Bei der Urlaubsplanung im Unternehmen kommt es oftmals zu Streit. Jeder möchte seinen Urlaubswunsch durchsetzen und der Kampf um bestimmte Zeiten kann unkollegial werden. Doch das muss nicht sein. Denn im Endeffekt gibt es bei der Verteilung von Urlaub klare Regeln zu beachten. Diese sind im Mindesturlaubsgesetz festgehalten.
Wichtig ist zum Beispiel zu wissen, dass die Planungen der Mitarbeiter erstmal reine Wünsche beziehungsweise Anträge sind, die Sie einerseits berücksichtigen müssen (§ 7 BUrlG). Das letzte Wort haben andererseits Sie als Arbeitgeber mit Ihrem Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung, besonders, wenn es um den Betriebsablauf geht. Versuchen Sie, den Wünschen Ihrer Mitarbeiter so weit wie möglich zu entsprechen. Doch zu manchen Gelegenheiten kann das schwierig sein und Sie müssen eine Entscheidung treffen.
Hierbei sind Arbeitgeber angehalten, soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Das heißt vor allem, dass Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern für Urlaub in den Schulferien bevorzugt behandelt werden. Auch Mitarbeiter, deren Ehegatten an bestimmte Zeiten gebunden sind, wie Lehrer, stehen bei der Urlaubsplanung vorne.
Betriebliche Gründe können ebenfalls dazu führen, dass Arbeitgeber Urlaubswünsche nicht berücksichtigen. Diese Gründe sind wichtige, arbeitsintensive Projekte oder ein Mangel an Arbeitskräften. Zu solchen Gelegenheiten kann der Chef allgemeine Urlaubssperren verkünden. Das ist in der Vorweihnachtszeit im Einzelhandel oft der Fall.
Grundsätzlich müssen Mitarbeiter ihren Urlaub innerhalb des Kalenderjahres nehmen. Arbeitnehmer haben nach § 1 BUrlG einen gesetzlichen Urlaubsanspruch, der kaum zu umgehen ist. Dieser entsteht laut § 4 BUrlG nach sechs Monaten. Das sollten sowohl Arbeitgeber als auch die Angestellten bei der Jahres- und Urlaubsplanung bedenken.
Generell entscheidet der Arbeitnehmer, wie er seinen Urlaub über das Jahr verteilt. Er darf den kompletten Jahresurlaub zusammenhängend nehmen. Eine solche Urlaubsplanung ist zu gewähren, denn der Urlaubswunsch des Mitarbeiters hat erst einmal Vorrang.
Sie als Arbeitgeber können aber „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ anmerken. Dann muss der Arbeitnehmer die Tage weiter aufteilen. Trotzdem stehen dem Mitarbeiter mindestens zwei Wochen zusammenhängender Urlaub zu, wenn dieser das wünscht (§ 7 BUrlG).
Es gibt die Möglichkeit, Urlaubsplanung von Seiten des Arbeitgebers vorzugeben. Hierzu richten Unternehmen Betriebsurlaub ein. Zum Beispiel in Arztpraxen ist das der Fall. Dieser Betriebsurlaub darf nur bis zu 60 Prozent des Urlaubskontingentes eines Mitarbeiters abdecken. Das Arbeitsrecht sieht vor, dass die Mitarbeiter übe die restlichen Urlaubstage frei verfügen (BAG-Urteil von 1981). Ein übergreifender Urlaubsplaner schafft den Überblick.
Nehmen Arbeitnehmer Urlaubstage mit ins neue Jahr, müssen sie diese in den ersten drei Monaten aufbrauchen. Eine Mitnahme der Tage kann erfolgen, wenn betriebliche oder persönliche Gründe dafür vorlagen, den Urlaub noch nicht zu nehmen. (§ 7 BUrlG)
Übrigens wird Urlaub nicht ausgezahlt. Er dient der Erholung der Mitarbeiter und eine Auszahlung widerspräche diesem Zweck.
Irini arbeitet in einer Arztpraxis. Sie hat ein Urlaubskontingent von 25 Tagen. Irinis Chef Paul hat bereits genau geplant, in welchen Zeiträumen er seine Praxis im kommenden Jahr schließen und Urlaub machen möchte. Sie soll in den gleichen Zeiträumen Urlaub nehmen, da die Praxis betriebsbedingt geschlossen ist. Die Urlaubsplanung von Irini passt aber nicht hundertprozentig mit der von Paul überein und sie möchte zehn der bereits von Paul geplanten 25 Urlaustage zu einem anderen Zeitpunkt nehmen als dieser ihr vorgibt. Laut Arbeitsrecht muss Paul ihr diese zehn Urlaubstage auch zu einem anderen Zeitpunkt gewähren, da er Irini laut Arbeitsrecht nur den Zeitraum von 15 Urlaubstagen, also 60 Prozent der 25 Tage, vorgeben darf.
Generell gilt: Wurde ein Urlaubsantrag bewilligt, ist dieser auch sicher. Nur in schweren Ausnahmefällen, wie der Bedrohung der Unternehmensexistenz, kann der Arbeitgeber einen Urlaub kurzfristig streichen. In einem solchen Fall muss der Arbeitgeber für eventuell entstandene Kosten (Stornierung, Umbuchung oder Ähnliches) aufkommen. Ist der Arbeitnehmer bereits im Urlaub, muss er nicht erreichbar sein oder extra zurückkommen.
Ja. Erkrankt man in seinem Urlaub, kann man diese Tage nach § 9 BUrlG zurückerstattet bekommen. Allerdings braucht es dafür ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vom Arzt. Das gilt auch für Urlaub im Ausland. Den Zeitraum der AU muss der Arbeitgeber wieder gutschreiben. Damit steht eine erneute Urlaubsplanung an.
Was ist eigentlich Urlaubsgeld, wer bekommt es und wer hat einen Anspruch darauf?
Alles zu diesem Thema lesen Sie im Lexikonartikel Urlaubsgeld.
Planen Sie Urlaub rechtzeitig und vorausschauend in Ihrem Unternehmen. Überlegen Sie im Vorfeld, wann arbeitsintensive Zeiten auf alle zukommen. Soll es Betriebsferien geben? Um Streit vorzubeugen, setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen. Nehmen Sie zunächst alle Urlaubswünsche der Arbeitnehmer auf und überlegen Sie dann zusammen, wie diese umsetzbar sind.
Legen Sie hierbei ein Augenmerk auf die Zeiten, die besonders beliebt sind, wie Brückentage, Schulferien oder Weihnachten. Die Urlaubsplanung für diese Tage sollte sensibel vonstattengehen. Eine Möglichkeit es ist, zu rotieren und abwechselnd freizugeben. So fühlt sich niemand benachteiligt.
Alle Angestellten sollten ihre geplanten Urlaubstage in einen digitalen Kalender eintragen. So kann jeder von seinem Platz aus einsehen, wann ein Kollege weg ist.
Relevant für die Urlaubsplanung ist auch die Vertretung der einzelnen Mitarbeiter und des Chefs. Herrschen hier klare Strukturen, erübrigen sich andere Fragen. Vertreten sich zwei Kollegen beispielsweise untereinander, ist automatisch klar, dass nicht beide gleichzeitig Urlaub nehmen können.
Die Urlaubsvertretung kann auf verschiedenste Weisen geregelt werden. Kommen Kollegen nicht infrage, ist auch eine externe Kraft möglich oder ein Sekretariatsservice. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass Mitarbeiter, die Kollegen vertreten, sich trotzdem an das Arbeitszeitgesetz halten. Sie haben ein Weisungsrecht und dürfen verlangen, dass ein Angestellter eine Vertretung übernimmt. Überstunden dagegen sind aus einem solchen Grund nicht einfach so zulässig anzuordnen.
Mit einer webbasierten Urlaubsplanung können die Mitarbeiter auch von zu Hause aus die Planung der Firma einsehen. Eine solche Möglichkeit ist in Clockodo integriert. Arbeitnehmer verwalten ihre Urlaubstage und Überstunden, reichen Urlaubsanträge ein und planen den privaten Urlaub passend. Urlaubstage werden automatisch mit dem hinterlegten Urlaubskontingent verrechnet und sind jederzeit für Mitarbeiter und Vorgesetzte einzusehen.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea