Abwesenheitsnotiz: Vorlagen für Outlook und häufige Fehler

Frau schließt ihren Laptop.
Aktualisiert am 14. April 2025
Kollegin Katharina
Geschrieben von Katharina Primke
Kollegin Katha
Geschrieben von Katharina Hagedorn

Kurz vor dem Urlaub ist noch viel zu tun: Sie schließen Projekte ab, stellen eine Übergabe für die Vertretung zusammen und beantworten letzte E-Mails. In der Hektik fällt schnell etwas unter den Tisch – etwa die Abwesenheitsnotiz. Doch gerade sie ist wichtig: Sie informiert Kollegen, Geschäftspartner und Kunden darüber, dass Sie nicht erreichbar sind. Mit jeder Nachricht repräsentieren Sie sich selbst – und nach außen Ihr Unternehmen. Eine automatische Antwort gehört deshalb zum professionellen Abschluss vor der Abwesenheit.

Wann braucht man eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz sichert die Kommunikation während geplanter oder ungeplanter Auszeiten. Unternehmen schützen damit ihre Außenwirkung und vermeiden Missverständnisse. Gesetzlich besteht keine Pflicht zur Abwesenheitsnotiz, in vielen Unternehmen gehört sie jedoch zum guten Ton. Besonders im Kundenkontakt wirkt eine automatische Antwort verlässlich und serviceorientiert.

Typische Anlässe für eine Abwesenheitsnotiz reichen von Urlaub und Krankheit bis hin zu Elternzeit, Feiertagen oder Teilzeitregelungen. Wer im Urlaub nicht erreichbar ist, informiert am besten mit einer kurzen Nachricht über den Zeitraum und eine mögliche Vertretung. Bei längerer Krankheit hilft eine automatische Antwort, Geschäftspartner frühzeitig zu informieren. In der Elternzeit oder während eines Sabbaticals empfiehlt sich ein Hinweis auf die voraussichtliche Rückkehr oder eine dauerhafte Vertretung. Auch bei regelmäßigen freien Tagen durch Teilzeit schafft eine Abwesenheitsnotiz Transparenz. Fällt ein Termin auf einen Feiertag, sorgt eine kurze Mitteilung für Verständnis bei Kunden außerhalb des eigenen Bundeslands. Und selbst bei einer Kündigung lohnt sich ein letzter Hinweis per E-Mail, damit Anfragen nicht ins Leere laufen.

So bleibt die Kommunikation trotz Abwesenheit zuverlässig und professionell.

Aufbau: Was gehört in jede Abwesenheitsnachricht?

Um zu entscheiden, was in eine automatische Abwesenheitsnotiz gehört, machen Sie sich klar, wer diese bekommt. Sind es Kollegen, mit denen Sie ein freundschaftliches Verhältnis pflegen? Sind es wichtige Kunden und Geschäftspartner? Haben Sie Vorgesetzte, die Ihnen schreiben, und sei es nur in CC? Überlegen Sie, in welcher Funktion Sie für diese Empfänger arbeiten.

Welche Informationen sind wichtig für diese Kommunikationspartner? So spielt beispielsweise der Grund für Ihre Abwesenheit keine Rolle, wenn Ihre Kunden die E-Mail bekommen. Für Kollegen ist es wichtig, ob Sie auf einer Dienstreise sind und abends alle Nachrichten beantworten.

Die 7 Pflichtbestandteile einer Abwesenheitsnotiz

Der Betreff

Am sinnvollsten ist es, wenn Sie direkt in den E-Mailbetreff schreiben, dass Sie abwesend sind. Titel wie „Abwesenheitsnachricht“ oder „Out of Office“ machen es dem Empfänger leicht, direkt den Sinn der Nachricht zu verstehen. Damit legen Sie eine klare Struktur für den Abwesenheitsnotiz-Inhalt fest.

Die Anrede

Von extern kann Ihnen jeder schreiben. Wählen Sie deshalb eine neutrale und förmliche Anrede, die niemandem aufstößt. Ein typisches „Sehr geehrte Damen und Herren” oder ein freundliches „Hallo“ sind unverfänglich. Schreiben Sie lieber zu förmlich als mit lockeren Sprüchen wichtige Partner abzuschrecken.

Intern funktioniert ein „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ gut, wenn Sie ein eher kleines, nationales Unternehmen sind. Bei größeren Konzernen und ausländischen Kollegen ist es auch hier sinnvoll, förmlich zu bleiben.

Der Zeitraum

Nennen Sie klar und deutlich, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Die Angabe „Ich bin vom 12. bis einschließlich 28. August 2025 nicht im Büro“ schafft Orientierung. Verzichten Sie auf vage Formulierungen wie „für ein paar Tage“ oder „bis auf Weiteres“. Wer Ihre Rückkehr kennt, kann besser planen – besonders bei dringenden Anliegen.

Die Weiterleitung

Die Empfänger interessieren sich nun dafür, was mit Ihrer zuvor eingesandten E-Mail passiert. Hierher gehören Sätze wie „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.“ oder „Ihre E-Mail wird an meine Kollegin Barbara Beispiel weitergeleitet, die sich bei Ihnen meldet.“ Gibt es aus Sicherheitsgründen keine Weiterleitung, fügen Sie das als Erklärung hinzu: „Aus Datenschutzgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet.“

Die Rückmeldung

Was passiert, wenn die Nachrichten nicht automatisch weitergeleitet werden oder niemand Einsicht in das Postfach hat? Teilen Sie auch das den Empfängern in der Abwesenheitsnotiz mit: „Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr schnellstmöglich beantworten.“ Solche Formulierungen sorgen für Transparenz und ersparen Rückfragen.

Die Vertretung

Je nach Position und Abteilung gibt es eine Vertretung für die Abwesenheit oder nicht. Eine alternative Kontaktperson ist beispielsweise für Kunden sehr wichtig, wenn sie ein dringendes Anliegen haben. Wenn Sie nicht bereits einen Namen in der Weiterleitung benannt haben, schreiben Sie hier „In dringenden Fällen melden Sie sich bei meinem Kollegen Moritz Mustermann unter m.mustermann@musterfirma.de.“

Die Schlussformel

Die Abwesenheitsnotiz ist eine E-Mail wie jede andere auch. Aus diesem Grund gehört auch in diese eine Grußformel und Ihr Name, etwa „Herzliche Grüße, Vincent Vorschlag“. Die Signatur findet hier ebenfalls Ihren Platz, falls jemand schreibt, mit dem Sie noch keinen Kontakt hatten. Derjenige weiß dann, mit wem er es zu tun hat. Unter Umständen empfiehlt es sich, die Telefonnummer aus der Signatur zu streichen, falls Sie diese Nummer mit in den Urlaub nehmen oder keinen Anrufbeantworter oder eine Weiterleitung eingerichtet haben. Ansonsten wird es eine wenig erholsame Auszeit.

Bestandteile Abwesenheitsnotiz

Unterschied zwischen interner und externer Notiz

Der Ton macht die Musik – besonders bei automatischen Antworten. Eine externe Abwesenheitsnotiz richtet sich an Kunden, Dienstleister oder Partner außerhalb des Unternehmens. Sie wirkt professionell, klar und höflich. Die wichtigsten Informationen wie Zeitraum, Rückmeldung und Vertretung gehören in jeden Abwesenheitsnotiz-Inhalt, der extern versendet wird. Formulierungen sollten sachlich und freundlich bleiben – schließlich prägen sie den ersten Eindruck.

Intern können Sie auf eine etwas lockerere Sprache setzen, solange sie zur Unternehmenskultur passt. Kollegen wissen oft über Ihre Abwesenheit Bescheid, schätzen aber dennoch eine kurze Erinnerung mit relevanten Infos. Hier genügt häufig ein Hinweis auf Zeitraum und Vertretung – auch das zeigt, was in die Abwesenheitsnotiz gehört.

Am besten legen Sie zwei Varianten an: eine externe Version für Außenkontakte und eine interne für Teammitglieder. So stimmen Sie Ton und Formulierungen optimal auf die Zielgruppe ab.

Vorlagen für jeden Anlass

Zusammengefasst sind also folgende Informationen wichtig:

  • Der genaue Zeitraum
  • Was mit der Nachricht passiert
  • Ob jemand vertritt (und wenn ja, wer)

Texten Sie dabei aussagekräftig. Der Empfänger der Abwesenheitsnachricht sollte keine offenen Fragen mehr haben. In der Urlaubszeit kommen zudem viele Abwesenheitsnotizen, deswegen ist eine klare Aussage wichtig.

Abwesenheitsnotiz bei Urlaub

Betreff: Abwesenheit wegen Urlaub
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, 
vielen Dank für Ihre Nachricht. 
Ich bin derzeit im Urlaub und bis einschließlich [Datum] nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet oder automatisch bearbeitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name + Kontaktdaten der Vertretung]. 
Ich melde mich schnellstmöglich nach meiner Rückkehr. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name] 

Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Betreff: Vorübergehende Abwesenheit 
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, 
vielen Dank für Ihre Nachricht. 
Ich bin derzeit krankheitsbedingt nicht im Büro und kann Ihre E-Mail nicht beantworten. Sobald ich wieder verfügbar bin, melde ich mich schnellstmöglich bei Ihnen. 
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name + Kontaktdaten der Vertretung]. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name] 

Abwesenheitsnotiz bei Elternzeit

Betreff: Abwesenheit aufgrund Elternzeit
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, 
vielen Dank für Ihre Nachricht. 
Ich befinde mich aktuell in Elternzeit und bin voraussichtlich bis zum [Datum] nicht im Büro. Während dieser Zeit kann ich keine E-Mails beantworten. 
Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an [Name + Kontaktdaten der Vertretung]. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name] 

Abwesenheitsnotiz bei Feiertag

Betreff: Abwesenheit aufgrund eines Feiertags
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, 
vielen Dank für Ihre Nachricht. 
Aufgrund eines Feiertags bin ich am [Datum] nicht erreichbar. Ab dem folgenden Werktag bin ich wieder wie gewohnt für Sie da und werde mich schnellstmöglich um Ihr Anliegen kümmern. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name] 

Abwesenheitsnotiz bei: Teilzeit (regelmäßige Abwesenheit)

Betreff: Eingeschränkte Erreichbarkeit
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, 
vielen Dank für Ihre Nachricht. 
Ich arbeite in Teilzeit und bin regelmäßig an folgenden Tagen nicht erreichbar: [Wochentage oder Uhrzeiten angeben]. 
Ich bearbeite Ihre Nachricht so bald wie möglich an meinem nächsten Arbeitstag. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte [Name + Kontaktdaten der Vertretung]. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name]  

Abwesenheitsnotiz bei Sabbatical

Betreff: Langfristige Abwesenheit (Sabbatical)
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, 
vielen Dank für Ihre Nachricht. 
Ich befinde mich aktuell in einem beruflichen Sabbatical und bin voraussichtlich bis zum [Datum] nicht erreichbar. In dieser Zeit ist meine E-Mail-Adresse nicht aktiv betreut. 
Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an [Name + Kontaktdaten der Vertretung]. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name] 

Abwesenheitsnotiz-Vorlage bei Kündigung/Unternehmenswechsel

Betreff: Nicht mehr im Unternehmen tätig
Sehr geehrte Damen und Herren, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, 
vielen Dank für Ihre Nachricht. 
Ich bin seit dem [Datum] nicht mehr im Unternehmen tätig. / Ich werde ab dem [Datum] nicht mehr für das Unternehmen tätig sein. 
Bitte wenden Sie sich künftig an meine Nachfolge oder an das allgemeine Postfach: [E-Mail-Adresse der Abteilung oder Ansprechperson]. 

Ich danke Ihnen für die Zusammenarbeit und wünsche Ihnen alles Gute. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name] 

Welchen Anspruch auf Urlaub haben Ihre Mitarbeiter? Wie viele Tage sind gesetzlich geregelt, wie viele optional?

Lesen Sie im Lexikon alles zum Urlaubsanspruch!

Ton und Stil: Wie Sie professionell (und sympathisch) schreiben

Die perfekte Abwesenheitsnotiz vermittelt nicht nur Informationen, sondern auch Haltung. Ob formal, freundlich oder mit einem Augenzwinkern – Tonalität und Stil sagen viel über Sie und Ihr Unternehmen aus. Entscheidend ist der Kontext: Wer liest Ihre Nachricht?

Förmlich, locker oder doch lustig?

Für externe Kontakte – etwa Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten – empfiehlt sich eine Formulierung, die professionell, klar und höflich bleibt. Ein formal gehaltener Text wirkt zuverlässig und respektvoll.

