Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter

Definition: Was ist Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung dient der Erfassung und Speicherung der geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers. Dazu bieten sich verschiedene Methoden an – die manuelle Arbeitszeiterfassung mittels physischem Stundenzettel wird immer mehr durch intelligente Zeiterfassungssoftwares wie der von Clockodo ersetzt. Die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ermöglicht es Arbeitgebern, zu überprüfen, ob alle geltenden Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Diese beziehen sich auf Grenzwerte zur maximalen Arbeitszeit, auf Ruhezeiten oder die Einhaltung von gesetzlichen Pausen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Seit September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung für deutsche Unternehmen Pflicht
  • Gemäß der Gesetzgebung müssen Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit erfasst werden
  • Digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung bieten viele Vorteile gegenüber physischen Stundenzetteln
  • Arbeitgeber müssen Überstunden Ihrer Arbeitnehmer korrekt erfassen

Vorteile der Arbeitszeiterfassung: Warum ist sie so wichtig?

Systeme zur Arbeitszeiterfassung liefern Arbeitgebern die notwendige Datengrundlage, um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu kontrollieren und zeigen gleichzeitig, wann ein Einschreiten notwendig ist. Für Arbeitnehmer ergibt sich aus der Dokumentation der Arbeitszeit die Möglichkeit, wirklich alle geleisteten Arbeitsstunden geltend zu machen, gegebenenfalls auch als Überstunden. So schafft eine Arbeitszeiterfassung eine bessere Compliance und mehr Fairness bei der Vergütung der Arbeitszeiten.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: 

  • Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
  • Beide Seiten bekommen einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden, sowie Plus- und Minusstunden bei digitalen Lösungen.
  • Angestellte sehen dadurch, ob all ihre Überstunden verzeichnet sind.
  • Arbeitgeber überprüfen, ob etwa alle Pausen richtig eingetragen sind.
  • Für beide Seiten ist die sekundengenaue Arbeitszeiterfassung transparent und fair.
  • Sie dient dem Schutz der Beschäftigten und ihrer Gesundheit.

Arbeitszeiterfassung eignet sich für alle Arbeitszeitmodelle. Besonders, wenn die Belegschaft unterschiedliche Sollstunden hat, lässt sich das mit dem richtigen Werkzeug gut abbilden. Es unterstützt Modelle wie Gleitzeit und Teilzeit. Auch Vertrauensarbeitszeit bilden Unternehmen ab, wenn sie außer der Erfassung keine Vorgaben für Start, Ende und Unterbrechungen machen.

Bonustipp für Unternehmer

Zeiterfassung ist keine Kontrolle der Arbeitsleistung. Vielmehr geht es um den Schutz der Angestellten. Die Akzeptanz einer Arbeitszeiterfassung steigt bei den Mitarbeitern, wenn ein Unternehmen auf transparente Systeme setzt. In diesen ist genau ersichtlich, welche Daten wann und wie erfasst und ausgewertet werden. Da die Gesundheit der Beschäftigten im Vordergrund steht, trägt eine Arbeitszeiterfassung sinnvoll dazu bei, dass niemand zu lang oder zu viel arbeitet.

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

Arbeitgeber sind seit dem BAG-Urteil vom September 2022 verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Bisher war es nur verpflichtend, Sonntagsarbeit oder Überstunden zu erfassen. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts hat nun zur Folge, dass Arbeitgeber die Gesamtarbeitszeit erfassen müssen. Selbst, wenn das Arbeitszeitgesetz bisher noch nicht offiziell geändert wurde, besteht die Pflicht zur Erfassung bereits jetzt.

Für welche Branchen ist die Arbeitszeiterfassung verpflichtend?

Die Arbeitszeiterfassung ist seit 2022 branchenübergreifend Pflicht. Vorher waren von der Regelung nur bestimmte Branchen betroffen, wie jene, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz Erwähnung finden, zum Beispiel Baugewerbe oder Gaststätten. Nun gilt die Vorgabe unabhängig von der Branche.

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Mit einer Arbeitszeiterfassung das Gesetz einhalten

Im zweiten Abschnitt des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist genau festgehalten, wie lange Arbeitnehmer arbeiten dürfen:

  • In Deutschland beträgt ein normaler Arbeitstag acht Stunden, dabei liegt die Höchstarbeitszeit an einem Tag bei zehn Stunden.
  • Nach spätestens sechs Stunden Arbeit am Stück ist eine Pause fällig. Mehr als sechs Stunden Arbeit insgesamt erfordern 30 Minuten Pause.
  • Diese Pause aufzuteilen ist erlaubt, wenn beide Teile mindestens 15 Minuten lang dauern.
  • Bei mehr als neun Arbeitsstunden steht laut Arbeitszeitgesetz eine Pause von 45 Minuten an.

Die elektronische Arbeitszeiterfassung Clockodo kennt diese Vorgaben und gibt zusätzlich die Möglichkeit, die Regeln anzupassen. Denn in Tarifverträgen gelten oft andere Zeitvorgaben. Hält ein Mitarbeiter die Arbeitszeiten nicht ein, warnt das System Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Software „Arbeitszeiterfassung“ zeigt individuell, ob Pausenzeiten und maximale Arbeitszeit stimmen.

Welche Formen der Arbeitszeiterfassung gibt es? 

Die einfachste Möglichkeit: Papier und Stift. Besonders Firmen mit wenigen Mitarbeitern nutzen die Zettelwirtschaft. Eine ausgedruckte Tabelle mit Zeilen und Spalten für Angestellte und Zeitstempel ist schnell erstellt und gefüllt. Ob diese Art mit zukünftigen Gesetzen zur Dokumentation der Arbeitszeit noch vereinbar ist, lässt sich zwar nicht voraussagen. Wahrscheinlich aber laufen die Regelungen auf digitale Lösungen hinaus.

Für den Übergang finden Sie hier eine Vorlage für Stundenzettel als PDF und CSV (Excel).

Dokumente auf dem Computer oder im firmeneigenen Cloudspeicher sind möglich, jedoch fehleranfällig. Zusätzlich lassen sich Bearbeitungsrechte nur schwierig realisieren.

Die früher verbreiteten Stechuhren mit Stempelkarte sind kaum noch im Einsatz. Das Gerät ist wartungsintensiv und die Karten verschwinden, beschädigen oder sind unlesbar.

Elektronische Terminals am Firmeneingang haben die Stechuhren abgelöst. Die Angestellten stempeln sich hier mit Chips, einem PIN-Code oder gar einem Fingerabdruck ein. Hinter dem System steckt eine Software, die alle Buchungen verzeichnet.

Die digitale Arbeitszeiterfassung mittels einer PC-Software ist ebenfalls weit verbreitet. Hier loggen sich die Mitarbeiter am Computer am Arbeitsplatz ein. So buchen sie auch leichter ihre Pausen, wenn sie nicht am Terminal vorbeikommen. Die Daten sind entweder in einem in der Firma installierten System gespeichert oder in der Cloud des Anbieters. Die Cloudlösung hat den Vorteil, dass die Buchungen sicher sind vor den eigenen Systemabstürzen. Hier finden Sie mehr Informationen zu Clockodo als Cloud Zeiterfassungssystem.

Eine Online Arbeitszeiterfassung mithilfe von Apps für Smartphone oder Tablet hilft besonders in mobilen Berufen. Mitarbeiter sind flexibel und stempeln sich dort ein, wo ihre Arbeit stattfindet. Die Funktionen an mobilen Geräten sind jedoch häufig eingeschränkt. Viele Zeiterfassungen aber, die eine PC-Software anbieten, haben eine zugehörige App. 

Besonders im Home-Office sind Cloudlösungen und Apps eine gute Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen. Denn der Arbeitsort spielt für die Dokumentation keine Rolle.

 

Software zur Arbeitszeiterfassung

Die online Arbeitszeiterfassung Clockodo funktioniert wie eine digitale Stempeluhr. Ihre Mitarbeiter loggen sich ein, nehmen die Arbeitsstunden auf und sehen live ihre Plus- und Minusstunden. Sie überblicken die Arbeitszeiten mit allen Überstunden, welche die Angestellten wieder abbauen. Nachträgliche Zeiteinträge ermöglichen es Ihnen und den Beschäftigten, vergessene Zeiten einzugeben.

Die Vorteile der Clockodo Arbeitszeiterfassung im Überblick:

  • Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung nach BAG-Urteil
  • Arbeitszeit live oder nachträglich erfassen
  • Mobile und stationäre Erfassung
  • Kunden- und Projektzeiten hinzufügen
  • Überstunden und Abwesenheiten einsehen
  • Detaillierte Arbeitszeitauswertung

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Arbeitszeiterfassung inklusive Projektzeiterfassung

Die Zeiterfassung bezieht Kunden und Projekte mit ein. Die Mitarbeiter ordnen ihren Zeiteinträgen ein Projekt zu. Dadurch können Sie genau sehen, wie viel Zeit Sie für welchen Kunden benötigen.

Detaillierte Berichte geben einen Überblick über die gesamte Firma und ermöglichen eine ausführliche Arbeitszeitauswertung.

Mit Clockodo erfolgt die Arbeitszeiterfassung projektbezogen und verbindet zwei nützliche Anwendungen. Das verschafft Ihnen einerseits Zeit für Ihre eigentliche Arbeit und bietet andererseits viele Möglichkeiten, um Ihr Unternehmen zu optimieren.

Sie benötigen keine Projektzeiten? Mit Clockodo können Sie auch die reine Arbeitszeit der Angestellten erfassen. Sie erhalten einen individuellen Überblick über alle Überstunden und Abwesenheiten jedes Mitarbeiters für Ihre Lohnbuchhaltung. Mehr zur Projektzeiterfassung erfahren!

 

So funktioniert die online Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter

In der digitalen Software zur Arbeitszeiterfassung hinterlegen Vorgesetzte für jeden individuelle Soll-Stunden. Clockodo zählt jeden Tag mit, wie lange welcher Mitarbeiter arbeitet. Jede Sekunde Mehrarbeit zahlt das Programm auf das Arbeitszeitkonto ein. Die Überstunden bauen die Angestellten wieder ab oder erhalten Lohnzuschläge.

Das Zeiterfassungssystem soll die Mitarbeiter nicht überwachen. Vielmehr hilft Clockodo, das Gesetz einzuhalten und den Angestellten die Freizeit zu geben, die ihnen zusteht.

  • Automatisch generierter Stundenzettel
  • Persönliche Soll-Stunden und Urlaubstage
  • Genehmigungsprozess für Urlaub und Krankheit
  • Übersichtlicher Abwesenheitskalender
Clockodo Stundenkonto
Einblick in das Tool: Übersicht von Urlaub, Krankheit und Soll-Stunden oder fehlerhaften Einträgen.

Auch im Clockodo-Paket: Urlaubsplaner und Abwesenheitskalender

Mit unserer Plantafel können Sie Abwesenheiten auf einen Zeitraum beschränken und einen noch besseren Überblick bekommen.

Mitarbeiter stellen Abwesenheitsanträge für Urlaub, Sonderurlaub, Home-Office oder Schule und melden Krankheitstage oder Krankheit des Kindes direkt im Zeiterfassungssystem.

Auch lange Pausen wie Elternzeit lassen sich eintragen. Manager oder die zugewiesenen Urlaubsmanager genehmigen oder lehnen diese ab und haben die Kontrolle über die gesamte Urlaubsverwaltung.

In der Urlaubsplanung berücksichtigt Clockodo das hinterlegte Land und Bundesland und passt die Feiertage der Mitarbeiter dem jeweiligen Standort an. Mehr zum Urlaubsplaner erfahren!

 

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Zu den Stories

Arbeitszeiterfassung per App

Die Stempeluhr von Clockodo ermöglicht es Ihnen, die Zeiterfassung mit zum Kunden oder an den Einsatzort zu nehmen. Am Handy buchen Mitarbeiter die Einträge in der App und sehen, was sie in den letzten sieben Tagen gemacht haben. Die Stoppuhr funktioniert genauso am Tablet oder am Computer und bucht alle Einträge auf das jeweilige Zeitkonto. Sie begleitet Ihre Mitarbeiter als mobile Stechuhr durch den Tag und Sie erhalten genaue Daten über die Arbeitszeiten.

Mehr zur Zeiterfassung per App

  • Am PC, Tablet oder Smartphone
  • Online sowie offline nutzbar
  • Mobil und flexibel Zeiteinträge beginnen oder fortsetzen
  • Live-Stoppuhr für die genaue Arbeitszeiterfassung

Software zur Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter einführen

Mit der Arbeitszeiterfassung Clockodo gelingt der Start schnell: Melden Sie sich an und laden Ihre Mitarbeiter einfach per E-Mail ein. Die intuitive Stoppuhr ermöglicht allen einen einfachen Start. Unser Kundenservice unterstützt Sie von Beginn an dabei.

Clockodo hält den Datenschutz ein und ist DSGVO-konform. Mitarbeiter können untereinander keine Stundenkonten einsehen. Die Datenspeicherung der Software „Arbeitszeiterfassung” erfolgt auf Servern, auf die sie ebenfalls keinen Zugriff haben. Die Server aber führen Sicherheitskopien durch, falls Daten verloren gehen sollten. Ändert jemand einen Zeiteintrag, gibt es einen Vermerk darüber.

Arbeitszeitkonto Vorteile

FAQ zur Arbeitszeiterfassung

Am 13. September 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgeber in Deutschland eine Zeiterfassung einführen müssen. Das Gericht entschied im Hinblick auf § 3 Arbeitsschutzgesetz, dass eine Zeiterfassung grundsätzlich für den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer nötig sei. Es geht in erster Linie darum, maximale Zeiten, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Der Fokus auf die Gesundheit aller Beschäftigten liegt auf dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung zugrunde. Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland also Pflicht.

Der EuGH hat zum einen in seinem Urteil den Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern betont. Zum anderen hat er dazu Vorgaben für die Arbeitszeiterfassung formuliert: Sie soll objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

Katharina Bensch

Katharina Bensch ist die Clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das Clockodo-Info-Portal.

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