Mobiles Arbeiten ist eine moderne Arbeitsform, bei der Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz flexibel wählen können. Es schafft neue Freiheiten, stellt aber auch besondere Anforderungen an Technik, Organisation und Datenschutz. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten sollten.
Mobiles Arbeiten bedeutet Arbeiten an wechselnden Orten, die sich außerhalb der eigentlichen Betriebsstätte befinden. Ein Arbeitnehmer kann seinen mobilen Arbeitsplatz frei wählen und jederzeit ändern. Dieser kann grundsätzlich alle Orte nutzen, die es ihm ermöglichen, seine Aufgaben zu erledigen – sei es auf Reisen in einem Hotel oder Zug, auf dem Weg zum Kunden, zu Hause auf der Couch oder unterwegs in einem gemütlichen Café. Arbeitsgeräte wie Laptop, Tablet und Smartphone machen mobile Arbeit möglich.
Für mobiles Arbeiten gilt sowohl das Gesetz zum Arbeitsschutz (ArbSchG) als auch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Lediglich die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) hat hier keine Gültigkeit, da diese aufgrund der wechselnden Arbeitsplätze nicht gewährleistet werden kann. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick zu den wichtigen gesetzlichen Regelungen rund um die mobile Arbeit, ihre Vor- und Nachteile sowie den Unterschied zum Home-Office.
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Insbesondere in Zeiten der Digitalisierung ist mobiles Arbeiten unter Arbeitnehmern immer beliebter. Oftmals gibt es in Unternehmen nur noch papierlose Arbeit, sodass die Aufgaben ausschließlich am Laptop oder PC erledigt werden können. Ein Forschungsbericht des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zeigt, dass die Arbeit von einem selbst gewählten Ort zu mehr Arbeitszufriedenheit unter Angestellten führt. Ein Vorteil für Vorgesetzte, die dieses Modell in ihrem Unternehmen anbieten, ist die steigende Attraktivität als Arbeitgeber. Flexible Arbeitsmodelle stehen für eine offene, innovative und vertrauensvolle Unternehmenskultur. Die Flexibilität in der Wahl des Arbeitsortes und der Einteilung der Arbeitszeit entspricht damit den Wünschen vieler Angestellter.
Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, mobil arbeiten zu dürfen, kann sich für Arbeitgeber also als echter Wettbewerbsvorteil auf der Suche nach begehrten Fachkräften erweisen.
Arbeitgeber, die Mobilarbeit ermöglichen möchten, müssen sich an die zugehörigen Gesetze halten. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter regelt, gilt bei mobilem Arbeiten uneingeschränkt. Dieses kann ein Vorgesetzter beispielsweise durch Buchungen eines Zug- oder Flugtickets in einer gut ausgestatteten Kategorie oder durch angepasste Arbeitsmittel und Schutzgeräte umsetzen.
Die Arbeitszeit bei Mobilarbeit unterliegt dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass die Angestellten die Pausenregelungen sowie die Höchstarbeitszeit beachten. Wichtig ist außerdem, dass die Grenze zwischen Privatleben und Arbeit nicht verschwimmt. Das heißt, es sollte in der Betriebsvereinbarung oder in einem individuellen Vertrag genau geregelt werden, zu welchen Zeiten die Erreichbarkeit des Arbeitnehmers gewährleistet sein muss. Außerhalb dieser Zeiten muss der Angestellte für den Vorgesetzten nicht zur Verfügung stehen.
Dagegen findet die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) keine Anwendung für das ortsungebundene Arbeiten. Dieses wird beispielsweise von Außendienstleistern genutzt. Sie erledigen ihre Aufgaben oftmals auf dem Weg zum Kunden am Laptop oder am Smartphone. Eine Prüfung des Arbeitsplatzes vom Arbeitgeber kann nicht vorgenommen werden.
Für Mobilarbeit gelten die gleichen betriebsbedingten Datenschutzregeln wie auch für Arbeit vor Ort. Der sorgfältige und sichere Umgang mit personenbezogenen Daten des Arbeitgebers sowie Dritter muss gesichert sein. Dafür bedarf es gegebenenfalls einer besonderen arbeitsvertraglichen Regelung. Der Vorgesetzte kann die Sicherung der Daten durch angepasste technische und organisatorische Maßnahmen gewährleisten, beispielsweise durch einen speziellen Sichtschutz auf dem Laptop.
Ob und inwiefern ein Chef seinen Angestellten Mobilarbeit ermöglicht, beschließt allein dieser. Entscheidet der Arbeitgeber sich für eine Umsetzung, muss dies in der Betriebsvereinbarung festgehalten werden, wenn sie vorhanden ist. Individuelle oder kollektive Regelungen sind wichtig, damit keine Fragen und Diskussionen aufkommen.
Im Oktober 2020 hat der Bundesarbeitsminister das Mobile-Arbeit-Gesetz als Entwurf vorgestellt. Dieser Gesetzentwurf zum Mobilen Arbeiten sieht einen Anspruch auf mindestens 24 Tage Mobilarbeit pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche vor, sofern die Möglichkeit hierfür im Unternehmen gegeben ist. Der Arbeitgeber muss lediglich sicherstellen, dass die Arbeitszeit der Arbeitnehmer vollständig erfasst wird. Hierfür kann eine digitale Zeiterfassung die Lösung sein.
In einem zweiten Gesetzesentwurf aus dem Jahr 2021 wurde anstelle eines pauschalen Rechts auf mobiles Arbeiten, ein Erörterunsanspruch vorgelegt. Hierbei sollen Arbeitnehmer ihren Wunsch auf die mobile Arbeit äußern können. Arbeitgeber müssen bei einer Ablehnung diese begründen können, beispielsweise, wenn betriebliche Belange dagegen sprechen. Abweichungen von diesem Gesetzesentwurf gelten bei Tarifverträgen.
Mobile Arbeit kann von überall erledigt werden und benötigt keinen fest eingerichteten Arbeitsplatz. Dies steht somit im Gegensatz zum Home-Office, da hier ein fest eingerichteter Arbeitsplatz gewährleistet sein muss. Mobilarbeit ist somit ortsungebunden und Home-Office ortsgebunden. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gilt nur für das Home-Office.
Home-Office benötigt einen eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz. Der Arbeitgeber muss diesen Platz mit Arbeitsmitteln, Mobiliar und Kommunikationsmöglichkeiten ausstatten. Für die Mobilarbeit ist kein Arbeitsgerät festgelegt, sie kann beispielsweise auch über das Smartphone erledigt werden.
Solange es nicht anders vertraglich geregelt ist, funktioniert Mobilarbeit an allen Arbeitsplätzen, an denen der Arbeitnehmer arbeiten möchte. Bei einigen Mitarbeitern kommt die Frage auf, ob Mobilarbeit auch im Ausland gestattet ist. Hierfür ist es notwendig, dass der Angestellte sich mit seinem Chef abspricht. Dieser muss einverstanden sein und die Vereinbarung über mobiles Arbeiten im Ausland in die Betriebsvereinbarung oder einen individuellen Vertrag aufnehmen. Auch für dieses Modell gelten alle Gesetze und Regelungen, die im Inland festgesetzt sind.
Durch mobiles Arbeiten steigt die Work-Life-Balance des Arbeitnehmers. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit mit dem Job und zu mehr Motivation im Beruf und im Alltag. Eine Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) fand bereits heraus, dass Angestellte, die mobile Arbeit nutzen, eine höhere Arbeitszufriedenheit aufzeigen und ihre Produktivität steigt.
Aufgrund der Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, kann der Arbeitnehmer Zeiten effizienter nutzen. So kann beispielsweise Reisezeit im Zug oder am Flughafen genutzt werden, um Aufgaben zu erledigen. Da weniger Vorgaben für das mobile Arbeiten gelten als zum Beispiel im Büro oder im Home-Office, kann dieses einfacher umgesetzt werden. Wer Freelancer werden möchte oder ist, für den gelten ohne Chef nur die Vorgaben des mobilen Arbeitens.
Der Arbeitnehmer ist flexibler in der Arbeitsplatzgestaltung. Arzttermine oder andere private Verpflichtungen sind neben der Arbeit leichter zu vereinbaren. Der Mitarbeiter kann beispielsweise auf dem Weg zum Termin arbeiten.
Für viele Arbeitnehmer ist die Möglichkeit, Mobilarbeit nutzen zu können, ein Entscheidungskriterium bei der Stellenauswahl. Bietet ein Unternehmen dieses Modell an, ist das möglicherweise der entscheidende Punkt, weshalb sich ein qualifizierter Arbeitnehmer für diese Firma entscheidet.
Da weniger Regelungen für mobile Arbeit und mobile Arbeitsplätze gelten als vor Ort, ist automatisch geringerer Arbeitsschutz für Arbeitnehmer die Folge. Der Angestellte kann sich beim Arbeiten auf einem klapprigen Stuhl im Café oder beim stundenlangen Sitzen während einer Zugfahrt beispielsweise schneller Rückenschmerzen zuziehen als auf einem ergonomischen Stuhl am fest eingerichteten Arbeitsplatz.
Der Arbeitgeber ist einem höheren Risiko durch Datenschutzverstöße ausgesetzt. Arbeitet der Angestellte beispielsweise an einem öffentlichen Ort, kann ein Sitznachbar schnell auf den Bildschirm des Laptops schauen. Die Gefahr, dass Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie sensible Daten an Außenstehende gelangen, ist an mobilen Arbeitsplätzen somit wesentlich höher, genauso wie die Missbrauchsmöglichkeit dieser Geheimnisse.
Der Arbeitgeber hat weniger Kontrolle über die Arbeitszeit des Arbeitnehmers und muss auf dessen selbstständige Arbeit vertrauen. Viele Vorgesetzte setzen daher auf eine digitale Zeiterfassung, um trotz mobiler Arbeit einen Überblick über die Aufgaben und die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu haben.
Meetings und Absprachen sind schwieriger zu planen und zu treffen. Angestellte müssen häufiger auf E-Mails und Anrufe zurückgreifen als vor Ort, da sie dafür nicht in das Büro nebenan gehen können. Es ist daher mehr Aufwand, mit Kollegen zu sprechen oder ein kurzfristiges Teammeeting einzuberufen. Unter Umständen führt ein unregelmäßiger Austausch im Team auch zu einer Schwächung der Bindung im Team.
Ja, Arbeitnehmer können mobiles Arbeiten unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzen. Im Steuerrecht wird zwischen dem häuslichen Arbeitszimmer und der Home-Office-Pauschale unterschieden:
Zusätzlich können Arbeitnehmer Arbeitsmittel wie Computer, Drucker oder Büromöbel absetzen. Auch anteilige Kosten für Internet und Telefon können geltend gemacht werden. Es ist wichtig, alle Belege sorgfältig aufzubewahren und gegebenenfalls einen Steuerberater zu konsultieren, um die individuellen Absetzmöglichkeiten optimal zu nutzen.
Die Etablierung von mobilem Arbeiten im Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und die richtigen Werkzeuge. Hier sind die wichtigsten Schritte:
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