Zeitwirtschaft

Definition: Was ist Zeitwirtschaft?

Zeitwirtschaft bezeichnet die systematische Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten in Unternehmen. Sie dient dazu, Arbeits- und Fehlzeiten zu dokumentieren, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und eine effiziente Personalplanung zu ermöglichen. Eine gut organisierte Zeitwirtschaft trägt dazu bei, produktive Arbeitsabläufe zu gewährleisten, Kosten zu optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Es gibt zwei Hauptmethoden der Zeitwirtschaft:

• Positive Zeitwirtschaft: Hierbei werden alle Arbeitszeiten vollständig erfasst – von der Kommen- und Gehen-Zeit bis hin zu Pausen und Überstunden. Diese Methode bietet eine detaillierte Datengrundlage und sorgt für maximale Transparenz.
• Negative Zeitwirtschaft: Statt alle Zeiten zu protokollieren, werden nur Abweichungen vom Soll erfasst, wie beispielsweise Überstunden oder Fehlzeiten. Diese Methode reduziert den administrativen Aufwand, setzt jedoch ein hohes Maß an Eigenverantwortung der Mitarbeitenden voraus.

Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile und werden je nach Unternehmensgröße, Branche und betrieblicher Anforderung individuell eingesetzt. Moderne Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Unternehmen, beide Methoden flexibel zu kombinieren und optimal an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Zeitwirtschaft mittels Projekt- und Arbeitszeiterfassung 

Die Untersuchung der Arbeitszeit gibt Aufschluss darüber, an welchen Punkten Zeit eingespart werden könnte, welche Schritte eine höhere Dauer benötigen und wo Personal zu viel oder zu wenig eingesetzt wird. Auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter kann Teil einer Zeitwirtschaft sein, beispielsweise eine Abwesenheitsplanung, um zu sehen, wie viele Mitarbeiter an welchen Tagen verfügbar sind.

Dabei hat jede Firma bereits Erfahrungswerte darüber, wie lange ein Auftrag normalerweise in Anspruch nimmt. Die Dauer der Projekte hat einen bestimmten Sollwert, der bei einer Zeitwirtschaft jederzeit mit dem Istwert verglichen werden kann. Läuft etwas nicht so wie geplant, können sofort Maßnahmen ergriffen werden. Für die Zukunft passen Unternehmer ihre Angebote entsprechend an.

Die häufigste Methode für die Datenerhebung zur Zeitwirtschaft ist eine Zeiterfassung. Projektbasiert zeichnet sie auf, wie viele Stunden einzelne Aufgaben brauchen. Mit einer solchen Maßnahme erfassen Mitarbeiter jeden Tag ihre Arbeitszeit und buchen diese jeweils auf die aktuelle Tätigkeit. In Berichten erhalten Vorgesetzte durch die Projektzeiterfassung einen Überblick über alle verfolgten Zeiten. Zusätzlich erkennen sie in der Arbeitszeiterfassung, wie viele Überstunden ein Mitarbeiter macht und wann er sich ein- und ausloggt.

Wie funktioniert Zeitwirtschaft im Personalwesen?

Zeitwirtschaft im Personalwesen dient der effizienten Erfassung, Analyse und Optimierung von Arbeitszeiten. Durch systematische Zeiterfassung gewinnen Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Arbeitsabläufe und können Prozesse gezielt verbessern

Schritte der Zeitwirtschaft

1. Erfassung der Arbeitszeiten

• Mitarbeitende dokumentieren ihre Arbeitszeiten mithilfe von Zeiterfassungssystemen.
• Neben dem Ein- und Ausstempeln wird auch die Projektzeiterfassung genutzt, um Arbeitszeiten auf konkrete Aufgaben oder Tätigkeiten zuzuordnen.
• Moderne Systeme ermöglichen zudem die Erfassung einzelner Leistungen und liefern automatische Auswertungen.

2. Analyse der erfassten Daten

• Unternehmen werten die gesammelten Zeitdaten aus, um Engpässe und Optimierungspotenziale zu erkennen.
• Besonders zeitintensive Arbeitsschritte werden identifiziert und hinterfragt:
  • Benötigt der Mitarbeitende Unterstützung?
  • Gibt es Engpässe bei Material oder Informationen?
  • Müssen Projektdeadlines angepasst werden?
  • Kann Vorarbeit geleistet werden, um Wartezeiten zu minimieren?
  • Kann ein Projektmanagement-Tool helfen?
  • Ist eine Neugestaltung des Arbeitsplatzes sinnvoll?

3. Optimierung der Arbeitsprozesse

• Neben den Arbeitszeiten werden auch Wartezeiten zwischen Aufgaben erfasst, um ungenutzte Zeit sichtbar zu machen.
• Die detaillierte Zeitaufzeichnung bildet die Gesamtdauer eines Projekts ab und dient als Basis für die Prozessoptimierung.
• Die Personal- und Fachabteilungen arbeiten gemeinsam daran, Abläufe effizienter zu gestalten.

4. Langfristige Ressourcenoptimierung

• Eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse ist essenziell für die Wettbewerbsfähigkeit.
• Unternehmen analysieren regelmäßig ihre Aufträge und bewerten die Effizienz ihrer Strukturen.
• Eine präzise Zeitwirtschaft ist dabei der erste Schritt, um langfristig die besten Ergebnisse zu erzielen.

Was macht eine Zeitwirtschafts-Software?

