Kurz vorm Urlaub entsteht auf der Arbeit eine Menge Stress. Sie müssen Projekte fertigstellen oder eine detaillierte Übergabe vorbereiten. Für die Vertretung erstellen Sie eine Übersicht über die aktuellen Fortschritte und Probleme. Und eigentlich freuen Sie sich nur auf die Auszeit. Da geschieht es schnell, dass Kleinigkeiten unter den Tisch fallen, zum Beispiel die Abwesenheitsnotiz. Sie gehört zu den letzten Dingen vorm Verlassen des Büros.
Bei längerer Abwesenheit keine automatische Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen ist keine Option. Vielmehr informiert sie Kollegen, Geschäftspartner und Kunden darüber, dass sie zurzeit vom Empfänger keine Antwort erhalten. Mit jeder E-Mail an die Kollegen repräsentieren Sie sich selbst, mit jeder Kommunikation nach draußen das Unternehmen. Die Abwesenheitsnotiz gehört dazu und bringt im besten Fall Höflichkeit und Professionalität rüber.
Jedes Unternehmen regelt Abwesenheitsnachrichten unterschiedlich. Bei einem Tag Urlaub sieht der Chef eventuell noch keine Notiz vor, andere haben sogar Zugriff auf den PC erkrankter Mitarbeiter, um für den einen Tag eine automatische E-Mailnachricht einzustellen. Wie wichtig ein Abwesenheitsassistent ist, hängt auch davon ab, wie viel und mit wem der jeweilige Mitarbeiter nach draußen kommuniziert. Im direkten Kundenkontakt ist eine Abwesenheitsnotiz sehr viel wichtiger, als wenn hauptsächlich Newsletter in den Posteingang eintrudeln.
Wählen Sie den Zeitpunkt für das automatisierte Versenden nicht zu spät aus. Wenn Sie am Freitag um 17 Uhr nach Hause gehen und den Assistenten erst ab Montag eingestellt haben, wartet unter Umständen jemand mehrere Wochen auf eine Antwort, wenn er Freitag um 17:05 Uhr eine Nachricht schreibt. Es ist also sinnvoll, die Abwesenheitsnotiz bei Arbeitsende oder bereits davor beginnen zu lassen.
Um zu entscheiden, was in eine automatische Abwesenheitsnotiz gehört, machen Sie sich klar, wer diese bekommt. Sind es Kollegen, mit denen Sie ein freundschaftliches Verhältnis führen? Sind es wichtige Kunden und Geschäftspartner? Haben Sie Vorgesetzte, die Ihnen schreiben, und sei es nur in CC? Überlegen Sie, in welcher Funktion Sie für diese Empfänger arbeiten.
Welche Informationen sind wichtig für diese Kommunikationspartner? So spielt beispielsweise der Grund für Ihre Abwesenheit keine Rolle, wenn Ihre Kunden die E-Mail bekommen. Für Kollegen ist es wichtig, ob Sie auf einer Dienstreise sind und abends alle Nachrichten beantworten.
Am sinnvollsten ist es, wenn Sie direkt in den E-Mailbetreff schreiben, dass Sie abwesend sind. Titel wie „Abwesenheitsnachricht“ oder „Out of Office“ machen es dem Empfänger leicht, direkt den Sinn der Nachricht zu verstehen.
Von extern kann Ihnen jeder schreiben. Wählen Sie deshalb eine neutrale und förmliche Anrede, die niemandem aufstößt. Ein typisches „Sehr geehrte Damen und Herren” oder ein freundliches „Hallo“ sind unverfänglich. Schreiben Sie lieber zu förmlich als mit lockeren Sprüchen wichtige Partner zu vertreiben.
Intern funktioniert ein „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ gut, wenn Sie ein eher kleines, nationales Unternehmen sind. Bei größeren Konzernen und ausländischen Kollegen ist es auch hier sinnvoll, förmlich zu bleiben.
Die Gepflogenheit, sich in der Abwesenheitsnotiz für eine Nachricht zu bedanken, hat sich etabliert. Entweder stellen Sie den Dank als ersten Satz hinter die Anrede („vielen Dank für Ihre Nachricht!“) oder Sie kombinieren beide Punkte: „Hallo und herzlichen Dank für Ihre Nachricht!“
… beziehungsweise der Grund, warum Sie diese Abwesenheitsbenachrichtigung überhaupt verfassen. Hier ist es notwendig, deutlich zu sein. Aus der Nachricht „Ich bin bis zum 23. Mai nicht im Büro.“ lässt sich nicht eindeutig herauslesen, ob derjenige am 23. Mai noch abwesend oder bereits zurück ist. Besser sind Formulierungen wie „Ich bin bis einschließlich 23. Mai nicht im Büro.“ oder „Ich bin am 24. Mai wieder im Büro.“ So weiß jeder genau, wann er Sie wieder erreicht.
An die Kollegen und treue Kunden können Sie auch mehr Inhalt kommunizieren: „Ich bin bis einschließlich 10. August im Urlaub.“
Die Empfänger interessieren sich nun dafür, was mit Ihrer zuvor eingesandten E-Mail passiert. Hierher gehören Sätze wie „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.“ oder „Ihre E-Mail wird an meine Kollegin Barbara Beispiel weitergeleitet, die sich bei Ihnen meldet.“ Gibt es aus Sicherheitsgründen keine Weiterleitung, fügen Sie das als Erklärung hinzu: „Aus Datenschutzgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet.“
Was passiert, wenn die Nachrichten nicht automatisch weitergeleitet werden oder niemand Einsicht in das Postfach hat? Teilen Sie auch das den Empfängern in der Abwesenheitsnotiz mit: „Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr schnellstmöglich beantworten.“
Je nach Position und Abteilung gibt es eine Vertretung für die Abwesenheit oder nicht. Eine alternative Kontaktperson ist beispielsweise für Kunden sehr wichtig, wenn sie ein dringendes Anliegen haben. Wenn Sie nicht bereits eine Person in der Weiterleitung benannt haben, schreiben Sie hier „In dringenden Fällen melden Sie sich bei meinem Kollegen Moritz Mustermann unter m.mustermann@musterfirma.de.“
Die Abwesenheitsnotiz ist eine E-Mail wie jede andere auch. Aus diesem Grund gehört auch in diese eine Grußformel und Ihr Name, etwa „Herzliche Grüße, Vincent Vorschlag“. Die Signatur findet hier ebenfalls Ihren Platz, falls jemand schreibt, mit dem Sie noch keinen Kontakt hatten. Derjenige weiß dann, mit wem er es zu tun hat. Unter Umständen empfiehlt es sich, die Telefonnummer aus der Signatur zu streichen, falls Sie diese Nummer mit in den Urlaub nehmen oder keinen Anrufbeantworter oder eine Weiterleitung eingerichtet haben. Ansonsten wird es eine wenig erholsame Auszeit.
Ihnen schreiben Kunden und Kollegen in anderen Sprachen? Nutzen Sie die Funktion Ihres Abwesenheitsassistenten dazu, verschiedene Sprachvarianten rauszuschicken. Gibt es keine solche Funktion, können Sie auch beide Sprachen in eine Nachricht schreiben. Das ist zwar etwas unschön, aber besser als wenn ein Kunde nicht versteht, dass Sie nicht da sind.
Zusammengefasst sind also folgende Informationen wichtig:
Texten Sie dabei aussagekräftig. Der Empfänger der Abwesenheitsnachricht sollte keine offenen Fragen mehr haben. In der Urlaubszeit kommen zudem viele Abwesenheitsnotizen, deswegen ist eine klare Aussage wichtig.
für die Formulierung einer Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Vom TT.MM.JJJJ bis einschließlich TT.MM.JJJJ bin ich nicht im Büro. Die E-Mails werden nicht gelesen oder weitergeleitet. Nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ werde ich mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an XY unter der E-Mail-Adresse xy@abc.de oder telefonisch unter 00000/123456-789.
