Auch in deutschen Unternehmen geht der Trend weg von starren Arbeitszeiten. Die historisch gewachsenen 9-to-5-Jobs passen nicht mehr in die Vorstellung vieler Arbeitnehmer. Flexible Arbeitszeitmodelle sind beliebt, weil sie mit dem Privatleben besser vereinbar sind. Um für potentielle Mitarbeiter attraktiv zu sein, reichen ein hohes Gehalt und andere finanzielle Leistungen nicht mehr aus. Verschiedene Arbeitszeitmodelle bieten den Arbeitnehmern die Möglichkeit, ihren Alltag flexibel zu gestalten.
Jedes Unternehmen handhabt unterschiedlich, wie es die Anwesenheiten seiner Angestellten überprüft. Egal, ob flexible Arbeitszeitmodelle oder feste Arbeitszeiten für jedermann – Arbeitgeber stellen selbst sicher, dass die Mitarbeiter die Vereinbarungen einhalten. Auch das Arbeitszeitgesetz obliegt der Überprüfung durch den Chef. Mit dem BAG-Urteil von 2022 ist auch eine Zeiterfassung für jeden Angestellen Pflicht. Doch welche Möglichkeiten zur Einteilung der Arbeitszeit gibt es? Wie erreichen Sie eine Flexibilisierung der Arbeit? Und wie ist Arbeitszeitverwaltung realisierbar?
Vollzeitarbeit bedeutet in Deutschland häufig 40 Stunden an fünf Tagen in der Woche. Die Mehrheit der deutschen Angestellten hat einen Arbeitsvertrag mit diesen oder ähnlichen Konditionen. Die Stundenzahl variiert etwas. Eine Möglichkeit für die Regelung der Arbeitszeit sind feste Start- und Endzeiten, die wenig Arbeitszeitflexibilisierung ermöglichen. Die Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, diese Zeitpunkte einzuhalten.
Wie Vorgesetzte mit Zuspätkommern oder Frühaufhörern umgehen, obliegt ihnen. Für Überstunden stellen sie ebenfalls Regelungen auf und halten diese laut Arbeitszeitgesetz fest. Anders als die flexible Arbeitszeit ist diese Methode historisch gewachsen und in langjährigen Unternehmen Gang und Gäbe.
Der Vorteil von festen Arbeitszeiten ist die Planbarkeit sowohl für den Chef als auch für den Beschäftigten. Der größte Nachteil ist, dass unerwartete Ereignisse im Arbeits- oder Privatleben schlecht damit vereinbar sind.
Michael ist Chef einer Immobilienfirma. Seine Mitarbeiter haben eine vertraglich geregelte Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche. Es gibt eine Kernarbeitszeit von 8 Uhr bis 17 Uhr mit einer Stunde Pause. An diese müssen sich alle Mitarbeiter aufgrund der Service-Zeiten halten.
Teilzeitarbeiter sind pro Woche weniger Stunden am Arbeitsplatz als Mitarbeiter in Vollzeit. Dieses flexible Arbeitszeitmodell ist eine einfache Methode, mehr Zeit für das Privatleben zu haben. Die genaue Stundenanzahl legen Chef und Mitarbeiter gemeinsam fest und die Anzahl der Arbeitstage pro Woche ist ebenfalls anpassbar. Somit sind Arbeitnehmer in der Lage, ihre wöchentliche Arbeitszeit flexibel einzuteilen. Während einer Elternzeit ist es erlaubt, in Teilzeit zu arbeiten um im Arbeitsleben zu bleiben.
Ein positiver Aspekt von Teilzeitarbeit sind für Arbeitgeber die geringeren Personalkosten. Fällt jedoch mehr Arbeit an, benötigen sie zusätzliche Kräfte. Angestellte haben in Teilzeitarbeit mehr Freizeit zur Verfügung, aber ein geringeres Einkommen.
In Lindas Firma arbeiten zwei Angestellte in Teilzeit. Jonas hat eine vertraglich festgelegte 30-Stunden-Woche. Er arbeitet sechs Stunden täglich von 8 bis 14 Uhr. Charlotte arbeitet pro Woche 20 Stunden. Diese hat sie auf vier Arbeitstage mit jeweils fünf Stunden verteilt. Montags bis donnerstags arbeitet sie von 8 Uhr bis 13 Uhr, freitags hat sie frei.
Gleitzeit bedeutet, dass kein fester Anfangs- und Endzeitpunkt gesetzt ist. Gleitzeit ist das bekannteste der flexiblen Arbeitszeitmodelle. Die einfachste Methode, dies umzusetzen, sind elektronische Arbeitszeiterfassungen. Flexible Arbeitszeitmodelle erfordern meist das Aufzeichnen der Zeit, damit Chefs wissen, ob die tatsächliche Anwesenheit mit der vereinbarten Arbeitszeit übereinstimmt.
Die Vorteile für den Arbeitgeber bestehen in der Flexibilität. Mitarbeiter arbeiten, wenn Aufgaben anfallen, oder sie gehen bei niedrigem Aufkommen nach Hause. Arbeitnehmer sind durch die Arbeitszeitflexibilisierung in der Lage, den Berufsverkehr zu umgehen oder private Termine zu erledigen.
Um zu vermeiden, dass Angestellte in Gleitzeit nicht zu festen oder wichtigen Arbeitsterminen erscheinen, gibt es die Kernarbeitszeit. Kernarbeitszeit ist eine bestimmte Zeitspanne, in der die Anwesenheit erforderlich ist. Diese Zeit liegt ungefähr in der Mitte des Tages und Absprachen finden währenddessen statt. Vor und nach der Kernzeit befinden sich die Gleitphasen, in denen Mitarbeiter kommen und gehen, wie sie möchten. Eine Kernarbeitszeit bei Teilzeit ist ebenfalls möglich. Die Zeitspanne ist in diesem Fall meist kürzer und an die Anwesenheitszeit angepasst.
Ines ist Chefin einer Marketingagentur. Ihre Mitarbeiter haben eine vertraglich geregelte Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche. Es gibt eine Kernarbeitszeit von 9 bis 15 Uhr, zu der die Mitarbeiter anwesend sein sollen, damit die interne Terminplanung einfacher ist. Ausnahmen sind nach Absprache möglich. Die restlichen Stunden können sich die Mitarbeiter selbstständig einteilen. Einige ihrer Mitarbeiter fangen bereits um 7 Uhr an und machen bereits um 15:30 Uhr Feierabend, andere Mitarbeiter fangen dagegen erst um 9 Uhr an und arbeiten dafür bis 17:30 Uhr.
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In vielen Arbeitsverträgen findet sich eine Wochenarbeitszeit. Stattdessen gibt es auch die Möglichkeit, eine monatliche Arbeitszeit zu vereinbaren. Mitarbeiter sind in der Lage, ihre Arbeitszeit nach Aufträgen und privaten Terminen zu richten. Die Vorteile für Arbeitgeber liegen darin, dass Angestellte mehr arbeiten, wenn viel Arbeit anfällt. Ein schriftlicher Tätigkeitsnachweis hilft, den Überblick zu behalten.
Das flexible Arbeitszeitmodell „Funktionszeit“ koppeln Vorgesetzte zum Beispiel mit Gleitzeit. Ähnlich wie in der Kernarbeitszeit besteht für einen Zeitraum Anwesenheitspflicht. Wie der Name bereits sagt, erfüllen Mitarbeiter zu der Zeit eine bestimmte Funktion. Ein Anwendungsbeispiel ist das Besetzen einer Hotline, die zu festgelegten Uhrzeiten erreichbar ist. So läuft der Betrieb trotz Arbeitszeitflexibilisierung weiter.
Bei Vertrauensarbeitszeit nehmen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht akribisch auf. Sie bestimmen selbst über Beginn und Ende des Arbeitstages und der Chef vertraut darauf, dass sie sich an Vorgaben halten. Die Arbeitnehmer sind hier verantwortlich dafür, dass sie ihre Aufgaben erledigen. Eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Woche oder Monat ist dennoch im Arbeitsvertrag festgehalten.
Unternehmen, die mit Vertrauensarbeitszeit arbeiten, brauchen keine Zeiterfassung. Stattdessen ist ein hohes Maß an Vertrauen wichtig. Die Arbeitnehmer haben die Chance, ihren Tag nach ihren Vorlieben zu strukturieren. Eventuelle Überstunden vergütet der Chef aber unter Umständen nicht, da sie nicht notiert werden.
Wie der Name schon sagt, arbeiten Angestellte beim Home-Office von zu Hause aus. Es handelt sich um eine Art der Telearbeit. Bei alternierender Telearbeit wechseln die Mitarbeiter zwischen ihrem Büro zu Hause und dem Büro vor Ort in der Firma. In welchem Rhythmus das stattfindet, ist jedem Arbeitgeber selbst überlassen. Home-Office bietet die Möglichkeit, auch Beschäftigte aus anderen Städten oder Bundesländern einzustellen. Dabei ist ein hohes Maß an Vertrauen notwendig. Außerdem stehen Arbeitgeber in der Pflicht, die Home-Office-Arbeitsplätze auf ihre Tauglichkeit hin zu prüfen, zum Beispiel darauf, ob es einen ergonomischen Stuhl gibt.
Bei der mobilen Arbeit sind die Angestellten nicht ortsgebunden. Im Gegensatz zum Home-Office, bei dem ein eingerichteter Arbeitsplatz notwendig ist, dürfen die Mitarbeiter von überall aus Aufgaben erledigen. Mit einem Laptop funktioniert das beispielsweise auf dem Sofa, unterwegs in der Bahn oder in einem Café. Zwar gilt die Arbeitsstättenverordnung nicht und der Arbeitgeber muss die Arbeitsplätze nicht überprüfen. Das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz finden jedoch auch für die mobile Arbeit Anwendung.
Schichtarbeit beschreibt Arbeitszeiten zu wechselnden Tageszeiten, doch auch hier sind pro Tag acht Stunden maximal festgelegt (§ 6 ArbZG). Für Arbeitnehmer ist diese Wechselschicht keins der flexiblen Arbeitszeitmodelle, für Arbeitgeber schon. Sie teilen den Arbeitstag in verschiedene Schichten ein, die die Mitarbeiter bedienen. Gerade in der Produktion ist diese geläufig, um eine bessere Maschinenauslastung zu gewährleisten. Auch in Krankenhäusern, bei der Polizei, in Call-Centern, im Handel oder an Flughäfen besteht Schichtarbeit. Die Schichten der Mitarbeiter wechseln in einem festgelegten Intervall.
Für Führungskräfte ergibt sich bei Schichtarbeit der Vorteil, dass das Unternehmen beziehungsweise die Maschinen immer ausgelastet sind. Der Nachteil ist eine geringere Motivation der Mitarbeiter bis hin zu schlechterer Arbeitsleitung durch die körperliche Belastung.
Nachtarbeit liegt laut Gesetz zwischen 23 und 6 Uhr vor, in Bäckereien und Konditoreien zwischen 22 und 5 Uhr (§ 2 ArbZG). Sie kommt bei Schichtarbeit vor oder wenn Arbeitnehmer einer Tätigkeit nachgehen, die ausschließlich nachts stattfindet. Einige wenige Menschen arbeiten lieber zu dieser Tageszeit.
Der Beweggrund für Arbeitgeber liegt hier ebenfalls bei der Abdeckung aller Stunden und nicht in der Arbeitszeitflexibilisierung für die Mitarbeiter.
Die klassische Rufbereitschaft kennen Arbeitgeber aus Berufen, in denen Notfälle entstehen. Das ist im Krankenhaus oder bei der Feuerwehr der Fall. Bei einer Rufbereitschaft hält sich der Mitarbeiter nicht zwangsläufig am Arbeitsort auf. Braucht das Unternehmen ihn spontan, springt er ein und arbeitet erst dann. Solche Systeme setzen Betriebe vereinzelt auch in anderen Bereichen ein, in denen der Arbeitsaufwand unvorhergesehen anwächst. Über Freelancer regeln sie zusätzliche Aufgaben, die die festen Angestellten nicht alleine bewältigen.
Solche Abruf-Modelle sind kapazitätsorientiert und bieten unter den flexiblen Arbeitszeitmodellen für beide Seiten große Freiheiten. Arbeitgeber sparen Personalkosten, während der Selbstständige seine Zeit einteilt und Anfragen auch absagt.
Eine Vollzeitstelle lässt sich in zwei Teilzeitstellen aufteilen. Vorgesetzte, die eine Stelle zu vergeben haben, teilen hier die Stunden auf zwei Personen auf. Die beiden Mitarbeiter arbeiten entweder nacheinander oder gleichzeitig. Das hängt von den Anforderungen des Jobs ab. Sie teilen sich sowohl die Arbeitszeit als auch das Entgelt. Wie sie die Aufteilung der Stunden handhaben, ist ihnen und dem Vorgesetzten überlassen. Eine 50/50-Einteilung ist nicht zwingend.
Für den Chef bleibt das Geld, das er zahlt, gleich. Die Beschäftigten haben durch die wenigen Arbeitsstunden mehr Freizeit.
Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Zeitwertkonto, auch Lebensarbeitszeitkonto genannt, spart der Mitarbeiter darauf Geld an. Dieses kommt aus seinem Gehalt, eingezahlten Überstunden, tariflichen Leistungen oder Arbeitgeberleistungen und nicht genommenem Urlaub, der über den gesetzlichen Anspruch hinausgeht.
Das angesparte Geld zahlt die Führungskraft dem Mitarbeiter monatlich im Vorruhestand, in Altersteilzeit oder zu anderen Gegebenheiten wie Auszeiten und Pflegezeiten. Eingezahlte Überstunden und Urlaube richten sich nach dem aktuellen Stundenlohn des Beschäftigten. Normalerweise sind Überstunden in einem Ausgleichszeitraum von sechs Monaten wieder abzubauen. Bei einem Lebensarbeitszeitkonto beziehungsweise Zeitwertkonto ist das anders und die Zeit bleibt bis zum Ende erhalten.
Der Arbeitgeber ist durch solche Arbeitszeitkonten attraktiver für potentielle Mitarbeiter. Angestellte haben die Möglichkeit, Überschuss und Gehalt flexibel einzusetzen und bezahlte Freizeit zu gewinnen.
Ein recht neues flexibles Arbeitszeitmodell ist die Jahresarbeitszeit. Hier legen die Parteien keine wöchentliche oder monatliche Zeit fest, sondern eine für das ganze Jahr. Beschäftigte entscheiden ebenfalls auf das ganze Jahr gesehen, wann sie arbeiten. Der Chef legt für die Arbeitszeitflexibilisierung, wenn nötig, Einschränkungen fest, damit Jahreszeiten mit hohem Arbeitsaufkommen abgedeckt sind.
Diese Methode erlaubt Angestellten und Vorgesetzten eine hohe Flexibilität. Arbeitnehmer sind in der Lage, bereits in der ersten Jahreshälfte viel zu arbeiten, um die zweite ruhiger anzugehen. Führungskräfte haben dadurch motiviertere Angestellte, jedoch auch das Risiko, dass zu wenig Kräfte vor Ort sind. Eine gute Planung ist vonnöten.
Mitarbeiter nehmen so viel Urlaub, wie sie möchten – das klingt nicht umsetzbar. In einem Unternehmen mit guter Atmosphäre und einem passenden Team aber funktioniert dieses sehr flexible Arbeitsmodell. Arbeitnehmer fühlen sich den Kollegen verbunden und lassen die anderen nicht „hängen“. Mit einem übersichtlichen Urlaubsplaner weiß jeder, wer wann anwesend ist.
Die höhere Motivation und das Wissen, dass man jederzeit Urlaub nehmen könnte, fördern den Einsatz dieser innovativen Arbeitszeitflexibilisierung. Fühlt sich ein Angestellter ausgelaugt, erholt sich in einem spontanen Kurzurlaub und leistet bei seiner Rückkehr bessere Arbeit. Der genommene Urlaub bleibt in einem überschaubaren Rahmen.
Der Nachteil dieses flexiblen Arbeitszeitmodells sind Mitarbeiter, die ein solches System doch ausnutzen. Der Vorteil sind die gesteigerte Motivation und die Regenerationsmöglichkeiten. Auch hier besteht die Möglichkeit, bestimmte Zeiten auszunehmen. Zusätzlich empfiehlt es sich, für die Verteilung der Urlaubstage die Regelung aufzustellen, dass pro Abteilung immer jemand am Arbeitsplatz ist.
Ein Stundenkonto ist kein Arbeitszeitmodell, sondern die technische Voraussetzung für flexibles Arbeiten. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten mit einem speziellen Programm. So ist die Umsetzung von flexiblen Arbeitszeitmodellen möglich, denn alle können jederzeit nachschauen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben.
Egal, für welches Arbeitszeitmodell Sie sich entscheiden – halten Sie es in den Arbeitsverträgen oder der Betriebsvereinbarung schriftlich fest. Vor allem Zusatzregeln sind hier wichtig anzuführen, zum Beispiel die Einschränkung, dass jede Abteilung trotz flexibler Gestaltung jeden Tag in einem bestimmten Zeitrahmen besetzt sein muss. Eignet sich eine flexible Arbeitszeit aus Betriebsgründen nur in manchen Teams, sollte auch das klar formuliert werden.
Immer mehr Arbeitnehmer entscheiden sich gegen einen starren acht-Stunden-Tag und für eine flexiblere Beschäftigung. Eine ausgewogene Work-Life-Balance empfinden viele als zunehmend wichtiger und sie beeinflusst die Entscheidung, wo man arbeitet. Die Ansprüche an den Job verändern sich im Laufe des Lebens. Ist anfangs bei Arbeitseintritt noch eine Vollbeschäftigung mit „normalem“ acht-Stunden-Tag üblich, passen sich die Ansprüche an das Zeitmanagement im Alltag später an neue Faktoren wie Familie an. Um Beruf und Familie besser zu vereinbaren, fragen Arbeitnehmer bereits in Vorstellungsgesprächen nach flexiblen Arbeitszeitmodellen.
Die Ideen von Auszeiten wie Sabbaticals oder Bildungsurlaub sowie die persönliche Entwicklung in der Freizeit wachsen. Arbeitgeber machen sich durch das Angebot flexibler Arbeitszeitmodelle attraktiver für Bewerber. Zwar erfordern manche Unternehmen die ständige Anwesenheit mindestens einer Person. Gleichzeitig spielen eine positive Atmosphäre und die Identifikation mit dem Unternehmen eine wichtige Rolle, um Mitarbeiter zu halten. Eine Lösung in Form von Arbeitszeitflexibilisierung, die sowohl dem Unternehmen Sicherheit als auch dem Mitarbeiter Freiheiten gewährt, wirkt sich letztendlich für alle Beteiligten positiv aus. Passen sich Betriebe an die Belegschaft an, werden sie mit diesen Fachkräften auch wettbewerbsfähiger.
Welches flexible Arbeitszeitmodell für Sie das richtige ist, hängt von Ihrem Betrieb und den Anforderungen ab. Es kommt darauf an, welche Zeiten obligatorisch sind, wie viele Mitarbeiter Sie in welchen Abteilungen haben und wie interne Absprachen gelöst sind. Gibt es einen Betriebsrat, ist eine Zustimmung von diesem für ein neues Arbeitszeitmodell erforderlich.
In Clockodo haben Sie die Möglichkeit, flexible Arbeitszeitmodelle in Arbeitszeitkonten abzubilden. Dies geschieht über die Soll-Arbeitszeiten des jeweiligen Mitarbeiters. Clockodo automatisiert die Arbeitszeitverwaltung und läuft nebenbei mit. So wissen bei Gleitzeit alle, wie viele Stunden Arbeit bereits angefallen sind.
Über die Angabe von Tages- oder Wochensollstunden lassen sich sowohl Vollzeit- wie auch Teilzeit-Arbeitnehmer mit regelmäßigem Arbeitsrhythmus exakt erfassen. Die Sollstunden teilen Sie direkt auf verschiedene Wochentage auf. So erfasst Clockodo alle Plus- und Minusstunden, die anfallen.
Alternativ sind Monatssollstunden für ein Arbeitszeitkonto möglich. Dies benötigen Vorgesetzte gerade bei geringfügig Beschäftigten in einem Minijob, um den Mindestlohn einzuhalten.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea