Die Telearbeit ist in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) klar definiert und bezeichnet im Allgemeinen das Ausführen beruflicher Tätigkeiten an einem eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Arbeitnehmers. Dabei ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Telearbeitsplätze der Arbeitnehmer einzurichten. Als solche gelten sie laut § 2 Abs. 7 ArbStättV erst, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Bedingungen der Telearbeit im Arbeitsvertrag oder im Rahmen einer Vereinbarung (Dienstvereinbarung) festgehalten haben. Zusätzlich muss die benötigte Ausstattung inklusive Mobiliar, Kommunikationseinrichtung und weiterer Arbeitsmittel vom Arbeitgeber bereitgestellt und installiert sein.
Arbeitgebern steht es frei, unterschiedliche Formen von Telearbeit anzuwenden. Die eine oder andere Art eignet sich abhängig von den Tätigkeiten gegebenenfalls besser für sie.
Alternierende Telearbeit ist die häufigste Variante der Telearbeit. Bei dieser arbeiten die Mitarbeiter in Absprache abwechselnd vor Ort im Büro oder an ihrem Arbeitsplatz zuhause. Ihr betrieblicher Arbeitsplatz bleibt entsprechend erhalten.
Mobile Telearbeit nutzen oft Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer Tätigkeit an ihren Einsatzorten ihre Arbeit verrichten, beispielsweise Reporter oder Berater. Dabei arbeiten sie mit entsprechender Technik ausgerüstet zum Beispiel vom Hotel aus, im Bürogebäude der Kunden, in der Bahn oder im Flugzeug.
Mitarbeiter, die Teleheimarbeit ausführen, arbeiten vollständig in ihrem Heimbüro und haben entsprechend keinen Arbeitsplatz im Betrieb. Sie sind entweder als normale Mitarbeiter oder als Freelancer eingestellt.
Bei dieser Art von Telearbeit teilen sich Arbeitnehmer verschiedener Unternehmen Büroräume. Die Kosten für die Miete und Ausstattung gehen anteilig an die unterschiedlichen Arbeitgeber.
Televillages bezeichnen Wohnsiedlungen, in denen besonders viele Telearbeitsplätze vorzufinden sind.
Mirco hat für seine Marketing-Agentur neue Stellen ausgeschrieben, weil er sein Team vergrößern möchte, um die hohe Auftragslage besser bewältigen zu können. Da die zu verrichtende Arbeit ausschließlich am PC erfolgt, gibt es für ihn keinen Grund auf den Betriebsstandort als Arbeitsplatz zu bestehen. Daher schreibt er die Stelle als Telearbeitsplatz aus. So ist er lokal nicht begrenzt, sondern stellt die Position bundesweit zur Verfügung. Daraufhin erhält er viele Bewerbungen aus allen Ecken Deutschlands, da er mit dem Angebot der Telearbeit auf dem Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Zusätzlich hat er einen größeren Bewerberpool, um qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Nach verschiedenen Online-Bewerbungsgesprächen stellt er nun Marie, Lisanne und Elif ein. Im Arbeitsvertrag hält Mirco unter anderem die Bedingungen der Telearbeit fest und kümmert sich darum, dass alle drei Neuzugänge einen vollausgestatteten Bildschirmarbeitsplatz daheim haben.
Neben der Telearbeit gibt es viele weitere Arbeitsformen, die sich abhängig von den Wünschen der Mitarbeiter für den Einsatz im beruflichen Alltag eignen. Erfahren Sie in unserem Ratgeber-Artikel, wie diese aussehen: Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick: Trends und Beispiele
Häufig verwendet man die Begriffe Telearbeit und Home-Office als Synonyme. Korrekt ist dies allerdings genau genommen nicht, obwohl beide Formen gemeinsam haben, dass Mitarbeiter nicht aus der Betriebsstätte heraus arbeiten. Für das Home-Office, mobile Arbeit, Remote Work und Mobile Office gibt es keine gesetzliche Definition, weshalb die Bedingungen und Anforderungen weitaus lockerer sind als für die Telearbeit. Für diese hingegen sind die genauen Regelungen in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) festgehalten. Beispielsweise wird im Gegensatz zum Home-Office die Einrichtung des Telearbeitsplatzes per Gesetz definiert. Dabei sind unter anderem ergonomische Beschaffenheiten des Arbeitsplatzes daheim zu beachten. Für alle Arbeitsformen gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).
Vorsicht ist geboten bei dem Begriff Heimarbeit. Für diese gelten besondere Regelungen nach dem Heimarbeitsgesetz (HAG). Entsprechend ist Heimarbeit nicht gleichzusetzen mit Telearbeit. Heimarbeiter zählen nicht direkt zu einem Unternehmen dazu und haben entsprechend keinen weisungsberechtigten Arbeitgeber.
Bieten Arbeitgeber Telearbeit für ihre Mitarbeiter, gibt es verschiedene Aspekte, die sie diesbezüglich beachten müssen:
Arbeitgeber sind im Rahmen von Telearbeit dazu verpflichtet, alle Regelungen und Bestimmungen hinsichtlich der Arbeitszeit (ArbZG), des Arbeitsschutzes (ArbSchG) sowie der Versicherungsaspekte zu beachten und eine Gefährdungsbeurteilung (§ 3 ArbStättV) durchzuführen.
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gestattet dem Betriebsrat Mitbestimmungsrechte in Bezug auf die Ausübung der Telearbeit, beispielsweise wann die Arbeit vom Büro zum Telearbeitspatz versetzt wird. Die Paragraphen §§ 80, 90, 92 sprechen dem Betriebsrat Unterrichtungs- und Beratungsrechte hinsichtlich der technischen sowie organisatorischen Gestaltung von Arbeitsabläufen, Arbeitsplätzen und Arbeitsumgebungen zu. Dabei geht es beispielsweise um die EDV-Anlagen, die Einrichtung der Arbeitsplätze und die zu nutzende Software.
Datenschutzrechtliche Bestimmungen sowie die Datensicherheit müssen alle Arbeitnehmer und der Arbeitgeber jederzeit gemäß Artikel 32 DSGVO einhalten. Dabei müssen sie sicherstellen, dass sensible Daten auch am Arbeitsplatz zuhause nicht frei zugänglich sind.
Der Arbeitgeber ist gemäß der Arbeitsstättenverordnung verpflichtet, für die Ausstattung des Arbeitsplatzes seines Mitarbeiters im Heimbüro aufzukommen. Nutzt der Arbeitnehmer seine eigenen Möbel, kann sich für ihn ein Aufwendungsanspruch gegenüber seinem Arbeitgeber ergeben.
Gerade wenn nicht alle Kollegen im Büro vor Ort sind und Informationen und kurze Pläuschchen auch mal quer über Schreibtische hinweg ausgetauscht werden, sollten Arbeitgeber Wert auf eine reibungslose Kommunikation legen und diese durch das Einführen von digitalen Tools unterstützen. So gewährleisten sie, dass Telearbeiter über wichtige Dinge informiert sind und einbezogen werden.
Einen allgemeinen Anspruch auf Telearbeit haben Arbeitnehmer in Deutschland nicht. Aus diesem Grund haben Mitarbeiter nicht die Möglichkeit, auf Telearbeit zu bestehen. Sie können sie zunächst nur beantragen. Umgekehrt gilt dies allerdings auch für die Arbeitgeber: Deren Weisungsrecht greift nicht so weit, dass sie einseitig ohne vorherige Absprache mit dem Mitarbeiter Telearbeit anordnen dürfen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen also klare Absprachen diesbezüglich treffen.
Hegt ein Mitarbeiter den Wunsch, Telearbeit auszuüben, muss er diese beantragen. Arbeitgeber können dafür ein vorgefertigtes Formular zur Verfügung stellen. Der Antrag sollte folgende Aspekte enthalten: Name des Beschäftigten, Art des Antrags, Stellungnahme oder Entscheidung des Vorgesetzten und Arbeitgebers und gegebenenfalls die Stellungnahme des Betriebsrats, sofern einer existiert.
