Lohnabrechnung

Kurz und knapp

  • Die Lohnabrechnung ist ein schriftliches Dokument über alle Bezüge und Abzüge, die ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber bekommt.
  • Die genaue Zusammensetzung der einzelnen Posten spielt eine wichtige Rolle, denn Behörden können Nachweise fordern.
  • Das Gesetz regelt genau, welche Informationen auf die Lohnabrechnung gehören.
  • Arbeitgeber sind verpflichtet, Lohnabrechnungen auszustellen. Ändert sich von einer zur nächsten nichts, entfällt die Pflicht bis zur nächsten Änderung.
  • Für geringfügig Beschäftigte gibt es Pauschalen für die Abgaben.
  • Die Aufbewahrungsfristen für Arbeitgeber sind genau geregelt.
  • Wer weder Lohn noch Gehalt bezieht, bekommt keine Lohnabrechnung.


Definition: Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, ist ein schriftliches Dokument über die Zusammensetzung von Lohn oder Gehalt in einem festgelegten Zeitraum. Sie beinhaltet Netto- und Bruttolohn. Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnung aus.

In einer Lohnabrechnung stehen sämtliche Posten, aus denen sich der Lohn beziehungsweise das Gehalt zusammensetzt, aufgelistet, transparent und nachvollziehbar für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Behörden. Das ist notwendig, weil sie zum Beispiel auch für das Finanzamt oder die Krankenkasse von Bedeutung ist. Von daher ist die Lohnabrechnung ein sensibles Dokument, in dem keine Fehler passieren dürfen.

Nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Lohnabrechnung ausstellen. Dies gilt laut Gesetz allerdings nur, wenn sich seit der letzten Abrechnung Änderungen ergeben haben. Ist dies der Fall, sollte der Arbeitgeber im Dokument die Änderung deutlich machen und auf die zuvor gleichgebliebenen Abrechnungen hinweisen.

Die Lohnabrechnung darf elektronisch inklusive Druck oder auch handschriftlich erfolgen, aber die Textform ist notwendig.



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Lohnabrechnung erstellen: Was gehört hinein?

§ 108 Gewerbeordnung legt fest, welche Inhalte notwendig sind. Es handelt sich dabei um den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Die Zusammensetzung enthält, neben üblichem Lohn oder Gehalt, die „Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse“

Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV, Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung) führt ergänzend dazu detaillierter auf, welche Bestandteile hinsichtlich Brutto- und Nettogehalt beziehungsweise -lohn notwendig sind:

 

 

Die detaillierte Aufstellung dient der genauen Übersicht über den Auszahlungsbetrag. Kein Cent vom Bruttogehalt soll unzugewiesen bleiben.


Lohnabrechnung Beispiel


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Wann ist die Lohnabrechnung fällig?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Trotzdem brauchen Arbeitnehmer und eventuell Behörden das Dokument über Bruttolohn und Nettolohn rechtzeitig, um die Posten überprüfen zu können.

Die Abrechnung geht einher mit einer Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer in der Pflicht steht, das Dokument beim Arbeitgeber abzuholen beziehungsweise zu erfragen, wenn er es nicht automatisch bekommt. Der Arbeitgeber ist nichtsdestotrotz verpflichtet, die Lohnabrechnung zu erstellen, außer, es hat sich zur vorigen Abrechnung nichts geändert.

Mit der Lohnzahlung überweist der Arbeitgeber die abgabepflichtigen Beiträge an die Behörden. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer gehen ans Finanzamt, die Sozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung sowie Arbeitslosenversicherung an die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters.

Bezieht ein Arbeitnehmer kein Lohn oder Gehalt vom Arbeitgeber, bekommt er keine Abrechnung. Das ist zum Beispiel in Elternzeit der Fall, denn hier erhält der Arbeitnehmer das Geld vom Staat. Auch beim Bezug von Krankengeld, nachdem der Arbeitgeber bereits sechs Wochen Lohnfortzahlung geleistet hat, erhält der Arbeitnehmer kein Lohn oder Gehalt mehr.


Wieso gibt es eine jährliche Lohnsteuerbescheinigung?

Die Jahreslohnabrechnung, die alle Bezüge und Abzüge eines gesamten Jahres enthält, brauchen Arbeitnehmer für die jährliche Steuererklärung. Das Finanzamt fragt in der Regel nach den Gesamtzahlen und diese können Mitarbeiter dann vom Dokument ablesen und eintragen.


Wie funktioniert die Lohnabrechnung für Minijobs?

Bei einer geringfügigen Beschäftigung liegt die obere Verdienstgrenze monatlich bei 450 Euro. Daraus ergeben sich Besonderheiten bei der Lohnabrechnung. Für einen Minijob gelten für die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer bestimmte Pauschalen.

  • 13 Prozent für die (gesetzliche) Krankenversicherung nach § 249b SGB V
  • 15 Prozent für die Rentenversicherung nach § 127 SGB VI
  • Lohnsteuer wird nach Merkmalen des Minijobbers festgelegt oder beträgt nach Minijobzentrale 2 Prozent

Minijobber haben die Möglichkeit, freiwillig auf die Zahlung der Aufstockung zum vollen Rentenanspruch zu verzichten. Die pauschalen 13 Prozent des Arbeitgebers an eine Krankenkasse sind nicht gleichzusetzen mit einer Krankenversicherung des Arbeitnehmers. Um diese kümmert der Mitarbeiter sich selbst.

Ein Minijob als Nebeneinkunft ist übrigens immer der Lohnsteuerklasse 6 zuzuordnen.


Was tun bei Fehlern in der Lohnabrechnung?

Arbeitgeber stellen die Lohnabrechnung aus und sind verantwortlich dafür, dass diese korrekt ist. Vergisst ein Arbeitgeber aber, dem Mitarbeiter die Beiträge zu den Sozialversicherungen abzuziehen, darf er dies nach § 28g Sozialgesetzbuch IV innerhalb von drei Monaten nachholen. Hat der Arbeitgeber nicht genügend Lohnsteuer einbehalten, um diese dem Finanzamt zu zahlen, macht er beim Amt eine haftungsbefreiende Anzeige nach § 41c Absatz 3 Einkommensteuergesetz. Das Finanzamt kann sich die fehlenden Steuern dann beim Arbeitnehmer holen.


Wie lang muss man die Lohnabrechnung aufbewahren?

Dokumente, die mit dem Lohnsteuerabzug zu tun haben, müssen nach § 41 Einkommensteuergesetzsechs Jahre lang aufbewahrt werden, also auch die Lohnabrechnung. Geht es in der Lohnabrechnung auch um die betriebliche Gewinnermittelung, beträgt die Frist zehn Jahre. Mit einem Bezug zur betrieblichen Altersvorsorge sind es sogar 30 Jahre (§ 18a BetrAVG).

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft nur den Arbeitgeber. Arbeitnehmer haben mit den Lohnabrechnungen jedoch Nachweise für ihre späteren Rentenansprüche.


Können Arbeitnehmer Widerspruch gegen eine Lohnabrechnung erheben?

Arbeitnehmer können Widerspruch erheben, wenn sie denken, ihre Lohnabrechnung sei fehlerhaft. Ein Beispiel sind zu wenig übrige Urlaubstage. Es empfiehlt sich die Schriftform. Im Widerspruch besteht die Möglichkeit, dem Arbeitgeber eine Frist zur Korrektur zu setzen. Entstehen für den Arbeitnehmer Nachteile, etwa Gebühren für ein überzogenes Konto, können sie den Arbeitgeber dafür zahlen lassen, wenn der Widerspruch gerechtfertigt ist.



Was hat die Lohnabrechnung mit Zeiterfassung zu tun?

Im Gegensatz zum Gehalt zahlt der Arbeitgeber Lohn auf Stundenbasis. Um zu wissen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat, ist eine Zeiterfassung notwendig. Diese kann auf Papier stattfinden, es gibt aber Cloudsysteme, die Zeiterfassung als Software anbieten. Mit solchen Programmen nehmen die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten auf. Die Daten sind automatisch gespeichert und bereit für die Weiterverarbeitung in einem Lohnabrechnungsprogramm. Doch auch für Gehaltsabrechnungen existieren Anwendungsfälle, zum Beispiel für genommene und verbleibende Urlaubs- und Krankheitstage.

Mit der Zeiterfassung clockodo funktioniert die Aufnahme der Arbeitszeiten über den PC oder die mobile App. Die Zeiten sind in der Cloud gespeichert und können für die Lohnbuchhaltung exportiert oder direkt zu angebundenen Partnern übertragen werden. Auch die Abwesenheitsplanung mit Urlaubs- und Krankheitstagen findet im Tool statt.

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Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


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