Eine Personalzeiterfassung nimmt die Zeiten aller Mitarbeiter auf und speichert sie in Zeitkonten. Sie verfolgt jede Tätigkeit in jeder Minute des Arbeitstages und ermöglicht verschiedene Arbeitszeitmodelle. Mit einem eigenen Zugang stempeln Mitarbeiter sich in dem Programm ein und geben an, welcher Aufgabe sie nachgehen. Eine Stoppuhr läuft die ganze Zeit mit und die Arbeitnehmer wechseln die Beschreibung ihrer Tätigkeiten. Die Einträge fließen in die Arbeitszeiterfassung, mit der die Personalabteilung die Abrechnung für den Lohn macht. Die Abwesenheiten wie Urlaub und andere Fehlzeiten sind ebenfalls im Tool erfasst und für die Kapazitätsplanung und Personalbedarfsermittlung einsehbar.

Aus den erhobenen Daten generieren Zeiterfassungen verschiedene Berichte. Zum einen stehen die Plus- und Minusstunden sowie die Pausen für alle Mitarbeiter fest. Zum anderen listen die Tools die Projektzeiten nach unterschiedlicher Sortierung auf. Unternehmer analysieren die Einträge und erkennen, welche Aufgabe und welches Projekt wie viel Zeit in Anspruch genommen hat. Über Schnittstellen geben sie die Zeitdaten an andere Programme wie Rechnungsanwendungen weiter.

Was ist mobile Zeitwirtschaft?

Erweiternde Apps bringen die webbasierte Zeitwirtschaft direkt auf Tablet und Smartphone. So erfassen Unternehmen nicht nur die Zeit vor Ort, sondern auch die Aufgaben unterwegs minutengenau. Moderne Mitarbeiter Zeiterfassungen lassen keine Durchlaufzeiten und Arbeitsprozesse aus. Eine ganzheitliche Analyse für alle Arbeitsgänge ist unerlässlich für die effiziente Führung des Betriebes.

Was ist Zeitwirtschaft in der Wirtschaftslehre?

Unter Zeitwirtschaft versteht die Wirtschaftslehre die Organisation eines kompletten Fertigungsauftrags. Das beinhaltet alle Schritte vom Eingang eines Auftrages bis zum Versand. Aus diesen Zeitdaten ziehen Unternehmer Konsequenzen für Personal und Preis des Produktes. Die Zeitwirtschaft sollte, richtig angewendet, eine Firma effizienter machen und die Durchlaufterminierung verbessern.

Ein Zeitwirtschaftssystem zeigt auf, bei welchen Arbeitsschritten Mitarbeitende Zeit einsparen können. Für jeden Arbeitsschritt erhebt das Unternehmen die Dauer. Diese heißt Durchlaufzeit. Arbeitgeber erheben die gesamte Durchlaufzeit einer Fertigung und die einzelner Arbeitsplätze im Prozess. Dazu zählen auch Schritte wie Vorbereitungen, Kontrollen, Transporte und Wartezeiten.

Diese Betriebsdatenerfassung und der Kapazitätsabgleich geben Aufschluss darüber, an welchem Punkt Unternehmen entweder das Arbeitszeitmanagement oder die Kapazitätsplanung verbessern sollten. Die Steuerung der Prozesse richtet sich nach der Zeitwirtschaft. Ist ein Arbeitsschritt im Vergleich zu den anderen sehr lang, benötigt er entweder weitere Mitarbeiter oder Zeiteinsparungen.

Was sind die Vorteile einer Zeitwirtschaft mit Zeiterfassungssoftware?

Eine moderne Zeiterfassungssoftware bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem sie Arbeitszeiten transparent und effizient verwaltet. Sie erleichtert nicht nur die Dokumentation von Arbeitsstunden, sondern ermöglicht auch detaillierte Analysen, die zur Optimierung von Arbeitsabläufen beitragen. Durch die digitale Erfassung werden manuelle Fehler reduziert, die Produktivität gesteigert und eine bessere Planbarkeit sichergestellt.

Die Vorteile einer Zeitwirtschaft mit Zeiterfassungssoftware im Überblick:

• Detaillierte Zeiterfassung nach Projekten und Aufgaben: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten präzise einzelnen Projekten oder Aufgaben zuordnen. Dadurch erhalten Unternehmen einen genauen Überblick über den Zeitaufwand für verschiedene Tätigkeiten und können Ressourcen gezielt steuern.
• Individuelle Berichte mit Exportfunktion: Die Software erstellt automatisch detaillierte Berichte, die sich individuell anpassen und für verschiedene Zwecke exportieren lassen – etwa zur Analyse, Abrechnung oder internen Auswertung.
• Analyse einzelner Arbeitsschritte: Unternehmen können mit der Software genau nachvollziehen, welche Arbeitsschritte besonders zeitaufwendig sind. Dies ermöglicht eine gezielte Prozessoptimierung und hilft dabei, Engpässe zu identifizieren.
• Integration mit anderen Tools: Erfasste Zeitdaten lassen sich nahtlos mit weiteren Programmen verknüpfen, beispielsweise mit Buchhaltungs- oder Projektmanagement-Software. Dadurch wird die Weiterverarbeitung der Daten erleichtert und der administrative Aufwand reduziert.
• Verwaltung von Stundensätzen, Budgets und Umsätzen: Die Software hilft nicht nur bei der Zeiterfassung, sondern auch bei der Kostenkontrolle. Stundensätze, Budgets und Umsätze können transparent erfasst und überwacht werden, um wirtschaftliche Entscheidungen fundiert zu treffen.
• Flexibilität durch PC- und mobile Nutzung: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten sowohl am PC als auch über eine mobile App erfassen. Dies ermöglicht eine flexible Nutzung, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten.