Ein Stundensatz ist eine Geldsumme, die Dienstleister ihren Kunden pro Stunde Arbeit in Rechnung stellen. Arbeitet ein Handwerker zwei Stunden beim Kunden zu Hause, bezahlt dieser ihm zweimal den Stundensatz. Dieser Satz ist in den meisten Fällen der Nettobetrag, auf den noch Steuern kommen.
Innerhalb eines Unternehmens gibt es verschiedene Stundensätze für verschiedene Dienstleistungen. Mitarbeiter mit mehr Erfahrung erhalten oft einen höheren Stundensatz. Die Kosten für verbrauchtes Material sind im Stundensatz nicht enthalten. Gründer und Dienstleister, die ihre Arbeit aus dem Büro für den Kunden machen, arbeiten auch mit Stundensätzen. Erstellt ein Freiberufler oder Freelancer für einen Kunden eine Broschüre, berechnet er das Honorar für diese Arbeit unter anderem aus seinem festgelegten Stundensatz.
Der Stundensatz ist die Grundlage, auf der ein Unternehmer seine Einnahmen ausrechnet. Mit diesem Überblick kalkuliert er seine Ausgaben inklusive Personal- und Betriebskosten. Gleichzeitig passt er den Stundensatz an seine Ausgaben an. Der Überblick über die Auftragslage und die Fixkosten ergeben den notwendigen Stundensatz, den ein Betrieb einnehmen muss. Auch ein Freelancer-Stundensatz will gewissenhaft berechnet sein, denn von ihm gehen genauso Steuern und Betriebskosten ab. Anstelle der Berechnung eines Stundensatzes ist auch die Verrechnung eines Tagessatzes möglich. Direkt von Beginn an rechnen Unternehmer alle Ausgaben und Steuern in den Stundensatz mit ein.
Auf einen Blick:
Bei der Berechnung eines Stundensatzes gibt es in der Regel viele Faktoren zu berücksichtigen. Zwar richtet er sich nach der Branche und dem Wettbewerb, trotzdem muss er alle Kosten decken und darüber hinausgehen. Egal ob kalkulierte Einnahmen für Firmen oder Freelancer-Stundensatz – jeder Unternehmer hat durch den Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben einen großen Vorteil. Denn den Stundenlohn allein abzudecken reicht bei Weitem nicht.
Ein unökonomischer Stundensatz schadet auf Dauer. Zu günstige Angebote lehnt der Kunde unter Umständen ab, weil er eine schlechte Qualität vermutet. Verändert sich die Lebenssituation des Selbstständigen, kommt eine Erhöhung der Preise bei Bestandskunden nicht gut an. Wer mit Dumping-Preisen wirbt, handelt zusätzlich unfair seinen Branchenkollegen gegenüber und trübt das Bild der gesamten Branche.
Ein Stundensatz deckt zum einen die Personalkosten ab. Zu diesen zählt der Bruttolohn der einzelnen Mitarbeiter. Dazu kommen die Arbeitgeberanteile der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Urlaub und Krankheit der Beschäftigten sind Verluste, die einkalkuliert sein wollen. Weiterhin zahlt ein Unternehmer Steuern an Gewerbe- und Finanzamt: Ertrags-, Verbrauchs- oder Substanzsteuern, Umsatzsteuern, Lohnsteuer. Gleichzeitig zahlen Unternehmen laufende Kosten wie Miete, Material und andere Betriebskosten und kalkulieren Risiken wie Ausfälle und Preissteigerungen.
Auf die monatlichen Kosten kommen weitere, die nicht regelmäßig anfallen. Sämtliche Zahlungen für Marketing und Werbung zahlt der Kunde nicht direkt. Die Mitarbeiter arbeiten nicht jeden Tag, sondern haben Wochenende. Hinzu kommen bezahlte Urlaube und Krankheitstage oder Fortbildungen, an denen eventuell das ganze Team teilnimmt.
Sogenannte unproduktive Arbeiten sind Zeiten, in denen niemand direkt für einen Auftraggeber arbeitet. Das sind Büroarbeiten wie Abrechnungen oder Angebote erstellen und die Buchhaltung. Die Wartung der eigenen Geräte, Lagerarbeiten, Fahrtzeiten und andere organisatorische Aufgaben bringen ebenfalls kein direktes Geld. Saisonale Schwankungen fallen ebenso ins Gewicht wie Lohn- und Preissteigerungen.
Zu alledem möchte ein Unternehmer nicht seine Kosten geradeso decken, sondern Gewinn erzielen und Rücklagen bilden. Den Stundensatz errechnen ist für das gesamte Unternehmen von hoher Bedeutung, damit alle Kosten berücksichtigt sind.
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Um aus all diesen Faktoren den richtigen Stundensatz zu ermitteln, bedarf es ein paar Rechnungen. Zunächst machen sich Unternehmer für die Stundensatzkalkulation Gedanken darüber, wie viel Gehalt sie sich monatlich selbst zahlen. Welche persönlichen Fixkosten fallen wiederkehrend an? Wie viel Geld verdient ein Angestellter im ähnlichen Beruf? Und wie viele Tage Urlaub sind realistisch?
365 Arbeitstage pro Jahr sind unrealistisch. Die Wochenenden mit durchschnittlich 104 Tagen und die Feiertage mit durchschnittlich 13 Tagen fallen weg. Bei 20 Tagen gesetzlichem Mindesturlaub für eine Fünftagewoche und einer durchschnittlichen Krankheitsrate von zehn Tagen pro Jahr bleiben 218 Tage.
218 Arbeitstage durch zwölf Monate ergeben 18,17 Tage pro Monat. Das sind 145,33 Arbeitsstunden im Monat. Für ein Monatsgehalt von 2.000 Euro beträgt ein Stundensatz von 2.000 durch 145,33 gleich 13,76 Euro. Durch diesen sind noch keine anderen Kosten wie Betriebskosten, Personalkosten oder unproduktive Zeiten abgedeckt. Diverse Steuern fallen an, weswegen der Stundensatz für den Kunden in brutto ausgeschrieben wird. Auftragsflauten und saisonal bedingte Schwankungen sind ebenfalls wichtige Faktoren, mit denen Unternehmer rechnen. Für sich und die Mitarbeiter fallen außerdem Sozialversicherungen und Umlagen an, die sich jährlich ändern.
Zusammengefasst:
Tulu hat sich als Unternehmensberater selbstständig gemacht. Er möchte ausrechnen, welchen Stundensatz er mindestens ansetzen muss, um über die Runden zu kommen. Er rechnet 2.000 Euro brutto für sich plus ungefähr 1.000 Euro Betriebskosten, zum Beispiel für den Platz im Co-Working-Space. Er hat noch eine angestellte Werkstudentin, die zweimal die Woche für ihn arbeitet. Zusätzlich zahlt er also 356,5 Euro Versicherung Arbeitgeberanteil, und somit 3.356,5 Euro ohne Lohnkosten und anderweitige Ausgaben.
Zieht er von den monatlich 145,33 Arbeitsstunden ein Drittel als unproduktive Zeit ab, bleiben 96,89 Stunden. Um in diesen 3.356,5 Euro zu verdienen, braucht er einen Stundensatz von gerundet 34,6 Euro. Von den anfangs 2.000 Euro für den privaten Gebrauch gehen sämtliche privaten Fixkosten wie Miete, Versicherungen und Rentenvorsorge ab. Ein Gewinn ist für Tulu bei diesem Honorar noch nicht abzusehen. Das Durchschnittsgehalt in Deutschland war 2019 außerdem mit 3.994 Euro brutto in Vollzeit fast doppelt so hoch (Quelle: statista).
Die Werkstudentin bekommt einen Stundenlohn von 12 Euro. Im schlechtesten Fall bei zwei Arbeitstagen pro Woche sind es acht Arbeitstage im Monat, also 768 Euro. Darauf schlägt Tulu noch die Fixkosten für ihren Arbeitsplatz, 200 Euro im Monat, sowie seinen Anteil der Sozialversicherungsabgaben, die sich jährlich ändern können. Arbeiten sie beide gleichzeitig für einen Kunden, zahlt dieser in der Zeit also beide Stundenlöhne.
Wenn Tulu auch für eine schlechte Wirtschaftslage sowie Krankheit der Mitarbeiterin, seine eigene Rente und seine Urlaubsreisen vorsorgen möchte, muss er all diese künftigen Kosten schon jetzt in seinen Stundenlohn einberechnen. Er verdoppelt und rundet auf und nimmt nun für sich 70 Euro und für seine Mitarbeiterin 35 Euro.
Für einen Arbeitnehmer fallen Personalkosten an, die wenigstens mit dem Mindestlohn von 12 Euro ab Oktober 2022 (bis September 2022: 10,45 Euro) bezahlt werden. Dazu kommt der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, für Berufsgenossenschaftsbeiträge und Beitrage nach Lohnfortzahlungsgesetz sowie Krankengeld und Geld im Mutterschutz einer Arbeitnehmerin, die Umlagen 1 und 2.
Je nach Branche haben Arbeitnehmer unproduktive Zeiten oder Weiterbildungen, die in die Rechnung gehören. Eine Pauschale für Gewinn- und Risikozuschläge erhöht den Stundenverrechnungssatz noch einmal. So reicht es nicht aus, nur die Lohnkosten des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, wenn Gründer und Unternehmer den Stundensatz berechnen. Der Kunde zahlt immer einen höheren Stundenlohn als der Angestellte selbst am Ende des Monats erhält.
Den Stundensatz errechnen ist wichtig, es erfordert jedoch einige Vorüberlegungen und etwas Mut, wenn es zum ersten Mal geschieht. Wer Angst hat, seine Kunden mit einem gefühlt hohen Stundensatz zu verprellen, bekommt eventuell Probleme. Unternehmer halten sich besser vor Augen, welche Kosten tatsächlich auf sie zukommen. Selbst bei einer bescheidenen Rechnung liegt der Stundensatz relativ hoch. Von den Einnahmen zahlt der Unternehmer, egal ob Chef oder Freelancer, verschiedene Steuern, Versicherungen und laufende Betriebskosten. Ein Gewinn sowie die private Rentenvorsorge sind bei der Stundensatzkalkulation zusätzlich zu berücksichtigen. Deswegen darf das eigene Bruttogehalt für Selbstständige nicht zu niedrig sein, damit die Arbeitsstunden nicht ausufern.
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Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea