Stundenabrechnung

Kurz und knapp: Stundenabrechnung

  • Die Stundenabrechnung ist die Aufzeichnung aller Arbeitsstunden eines Mitarbeiters.
  • Die Erfassung der Stunden kann digital oder auf einem Stundenzettel erfolgen.
  • Nach dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung ist eine Stundenabrechnung demnächst Pflicht.
  • Digitale Arbeitszeiterfassungen achten automatisch auf geltende Gesetze.

Alles über die Stundenabrechnung


Stundenabrechnung Definition

Bei einer Stundenabrechnung geht es um die Aufzeichnung aller Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Arbeitnehmer zeichnen ihre Stunden in einer digitalen Zeiterfassung oder auf einem Stundenzettel auf. Mit den erfassten Daten erstellen Personalbüros die monatliche Lohnabrechnung und Abteilungsleiter verwenden diese für ihre Analyse und Planung.

Für eine digitale Stundenabrechnung nutzen Sie Online-Programme wie clockodo und erfassen Ihre Zeiten. Handschriftlich in Excel oder als PDF funktioniert dies in einer Stundenzettel-Tabelle.


Erledigen Sie Ihre Stundenabrechnung einfach und schnell mit clockodo. Die Zeiterfassung nimmt jede Sekunde Ihrer Arbeitszeit auf und erstellt übersichtliche Berichte.


Stundenabrechnung für Mitarbeiter


Gesetzlich geregelte Arbeitszeiten

In Deutschland gelten feste Regeln für die maximale Arbeitszeit. Pro Tag sind acht Stunden Höchstarbeitszeit festgelegt, mit höchstens zwei zusätzlichen StundenMehrarbeit. Das ergibt bei einer Sechstagewoche eine Arbeitszeit von 48 Stunden, 60 Stunden mit Überstunden. Der Abbau der Mehrarbeit ist ebenfalls festgelegt: Nach spätestens sechs Monaten müssen die Überstunden abgebaut sein, sodass Beschäftigte in sechs Monaten im Schnitt die acht Stunden pro Tag nicht überschreiten.

Auch die Pausen haben in der Stundenabrechnung für Angestellte genaue Vorschriften. 30 Minuten Pause nach spätestens sechs Arbeitsstunden, weitere 15 Minuten nach insgesamt neun Stunden. Zwischen zwei Arbeitstagen ist eine Ruhepause von elf Stunden einzuhalten. Weitere Informationen finden Sie im Lexikon-Artikel zum Arbeitszeitgesetz. Vertragliche Vereinbarungen aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung legen unter Umständen andere Regeln fest. 


Dokumentation der Arbeitszeit

In Zukunft müssen alle Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, nicht nur wie bisher die Überstunden.

Um den Überblick über jedes einzelne Arbeitszeitkonto zu behalten, braucht es eine Zeiterfassung für die Eingabe. Die Stundenabrechnung zählt Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Pausen dazwischen. Aus den eingetragenen Stunden erfolgt die Berechnung der Plus- und Minusstunden, die ein einzelner Mitarbeiter an Differenz hat. Die Arbeitszeit steht für Tag, Woche, Monat und das komplette Jahr fest. Der Vorgesetzte weist seinen Arbeitnehmern bestimmte Soll-Stunden zu, die diese erfüllen. Die Übersicht ermöglicht es den Mitarbeitern, angefallene Mehrarbeit rechtzeitig abzubauen und ihre gesetzlichen Pausen einzuhalten. Für jedes vergangene Datum sind die Zeiten abrufbar.

Die Dokumentation der Stundenabrechnung erfolgt über eine handschriftliche Tabelle oder in einem digitalen Zeiterfassungssystem. Bei ausgedruckten Zetteln schreiben Mitarbeiter jeden Tag Anfangs- und Endzeit sowie ihre Pausenzeiten in die Zeilen. In einer Software loggen sie sich ein und aus und das Programm zählt die Zeiten automatisch zusammen. Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Feiertage gehören ebenfalls in die Auflistung. Zu diesen Zeiten fällt keine Arbeit für den betreffenden Mitarbeiter an, was die Zeiterfassung in der Endsumme des Monats berücksichtigt.


Verarbeitung der Daten

Die gesammelten Daten aus der Stundenabrechnung sind Grundlage für die Lohnabrechnung. Arbeitnehmer mit einem festen Gehalt sammeln Plus- und Minusstunden, die sie über einen Zeitraum ausgleichen. Die Lohnzahlung auf Stundenbasis erfolgt mit den einzelnen Daten. Die Fehlzeiten sind ebenfalls übersichtlich geordnet und können in die Abrechnung einfließen. Bei Minijobs und Berufen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ist eine Aufzeichnung und Aufbewahrung der Arbeitszeiten schon jetzt Pflicht. Außerdem ist bereits jeder Arbeitgeber verpflichtet, Überstunden seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Besonders mit einem Zeiterfassungsprogramm kommen Vorgesetzte dieser Verpflichtung nach. 


Stundenabrechnung beim Minijob

Für Minijobs und Berufe nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt schon jetzt eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht. Arbeitgeber zeichnen die Stunden solcher Mitarbeiter auf und legen sie für mindestens zwei Jahre ab. Im Fall der 450-Euro-Kräfte ist eine Aufzeichnung wichtig. Sie dürfen im Jahr nicht mehr als 5.400 Euro verdienen. Eine Zeiterfassung zeigt genau auf, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, und daraus errechnen Personaler den Gesamtlohn des Jahres. Wie Arbeitgeber die Stundenabrechnung im Minijob handhaben, ist unerheblich.

Arbeitnehmer, die den Mindestlohn bekommen, achten auf ihre Arbeitszeit. Ihre Zeiterfassung ist wichtig, weil sie im Monat keine Überstunden machen dürfen. Andernfalls rutschen sie im Durchschnitt bei der Bezahlung unter den Mindestlohn pro Stunde. Das ist gesetzlich nicht erlaubt.


Stundenabrechnung Zeiterfassung


Wie funktioniert die digitale Stundenabrechnung für Mitarbeiter?

  • Stempeln von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen
  • Soll- und Ist-Stunden inklusive Überstunden
  • Individuelle Zeitvorgaben und Urlaubstage
  • Am PC oder in der App
  • Gleitzeit und Teilzeit

Eine praktische Lösung für die Stundenabrechnung ist eine digitale Zeiterfassung. Mitarbeiter loggen sich ein und aus und stempeln ihre Pausen. Jede Minute fließt auf ein Stundenkonto und die Software addiert die Zeiten zu einem Ist-Stand. Durch Soll-Stunden errechnet die Zeiterfassung automatisch die Plus- und Minusstunden.

In clockodo erfolgt die Stundenabrechnung über eine Stempeluhr, die Mitarbeiter am PC oder als App auf dem Handy nutzen. Mit einem Klicken oder Tippen läuft die Uhr los, eine weitere Berührung stoppt die Uhr. Auch manuelle Zeiteinträge für die nachträgliche Berechnung sind möglich. Jeder Angestellte und seine Vorgesetzten sehen den Stand der Stunden. Für jeden Mitarbeiter gibt es Einstellungen für individuelle Arbeitstage, Soll-Stunden und Urlaubsansprüche. So lassen sich Teilzeitstellen und flexible Arbeitszeiten umsetzen.


Was bietet eine online Stundenabrechnung für Möglichkeiten?

  • Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Feiertage
  • Verschiedene Zugriffsrechte
  • Ständiger Zugriff durch Cloud-Software

Neben den täglichen Arbeitsstunden verzeichnet clockodo auch Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit und Feiertage. Dabei kann der Account-Inhaber jedem Mitarbeiter verschiedene Feiertage zuordnen, wenn diese in unterschiedlichen Bundesländern sitzen. Verschiedene Zugriffsrechte ermöglichen es, bestimmten Mitarbeitern zusätzliche Rechte zu geben. Jeder Nutzer erhält einen eigenen Zugang mit Passwort.

Durch persönliche Einstellungen erhält jeder Mitarbeiter seine eigene, übersichtliche Stundenabrechnung. Er weiß genau, wo er steht, und sein Arbeitgeber plant die Einsätze anhand der vorhandenen Daten. Die Cloud-Software ermöglicht den Zugriff auf alle Einträge von überall, jederzeit. Flexible Arbeitszeitmodelle lassen sich bequem darstellen und die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter steigt.


Warum nehmen Zeiterfassungen auch Projekte auf?

clockodo kann neben den Arbeitszeiten auch Projektzeiten für einzelne Kunden und Leistungen aufnehmen. Bei Eingabe der Zeiten wählen die Mitarbeiter das Projekt aus und die Minuten fließen gleichzeitig ins Mitarbeiterkonto und in die Projektberichte. Arbeitgeber erhalten eine genaue Auswertung über ihre eigene Zeitwirtschaft. Sie sehen auf den ersten Blick, welche Aufgaben und Bereiche im Unternehmen viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit hinterlegten Stundensätzen und Budgets weiß die Stundenerfassung direkt, ob sich das Projekt noch im Rahmen befinden.

Als PDF- und CSV-Export geben clockodo-Nutzer ihre Projektzeiten für die Abrechnung als Datei oder Ausdruck direkt an ihre Kunden. Die Zeiten dienen als Nachweis für die erbrachten Leistungen. Über Verbindungen zu separaten Rechnungsanwendungen lassen sich aus den Zeiten direkt fertige Rechnungsentwürfe erstellen.

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