Wenn sich Mitarbeiter in den Urlaub verabschieden, bedeutet das für Unternehmen nicht Stillstand, sondern Organisationstalent. Urlaubsvertretungen müssen her, damit Projekte laufen und Kunden nicht auf Antworten warten. Mit einer durchdachten Planung und klaren Regelungen wird die Reisezeit für alle entspannter – für die Daheimgebliebenen sowie für die Urlauber.
Lesen Sie in diesem Ratgeberartikel wer für die Urlaubsplanung verantwortlich ist, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und was bei abgelehntem Urlaub wegen fehlender Vertretung zu beachten ist.
Der Arbeitgeber trägt laut Arbeitsrecht die Verantwortung für eine Urlaubsvertretung! Chefs gewähren ihren Mitarbeitern die Auszeit und müssen darauf achten, dass das Unternehmen weiter funktioniert. Sie sind verantwortlich für die Personalplanung, auch in der Reisezeit, und müssen daher Regelungen für Vertretungen finden.
Bleiben eine oder mehrere Aufgaben über zwei Wochen liegen, kann das negative Konsequenzen haben. Ansprechpartner warten auf Rückmeldungen, Deadlines werden nicht eingehalten und niemand kann Auskunft über Details geben. Eine Urlaubsvertretung übernimmt diese Pflichten für den Abwesenden. Dadurch liegen Projekte nicht brach und jeder weiß, an wen er sich wenden kann, wenn es Probleme gibt.
Vor allem, wenn die Regelung der Urlaubsvertretung die Kollegen mit einbezieht, müssen diese das Arbeitszeitgesetz einhalten. Auch bei zusätzlichen Aufgaben durch die Vertretung ist Mehrarbeit nur im üblichen Rahmen erlaubt. Von daher gibt es auch keinen Zuschlag für die Urlaubsvertretung an sich. Für zusätzliche, befristete Mitarbeiter gilt das Arbeitsrecht genau wie für alle anderen auch. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer darf eine Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG von acht Stunden grundsätzlich nicht überschreiten. Zusätzlich muss er eine Ruhezeit nach Feierabend von mindestens elf Stunden nach § 5 Abs. 1 ArbZG einhalten. Auch Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden und von 45 Minuten bei mehr als neun Stunden sind nach § 4 ArbZG verpflichtend.
Lesen Sie weitere Infos zum Arbeitszeitgesetz in unserem passenden Lexikonartikel.
Arbeitnehmer im Urlaub müssen in ihrer Abwesenheit nicht erreichbar sein oder gar verfrüht zurückkommen. Das geht nur im äußersten Notfall, wenn es absolut keine andere Möglichkeit gibt. Ansonsten ist es Mitarbeitern gesetzlich verboten, während des Erholungsurlaubes einer Erwerbstätigkeit nachzugehen (§ 8 BUrlG).
Nur aus dringenden betrieblichen Belangen dürfen Arbeitgeber Urlaub verweigern. Mehr noch: Wünsche der Arbeitnehmer sind zu berücksichtigen, wenn nichts Dringliches dagegenspricht (§ 7 BUrlG). Bei einem Anspruch von mehr als zwölf Urlaubstagen müssen mindestens zwölf aneinanderhängende Tage im Jahr gewährt werden (§ 7 BUrlG). Die Organisation einer funktionierenden Urlaubsvertretung ist ein Muss, um diese Regelung des Arbeitsrechts einzuhalten.
Für die Auswahl einer Urlaubsvertretung machen Arbeitgeber von ihrem Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung Gebrauch. Bestimmen sie einen Mitarbeiter als Urlaubsvertretung, muss dieser seinen Kollegen grundsätzlich auch vertreten. Allerdings ist eine zeitweise Umsetzung auf einen schlechter bezahlten Job nicht erlaubt, denn Gehaltskürzungen sind an strenge Vorgaben geknüpft.
Es gibt für Arbeitgeber nur wenige rechtlich zulässige Gründe, einen Urlaubsantrag abzulehnen. Folgende Gründe erlauben eine Ablehnung:
Ist einer dieser Gründe gegeben, muss der Arbeitgeber dennoch zunächst die Interessen beider Seiten abwägen und den grundsätzlichen Vorrang des Arbeitnehmerwunsches im Blick haben.
Eine fehlende Vertretung kann ein Grund für die Ablehnung des Urlaubsantrags sein. Drohen aufgrund der fehlenden Urlaubsvertretung ernsthafte betriebliche Störungen, kann dies als dringender betrieblicher Grund gelten. Der Arbeitgeber muss allerdings genau darlegen, warum das Unternehmen erheblich beeinträchtigt wäre. Eine pauschale Aussage wie „Es ist niemand da“ reicht rechtlich nicht aus. Auch eine schlechte Organisation gilt hier nicht als rechtens. Außerdem gilt:
Vollständig die Aufgaben eines abwesenden Kollegen zu übernehmen, ist in der Regel nicht möglich. Dennoch sollte eine Urlaubsvertretung dafür sorgen, dass sie die wichtigsten Tätigkeiten zuverlässig erledigt. Es ist hilfreich, wenn der abwesende Kollege im Vorfeld eine Liste mit einer Priorisierung der Aufgaben erstellt. So kann die Urlaubsvertretung darauf achten, dass sie die wichtigsten Aufgaben im Rahmen der regulären Arbeitszeit erledigt. Um dies zu gewährleisten, können Mitarbeiter in der Vertretungszeit auch die eigenen Aufgaben neu gewichten. Hier besteht allerdings schnell die Gefahr, dass sie die eigenen Pflichten zu sehr vernachlässigen. Daher ist es wichtig, einen guten Mittelweg zu finden. Ist eine zuverlässige Erledigung nicht ohne Überstunden und ohne Überlastung möglich, sollten Mittarbeiter ihren Vorgesetzen informieren und gemeinsam nach einer Lösung suchen.
Die Vertretung darf nicht dazu führen, dass Mitarbeiter gesetzliche Regelungen wie das Arbeitszeitgesetz verletzten oder die Gesundheit gefährden. Besonders wenn Mitarbeiter ständig Vertretung für Kollegen leisten sollen, handelt es sich nicht mehr um eine Ausnahme. In diesem Fall sollte der Arbeitgeber prüfen, ob eine personelle Unterstützung notwendig ist.
Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf ein höheres Gehalt bei Urlaubsvertretung, wenn die Vertretung im üblichen Rahmen bleibt. Nur wenn die übertragenen Aufgaben deutlich über die arbeitsvertraglich Tätigkeit hinausgehen oder dauerhaft eine höherwertige Tätigkeit übernommen wird, könnte ein Anspruch auf eine Gehaltsanpassung oder Zulage entstehen.
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Weisungsrechts eine Urlaubsvertretung anordnen, die der Mitarbeiter ausführen muss. Mitarbeiter dürfen die Vertretung allerdings ablehnen, wenn die Übernahme unzumutbare Aufgaben mit sich bringt, ihre vereinbarte Arbeitszeit überschreitet oder sie nicht die nötige Qualifikation für die Tätigkeit besitzen. Auch bei einer drohenden Überlastung oder wenn die Vertretung über längere Zeit zusätzlich zur regulären Arbeit erfolgt, kann der Mitarbeiter sie verweigern. Entscheidend ist stets die Zumutbarkeit im Einzelfall sowie die Einhaltung arbeitsvertraglicher und gesetzlicher Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz.
Eine reibungslose Urlaubsplanung unter Kollegen basiert auf frühzeitigen Absprachen, klaren Regeln und echter Teamarbeit. Wer seine Abwesenheit gut vorbereitet und die Aufgaben sinnvoll verteilt, sorgt nicht nur für eine bessere Organisation, sondern stärkt auch den Zusammenhalt im Team.
Gegenseitige Unterstützung im Team ist dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor. Eine rechtzeitige Absprache – idealerweise mindestens zwei Wochen vor Urlaubsbeginn – erleichtert die Planung der Urlaubsvertretung und ermöglicht es allen Beteiligten, ihre Arbeitsbelastung im Blick zu behalten. Empfehlenswert ist es außerdem, eine Notfallvertretung zu benennen, falls die eigentliche Urlaubsvertretung unerwartet ausfällt.
Kollegialität und Teamgeist spielen eine zentrale Rolle: Wenn Mitarbeiter füreinander einspringen, zeigt das Zusammenhalt und Vertrauen. Eine funktionierende Urlaubsvertretung Regelung bedeutet nicht nur eine organisatorische Entlastung für den Betrieb, sondern schafft auch ein Arbeitsumfeld, in dem jeder auf Unterstützung zählen kann. Mitarbeitende, die sich gegenseitig helfen, profitieren langfristig von einem besseren Betriebsklima, höherer Kollegialität und oft auch von einem besseren Verständnis für die Arbeit der anderen.
Um Konflikte zu vermeiden, sollten Teams klare Regeln für die Urlaubsplanung aufstellen. Dazu gehören abgestimmte Urlaubszeiten, transparente Vertretungsregelungen und das offene Kommunizieren von wichtigen Abwesenheiten gegenüber Kunden und Partnern. So verhindern Sie Missverständnisse, Überlastung und Ärger.
Zur optimalen Vorbereitung gehört außerdem:
Eine durchdachte Urlaubsverwaltung unter Kollegen sorgt nicht nur für einen reibungslosen Betriebsablauf, sondern auch für mehr Wertschätzung und gegenseitige Unterstützung im Team.
Tipps zur passenden Formulierung während Ihrer Abwesenheit erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel Abwesenheitsnotiz schreiben.
Die Organisation der Urlaubsvertretung sollte nach Möglichkeit nicht erst umgesetzt werden, wenn der Mitarbeiter die Koffer packt. Stattdessen sollten Sie sich Gedanken machen, wie eine Regelung für Urlaube grundsätzlich aussehen kann. Diese können Sie auf Schwangerschaftsvertretungen ausweiten.
Die Organisation der Urlaubsvertretung sollte nach Möglichkeit nicht erst umgesetzt werden, wenn der Mitarbeiter die Koffer packt. Stattdessen sollten Sie sich Gedanken machen, wie eine Regelung für Urlaube grundsätzlich aussehen kann. Diese können Sie auf Schwangerschaftsvertretungen ausweiten.
Die Vertretung durch Kollegen ist die einfachste Methode. Sie ist sinnvoll, wenn Angestellte für wenige Tage oder Wochen weg sind. Diese Regelung lässt sich dann auch für Krankheitstage anwenden. Besonders Kollegen aus derselben Abteilung oder gar demselben Büro eignen sich als Urlaubsvertretung, denn:
Anstelle von bestimmten Ansprechpartnern ist auch eine Mindestzahl von Anwesenden denkbar. Dabei kann es passieren, dass Arbeitnehmer sich um bestimmte Zeiten streiten. Sie müssten in solchen Fällen eingreifen und als Urlaubsplaner entscheiden.
Statt Kollegen können es auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen sein. Überprüfen Sie genau, wer für welche Aufgaben infrage kommt. Aushilfen sind auch eine denkbare Möglichkeit, wenn sie dazu die Zeit und Lust haben. Auszubildende möchten oft generell andere Abteilungen kennenlernen. Bei ihnen ist aber auch eine fachliche Eignung zuvor festzustellen.
Maria ist Assistentin der Geschäftsführung in einem mittelständigen Unternehmen. Sie sucht eine Vertretung für ihren bevorstehenden zweiwöchigen Urlaub. Da sie ein eigenes Büro besitzt und somit keinen Tischnachbarn oder andere Büro-Kollegen hat, die ihre Arbeit kennen, muss sie sich in einer anderen Abteilung nach einer Vertretung umsehen. Sie entscheidet sich für Jana aus der Personalabteilung. Da Maria viele Personalaufgaben für ihren Chef übernimmt, muss sie Jana in diese Aufgabenbereiche nicht einweisen und kann sich auf die Einarbeitung der weiteren Aufgaben fokussieren. Zusätzlich erstellt sie ihr einen Wochenplan für die Vertretungszeit.
Für eine längere Abwesenheit über mehrere Wochen oder Monate sollten Sie über neue beziehungsweise externe Mitarbeiter nachdenken. Vor allem, wenn Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen, kann eine solche Regelung für die Urlaubsvertretung sinnvoll sein. Je nachdem, welche Aufgaben der Fernbleibende hat, eignen sich verschiedene Lösungen für die Vertretungszeit.
Dazu müssen Sie rechtzeitig eine Stellenanzeige schalten und sich auf einen Bewerbungsprozess vorbereiten. Denken Sie dabei daran, die Befristung von Anfang an zu kommunizieren. Sie können auch Zeitarbeitsfirmen anfragen.
Eine 450-Euro-Kraft oder Aushilfe arbeitet weniger Stunden in der Woche. Trotzdem erledigt sie Aufgaben, die keine besondere Einführung oder Qualifikation benötigen. Auch ein Studentenjob ist denkbar oder eine Suche über eine Zeitarbeitsfirma. Wie viele Stunden notwendig sind, kommt ganz auf den Arbeitsplatz an.
Das eignet sich besonders, wenn es hauptsächlich um Informations-Weitergabe geht. Mit solchen Services lassen sich nicht nur Urlaubsvertretungen organisieren, sondern auch Engpässe im Unternehmen.
Auch Sie als Arbeitgeber machen Pause von der Arbeit. Wie die Vertretung dafür aussehen soll, müssen Sie sich im Vorfeld überlegen. Oft bestimmten Arbeitgeber einen Stellvertreter, der sie in verschiedenen Situationen vertritt. Dieser kann auch in Ihrer Abwesenheit verantwortlich sein. Im besten Fall vertrauen Sie der Person fachlich und auch auf persönlicher Ebene. Im Notfall müssen die Urlaubsvertretungen für Chefs unter Umständen Entscheidungen treffen. Sind diese Personen keine leitenden Angestellten, muss auch bei der Urlaubsvertretung das Arbeitsrecht bezüglich der Höchstarbeitszeit eingehalten werden.
Sie sollten also jemanden bestimmen, der in Ihrer Abwesenheit verantwortlich ist. Arbeitgeber sind oft auch auf Reisen erreichbar und können aus der Ferne Entscheidungen treffen. Dennoch ist es sinnvoll, wenn die Vertretung für die Urlaubszeit genau weiß, was sie wann tun darf und soll.
Der Urlaub ist laut Gesetz zur Erholung da. Es ist nicht zulässig, die Mitarbeiter in ihrer wohlverdienten Freizeit zu stören oder sie zurückzuholen (§ 7 BUrlG). Auch bereits bewilligter Urlaub darf nicht einfach wieder zurückgenommen werden. Deswegen ist es im Sinne von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass die Urlaubsvertretung geregelt ist. Arbeitnehmer müssen ihr Handy nicht beantworten und legen es im Urlaub sowieso am besten zur Seite. Wissen sie, dass in ihrer Abwesenheit nichts schief laufen kann, erholen sie sich auch besser. Außerdem möchte niemand zurückkommen und einen Berg an Arbeit vorfinden.
Wer hat überhaupt wie viel Anspruch auf Urlaub?
Lesen Sie im Lexikon alles rund um den Urlaubsanspruch!
Idealerweise treffen Urlauber und Vertretung vor der Abwesenheit zusammen. Eine gut vorbereitete Übergabe erleichtert der Urlaubsvertretung die Zeit sehr. Handelt es sich um einen Kollegen, wird er bei seiner nächsten Übergabe dann ähnlich handeln.
Eine Übergabe gibt der Vertretung am besten etwas Handfestes mit: einen Ausdruck oder ein Dokument mit allen Informationen. Der Urlauber stellt sich im Vorfeld bestenfalls folgende Fragen:
All diese Informationen in einer übersichtlichen Tabelle aufbereitet helfen der Vertretung, sich zu orientieren. Der Urlauber darf nicht vergessen, dass die Vertretung auch eigene Aufgaben zu erledigen hat. Ein einfaches Abgeben der Informationen wirkt sehr unprofessionell. Sprechen Sie alle Projekte kurz durch und geben Sie der Vertretung die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.
1. Urlaubsvertretung bestimmen
Bevor die Urlaubszeit beginnt, sollten Sie eine geeignete Vertretung festlegen. Idealerweise wählen Sie eine Person aus, die bereits mit den Aufgaben vertraut ist oder sich schnell einarbeiten kann. Prüfen Sie dabei, wer fachlich geeignet ist und genug Kapazitäten hat, um zusätzliche Tätigkeiten als Urlaubsvertretung zu übernehmen. Denken Sie auch an eine Notfallvertretung, falls die erste Wahl kurzfristig ausfällt – zum Beispiel durch Krankheit. So stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben jederzeit zuverlässig erledigt werden können und der Betrieb reibungslos weiterläuft.
2. Lösung frühzeitig kommunizieren
Mindestens in Ihrer Abteilung, am besten aber im ganzen Unternehmen sollten Angestellte die Regelungen zur Urlaubsvertretung kennen. Wissen zum Beispiel alle, dass jeweils der Bürokollege den Abwesenden im Urlaub vertritt, steht direkt der Ansprechpartner fest. Kommunizieren Sie die Lösung frühzeitig.
3. Öffentliche Liste anlegen
Zusätzlich hilft eine öffentlich einsehbare Liste, einen Überblick über anstehenden Urlaub zu verschaffen. Speichern Sie zum Beispiel eine Datei mit Ihren Arbeitnehmern und den jeweiligen Vertretern für alle zugänglich ab. Nehmen Sie auch die Kontaktdaten auf.
4. Prüfung vor Genehmigung
Wenn Sie eine Abwesenheit genehmigen, prüfen Sie, ob die Urlaubsvertretung geklärt ist. Überschneiden sich die Anträge der zusammengehörigen Mitarbeiter? Gibt es schon eine Stellenausschreibung? Kann das Arbeitsrecht mit höchstens zehn Stunden Arbeit am Tag eingehalten werden? Sollten noch Fragen offen sein, klären Sie diese mit dem Antragsteller.
5. Abwesenheit vorher kommunizieren
Besonders mit Externen sollten Sie auch im Vorfeld sprechen. So können viele Dinge in den Wochen vor dem Urlaub geregelt und erledigt werden. Die Vertretung für die Abwesenheit hat dadurch weniger Arbeit und ist auch in Zukunft bereit, einzuspringen. So kann sich der Kollege im Vorfeld auch besser für die Urlaubsvertretung organisieren.
6. Kollegen und Externe informieren
Zwar unterhalten sich Arbeitnehmer untereinander über ihre Abwesenheiten. Trotzdem sollten einige Vorkehrungen getroffen werden. E-Mails sollten in einer automatischen Antwort einen anderen Ansprechpartner nennen. Das Telefon sollte zur Vertretung umgeleitet werden. Auch auf dem Schreibtisch ist ein Zettel eine gute Idee, auf dem die Abwesenheit genannt wird. Sollte jemand nur schnell etwas abgeben wollen, kann er sich an die Vertretung wenden.
7. Die Übergabe
Der glückliche Reisende übergibt seine Aufgaben und Projekte der Urlaubsvertretung. Dabei sollten alle wichtigen Fakten geklärt werden. Was ist wann fällig? Wo sind noch Fragen offen? Was passiert im Notfall? Wer sind interne und externe Ansprechpartner? Was hat Priorität? Ihre Mitarbeiter sollten dafür einen verbindlichen Termin miteinander vereinbaren.
Laden Sie jetzt die Checkliste als PDF herunter und starten Sie mit 7 Schritten zur Urlaubsvertretung!
Eine funktionierende Urlaubsvertretung sichert den reibungslosen Ablauf im Unternehmen – selbst während der Hochsaison der Ferienzeiten. Arbeitgeber tragen die Verantwortung, frühzeitig Regelungen zu treffen und gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitszeitgesetz und das Bundesurlaubsgesetz zu beachten. Auch im Team selbst spielt eine gute Urlaubsplanung unter Kollegen eine wichtige Rolle, um Überlastungen und Konflikte zu vermeiden. Frühzeitige Absprachen, klare Vertretungsregelungen und gegenseitige Unterstützung stärken nicht nur die Organisation, sondern auch den Teamzusammenhalt.
Kommt es dennoch zu Problemen, etwa wenn kein Ersatz zur Verfügung steht und Urlaub abgelehnt wird, sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre Rechte und Pflichten genau kennen. Mit einer durchdachten Planung, klarer Kommunikation und etwas Flexibilität wird die Urlaubszeit für alle Beteiligten zu einer entspannten und fairen Angelegenheit.
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