Arbeitgeberimage: Durch das Angebot von Telearbeit werden Arbeitgeber attraktiver auf dem Arbeitsmarkt.
Gesundheit der Arbeitnehmer: Da für viele Arbeitnehmer mithilfe der Telearbeit der Stresspegel sinkt, beispielsweise durch das Wegfallen des stressigen Pendelns, wirkt sich das positiv auf ihre Gesundheit und auf die Krankheitsquote aus.
Mitarbeiterbindung: Wenn Arbeitnehmer mit dem Modell der Telearbeit zufriedener sind, bleiben sie ihrem Arbeitgeber länger treu.
Mitarbeitermotivation: Arbeitnehmer arbeiten motivierter, wenn sie zufrieden sind. Das Unternehmen kann entsprechend mit mehr Produktivität und einer dadurch höheren Wirtschaftlichkeit rechnen.
Dezentralisierung: Arbeitgeber sparen viele Kosten ein, wenn sie ihren Mitarbeitern (teilweise) Telearbeit gestatten. Sind weniger Mitarbeiter vor Ort, kann man Mietkosten durch kleinere Büroflächen sparen. Auch ist es möglich, Arbeitsplätze vor Ort einzusparen, wenn sich Mitarbeiter diese teilen und nur abwechselnd vor Ort arbeiten.
Kommunikation: Der Austausch mit ihren Mitarbeitern könnte den Arbeitgebern erschwert werden, wenn diese nicht mehr in greifbarer Nähe arbeiten.
Teamgeist: Arbeitgeber haben es schwerer, den Teamgeist ihrer Belegschaft zu formen, wenn jeder an seinem Heimarbeitsplatz sitzt.
Datenschutz: Alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen müssen die Beteiligten auch im Rahmen der Telearbeit befolgen. Die Umsetzung im Heimbüro könnte schwierig sein.
Konzentration: Die Konzentration vieler Mitarbeiter steigert sich am Heimarbeitsplatz, da sie dort in der Regel ganz in Ruhe arbeiten können, ohne beispielsweise von Kollegen gestört oder unterbrochen zu werden.
Zeitersparnis: Durch den wegfallenden Arbeitsweg sparen Arbeitnehmer viel Zeit ein. Dies ist gerade für Pendler ein großer Pluspunkt, da diese häufig zusätzlich durch Staus viel Zeit unterwegs verlieren.
Kostenersparnis: Viele Arbeitnehmer, die normalerweise mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren, sparen die Kosten für das Ticket oder den Sprit ein.
Flexibilität: Durch Telearbeit können Arbeitgeber die Flexibilität ihrer Mitarbeiter steigern, wenn diese ihre Arbeitszeiten individuell regeln und ihren Bedürfnissen anpassen können. Auch private Termine wie Arztbesuche lassen sich so viel einfacher umsetzen. Im Büro hingegen ist es üblich, seine Arbeitsstunden, abgesehen von einer Mittagspause, am Stück abzuarbeiten.
Work-Life-Balance: Mithilfe von Telearbeit lassen sich Berufs- und Privatleben einfacher vereinbaren. Private Verpflichtungen und Freizeit können durch Telearbeit individuell geplant werden. Dadurch, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitstag weitestgehend frei planen können, steigert sich ihre Zufriedenheit und Arbeitsleistung. Auch der Stress reduziert sich durch die individuelle Aufteilung der Arbeitszeit, da auch Pausen flexibel einzuplanen sind.
Interne Kommunikation: Dadurch, dass man nicht mehr Tisch an Tisch im Büro sitzt und sich Infos schnell zurufen kann oder Meetings nicht mehr im Konferenzraum stattfinden, wird die Kommunikation untereinander erschwert. Hier muss der Arbeitgeber mit entsprechenden digitalen Tools entgegenwirken.
Verschwimmende Grenzen: Es ist schwieriger, das Privatleben vom Berufsleben zu trennen, wenn man seinen Platz nach Feierabend nicht wechselt. Dies führt häufig zu unbezahlten Überstunden.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea