Fehler, die Sie vermeiden sollten
Die Abwesenheitsnotiz ist nur ein kurzer Text. Trotzdem schleichen sich hier häufig Fehler ein, die beim Empfänger für Verwirrung, Verärgerung oder Unsicherheit sorgen. Viele dieser No Gos lassen sich mit etwas Sorgfalt vermeiden. Die folgenden Negativbeispiele zeigen, worauf Sie achten sollten – und wie Sie es besser machen.
Zu wenig Informationen geben
„Bin für drei Wochen im Urlaub und beantworte danach alle Anfragen.“
Hier fragt sich der Leser, von wann bis wann die drei Wochen gehen. Da es kein Erstellungsdatum gibt, kann sich niemand ausrechnen, wann der Angeschriebene zurück ist. Noch schlimmer sind Nachrichten, in denen einfach Bilder einer Insel eingebettet sind. Sie haben keinen Informationsgehalt und werden im Zweifel gar nicht erst geladen.
Keine Vertretung nennen
„In der Zeit lese ich keine Nachrichten.”
Diese Formulierung lässt den Empfänger allein. Besser: Eine konkrete Kontaktperson für dringende Anfragen angeben – mit Namen, E-Mail-Adresse und idealerweise Telefonnummer. Wer keine Vertretung benennt, signalisiert Desinteresse am Anliegen der anderen Person.
Zu viel Persönliches preisgeben
„Ich liege vom 1. bis 15. Juli am Nordseestrand und schaue auf die Wellen statt in mein Postfach.”
Solche Formulierungen wirken vielleicht nett gemeint, verletzen aber schnell den Datenschutz. Vor allem externe Empfänger sollten nicht wissen, wann Ihre Wohnung leer steht oder wohin Sie reisen. Persönliche Informationen gehören nicht in eine berufliche Nachricht – egal ob intern oder extern.
Auch Kontaktdaten verdienen Zurückhaltung: Vollständige Mailadressen in Abwesenheitsnotizen erleichtern Cyberangriffen den Zugang zu Unternehmensnetzwerken. Schreiben Sie Adressen besser ausgeschrieben – etwa vorname.name(at)unternehmen.de – um Phishing vorzubeugen.
Keinen Unterschied zwischen intern und extern machen
„Alle Informationen zu meinen aktuellen Projekten sind in meinem Ordner abgespeichert.”
Für interne Kollegen ist das eine hilfreiche Information, für Externe ist sie belanglos. Wer flapsige Formulierungen wählt oder firmeninterne Hinweise an externe Kontakte schickt, wirkt unaufmerksam und unprofessionell. Passen Sie Inhalt und Ton immer an den Empfängerkreis an.
Keinen Absender eingeben
Manche Abwesenheitsnotizen enden ohne Gruß, ohne Namen, ohne Signatur. Das wirkt distanziert und lässt den Empfänger im Unklaren. Besonders bei Sammelpostfächern mit Kürzeln oder Funktionsadressen ist ein vollständiger Name am Ende der Nachricht hilfreich.
Viele Rechtschreibfehler machen
Ein häufiger Abwesenheitsnotiz-Fehler: Der Text enthält mehrere Tipp- oder Grammatikfehler. Diese wirken unachtsam und werfen ein schlechtes Licht auf den Absender – und auf das Unternehmen. Kurz gegenlesen genügt oft schon, um diesen Fehler zu vermeiden.
Übertriebener Humor
„Wenn ich nicht antworte, bin ich wohl weg. Wahrscheinlich wandere ich gerade irgendwo zwischen Spanien und Frankreich und wenn ich mir kein Bein breche, bin ich am 17. Mai wieder zurück.”
Solche Sprüche mögen intern für Lacher sorgen – extern wirken sie oft deplatziert. Eine Abwesenheitsnotiz lustig oder humorvoll zu formulieren, ist nicht grundsätzlich falsch. Entscheidend bleibt die Zielgruppe. Intern ist ein lockerer Ton meist erlaubt, extern sollten Sie professionell bleiben. Auch kreative Texte funktionieren nur dann, wenn alle wichtigen Informationen klar erkennbar sind: Zeitraum, Rückkehr, Vertretung.