Mit freundlichen Grüßen
Mathilda Mustermann
Die Abwesenheitsnotiz ist nur ein kurzer Text. Trotzdem schleichen sich hier häufig Fehler ein, die den Empfänger der Nachricht mit Fragen oder gar persönlich angegriffen zurücklassen. Folgende Texte sind nur bedingt sinnvoll und sollten immer mindestens an die Zielgruppe angepasst sein.
„Bin für drei Wochen im Urlaub und beantworte danach alle Anfragen.“
Hier fragt sich der Leser, von wann bis wann die drei Wochen gehen. Da es kein Erstellungsdatum gibt, kann sich niemand ausrechnen, wann der Angeschriebene zurück ist. Noch schlimmer sind Nachrichten, in denen einfach Bilder einer Insel eingebettet sind. Sie haben keinen Informationsgehalt und werden im Zweifel gar nicht erst geladen.
„In der Zeit lese ich keine Nachrichten.”
Der Empfänger dieser Abwesenheitsnotiz fühlt sich abgewimmelt und nicht wichtig genommen. Hier fehlt die Information, dass die E-Mails nach der Rückkehr bearbeitet werden oder ob jemand anderes sich darum kümmert. Auch ein Hinweis darauf, an wen man sich in dringenden Fällen wenden kann, entschärft diese unfreundliche Nachricht.
„Ich liege vom 1. bis 15. Juli am Nordseestrand und schaue auf die Wellen statt in mein Postfach.”
Klingt ganz nett, ist in den meisten Fällen jedoch unprofessionell. Besonders wenn Kunden an die betreffende E-Mailadresse schreiben, eignet sich ein solch persönlicher Text nicht. Ganz davon abgesehen, dass jeder Empfänger der Abwesenheitsnachricht nun weiß, wann Ihre Wohnung verlassen ist.
„Alle Informationen zu meinen aktuellen Projekten sind in meinem Ordner abgespeichert.”
Für interne Kollegen ist das eine tolle Information, für Externe ist sie belanglos.
Wer keine Signatur oder noch nicht einmal einen Namen in der Abwesenheitsbenachrichtigung eingibt, verunsichert womöglich den Empfänger der Abwesenheitsnachricht. Meistens wissen die Leute, wem sie eine Nachricht schreiben. Manchmal jedoch sind die Sender nicht sicher, vor allem wenn sie an E-Mailadressen schreiben, die vorne zum Beispiel nur die Initialen haben.
Durch viele Tippfehler erkennt der Empfänger einer Abwesenheitsnotiz schnell, dass Sie sich keine Mühe gegeben haben. Im schlechtesten Fall wirft das ein negatives Licht auf das Unternehmen. Lesen Sie die Nachricht vorm Speichern noch einmal durch.
„Wenn ich nicht antworte, bin ich wohl weg. Wahrscheinlich wandere ich gerade irgendwo zwischen Spanien und Frankreich und wenn ich mir kein Bein breche, bin ich am 17. Mai wieder zurück.”
Das ist vielleicht lustig gemeint, aber nicht Sinn und Zweck einer Abwesenheitsnotiz. Die Empfänger können irritiert sein oder das Unternehmen im schlimmsten Fall als unprofessionell einstufen.
Intern sind lustige Nachrichten je nach Firma erlaubt. Das kommt ganz darauf an, wie Sie sich mit den Kollegen und den Vorgesetzten verstehen. Eventuell sind hier Formulierungen erlaubt wie:
„Wenn Sie Fragen zum besten Buffet, den besten Drinks an der Cocktailbar oder der beliebtesten Partylocation am Strand haben, bin ich Ihr Mann. Ansonsten wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Vera Weißalles.”
Wenn Sie sich für eine lustige Variante entscheiden, achten Sie darauf, dass trotzdem alle wichtigen Informationen enthalten sind und sie nicht unseriös wirkt.
Welchen Anspruch auf Urlaub haben Ihre Mitarbeiter? Wie viele Tage sind gesetzlich geregelt, wie viele optional?
Lesen Sie im Lexikon alles zum Urlaubsanspruch!
Es gibt viele Unternehmen, die Kunden oder Kollegen in anderen Ländern haben. Hier empfiehlt es sich, die Abwesenheitsnotiz auch auf der jeweiligen Sprache oder zumindest auf Englisch mitaufzunehmen.
