Arbeitgeber sind in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine Lohnabrechnung auszuhändigen. Wer eine Lohnabrechnung erstellen möchte, muss sich dabei an den von der Gewerbeordnung vorgeschriebenen Inhalten orientieren. So darf der Arbeitgeber zwar entscheiden, ob die Lohnabrechnung handschriftlich oder digital angefertigt wird, die Schriftform ist aber vorgeschrieben.
Gerade kleine und mittlere Unternehmen geben die Erstellung der Lohnabrechnung häufig an ein Lohnbüro oder einen Steuerberater ab. Die praktische Software von Clockodo leistet hilfreiche Vorarbeit für die spätere Lohnabrechnung. Sie können die erforderlichen Daten einfach aus Clockodo exportieren und Lohnabrechnungen somit im Unternehmen selbst verwalten.
Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Gehaltsabrechnung selbst erstellen und welche Vorteile es hat, die Abrechnung selbst vorzunehmen.
Die Lohnabrechnung ist ein schriftliches Dokument, welches Auskunft über den Lohn eines Mitarbeiters in einem festgelegten Zeitraum gibt. Sie enthält Informationen über den Bruttoarbeitslohn, alle steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge und den Nettolohn. Die gesetzlichen Vorschriften zur Abrechnung des Arbeitsentgelts sind in § 108 der Gewerbeordnung niedergeschrieben.
Um eine Lohnabrechnung zu erstellen, gilt es zuerst zu beachten, in welche grundlegenden Abschnitte eine Gehaltsabrechnung unterteilt ist. Grundsätzlich lässt sich die Abrechnung in drei Absätze einteilen:
Im Folgenden erklären wir Ihnen nun Schritt für Schritt, wie Sie die Lohnabrechnung erstellen und welche Posten dabei zu berücksichtigen sind.
Die Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung schreibt vor, welche persönlichen Angaben zum Arbeitnehmer und Arbeitgeber, sowie zum Beschäftigungsverhältnis in der Abrechnung festgehalten werden müssen (Entgeltbescheinigungsverordnung, § 1 Inhalt der Entgeltbescheinigung).
Neben den Angaben zur Person und dem Beschäftigungsverhältnis sind in einer Lohnabrechnung zusätzlich Informationen zum Bruttoarbeitslohn zu finden, also dem Lohnbetrag, ohne Abzüge. Laut Entgeltbescheinigungsverordnung muss die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter folgende Informationen enthalten:
Folgende Abzüge auf den Bruttolohn stehen in der Gehaltsabrechnung:
Das Nettoentgelt ergibt sich aus der Differenz aus Brottoarbeitslohn und den oben genannten Abzügen. Der tatsächliche Auszahlungsbetrag ergibt sich allerdings erst durch den Saldo von Be- und Abzügen. Nach Ermittlung des gesetzlichen Nettolohns werden gegebenenfalls weitere Nettoabzüge berechnet, die ebenfalls auf der Lohnabrechnung zu vermerken sind.
Mögliche Nettoabzüge:
Mögliche Nettobezüge:
Sind alle Posten in der Gehaltsabrechnung erfasst, wird der Auszahlungsbetrag ermittelt. Die fertig erstellte Lohnabrechnung kann nun beispielsweise so aussehen:
Nach der Erstellung der Lohnabrechnung folgt die Überweisung des errechneten und in der Abrechnung vermerkten Auszahlungsbetrags an den Arbeitnehmer. Anschließend können Sie entscheiden, in welcher Form Sie dem Arbeitnehmer die Abrechnung zukommen lassen. Es ist Ihnen zwar gestattet, die Abrechnung handschriftlich zu verfassen oder das Dokument auszudrucken und an den Arbeitnehmer zu übermitteln, allerdings gibt es heute, für beide Parteien, deutlich komfortablere Softwarelösungen und Web-Anwendungen. Diese erlauben den praktischen Download und die Archivierung der digital erstellten Lohnabrechnung.
Im letzten Schritt sind die Höhe der Lohnsteuer an das Finanzamt und die gezahlten Krankenkassenbeiträge an die Krankenkasse zu übermitteln. Manche Softwarelösungen übernehmen diesen Service bereits für Sie.
Je nach Art der Beschäftigung und Branche gelten unter Umständen Sonderregelungen, die bei der Abrechnung des Arbeitslohns zu berücksichtigen sind.
Bei einer geringfügigen Beschäftigung, auch Minijob genannt, darf der monatliche Auszahlungsbetrag nicht über 520 € liegen. Dabei sind Minijobber nicht dazu verpflichtet, Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erstellung der Gehaltsabrechnung besteht allerdings dennoch.
Abrechnungen im Baugewerbe werden Baulohnabrechnung genannt und sind komplizierter in ihrer Erstellung als herkömmliche Gehaltsabrechnungen. Im Baugewerbe findet eine Unterscheidung zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit statt. Die Arbeitszeiten unterscheiden sich je nach Jahreszeit. Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe sieht vor, dass von Dezember bis März 38 Wochenstunden gearbeitet werden und von April bis November 41 Wochenstunden. Diese Unterscheidung muss auch beim Aufsetzen der Lohnabrechnung beachtet werden.
Die Lohnabrechnung selbst anzufertigen, hat große Vorteile für Ihr Unternehmen. Sie behalten Personalangelegenheiten in Ihrem Unternehmen im Überblick und können bei Fragen auf alle Informationen direkt zugreifen. Sollte sich bei den Be- und Abzügen kurzfristig etwas ändern, sind Sie flexibel und können die Änderungen selbst vornehmen. Kurzfristige Änderungen wie Krankheiten gehen so nicht mehr im Tagesgeschäft unter.
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Kostenersparnis. Zwar zahlen Sie für die Verwendung der Software, allerdings sparen Sie dafür die deutlich höheren Ausgaben für die Beauftragung eines Steuerbüros mit den Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter.
Wenn eine Gehaltsabrechnung selbständig aufgesetzt wird, kann es auch mal zu Berechnungsfehlern kommen. Hier erfahren Sie, welche Fehler einfach behoben werden können und bei welchen Ihnen sogar Bußgelder oder Freiheitsstrafen drohen.
| Fehler | Behebung bzw. Konsequenz |
|---|---|
| Sie haben zu viel Lohnsteuer für den Mitarbeiter entrichtet. | Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, den Betrag zurückzuerhalten. |
| Sie haben zu viele Sozialabgaben geleistet. | Sie müssen den Beitrag mit den Abgaben für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnen. Sollte die Verrechnung nicht möglich sein, kann ein Antrag auf Erstattung gestellt werden. |
| Sie haben vergessen, fällige Beiträge zu zahlen. | Wenn Sie die Zahlung nicht innerhalb der nächsten drei Lohnzahlungen nachträglich entrichten, drohen Ihnen Geldstrafen oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren. |
Eine professionelle Software zur Erstellung von Lohnabrechnungen hilft Ihnen dabei, Fehler zu vermeiden. Dank des intuitiv verständlichen Aufbaus und der hohen Benutzerfreundlichkeit, können Sie auch ohne Steuerfachkenntnisse Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter erstellen.
Der Vorteil von Clockodo: Sie können das Zeiterfassungssystem und die Erstellung von Lohnabrechnungen über eine Schnittstelle direkt miteinander verknüpfen. Dank der eingebundenen Partnersoftwares lassen sich auf Grundlage der gebuchten Arbeitsstunden automatisch Lohnabrechnungen erstellen.
Besonders, wenn die Lohnabrechnung auf Stundenbasis erfolgt und Sie nicht ein fixes Gehalt an Ihre Mitarbeiter zahlen, ist die Verknüpfung von Zeiterfassungssystem und Lohnabrechnungssoftware besonders sinnvoll. Mit der digitalen Zeiterfassung lassen sich die Arbeitszeiten ganz einfach per Stempeluhr tracken. Zur Erstellung der Lohnabrechnung können die Datensätze Ihrer Mitarbeiter dann exportiert oder unmittelbar an das verknüpfte Abrechnungsprogramm weitergeleitet werden.
Ihre Vorteile bei Clockodo, dem Experten für Zeiterfassung:
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
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