Intern darf es gern etwas lockerer zugehen. Kolleginnen und Kollegen kennen Ihren Stil, hier funktionieren oft auch kleine Sprüche oder persönliche Hinweise. Wer möchte, darf intern sogar eine Abwesenheitsnotiz lustig oder humorvoll gestalten – solange Ton und Inhalt zum Arbeitsumfeld passen.

Drei Beispiele der Abwesenheitsnotiz: Seriös, freundlich und kreativ

  • Seriös 
     „Ich befinde mich bis zum [Datum] im Urlaub. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name, Kontakt].“ 
  • Freundlich 
     „Ich tanke gerade frische Energie und bin ab dem [Datum] wieder für Sie da. In der Zwischenzeit hilft mein Kollege [Name] gerne weiter.“ 
  • Kreativ 
     „Diese E-Mail hat mich knapp verfehlt – ich bin gerade auf Expedition in der Kaffeepause XXL und bin zurück ab [Datum]. Wenden Sie sich für alles Wichtige bitte an [Kontakt].“ 

Mit dem richtigen Ton bleiben Sie professionell – und zeigen gleichzeitig Persönlichkeit. Entscheidend ist, dass Stil und Situation zueinander passen.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Die Abwesenheitsnotiz ist nur ein kurzer Text. Trotzdem schleichen sich hier häufig Fehler ein, die beim Empfänger für Verwirrung, Verärgerung oder Unsicherheit sorgen. Viele dieser No Gos lassen sich mit etwas Sorgfalt vermeiden. Die folgenden Negativbeispiele zeigen, worauf Sie achten sollten – und wie Sie es besser machen.

Zu wenig Informationen geben

„Bin für drei Wochen im Urlaub und beantworte danach alle Anfragen.“

Hier fragt sich der Leser, von wann bis wann die drei Wochen gehen. Da es kein Erstellungsdatum gibt, kann sich niemand ausrechnen, wann der Angeschriebene zurück ist. Noch schlimmer sind Nachrichten, in denen einfach Bilder einer Insel eingebettet sind. Sie haben keinen Informationsgehalt und werden im Zweifel gar nicht erst geladen.

Keine Vertretung nennen

„In der Zeit lese ich keine Nachrichten.”

Diese Formulierung lässt den Empfänger allein. Besser: Eine konkrete Kontaktperson für dringende Anfragen angeben – mit Namen, E-Mail-Adresse und idealerweise Telefonnummer. Wer keine Vertretung benennt, signalisiert Desinteresse am Anliegen der anderen Person.

Zu viel Persönliches preisgeben

„Ich liege vom 1. bis 15. Juli am Nordseestrand und schaue auf die Wellen statt in mein Postfach.”

Solche Formulierungen wirken vielleicht nett gemeint, verletzen aber schnell den Datenschutz. Vor allem externe Empfänger sollten nicht wissen, wann Ihre Wohnung leer steht oder wohin Sie reisen. Persönliche Informationen gehören nicht in eine berufliche Nachricht – egal ob intern oder extern.

Auch Kontaktdaten verdienen Zurückhaltung: Vollständige Mailadressen in Abwesenheitsnotizen erleichtern Cyberangriffen den Zugang zu Unternehmensnetzwerken. Schreiben Sie Adressen besser ausgeschrieben – etwa vorname.name(at)unternehmen.de – um Phishing vorzubeugen.

Keinen Unterschied zwischen intern und extern machen

„Alle Informationen zu meinen aktuellen Projekten sind in meinem Ordner abgespeichert.”

Für interne Kollegen ist das eine hilfreiche Information, für Externe ist sie belanglos. Wer flapsige Formulierungen wählt oder firmeninterne Hinweise an externe Kontakte schickt, wirkt unaufmerksam und unprofessionell. Passen Sie Inhalt und Ton immer an den Empfängerkreis an.

Keinen Absender eingeben

Manche Abwesenheitsnotizen enden ohne Gruß, ohne Namen, ohne Signatur. Das wirkt distanziert und lässt den Empfänger im Unklaren. Besonders bei Sammelpostfächern mit Kürzeln oder Funktionsadressen ist ein vollständiger Name am Ende der Nachricht hilfreich.

Viele Rechtschreibfehler machen

Ein häufiger Abwesenheitsnotiz-Fehler: Der Text enthält mehrere Tipp- oder Grammatikfehler. Diese wirken unachtsam und werfen ein schlechtes Licht auf den Absender – und auf das Unternehmen. Kurz gegenlesen genügt oft schon, um diesen Fehler zu vermeiden.

Übertriebener Humor

„Wenn ich nicht antworte, bin ich wohl weg. Wahrscheinlich wandere ich gerade irgendwo zwischen Spanien und Frankreich und wenn ich mir kein Bein breche, bin ich am 17. Mai wieder zurück.”

Solche Sprüche mögen intern für Lacher sorgen – extern wirken sie oft deplatziert. Eine Abwesenheitsnotiz lustig oder humorvoll zu formulieren, ist nicht grundsätzlich falsch. Entscheidend bleibt die Zielgruppe. Intern ist ein lockerer Ton meist erlaubt, extern sollten Sie professionell bleiben. Auch kreative Texte funktionieren nur dann, wenn alle wichtigen Informationen klar erkennbar sind: Zeitraum, Rückkehr, Vertretung.

Abwesenheitsnotiz in Outlook, Gmail & Teams einrichten

E-Mails und Nachrichten automatisch beantworten – mit den richtigen Einstellungen gelingt das in wenigen Minuten. Dieser Überblick zeigt, wie Sie in Outlook die Abwesenheitsnotiz einrichten, die Gmail Abwesenheitsnachricht aktivieren und die Teams-Abwesenheitsnotiz hinterlegen. So informieren Sie Kontakte zuverlässig darüber, dass Sie Ihre E-Mails derzeit nicht lesen – egal, welches Tool Sie nutzen.

  • Outlook öffnen: Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer.
  • Einstellungen: Klicken Sie auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Fensters.
  • Konten: Wählen Sie den Reiter „Konten” in den Einstellungen.
  • Automatische Antworten: Klicken Sie auf „Automatische Antworten“.
  • Automatische Antworten einschalten: Betätigen Sie den Regler „Automatische Antworten aktivieren“.
  • Zeitraum festlegen: Setzen Sie ein Häkchen bei „Antworten nur in einem bestimmten Zeitraum senden“ und wählen Sie Start- und Enddatum sowie -zeit.
  • Nachricht verfassen: Geben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz in das Feld für „Automatische Antworten an Personen innerhalb Ihrer Organisation senden” (für interne Absender) ein. Aktivieren Sie per Häkchen auch „Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden“ (für externe Absender) und verfassen auch hierfür eine Nachricht.
  • Kalendereinstellungen einrichten (optional): Sie können durch das Setzen von Häkchen bei Bedarf festlegen, was mit Ihren Terminen während Ihrer Abwesenheit passieren soll.
  • Speichern: Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit „Speichern“. 
Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten
  • Outlook-App öffnen: Starten Sie die Outlook-App auf Ihrem Gerät.
  • Menü öffnen: Tippen Sie auf Ihr Profilbild oder die drei Linien in der oberen linken Ecke, um das Menü zu öffnen.
  • Einstellungen aufrufen: Scrollen Sie im Menü nach unten und tippen Sie auf das Zahnrad-Symbol für „Einstellungen“.
  • E-Mail-Konto auswählen: Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, für das Sie die Abwesenheitsnotiz einrichten möchten.
  • Automatische Antworten finden: Scrollen Sie nach unten zu „Mail“ und tippen Sie auf „Automatische Antworten“. (Hinweis: Die Bezeichnung kann je nach App-Version und Gerät leicht variieren.)
  • Automatische Antworten aktivieren: Schalten Sie den Schalter bei „Automatische Antworten“ auf Ein.
  • Zeitraum festlegen: Wenn verfügbar, legen Sie den Zeitraum fest, in dem die Abwesenheitsnotiz aktiv sein soll, indem Sie das Start- und Enddatum angeben.
  • Nachricht verfassen: Geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht in das Feld ein. Sie können unterschiedliche Nachrichten für Empfänger innerhalb Ihres Unternehmens und außerhalb festlegen, falls diese Option angeboten wird.
  • Einstellungen speichern: Überprüfen Sie Ihre Eingaben und tippen Sie auf „OK“ oder „Speichern“, um die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz abzuschließen.
  • Öffnen Sie Gmail: Gehen Sie in Ihrem Webbrowser zu Gmail und melden Sie sich mit Ihrem Konto an.
  • Zugriff auf Einstellungen: Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“.
  • Scrollen Sie zum Abschnitt „Abwesenheitsnotiz“: Wählen Sie den Tab „Allgemein“ und scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt „Abwesenheitsnotiz“ finden.
  • Abwesenheitsnotiz aktivieren: Setzen Sie ein Häkchen bei „Abwesenheitsnotiz aktivieren“.
  • Daten festlegen:Geben Sie das Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit ein.
  • Nachricht verfassen: Geben Sie den Betreff und den Text Ihrer Abwesenheitsnotiz ein.
  • Sendebereich wählen: Entscheiden Sie, ob Ihre Abwesenheitsnotiz nur an Personen in Ihrer Kontaktliste oder an alle E-Mail-Absender gesendet werden soll.
  • Speichern: Klicken Sie am Ende der Seite auf „Änderungen speichern“.
Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichten
  • Gmail-App öffnen: Starten Sie die Gmail-App auf Ihrem Smartphone oder Tablet.
  • Menü öffnen: Tippen Sie auf das Dreistrich-Menü (☰) oben links in der App.
  • Einstellungen wählen: Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Einstellungen“.
  • E-Mail-Konto auswählen: Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, für das Sie die Abwesenheitsnotiz einrichten möchten.
  • Abwesenheitsnotiz suchen: Scrollen Sie nach unten, bis Sie die Option „Abwesenheitsnotiz“ finden, und tippen Sie darauf.
  • Abwesenheitsnotiz aktivieren: Stellen Sie den Schalter auf „Ein“, um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.
  • Daten und Nachricht festlegen: Geben Sie das erste und letzte Datum Ihrer Abwesenheit ein und verfassen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht im dafür vorgesehenen Feld.
  • Speichern: Tippen Sie auf „Fertig“ oder „Speichern“ oben rechts, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
  • Teams öffnen: Starten Sie Microsoft Teams auf Ihrem Computer.
  • Profil: Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild.
  • Status: Wählen Sie „Statusnachricht festlegen”.
  • Planen: Klicken Sie unten auf „Abwesenheit planen”.
  • Abwesenheitsnotiz aktivieren: Stellen Sie den Regler „Automatische Antworten aktivieren” auf „Ein”.
  • Nachricht festlegen: Verfassen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht im dafür vorgesehenen Feld.
  • Zeitraum festlegen: Legen Sie optional per Setzen eines Häkchens einen Zeitraum fest, in dem die Nachricht angezeigt werden soll.
  • Speichern: Klicken Sie auf „Speichern” unten, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams einrichten

Mehrsprachige Abwesenheitsnotizen: Englisch und Co

Nicht jede Nachricht erreicht Sie auf Deutsch – viele Unternehmen kommunizieren international. Eine mehrsprachige Abwesenheitsnotiz schafft Klarheit und hinterlässt einen professionellen Eindruck. Besonders häufig gefragt: eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch, manchmal auch auf Französisch oder Spanisch.

Warum eine englische Version sinnvoll ist

Viele Geschäftspartner verstehen keine deutschen Rückmeldungen. Eine englische Variante vermeidet Missverständnisse und zeigt Wertschätzung für internationale Kontakte. Für globale Teams oder Kundschaft außerhalb des DACH-Raums gehört eine englische out of office-Nachricht zum Standard.

Beispieltexte auf Englisch, Französisch und Spanisch

Text für Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Subject: Out of Office

Dear Madam or Sir, / Dear colleagues,

Thank you for your message. I am out of the office until [date] and will not read emails during this time. Please contact [name/department] at [email] for urgent matters. I will get back to you as soon as possible after my return.

Best regards

Text für Abwesenheitsnotiz auf Französisch

Objet : Absence du bureau

Mesdames et Messieurs, / Chers collègues,

Merci pour votre e-mail. Je suis absent(e) jusqu’au [date] et ne peux pas répondre pendant cette période. En cas d’urgence, veuillez contacter [nom/service] à l’adresse [email]. Je vous répondrai dès mon retour.

Avec mes sincères salutations

Text für Abwesenheitsnotiz auf Spanisch

Asunto: Fuera de la oficina

Damas y caballeros, / Queridos colegas,

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina hasta el [fecha] y no tengo acceso al correo electrónico. Para asuntos urgentes, contacte con [nombre/departamento] en [email]. Responderé a su mensaje tras mi regreso.

