Dienstreise


Definition: Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise ist die Arbeit fernab von der normalen Arbeitsstätte oder des eigenen Wohnortes, also eine Auswärtstätigkeit. Sie ist vorübergehend und hat dienstliche, betriebliche oder berufliche Gründe. Im Gegensatz zum öffentlichen Dienst heißt die Dienstreise in der Privatwirtschaft meist Geschäftsreise. Die Fahrt beziehungsweise Reise an sich gehört per Definition zur Dienstreise. Ob der Arbeitgeber diese auch vergütet, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Für Dienstreisen gibt es rechtliche Grundsätze, die für den öffentlichen Dienst sowie für Streitkräfte und zivile Kräfte gelten. Die Geschäftsreisen für Angestellte in der Privatwirtschaft orientieren sich meist an den Regelungen der Dienstreise.

Beispiele für Dienstreisen sind außerbetriebliche Fortbildungen, Kundentermine, Messebesuche, Montagen, Forschungsreisen, Verhandlungen oder der Besuch anderer Standorte oder Tochterfirmen eines Unternehmens.


Was ist der Unterschied zum Dienstgang?

Sowohl bei einer Dienstreise als auch bei einem Dienstgang verlassen die Mitarbeiter die eigentliche, tägliche Arbeitsstätte, um ihre Arbeitsleistung woanders zu erbringen, zum Beispiel bei einem Kundentermin. Im Gegensatz zu einer Dienstreise handelt es sich bei einem Dienstgang um einen Termin in der Nähe. Hier unterscheiden sich die Wörter Reise und Gang bereits in sich und machen deutlich, dass die Reise mehr Zeit und Entfernung bedeutet. Die Dienstfahrt wird synonym für die Dienstreise verwendet und beinhaltet wörtlich eine Fahrt, für die jemand aufkommen muss.

Die Abordnung zu einer anderen Dienststelle oder die Versetzung eines Mitarbeiters in eine andere Stadt sind keine Dienstreisen, denn diese sind per Definition vorübergehend.

In der Konsequenz bedeutet das für Arbeitnehmer, dass sie für Dienstgänge und Versetzungen nicht die Pauschalen der Dienstreisen bekommen, weder vom Arbeitgeber noch vom Finanzamt.


Wer zahlt die Dienstreise?

Pauschalen auf einer Dienst- und Geschäftsreise

Fernab von der eigentlichen Arbeitsstätte oder von zu Hause entstehen Mitarbeitern zusätzliche Kosten. Diese umfassen Transportkosten, Übernachtungskosten, den Verpflegungsmehraufwand sowie weitere Reisenebenkosten. Aber was davon muss der Arbeitgeber zahlen?

Zusammenfassung der Pauschalen nach Bundesreisekostengesetz:

  • Für öffentliche Verkehrsmittel erstattet der Arbeitgeber allgemein die niedrigste Beförderungsklasse.
  • Die Kilometerpauschale für Kraftfahrzeuge beträgt 20 Cent, bei triftigem Grund das Fahrzeug zu nutzen, 30 Cent.
  • Pro Tag ohne Übernachtung sowie pro An- und Abreisetag werden 14 Euro, mit Übernachtung 28 Euro Verpflegungspauschale gewährt.
  • Eine Übernachtung bemisst sich für Dienstreisen pauschal auf 20 Euro.
  • Grundsätzlich übernimmt der Arbeitgeber nur notwendige und mit der Arbeit zusammenhängende Kosten.

Geschäftsreise in der Privatwirtschaft: Arbeitgeber oder Finanzamt

In der Privatwirtschaft übernimmt der Arbeitgeber häufig die Kosten für Geschäftsreisen. Hierunter fallen fernab der ersten Arbeitsstätte dieselben Kosten wie auf Dienstreise an: Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten. Die Pauschalen orientieren sich in den meisten Fällen am Bundesreisekostengesetz (BRKG). Zahlt der Arbeitgeber nicht, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Beträge als Werbungskosten in der Steuererklärung anzugeben. Einzelne Regelungen finden sich oft im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Selbstständige geben sie als Betriebskosten oder Spesen an.

Es empfiehlt sich, alle Belege zu sammeln, um sie Arbeitgeber oder Finanzamt vorlegen zu können.

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Dienstreise: Das Bundesreisekostengesetz

Im öffentlichen Dienst stehen Dienstreisenden festgelegte Pauschalen zu. Das legt § 81 des Bundesbeamtengesetzes fest. Der Arbeitgeber, in diesem Fall Bund, Länder, Gemeinden, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, zahlt dem Arbeitnehmer diese aus. Geschäftsreisen in der Privatwirtschaft orientieren sich häufig daran. Die genauen Bedingungen und Höhen finden sich im Bundesreisekostengesetz (BRKG):

  • Das BRKG gilt laut § 1 für „Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter des Bundes sowie der Soldatinnen und Soldaten und der in den Bundesdienst abgeordneten Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter“.
  • Es greift nur, wenn die Reise dienstlich notwendig ist (§ 2 BRKG).
  • Beschäftigte oder ihr Arbeitgeber holen eine Dienstreisegenehmigung ein und erstellen eine Dienstreiseabrechnung.
  • Der Anspruch auf Kostenübernahme besteht bis sechs Monate nach der Dienstfahrt. Danach erlischt er, wenn kein Antrag vorliegt (§ 3 BRKG).
  • Leistungen Dritter sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen (§ 3 BRKG). Sind beispielsweise die Getränke während einer Fortbildung kostenlos, gibt es keine Kostenübernahme.

Öffentliche Verkehrsmittel (§ 4 BRKG)

  • Für öffentliche Verkehrsmittel erstattet der Arbeitgeber die Kosten für die niedrigste Beförderungsklasse.
  • Lediglich bei Bahnfahrten über zwei Stunden, bei einer Behinderungsstufe von mindestens 50 oder in Einzelfällen im Flugzeug kann eine höhere Klasse erstattet werden.
  • Nutzt der Mitarbeiter aus triftigen Gründen ein Taxi oder einen Mietwagen, gibt es eine Kostenübernahme.

Kilometerpauschale (§ 5 BRKG)

  • Für Kraftfahrzeuge oder andere motorbetriebene Fahrzeuge, also Autos und Motorräder, sieht das Bundesreisekostengesetz eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent pro Kilometer vor.
  • Maximal 130 Euro erstattet der Arbeitgeber so, also insgesamt 650 Kilometer. Nur in Einzelfallentscheidungen gibt es bis zu 150 Euro.
  • Besteht ein erhebliches Interesse, dass ein Kraftfahrzeug anstelle einer Bahnfahrt genutzt wird, gilt eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer.
  • Stellt der Arbeitgeber das Fahrzeug samt Kraftstoff oder der Dienstreisende fährt bei jemand anderem kostenlos mit, gibt es keine Erstattung.

Die Kilometerpauschale dient als finanzieller Ausgleich sowohl für den verbrauchten Kraftstoff als auch den Verschleiß beim Privatfahrzeug.

Verpflegungskosten

Für eine Dienstreise erhält der Angestellte das sogenannte Tagegeld. Dieses bemisst sich nach dem Einkommensteuergesetz und wird nur gezahlt, wenn die Reise beruflich war und tatsächlich Kosten anfielen. Enthalten die Übernachtungskosten oder die Reisekosten bereits eine Verpflegung, zum Beispiel das Frühstück im Hotel, so verringern sich die Pauschalen. Für ein Frühstück zieht der Arbeitgeber 20 Prozent ab, für ein Mittagessen 40 Prozent. (§ 6 BRKG)

Die Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand betragen 2021

  • 14 Euro Tagessatz für eine eintägige Dienstreise bis zu acht Stunden ohne Übernachtung
  • 28 Euro Tagessatz für jeden vollen Kalendertag mit Übernachtung
  • 14 Euro Tagessatz für einen An- oder Abreisetag

Alle Pauschalen und Sonderfälle lesen Sie im Lexikonbeitrag zur Verpflegungspauschale.

Übernachtungsgeld (§ 7 BRKG)

  • Der Arbeitgeber erstattet pro Nacht pauschal 20 Euro.
  • Sind höhere Dienstreisekosten notwendig, erstattet er auch diese.
  • Ist keine Übernachtung notwendig oder sind die Kosten für diese bereits gedeckt, zum Beispiel durch eine Fahrt im Nachtzug oder bei Bereitstellung einer Unterkunft, erstattet der Arbeitgeber nichts.

Weitere Regelungen

  • Dauert die Dienst- beziehungsweise Geschäftsreise länger als 14 Tage, so gelten ab Tag 15 nur noch 50 Prozent der Pauschalen. In besonderen Fällen darf der Arbeitgeber eine Ausnahme machen. (§ 8 BRKG)
  • Für Dienstreisende, die gewöhnlich weniger Ausgaben haben als die Pauschalen, gibt es stattdessen eine Aufwandsvergütung (§ 9 BRKG).
  • Auch für Mitarbeiter, die regelmäßig reisen, kann eine pauschale Vergütung gewährt werden (§ 9 BRKG).
  • Alle anderen Kosten, die für das Dienstgeschäft notwendig sind, erstattet der Arbeitgeber (§ 10 BRKG).

Bonustipp: Muss der Mitarbeiter während einer Dienstreise ins Krankenhaus, zahlt der Arbeitgeber auch für diese Tage das Übernachtungsgeld (§ 12 BRKG).

Verbindung mit Privatreise

Dienstfahrten führen gelegentlich an beliebte Reiseziele oder in Städte, in denen der Reisende Verwandte oder Freunde hat. Bleibt der Mitarbeiter vor oder nach der eigentlichen Dienstreise dort,

  • übernimmt der Arbeitgeber nur die Kosten, die dienstlich anfallen (§ 13 BRKG).
  • Handelt es sich um mehr als fünf private Tage, erstattet der Arbeitgeber nur die Fahrtkosten für die Erledigung des Dienstgeschäftes, genauso Tagegeld und Übernachtungsgeld (§ 13 BRKG).
  • Da nur tatsächlich angefallene Kosten übernommen werden, kann ein Arbeitnehmer Übernachtungen bei Freunden nicht zurückfordern.

Landesreisekostengesetz

Für Einrichtungen der Länder gilt nicht das Bundesreisekostengesetz, sondern das jeweilige Landesreisekostengesetz.

Antrag

Der Dienstreiseantrag im öffentlichen Dienst ist notwendig für die Genehmigung einer Reise und der damit verbundenen Kosten. Zusätzlich bekommen Vorgesetzte und Arbeitgeber mit dem Antrag die Möglichkeit, Vorbereitungen zu treffen, beispielsweise Einweisungen von Mitarbeitern ins Fahrzeug beziehungsweise die Arbeit vor Ort oder Buchungen von Versicherungen.


Beispiel Dienstreise

Shari arbeitet bei einem Autoteilehersteller im Vertrieb. In ihrem Arbeitsvertrag steht, dass für Reisekosten die Regeln der Dienstreisen gelten. Ihr Chef schickt sie zu einer Messe, um dort drei Tage lang das Unternehmen vorzustellen. Sie fährt einen Tag vorher hin und einen Tag später zurück, ist insgesamt also fünf Tage unterwegs.

Das Messegelände ist weit außerhalb, hat aber ein eigenes Hotel. Die anderen Hotels in der Nähe sind gleich teuer. Aus diesem Grund fährt Shari mit dem eigenen Auto auf Dienstreise und schläft in der zugehörigen Unterkunft. Das Hotel bietet ein inklusives Frühstück an. Auf der Messe trifft Shari eine alte Kollegin wieder und die beiden verabreden sich abends in der Stadt zum Essen. Shari nimmt den Bus zum Restaurant. Zurück am Dienstort übergibt sie ihrem Vorgesetzten ihre Reisekostenabrechnung.

  • Für die Fahrt mit dem eigenen PKW, den Shari aus einem triftigen Grund benutzt (das Gelände ist weit außerhalb), erhält sie für die Hin- und Rückfahrt als Wegstreckenentschädigung die Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer.
  • Für den Anfahrtstag und den Abfahrtstag erhält Shari jeweils die Pauschale für die Verpflegungskosten von 14 Euro. Da das Frühstück jedoch im Hotel inbegriffen ist, verringert sich die Pauschale bei der Abreise um 20 Prozent.
  • Für die drei vollen Dienstreise-Tage auf der Messe bekommt Shari die 28 Euro Tagegeld vom Arbeitgeber zurück, minus jeweils 20 Prozent fürs Frühstück.
  • Die Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro. Da das Hotel jedoch 42 Euro die Nacht kostet und sich in der Nähe keine günstigere Unterkunft befindet, hebt Shari die Rechnung auf und bekommt für die vier Nächte die gesamten 168 Euro zurück.
  • Für die Busfahrt und das Essen im Restaurant muss sie selbst aufkommen, denn es handelt sich um eine private Unternehmung, keine Auswärtstätigkeit. Die Pauschale ist jedoch dafür da, dass Shari sich selbst vor Ort versorgen kann. Ist die Restaurantrechnung teurer, hat sie Pech gehabt.

Wann ist die Dienstreise Arbeitszeit?

Ein Blick ins Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zeigt unter § 2: Arbeitszeit ist die Zeit von Anfang bis Ende der Arbeit ohne Pausen.

Für eine Dienstreise bedeutet dies: Die Zeit, in der der Reisende arbeitet, ist Arbeitszeit und entsprechend zu vergüten. Das bedeutet, die Besprechung mit dem Kunden ist Arbeit, der Aufenthalt im Hotelzimmer als Freizeit und Ruhezeit nicht. Beantwortet der Mitarbeiter im Zimmer jedoch berufliche E-Mails, handelt es sich um Arbeitszeit. Bei einer mehrtägigen Dienstreise fernab der ersten Tätigkeitsstätte gilt für jeden Tag die regelmäßige Arbeitszeit als erfüllt. 

Schwieriger zu beantworten ist die Frage, ob die Reisezeit Arbeitszeit ist. Hier gibt es lediglich ein paar Anhaltspunkte zur Reisetätigkeit: Es handelt sich sehr wahrscheinlich um Arbeitszeit, wenn

  • die Zeit in die gewöhnliche Arbeitszeit fällt.
  • der Angestellte unterwegs arbeitet.
  • der Reisende ein Fahrzeug steuert.
  • Reisen Teil des Jobs sind.

Achtung: Arbeitet der Angestellte unterwegs freiwillig, besteht unter Umständen kein Anspruch auf Vergütung. Sicher ist diese nur, wenn der Arbeitgeber eine Arbeitsleistung anordnet. Die Wegstreckenentschädigung hat nichts damit zu tun, ob es sich auch um Arbeitszeit handelt.

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Reisezeit in einem Vertrag auch anders geregelt sein darf als die normale Arbeitszeit. Hier ist es Arbeitgebern zum Beispiel erlaubt, für Reisezeit eine niedrigere Vergütung festzuhalten.

Wichtig: Gilt die Reisezeit als Arbeitszeit, zählt sie zu den maximalen Stunden, die ein Angestellter am Tag arbeiten darf. Die Höchstarbeitszeit beträgt pro Tag acht Stunden, die mit zwei Überstunden auf maximal zehn Stunden erweitert werden dürfen. Zusätzlich sind Pausenzeiten und Ruhezeiten einzuhalten. Lesen Sie im Lexikonbeitrag alles zum Arbeitszeitgesetz!

Die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte ist keine Arbeitszeit, sondern die sogenannte Wegezeit. Bei der Vergütung der Arbeitszeit auf einer Dienstfahrt handelt es sich nicht um Dienstreisekosten.

Bonustipp: Maßgeblich für die Regelung von Feiertagen ist das Bundesland, in welches eine Geschäftsreise geht. Ist am normalen Arbeitsort Feiertag, am Zielort der Reise jedoch nicht, gilt der Tag als normaler Arbeitstag. (Quelle: haufe)


Alle Regelungen, Ausnahmen und Sonderfälle zum Thema Reisezeit und Arbeitszeit lesen Sie im Ratgeberartikel: Reisezeit und Arbeitszeit: Wann Arbeitnehmer Geld bekommen


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Welche Verkehrsmittel für eine Geschäftsreise nutzen?

Im Allgemeinen gibt es keine Vorschrift für ein bestimmtes Verkehrsmittel, lediglich die Wirtschaftlichkeit soll gewährleistet sein. In Arbeits- oder Dienstanweisungen besteht jedoch die Möglichkeit, Regelungen festzuhalten. Hier finden sich für den öffentlichen Dienst auch Anweisungen dazu, welcher Dienstrang welche Beförderungsklasse nutzen darf. Tarifverträge bieten häufig Aufschluss in der Privatwirtschaft.

Für die Fahrtkostenerstattung im öffentlichen Personenverkehr gelten andere Pauschalen als für Kraftfahrzeuge. Mit dem Privatfahrzeug lassen sich oft die höchsten Pauschalen anwenden, es entstehen jedoch auch die meisten Kosten (Benzin, Verschleiß, Versicherung).

In Unternehmen ist es unterschiedlich, ob der Dienstreisende selbst Fahrt und Unterkunft organisiert oder der Chef die Aufgabe an andere Angestellte übergibt.

Grundsätzlich bestimmen die Gegebenheiten vor Ort häufig, ob eine Anreise mit dem Zug oder dem Auto mehr Sinn ergibt. Ist die Parkmöglichkeit mitten in der Stadt schwierig, das Hotel jedoch direkt neben dem Bahnhof, empfiehlt sich der öffentliche Verkehr. Existiert ein Firmenwagen, nutzen Angestellte häufig diesen.


Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber für Dienstreisen?

Der Arbeitgeber hat mit dem Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung die Möglichkeit, Dienstreisen beziehungsweise Geschäftsreisen anzuordnen. Sein Weisungsrecht beschränkt sich bei Dienstfahrten nicht nur auf die Tätigkeitsstätte. Er hat in diesem Zusammenhang jedoch auch einige Pflichten.

Für den öffentlichen Dienst gilt:

  • Die Dienstreise ist vor Beginn anzukündigen, sodass der Mitarbeiter sich vorbereiten kann.
  • Es gelten die Grundsätze von Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Fürsorge für jede Reisetätigkeit.
  • Der Arbeitgeber unterweist den Reisenden in dessen Rechten, Pflichten und in Sicherheitsmaßnahmen, zum Beispiel über die Pauschalen inklusive Tagegeld.
  • Können Gefahren auftreten, zum Beispiel bei einem Schwertransport, ist eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen.

Für Geschäftsreisen in der Privatwirtschaft halten sich Arbeitgeber im besten Fall auch an diese Regelungen. Eine schriftliche Dokumentation der Regeln in Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung ergibt Sinn. Arbeitgeber sollten zudem vorher einige Dinge mit den Reisenden besprechen, zum Beispiel ob diese am Zielort ein Taxi benutzen dürfen.

Dürfen Mitarbeiter eine Dienstreise ablehnen?

Wie beschrieben, haben Arbeitgeber ein Weisungsrecht. Nichtsdestotrotz müssen sie aus ihrer Fürsorgepflicht heraus auch die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigen. Hat der Mitarbeiter Kinder, die er allein betreut, so sollte der Arbeitgeber einen anderen Angestellten zur Auswärtstätigkeit schicken.


Wo beginnt eine Geschäftsreise?

Startet die Reise, und somit die Kostenerstattung, ab Wohnort oder ab Dienstort? Das Bundesreisekostengesetz legt in § 2 Absatz 2 für den öffentlichen Dienst fest, dass die Reise nach Abreise und Ankunft an der Wohnung zu berechnen sei, wenn sie nicht an der Dienststätte beginnt oder endet.

Hier ist also ein Start vom Wohnort oder vom Betrieb aus möglich. Fährt der Mitarbeiter mit dem eigenen PKW und die Autobahn liegt näher am Wohnort als am Arbeitsort, startet die Fahrt an der Wohnung. Treffen sich zwei Mitarbeiter in der Firma und fahren gemeinsam, dann beginnt die Dienstfahrt dort. Die Wegstreckenentschädigung gibt es nur ab Start der tatsächlichen Reise.


Was geschieht bei Unfällen während einer Dienstreise?

Passiert auf der Dienstreise während der Fahrt ein Unfall und die Fahrt war beruflich notwendig, so gilt dies als Arbeitsunfall oder Wegeunfall. Die Reisenden sind über den Arbeitgeber versichert. Private Tätigkeiten vor Ort, egal ob im Hotelzimmer oder im Auto zum nächsten Restaurant, sind nicht über diesen versichert.

Wie oben beschrieben, übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Übernachtung auch, wenn der Reisende im Krankenhaus ist.


Was gilt für Geschäftsreisen ins Ausland?

Genau wie eine Reise im Inland ist die Reise ins Ausland eine Dienst- oder Geschäftsreise. Für die Verpflegungspauschalen gelten die festgelegten Höhen im jeweiligen Ausland oder die von Luxemburg, wenn es keine gibt. Hier ist das Land maßgeblich, das während der Auslandsdienstreise vor 24 Uhr Ortszeit als letztes erreicht wurde. Reisezeit ins Ausland wurde vom Bundesarbeitsgericht 2018 als Arbeitszeit bestimmt.

Für eine Reise ins EU-Ausland benötigen die Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung. Diese stellt fest, dass sie den gesetzlichen Regelungen des Landes unterliegen, in dem ihr Arbeitgeber sitzt. Das ist zum Beispiel für Sozialversicherungen während der Reisetätigkeit wichtig.


Wie zahlen Arbeitgeber Steuern für Dienstreisen?

Die Fahrtkosten und Übernachtungskosten setzen Arbeitgeber als Betriebskosten ab. Die Verpflegungspauschalen sind steuerfrei und sozialabgabenfrei. 

Steuererklärung für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können die Reisekosten, die ihr Arbeitgeber nicht erstattet, in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.


Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


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