt es entscheidende Unterschiede zwischen diesen beiden Entlohnungsformen. Das Verständnis dieser Unterschiede ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber wichtig, da sie Auswirkungen auf die Vergütung, die finanzielle Planung und die Lohnbuchhaltung haben.
Der Lohn ist eine Vergütungsform, die auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeit berechnet wird. Er ist variabel und kann von Monat zu Monat schwanken.
Die Berechnung erfolgt meist nach:
Das Gehalt ist ein fest vereinbarter Betrag, der regelmäßig – meist monatlich – unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gezahlt wird. Es bietet dem Arbeitnehmer finanzielle Stabilität und Planungssicherheit.
| Kriterium | Lohn | Gehalt |
|---|---|---|
| Berechnungsgrundlage | Tatsächlich geleistete Arbeit oder produzierte Menge | Fest vereinbarter Betrag |
| Einkommenshöhe | Variabel, kann monatlich schwanken | Konstant, unabhängig von Arbeitsstunden |
| Flexibilität | Hohe Anpassungsfähigkeit an Arbeitsumfang | Geringere Flexibilität, fest vereinbart |
| Branchen | Handwerk, Industrie, Gewerbe | Büro, Verwaltung, Management |
| Lohnbuchhaltung | Erfordert genaue Zeiterfassung und flexible Abrechnung | Einfachere Abrechnung durch feste Beträge |
Für Arbeitnehmer:
Für Arbeitgeber:
Die Unterscheidung zwischen Lohn und Gehalt hat direkte Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung. Bei Lohnempfängern muss die Buchhaltung Arbeitsstunden, Überstunden, Zuschläge und eventuell Leistungsprämien genau erfassen und abrechnen. Bei Gehaltsempfängern ist der Abrechnungsprozess meist einfacher, da der Betrag konstant ist und weniger variable Faktoren berücksichtigt werden müssen.
Effiziente Lohnabrechnungsprozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler. Hier sind einige Tipps zur Optimierung:
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