Con los más atentos saludos

Zweisprachige Abwesenheitsnotizen erstellen

Wer regelmäßig mit deutsch- und englischsprachigen Kontakten arbeitet, kombiniert beide Sprachen direkt in einer Nachricht. Das spart Zeit, vermeidet doppelte Regeln im Posteingang und stellt sicher, dass alle Absender den Inhalt verstehen.

Checkliste: Die perfekte Abwesenheitsnotiz

Eine gute Abwesenheitsnotiz informiert präzise, professionell und ohne die Angabe von zu persönlichen Daten. Prüfen Sie Ihre Nachricht auf folgende Punkte: 

Betreff klar formulieren 
 z. B. Abwesenheitsnotiz, Out of Office, Automatische Antwort 

Anrede und freundlicher Einstieg 
 Höflich, aber neutral – keine persönlichen Details 

Zeitraum der Abwesenheit nennen 
 Von-bis-Angabe, eindeutig und verständlich 

Vertretung angeben 
 Name, Funktion, Kontakt – nur wenn erforderlich 

E-Mail-Adresse datensparsam darstellen 
 z. B. vorname.name(at)unternehmen.de statt mit @-Zeichen 

Hinweis zur Rückmeldung ergänzen 
 „Ich melde mich nach meiner Rückkehr“ genügt 

Abschließender Gruß mit Namen und Position 
 Fördert Seriosität und Wiedererkennung 

Optional: 

Zweisprachige Version bei internationalen Kontakten 
 Deutsch und Englisch in einer Nachricht kombinieren 

Kostenlose Checkliste: Abwesenheitsnotiz

Laden Sie jetzt die Checkliste als PDF herunter und verfassen Sie Ihre nächste Abwesenheitsnotiz!

Welche Tipps gibt es für die Rückkehr?

Es ist möglich, die Abwesenheitsnotiz noch etwas länger als notwendig aktiviert zu lassen. So haben Sie Zeit, sich in Ruhe durch die eingegangenen E-Mails zu arbeiten. Ist es Ihnen unangenehm, diese kleine Not-Schwindelei zu nutzen, dann wird trotzdem kaum jemand erwarten, dass Sie sich direkt am Tag Ihrer Rückkehr melden.

Sich Zeit für die E-Mails zu nehmen, ist wichtig. Überlegen Sie sich, ob Sie von oben oder von unten anfangen möchten. Von oben hat den Nachteil, dass Sie gewisse Konversationen ohne Zusammenhang eventuell nicht verstehen, wenn Verläufe nicht mitgesendet werden oder mehrere Personen auf dieselbe Nachricht antworten. Von unten kann es sein, dass neuere Informationen noch in jüngeren E-Mails warten. Insgesamt ist es also sinnvoll, vor wichtigen Antworten erst alle Nachrichten einmal durchzuschauen, um keine Informationen zu übersehen. 

Blocken Sie sich, wenn möglich, für das Durchsehen der E-Mails einen Termin im Kalender. Die Mitarbeiter und Kollegen werden Fragen und Informationen haben und befreundete Kollegen möchten alles über den Urlaub erfahren.

Überprüfen Sie zum Schluss, ob die Abwesenheitsnotiz wieder ausgeschaltet ist.

Abwesenheitsmanagement im Team: Wer ist wann weg?

Urlaub, Krankheit, Schulung – im Arbeitsalltag entstehen immer wieder Auszeiten. Ein funktionierendes Abwesenheitsmanagement sorgt dafür, dass keine Aufgaben liegen bleiben, keine Fristen verstreichen und niemand unnötig nachfragen muss. Damit das gelingt, braucht es abgestimmte Übergaben, klare Vertretungsregelungen und eine einfache Übersicht über alle Abwesenheiten im Team.

Die Vertretung beginnt nicht erst mit der Abwesenheit. Die Übergabe an einen Kollegen sollte detailliert erfolgen: Was steht noch aus? Was muss erledigt werden? Wer könnte sich melden und warum? Ein kurzer Abgleich im Team sorgt für Klarheit und reduziert Rückfragen während der Abwesenheit.

Auch die automatische Antwort verdient Vorbereitung. Der Abwesenheitsassistent muss nicht erst in der letzten Sekunde aktiv werden. Wer ihn frühzeitig einschaltet, informiert verlässlich – auch bei kurzfristigen E-Mails. Zudem empfiehlt sich ein kurzer Test vorab: Eine Mail von der privaten Adresse oder ein Kollege helfen beim Prüfen.

Nicht nur die Technik zählt: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz signalisiert ebenfalls Abwesenheit. Je nachdem, wie digital Ihr Unternehmen bereits aufgestellt ist, legen Sie einen Zettel mit Ihrer Abwesenheit auf die Tastatur. Falls jemand Arbeit in Papierform vorbeibringen möchte, sieht derjenige sofort, dass Sie nicht da sind. Hierbei handelt es sich quasi um eine analoge Abwesenheitsnachricht.

Wer übernimmt welche Aufgaben? Wie bleibt der Überblick erhalten? Erfahren Sie, wie Sie Urlaubsvertretungen effizient organisieren – mit klaren Zuständigkeiten, hilfreichen Tools und jeder Menge Praxis-Tipps. 

Lesen Sie im Ratgeber alles zu Urlaubsvertretungen und starten entspannter in den Urlaub!

Übersicht behalten mit digitalen Tools

Ein Wandkalender mit bunten Markierungen reicht oft nicht aus – unübersichtlich, fehleranfällig, nicht immer zugänglich. Digitale Lösungen wie Clockodo schaffen Abhilfe. Die Software vereinfacht die Abwesenheitsverwaltung und zeigt auf einen Blick, wer wann fehlt – ob wegen Urlaub, Krankheit oder Fortbildung.

Im Urlaubsplaner von Clockodo stellen Mitarbeiter Abwesenheitsanträge direkt im System, Führungskräfte genehmigen sie oder lehnen sie ab. Die integrierte Plantafel bietet einen vollständigen Überblick: transparent für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. So funktioniert Urlaubsplanung im Team effizient und nachvollziehbar.

Mit Clockodo überblicken Sie den Urlaubsanspruch, die freien Tage und die beantragten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter!

Fazit: Besser vorbereitet mit Vorlage und Tool

Abwesenheitsnotizen wirken professionell, wenn sie klar informieren, auf das Wesentliche fokussieren und freundlich formuliert sind. So vermeiden Sie unnötige Rückfragen und zeigen gleichzeitig Kommunikationsbereitschaft. Allgemein gehaltene Angaben wirken oft seriöser als zu persönliche Details.

Nutzen Sie eine passende Abwesenheitsnotiz-Vorlage von Clockodo, die alle wichtigen Informationen abdeckt. So bleibt Ihre Außenwirkung auch während der Abwesenheit stimmig.

FAQ: Alle Fragen zur Abwesenheitsnotiz

Kurz, sachlich und freundlich. Nennen Sie Zeitraum, Vertretung, Rückmeldung und Kontaktinformationen.

Kollegin Katharina
Geschrieben von Katharina Primke

Katharina Primke ist unsere Expertin für Themen rund um den modernen Arbeitsalltag, Zeitmanagement und effiziente Arbeitsorganisation. Mit ihrer umfangreichen Erfahrung als Redakteurin und ihrem akademischen Abschluss in Germanistik betreut sie das Clockodo-Info-Portal. Dort bereitet sie komplexe Fragestellungen verständlich auf, bezieht aktuelle Entwicklungen wie gesetzliche Neuerungen zur Arbeitszeiterfassung ein und liefert praxisnahe Inhalte für Unternehmer und Personalverantwortliche. Darüber hinaus sammelt sie Tipps und Hintergründe, die den Berufsalltag digitaler und strukturierter machen.

Kollegin Katha
Geschrieben von Katharina Hagedorn

Katharina Hagedorn ist unsere Expertin für Themen rund um einen modernen Arbeitsalltag, effektives Zeitmanagement und HR-Themen. Ihre langjährige Erfahrung aus PR-, Verlags- und Redaktionsarbeit verbindet sie bei Clockodo mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen. 2018 hat sie als Online-Redakteurin angefangen, das Info-Portal aufzubauen und dort aktuelle sowie relevante Fragestellungen für Unternehmen aufzubereiten. Sie verfasst Texte für Webseite, Newsletter, Social Media und die Anwendung selbst und wirkte aktiv am Relaunch der Marke Clockodo mit.

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