Welcher Inhalt gehört in eine Abwesenheitsnachricht?
Um zu entscheiden, was in eine automatische Abwesenheitsnotiz gehört, machen Sie sich klar, wer diese bekommt. Sind es Kollegen, mit denen Sie ein freundschaftliches Verhältnis führen? Sind es wichtige Kunden und Geschäftspartner? Haben Sie Vorgesetzte, die Ihnen schreiben, und sei es nur in CC? Überlegen Sie, in welcher Funktion Sie für diese Empfänger arbeiten.
Welche Informationen sind wichtig für diese Kommunikationspartner? So spielt beispielsweise der Grund für Ihre Abwesenheit keine Rolle, wenn Ihre Kunden die E-Mail bekommen. Für Kollegen ist es wichtig, ob Sie auf einer Dienstreise sind und abends alle Nachrichten beantworten.
Diese 7+1 Bestandteile einer Abwesenheitsnotiz aber sind immer gleich und unverzichtbar:
Der Betreff
Am sinnvollsten ist es, wenn Sie direkt in den E-Mailbetreff schreiben, dass Sie abwesend sind. Titel wie „Abwesenheitsnachricht“ oder „Out of Office“ machen es dem Empfänger leicht, direkt den Sinn der Nachricht zu verstehen.
Die Anrede
Von extern kann Ihnen jeder schreiben. Wählen Sie deshalb eine neutrale und förmliche Anrede, die niemandem aufstößt. Ein typisches „Sehr geehrte Damen und Herren” oder ein freundliches „Hallo“ sind unverfänglich. Schreiben Sie lieber zu förmlich als mit lockeren Sprüchen wichtige Partner zu vertreiben.
Intern funktioniert ein „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ gut, wenn Sie ein eher kleines, nationales Unternehmen sind. Bei größeren Konzernen und ausländischen Kollegen ist es auch hier sinnvoll, förmlich zu bleiben.
Der Dank
Die Gepflogenheit, sich in der Abwesenheitsnotiz für eine Nachricht zu bedanken, hat sich etabliert. Entweder stellen Sie den Dank als ersten Satz hinter die Anrede („vielen Dank für Ihre Nachricht!“) oder Sie kombinieren beide Punkte: „Hallo und herzlichen Dank für Ihre Nachricht!“
Die Abwesenheit
… beziehungsweise der Grund, warum Sie diese Abwesenheitsbenachrichtigung überhaupt verfassen. Hier ist es notwendig, deutlich zu sein. Aus der Nachricht „Ich bin bis zum 23. Mai nicht im Büro.“ lässt sich nicht eindeutig herauslesen, ob derjenige am 23. Mai noch abwesend oder bereits zurück ist. Besser sind Formulierungen wie „Ich bin bis einschließlich 23. Mai nicht im Büro.“ oder „Ich bin am 24. Mai wieder im Büro.“ So weiß jeder genau, wann er Sie wieder erreicht.
An die Kollegen und treue Kunden können Sie auch mehr Inhalt kommunizieren: „Ich bin bis einschließlich 10. August im Urlaub.“
Die Weiterleitung
Die Empfänger interessieren sich nun dafür, was mit Ihrer zuvor eingesandten E-Mail passiert. Hierher gehören Sätze wie „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.“ oder „Ihre E-Mail wird an meine Kollegin Barbara Beispiel weitergeleitet, die sich bei Ihnen meldet.“ Gibt es aus Sicherheitsgründen keine Weiterleitung, fügen Sie das als Erklärung hinzu: „Aus Datenschutzgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet.“
Was passiert, wenn die Nachrichten nicht automatisch weitergeleitet werden oder niemand Einsicht in das Postfach hat? Teilen Sie auch das den Empfängern in der Abwesenheitsnotiz mit: „Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr schnellstmöglich beantworten.“
Die Alternative
Je nach Position und Abteilung gibt es eine Vertretung für die Abwesenheit oder nicht. Eine alternative Kontaktperson ist beispielsweise für Kunden sehr wichtig, wenn sie ein dringendes Anliegen haben. Wenn Sie nicht bereits eine Person in der Weiterleitung benannt haben, schreiben Sie hier „In dringenden Fällen melden Sie sich bei meinem Kollegen Moritz Mustermann unter m.mustermann@musterfirma.de.“
Die Schlussformel
Die Abwesenheitsnotiz ist eine E-Mail wie jede andere auch. Aus diesem Grund gehört auch in diese eine Grußformel und Ihr Name, etwa „Herzliche Grüße, Vincent Vorschlag“. Die Signatur findet hier ebenfalls Ihren Platz, falls jemand schreibt, mit dem Sie noch keinen Kontakt hatten. Derjenige weiß dann, mit wem er es zu tun hat. Unter Umständen empfiehlt es sich, die Telefonnummer aus der Signatur zu streichen, falls Sie diese Nummer mit in den Urlaub nehmen oder keinen Anrufbeantworter oder eine Weiterleitung eingerichtet haben. Ansonsten wird es eine wenig erholsame Auszeit.
Die Internationalität
Ihnen schreiben Kunden und Kollegen in anderen Sprachen? Nutzen Sie die Funktion Ihres Abwesenheitsassistenten dazu, verschiedene Sprachvarianten rauszuschicken. Gibt es keine solche Funktion, können Sie auch beide Sprachen in eine Nachricht schreiben. Das ist zwar etwas unschön, aber besser als wenn ein Kunde nicht versteht, dass Sie nicht da sind.