Dear Madam or Sir, / Dear colleagues,
thank you for your email.
I am out of office from MM.DD.YYYY up to including MM.DD.YYYY. Emails will not be read or forwarded. After coming back on MM.DD.YYYY, I will reach out to you as soon as possible. In urgent cases, please contact XY via email to xy@abc.com or via phone at 00000/123456-789.
Best regards
Mesdames et Messieurs, / Chers collègues,
Merci pour votre e-mail.
Du JJ.MM.AAAA jusqu'au JJ.MM.AAAA inclus, je ne suis pas au bureau. Les courriers électroniques ne sont ni lus ni transmis. Après mon retour à JJ.MM.AAAA, je vous contacterai dès que possible. En cas d'urgence, veuillez contacter XY à l'adresse électronique xy@abc.de ou par téléphone au 00000/123456-789.
Avec mes sincères salutations
Damas y caballeros, / Queridos colegas,
Gracias por su correo electrónico.
Desde el DD.MM.AAAA hasta el DD.MM.AAAA inclusive, no estoy en la oficina. Los correos electrónicos no se leen ni se reenvían. Después de mi regreso en DD.MM.AAAA me pondré en contacto con usted lo antes posible. En casos urgentes, por favor contacte a XY en la dirección de correo electrónico xy@abc.de o por teléfono al 00000/123456-789.
Con los más atentos saludos
Es ist möglich, die Abwesenheitsnotiz noch etwas länger einzuschalten, als dass Sie weg sind. So haben Sie Zeit, sich in Ruhe durch die eingegangenen E-Mails zu arbeiten. Ist es Ihnen unangenehm, diese kleine Not-Schwindelei zu nutzen, dann wird trotzdem kaum jemand erwarten, dass Sie sich direkt am Tag Ihrer Rückkehr melden.
Sich Zeit für die E-Mails zu nehmen, ist wichtig. Überlegen Sie sich, ob Sie von oben oder von unten anfangen möchten. Von oben hat den Nachteil, dass Sie gewisse Konversationen ohne Zusammenhang eventuell nicht verstehen, wenn Verläufe nicht mitgesendet werden oder mehrere Personen auf dieselbe Nachricht antworten. Von unten kann es sein, dass neuere Informationen noch in jüngeren E-Mails warten. Insgesamt ist es also sinnvoll, vor wichtigen Antworten erst alle Nachrichten einmal durchzuschauen, um keine Informationen zu übersehen.
Blocken Sie sich, wenn möglich, für das Durchsehen der E-Mails einen Termin im Kalender. Die Mitarbeiter und Kollegen werden Fragen und Informationen haben und befreundete Kollegen möchten alles über den Urlaub erfahren.
Überprüfen Sie zum Schluss, ob die Abwesenheitsnotiz wieder ausgeschaltet ist.
Die Abwesenheiten zu koordinieren und im Blick zu behalten, ist nicht immer leicht. Ein Wandkalender mit bunten Textmarker-Urlauben ist nicht immer einsehbar und die Abwesenheiten lassen sich nur schwer wieder verschieben. Eine öffentliche Datei kann von jedem geändert werden und kaputtgehen.
Besser eignen sich digitale Programme, die alle Daten sicher und an einem Platz sammeln. Mit der Mitarbeiter Zeiterfassung Clockodo können Sie die Abwesenheiten wie Urlaube, Krankheit und weitere bequem verwalten. Mitarbeiter beantragen die Daten und Vorgesetzte genehmigen oder lehnen ab. In einem Kalender werden alle Abwesenheiten dargestellt: Einsehbar, aber nicht veränderbar.
Clockodo bietet weitere Funktionen: Arbeitszeiterfassung mit Sollstunden und Überstunden, Projektzeiterfassung für Ihre Kunden inklusive Stundensätzen und Budget sowie Verbindungen zu Rechnungstools. Testen Sie die Urlaubsverwaltung mit Clockodo und die anderen Features und überzeugen sich davon, wie einfach die Urlaubsplanung sein kann! Jetzt alle Funktionen des Urlaubsplaners kennenlernen!
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea