Lohnabrechnung erstellen: einfach erklärt
Um eine Lohnabrechnung selbst zu erstellen, gilt es zuerst zu beachten, in welche grundlegenden Abschnitte eine Gehaltsabrechnung unterteilt ist. Grundsätzlich lässt sich die Abrechnung in drei Absätze einteilen:
- Angaben zum Arbeitnehmer
- Bestandteile des Entgelts
- Wert mit Auswirkung auf das Gesamtbruttoentgelt
Im Folgenden erklären wir Ihnen nun Schritt für Schritt, wie Sie die Lohnabrechnung erstellen und welche Posten dabei zu berücksichtigen sind.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Lohnabrechnung erstellen
Schritt 1: Angaben zum Arbeitnehmer, dem Arbeitgeber und dem Beschäftigungsverhältnis
Die Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung schreibt vor, welche persönlichen Angaben zum Arbeitnehmer und Arbeitgeber, sowie zum Beschäftigungsverhältnis in der Abrechnung festgehalten werden müssen (Entgeltbescheinigungsverordnung, § 1 Inhalt der Entgeltbescheinigung).
- Angaben zum Arbeitgeber: Name, Anschrift
- Angaben zum Arbeitnehmer: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Kirchenzugehörigkeit, ggf. Angaben zu Kinderfreibeträgen, Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Krankenkasse)
- Angaben zum Beschäftigungsverhältnis: Datum des Beschäftigungsbeginns, Informationen zum Abrechnungszeitraum, Steuertagen und Sozialversicherungstagen, ggf. Angabe zu einem Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich oder einer Mehrfachbeschäftigung
Schritt 2: Bruttoverdienstermittlung
Neben den Angaben zur Person und dem Beschäftigungsverhältnis sind in einer Lohnabrechnung zusätzlich Informationen zum Bruttoarbeitslohn zu finden, also dem Lohnbetrag, ohne Abzüge. Laut Entgeltbescheinigungsverordnung muss die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter folgende Informationen enthalten:
- steuerpflichtiger Arbeitslohn
- Sozialversicherungsbruttoentgelt
- Gesamtbruttoentgelt
- Weitere Bezüge
Schritt 3: Abzüge auf den Bruttoverdienst & Ermittlung des Nettolohns
Folgende Abzüge auf den Bruttolohn stehen in der Gehaltsabrechnung:
- Lohnsteuer
- Sozialversicherungsbeitrag: Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung
- Solidaritätszuschlag
- ggf. Kirchensteuer
Das Nettoentgelt ergibt sich aus der Differenz aus Brottoarbeitslohn und den oben genannten Abzügen. Der tatsächliche Auszahlungsbetrag ergibt sich allerdings erst durch den Saldo von Be- und Abzügen. Nach Ermittlung des gesetzlichen Nettolohns werden gegebenenfalls weitere Nettoabzüge berechnet, die ebenfalls auf der Lohnabrechnung zu vermerken sind.
Mögliche Nettoabzüge:
- Vermögenswirksame Leistungen
- Sachbezüge
- Personalrabatte
- Tilgungszahlungen oder Zinsen für Arbeitgeberdarlehen
- Abzüge für die Inanspruchnahme von Werkswohnungen oder die Nutzung von Dienstwägen
Mögliche Nettobezüge:
- Zuschüsse des Arbeitgebers zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
- Auszahlung von Arbeitgeberdarlehen
- Inflationsausgleich
- Steuerfreier Reisekostenersatz
- Kindergeld (nur im öffentlichen Dienst vom Arbeitgeber ausgezahlt)
- Urlaubs- oder Weihnachtsgeld
Sind alle Posten in der Gehaltsabrechnung erfasst, wird der Auszahlungsbetrag ermittelt. Die fertig erstellte Lohnabrechnung kann nun beispielsweise so aussehen:
Schritt 4: Übermittlung der Abrechnung an den Arbeitnehmer
Nach der Erstellung der Lohnabrechnung folgt die Überweisung des errechneten und in der Abrechnung vermerkten Auszahlungsbetrags an den Arbeitnehmer. Anschließend können Sie entscheiden, in welcher Form Sie dem Arbeitnehmer die Abrechnung zukommen lassen. Es ist Ihnen zwar gestattet, die Abrechnung handschriftlich zu verfassen oder das Dokument auszudrucken und an den Arbeitnehmer zu übermitteln, allerdings gibt es heute, für beide Parteien, deutlich komfortablere Softwarelösungen und Web-Anwendungen. Diese erlauben den praktischen Download und die Archivierung der digital erstellten Lohnabrechnung.
Schritt 5: Weitergabe der Informationen an das Finanzamt und die Krankenkasse
Im letzten Schritt sind die Höhe der Lohnsteuer an das Finanzamt und die gezahlten Krankenkassenbeiträge an die Krankenkasse zu übermitteln. Manche Softwarelösungen übernehmen diesen Service bereits für Sie.