Viele Chefs stehen mindestens einmal in ihrer Laufbahn vor der Frage nach dem Firmenwagen. Anschaffen oder nicht? Ob er selbst auf die Idee kommt oder ein Arbeitnehmer die Diskussion anstößt: Die Entscheidung trifft der Arbeitgeber selbst. Tendiert er zur Anschaffung des Dienstwagens, stellen sich einige weitere Fragen. Welches Auto schafft er an? Wer bekommt einen Firmenwagen und wie wird dieser versteuert? Hat auch der Arbeitgeber Vorteile? Viele Fragen, auf die es selten eindeutige Antworten gibt. Hier erfahren Sie, was Sie erwartet.
Firmenwagen – das Wichtigste in Kürze:
Ein Firmenwagen, auch Dienstwagen genannt, ist ein Fahrzeug, das Unternehmen ihren Mitarbeitern für berufliche und möglicherweise auch für private Zwecke zur Verfügung stellen. Diese Praxis ist weit verbreitet und dient als Zusatzleistung zur Mitarbeitermotivation, um die Mobilitätsbedürfnisse innerhalb des Unternehmens effizient zu decken. Firmenfahrzeuge sind nicht nur ein Symbol für Status und Anerkennung, sondern auch ein praktisches Werkzeug für Angestellte, die beruflich viel unterwegs sind.
Für Unternehmen bieten Firmenwagen eine Reihe von Vorteilen, indem sie sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter zuverlässige Transportmittel für Dienstreisen, Kundenbesuche und andere berufliche Verpflichtungen haben. Dies kann die operative Effizienz steigern und zur Professionalität des Unternehmensbildes beitragen. Aus Sicht der Mitarbeiter ist der Firmenwagen eine wertvolle Zusatzleistung, die nicht nur den beruflichen Alltag erleichtert, sondern auch den privaten Nutzen erhöht, falls dies gestattet ist.
Chef und Mitarbeiter regeln die Privatnutzung des Firmenwagens im Arbeitsvertrag. Besteht bereits ein gültiger Arbeitsvertrag, bieten sich Zusatz- oder Änderungsvertrag an. Als Arbeitgeber haben Sie dabei freie Hand, was Beschränkungen betrifft. Ohne weitere Regelungen ist die Privatnutzung auf Sie oder den Arbeitnehmer beschränkt, darüber hinaus ist aber mehr möglich. Darf der Ehepartner den Dienstwagen fahren? Das gerade volljährige Kind Kilometer machen? Sogar Freunde und Bekannte? Diese Angaben gehören in den Vertrag. Eine Kontrolle der Einhaltung dieser Vorgaben ist allerdings nicht zwingend.
Auch ein Verbot von Privatfahrten sollten Sie schriftlich fixieren. Zwar ist es auch als mündliche Vereinbarung gültig, der Fiskus benötigt es aber schriftlich. Ansonsten fallen Steuern an, denn das Finanzamt vermutet eine private Nutzung und damit einen geldwerten Vorteil.
Die Besteuerung von Firmenwagen basiert auf dem Prinzip des geldwerten Vorteils, welches eine zentrale Rolle in der steuerlichen Behandlung solcher Fahrzeuge spielt. Ein geldwerter Vorteil entsteht, wenn Mitarbeiter ihren Dienstwagen auch für private Zwecke nutzen dürfen. Diese Nutzung wird vom Finanzamt als zusätzliche Einkommensform betrachtet und dementsprechend besteuert.
Der geldwerte Vorteil bemisst sich nach dem Wert, den die private Nutzung des Firmenwagens für den Mitarbeiter hat. Das Finanzamt sieht diese private Nutzung als eine Form des Einkommens an, da der Mitarbeiter Kosten einspart, die er sonst für ein privates Fahrzeug tragen müsste. Diese Ersparnis führt zu einer steuerlichen Belastung, die auf den geldwerten Vorteil angewendet wird, um die korrekte Steuerschuld des Mitarbeiters zu ermitteln.
Die Unterscheidung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung ist ausschlaggebend für die Besteuerung des Firmenwagens. Geschäftliche Fahrten, also jene, die im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, wie beispielsweise Fahrten zu Kunden oder Lieferanten, sind steuerfrei. Private Fahrten hingegen, die nicht mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen, führen zu dem bereits genannten geldwerten Vorteil und sind somit steuerpflichtig.
Für die Einordnung als Firmenwagen muss das Fahrzeug zum steuerlichen Betriebsvermögen gehören. Das darf der Arbeitgeber so zuordnen, wenn der betriebliche Nutzungsanteil zwischen zehn und 50 Prozent beträgt. Übersteigt er die Hälfte aller Fahrten, dann ist dies zwingend. Bei unter zehn Prozent betrieblicher Nutzung ist der Firmenwagen kein Firmenwagen mehr und gehört zu Ihrem steuerlichen Privatvermögen.
Zur genauen Ermittlung des geldwerten Vorteils gibt es zwei Hauptmethoden:
Fahrtenbuchmethode
Um die Anteile zu beweisen, ist über einen Zeitraum von drei Monaten ein Fahrtenbuch zu führen. Bei dieser Methode wird ein Fahrtenbuch geführt, das alle Fahrten akribisch mit Angaben zu Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck und bei geschäftlichen Fahrten auch die Namen und Adressen der Geschäftspartner enthält. Sowohl private als auch geschäftliche Fahrten müssen klar voneinander getrennt und dokumentiert werden. Die Daten dieses Fahrtenbuchs gelten dann repräsentativ für diesen Dienstwagen. Bestimmte Berufsgruppen wie Taxifahrer müssen keinen Beweis erbringen.
Liegt die betriebliche Nutzung über 50 Prozent, haben Sie bei der Besteuerung mit Abgabe der Steuererklärung eine Wahl zu treffen. Fällt die Privatnutzung gering aus, ist ein Fahrtenbuch wortwörtlich die günstigere Alternative. Allerdings ist das Führen eines Fahrtenbuchs sehr aufwendig. Nach jeder Fahrt sind unter anderem Angaben zum genauen Reiseziel, genauen Kilometerständen und eventuell genutzte Umwege einzutragen. Die PKW-Kilometer von der Wohnung bis zur Arbeitsstätte gelten bei der Fahrtenbuchmethode als Privatfahrt.
Wesentliche Aspekte der Fahrtenbuchmethode:
Die Fahrtenbuchmethode bietet eine faire und individuelle Berechnungsgrundlage für den geldwerten Vorteil, setzt jedoch eine genaue und konsequente Dokumentation voraus. Sie ist besonders vorteilhaft für Nutzer, die ihr Fahrzeug überwiegend für berufliche Zwecke verwenden und bereit sind, den administrativen Mehraufwand in Kauf zu nehmen.
1-Prozent-Regelung
Die 1-Prozent-Regelung ist eine vereinfachte Methode zur Besteuerung der privaten Nutzung eines Firmenwagens. Sie setzt pauschal den geldwerten Vorteil, den ein Mitarbeiter aus der privaten Nutzung des Dienstwagens zieht, mit 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs pro Monat an. Der Listenpreis bezieht sich auf den Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung inklusive aller Extras und ohne Rabatte. Ein Prozent des Bruttolistenpreises des gewählten Fahrzeugs gilt dabei als geldwerter Vorteil, der für das Finanzamt relevant ist. (Achtung: Auch wenn Sie einen Gebrauchtwagen kaufen, dient der aktuelle Neupreis des Modells als Grundlage.)
Kernpunkte der 1-Prozent-Regelung:
Vorteile:
Nachteile:
Die 1-Prozent-Regelung bietet somit eine einfache Lösung für die Besteuerung der privaten Nutzung eines Firmenwagens, die insbesondere bei regelmäßiger privater Nutzung und dem Wunsch nach administrativer Vereinfachung ihre Vorteile ausspielt. Die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und der Fahrtenbuchmethode sollte jedoch basierend auf der individuellen Nutzungssituation und den steuerlichen Auswirkungen getroffen werden.
Wählen Sie als Firmenwagen Hybrid- oder batteriebetriebene E-Fahrzeuge und nutzen die Ein-Prozent-Regelung, reduziert sich der als Grundlage geltende Bruttolistenpreis. Haben Sie einen solchen umweltschonenden Dienstwagen nach dem 1. Januar 2019 angeschafft, berechnet sich die fällige Steuer nur aus dem halben Listenpreis.
Für die Versicherung von Firmenwagen gibt es mehrere wichtige Überlegungen, um einen umfassenden Schutz sicherzustellen. Grundsätzlich sollte ein Dienstwagenüberlassungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen werden, der sämtliche Rechte und Pflichten, inklusive Fragen zur Nutzung, Haftung und Pflege des Fahrzeugs, regelt. Dies minimiert spätere Missverständnisse und Probleme.
Der Dienstwagen ist auf das Unternehmen zugelassen, hinter dem Steuer sitzen aber ein Arbeitnehmer oder Sie als Arbeitgeber. Daher empfiehlt sich der Abschluss einer Vollkaskoversicherung. So beschränkt sich die Haftung bei einem Unfall auf die Selbstbeteiligung, die der jeweilige Fahrer des Wagens trägt.
Beim Abschluss der Versicherung sollte auch auf die Deckungssummen geachtet werden, die signifikant über den gesetzlichen Anforderungen liegen sollten, um im Schadenfall ausreichend abgesichert zu sein.
Ist ein Flottentarif keine Alternative, lässt sich auf den Schadenfreiheitsrabatt des Arbeitnehmers zurückgreifen. Das ist vertraglich zu regeln. Dazu gehört allerdings im Normalfall, dass der Mitarbeiter seinen Schadenfreiheitsrabatt am Ende auch wieder zurückerhält.
Die Anschaffung eines Firmenwagens klingt zunächst nach Kosten: Kaufpreis, Versicherungen, Unterhalt und so weiter. Allerdings sparen Sie mit Dienstwagen an anderen Stellen. Erlauben Sie Privatfahrten, geht das mit geringeren Lohnkosten einher, wodurch sich auch Steuern sparen lassen. Beschließen Sie rechtzeitig, wie das im speziellen Fall aussieht: Verzicht auf Gehalt, Verzicht auf Boni, Verzicht auf eine fällige Gehaltserhöhung? Das halten Sie natürlich vertraglich fest.
Statt des Lohnaufschlags setzen Sie die Kfz-Kosten gewinnmindernd ab. Die Umsatzsteuer aus den Kosten für den Firmenwagen ist voll erstattungsfähig, außerdem ergeben sich meist Ersparnisse aus der Sozialversicherung.
Einen Anspruch auf einen Firmenwagen hat niemand. Das gilt auch für Selbstständige oder Arbeitnehmer, die keine feste Arbeitsstätte haben und nur bei Kunden sind. Theoretisch gibt es also die Möglichkeit, auf einen Dienstwagen zu verzichten. Dann nutzt jeder sein Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten. Ein Arbeitnehmer, der für den Betrieb mit seinem privaten PKW unterwegs ist, erstellt allerdings eine Reisekostenabrechnung.
Wägen Sie ab, wie häufig betriebliche Fahrten anfallen. Denken Sie daran, dass Privatfahrzeuge eventuell nicht für die Anforderungen der Betriebsfahrt geeignet sind oder Ihr Mitarbeiter das Auto nicht unbeschränkt benutzen kann.
Irgendwann entscheiden Sie sich für die Anschaffung des Firmenwagens. Dann geht es darum, das passende Fahrzeug zu finden. Die Formulierung verrät es bereits: das Modell muss zum Unternehmen passen. Was das bedeutet, ist von außen schwierig festzulegen. Diese Frage bleibt also ganz dem Arbeitgeber überlassen – generelle Tipps helfen selten, Denkanstöße gibt es dennoch.
Mit einem Dienstwagen aus der unteren Mittelklasse machen Sie in der Regel nichts falsch. Denken Sie daran, dass das Fahrzeug auf betrieblichen Fahrten Ihr Unternehmen repräsentiert, gleichzeitig aber dem Nutzen entsprechen muss. Benötigen Sie für Außentermine nicht mehr als einen Laptop, muss es kein großer Passat Kombi sein. Bei viel nötigem Werkzeug oder im Direktvertrieb kann eine windschnittige A-Klasse zu klein sein. Ist Ihr Logo rot, wählen Sie kein grünes Auto. Wollen Sie besonders seriös, schlicht oder klassisch unterwegs sein, bieten sich Grau oder Schwarz an. Bedenken Sie auch die Privatfahrten. Einen grell pinken Wagen fahren wenige Menschen gerne privat, auch wenn die Farbe zum Unternehmen passt.
Neben den oben erwähnten finanziellen Vorteilen setzen Sie mit E- oder Hybridfahrzeugen auch ein Zeichen für Ihr Unternehmen. So erkennen Kunden und potenzielle Abnehmer Sie als umweltbewusst, fortschrittlich und verantwortungsvoll. Aber auch hier stellt sich die Frage nach dem Sinn: Fahren Sie stundenlang von einem Kunden zum nächsten, können Sie die Batterie eventuell nicht rechtzeitig laden. Außerdem erschweren Sie längere Privatfahrten, etwa in den Urlaub.
Die entscheidende Frage unmittelbar vor der Anschaffung des Firmenwagens: Leasing oder Kauf? Auch hier gibt es keine pauschale Antwort darauf, welche Variante die bessere ist. Beide Seiten haben Vorteile.
Beim Kauf eines Dienstwagens lassen sich die Betriebsausgaben über die nächsten sechs Jahre von der Steuer absetzen. Bei Aufnahme eines Kredits für den Kauf gilt das Gleiche für die Zinsen. Leasen Sie das Fahrzeug, sind sowohl monatliche Leasingraten als auch Leasingsonderzahlungen absetzbar. Letztere sogar sofort, was wohl der größte Vorteil des Leasings ist. Die laufenden Betriebskosten gehören in beiden Fällen dazu.
Kaufen Sie das Fahrzeug, leiden Liquidität oder Eigenkapitalquote des Unternehmens. Dafür fallen deutlich geringere monatliche Fixkosten an. Beim Leasing verteilen Sie den Preis auf einen längeren Zeitraum.
Leasing ist oft kurzfristig die bessere Lösung, kann aber Tücken haben. Stehen im Vertrag Kilometergrenzen? Das wirkt sich üblicherweise negativ auf die Privatnutzung aus. Der Preis ist am Ende oft höher als beim Direktkauf, auch durch fehlende Rabatte und Sonderzahlungen. Erlaubt der Vertrag einen späteren Kauf oder schreibt er ihn sogar vor? Falls ja, wie steht es um den Restwert es Firmenwagens?
In einer schriftlichen Vereinbarung lassen sich Firmenwagen, aber auch Arbeitszeiten, Urlaub und andere Dinge regeln.
Lesen Sie im Lexikon alles zum Thema Betriebsvereinbarung!
Firmenfahrzeuge bieten Unternehmen eine wertvolle Möglichkeit, ihre Mobilitätsbedürfnisse effizient zu managen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und talentierte Fachkräfte anzuziehen. Die sorgfältige Planung und Verwaltung der Firmenwagenflotte ist entscheidend, um die Vorteile voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren.
Sie merken: Es gibt einiges zu beachten. Wenige Fragen sind pauschal und eindeutig zu beantworten, denn die Anschaffung des Firmenwagens ist in jedem Fall ein wegweisender Schritt. Der bringt es mit sich, dass der spezielle Fall über große und kleine Details entscheidet. Wälzen Sie die Entscheidung nicht ab, machen Sie sich Gedanken und wägen Sie gründlich die Vor- und Nachteile ab. Erst dann entscheiden Sie richtig und zum Wohl des Unternehmens.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea