Zeitwirtschaft ist die Betrachtung firmeninterner Abläufe, bezogen auf die Zeit und Dauer einzelner Projekte mit Start-, End- und Zwischenpunkten. Unternehmen untersuchen jede einzelne Aufgabe, die während der täglichen Arbeit anfällt, und analysieren, wie lange diese braucht, die sogenannte Durchlaufzeit. So rechnen sie zusammen, wie viel Zeit die Mitarbeiter für ein komplettes Projekt oder einen ganzen Kunden verbrauchen. Dazu ist es wichtig, jeden einzelnen Schritt anzuschauen.
Die Untersuchung gibt Aufschluss darüber, an welchen Punkten Zeit eingespart werden könnte, welche Schritte eine höhere Dauer benötigen und wo Personal zu viel oder zu wenig eingesetzt wird. Auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter kann Teil einer Zeitwirtschaft sein, beispielsweise eine Abwesenheitsplanung um zu sehen, wie viele Mitarbeiter an welchen Tagen verfügbar sind.
Dabei hat jede Firma bereits Erfahrungswerte darüber, wie lange ein Auftrag normalerweise in Anspruch nimmt. Die Dauer der Projekte hat einen bestimmten Sollwert, der bei einer Zeitwirtschaft jederzeit mit dem Istwert verglichen werden kann. Läuft etwas nicht so wie geplant, können sofort Maßnahmen ergriffen werden. Für die Zukunft passen Unternehmer ihre Angebote entsprechend an.
Die häufigste Methode für die Datenerhebung zur Zeitwirtschaft ist eine Zeiterfassung. Projektbasiert zeichnet sie auf, wie viele Stunden einzelne Aufgaben brauchen. Mit einer solchen Maßnahme erfassen Mitarbeiter jeden Tag ihre Arbeitszeit und buchen diese jeweils auf die aktuelle Tätigkeit. In Berichten erhalten Vorgesetzte durch die Projektzeiterfassung einen Überblick über alle verfolgten Zeiten. Zusätzlich erkennen sie in der Arbeitszeiterfassung, wie viele Überstunden ein Mitarbeiter macht und wann er sich ein- und ausloggt.
Um herauszufinden, welche Schritte lange brauchen, messen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mithilfe einer Zeiterfassung. Ein einfaches Ein- und Ausstempeln zu Beginn und Ende des Arbeitstages reicht nicht aus. Hier geht es um die Projektzeiterfassung und die Aufgaben, die anfallen. Einige Zeiterfassungen sind in der Lage, auch einzelne Leistungen abzubilden und bieten automatische Auswertungen aus den Zeitdaten an.
Stellen Unternehmer mit diesen Daten fest, dass ein Arbeitsschritt überdurchschnittlich lange dauert, erfolgt eine Ursachenforschung mit dem Zeitwirtschaftssystem. Benötigt der Arbeitnehmer an der Stelle Unterstützung? Fehlen Materialien oder Informationen? Sollten Endzeiten der Projekte verschoben werden? Können die Angestellten vorarbeiten, bis das Produkt bei ihnen eingeht? Hilft ein Projektmanagement-Tool? Soll der Arbeitsplatz umgestaltet werden?
Auch die Zeiten zwischen den Aufgaben, den Wartezeiten, ermittelt ein Unternehmen durch Zeiterfassung. Die Gesamtzeit eines Projektes ist durch die genaue Erfassung der Arbeiten abgebildet. Auswertungen finden auf der Basis der Zeiteinträge statt. Das Arbeitszeitmanagement geht sowohl die Personalabteilung an als auch jede Abteilung, die in der Hinsicht hilfreich sein kann.
Die Ressourcenoptimierung ist ein wichtiger Faktor, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die Verbesserung der eigenen Performanz ist ein stetiger Prozess. Unternehmer beobachten ihre eigenen Aufträge immer wieder neu und bewerten jedes Mal die Abläufe und Strukturen. Die Zeitwirtschaft dabei genau zu betrachten ist der erste Schritt, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
Eine Personalzeiterfassung nimmt die Zeiten aller Mitarbeiter auf und speichert sie in Zeitkonten. Sie verfolgt jede Tätigkeit in jeder Minute des Arbeitstages und ermöglicht verschiedene Arbeitszeitmodelle. Mit einem eigenen Zugang stempeln Mitarbeiter sich in dem Programm ein und geben an, welcher Aufgabe sie nachgehen. Eine Stoppuhr läuft die ganze Zeit mit und die Arbeitnehmer wechseln die Beschreibung ihrer Tätigkeiten. Die Einträge fließen in die Arbeitszeiterfassung, mit der die Personalabteilung die Abrechnung für den Lohn macht. Die Abwesenheiten wie Urlaub und andere Fehlzeiten sind ebenfalls im Tool erfasst und für die Kapazitätsplanung und Personalbedarfsermittlung einsehbar.
Aus den erhobenen Daten generieren Zeiterfassungen verschiedene Berichte. Zum einen stehen die Plus- und Minusstunden sowie die Pausen für alle Mitarbeiter fest. Zum anderen listen die Tools die Projektzeiten nach unterschiedlicher Sortierung auf. Unternehmer analysieren die Einträge und erkennen, welche Aufgabe und welches Projekt wie viel Zeit in Anspruch genommen hat. Über Schnittstellen geben sie die Zeitdaten an andere Programme wie Rechnungsanwendungen weiter.
Erweiternde Apps bringen die webbasierte Zeitwirtschaft direkt auf Tablet und Smartphone. So erfassen Unternehmen nicht nur die Zeit vor Ort, sondern auch die Aufgaben unterwegs minutengenau. Moderne Mitarbeiter Zeiterfassungen lassen keine Durchlaufzeiten und Arbeitsprozesse aus. Eine ganzheitliche Analyse für alle Arbeitsgänge ist unerlässlich für die effiziente Führung des Betriebes.
Unter Zeitwirtschaft versteht die Wirtschaftslehre die Organisation eines kompletten Fertigungsauftrags. Das beinhaltet alle Schritte vom Eingang eines Auftrages bis zum Versand. Aus diesen Zeitdaten ziehen Unternehmer Konsequenzen für Personal und Preis des Produktes. Die Zeitwirtschaft soll richtig angewendet eine Firma effizient machen und die Durchlaufterminierung verbessern.
Ein Zeitwirtschaftssystem zeigt auftragsbezogen auf, an welcher Position Arbeitnehmer Zeit einsparen können. Für jeden Arbeitsschritt erhebt das Unternehmen die Dauer. Diese heißt Durchlaufzeit. Arbeitgeber erheben die gesamte Durchlaufzeit einer Fertigung und die einzelner Arbeitsplätze im Prozess. Dazu zählen auch Schritte wie Vorbereitungen, Kontrollen, Transporte und Wartezeiten.
Diese Betriebsdatenerfassung und der Kapazitätsabgleich geben Aufschluss darüber, an welchem Punkt Unternehmen entweder das Arbeitszeitmanagement oder die Kapazitätsplanung verbessern sollten. Die Steuerung der Prozesse richtet sich nach der Zeitwirtschaft. Ist ein Arbeitsschritt im Vergleich zu den anderen sehr lang, benötigt er entweder weitere Mitarbeiter oder Zeiteinsparungen.
Eine Tischlerei erhält von einem Privatkunden den Auftrag, einen Tisch herzustellen und zu liefern. Bei Eingang des Auftrages beginnt die erste Durchlaufzeit: Die Bearbeitung und Weitergabe des Auftrages vom Büro in die Produktion. Die zweite Durchlaufzeit ist die Wartezeit, bis die Produktion mit der Herstellung startet. Unter Umständen ist die zweite Zeit auch die Bestellung von notwendigen Materialien für den Tisch. Der nächste Schritt ist die Herstellung.
Jeder Arbeitsschritt dazu ist einzeln zu prüfen, vom Zusägen über die Holzbehandlung bis hin zur Montage und Lackierung. Sämtliche Wartezeiten zwischen den einzelnen Produktionsschritten sind jeweils eine eigene Durchlaufzeit. Ebenso die Verpackung und Lagerung des Produktes, bis der Tisch dann ausgeliefert wird.
Der Chef der Tischlerei stellt nun durch die Zeiterfassungssoftware fest, dass häufig die Wartezeit vor der Lackierung lange dauert. Er findet heraus, dass dies an den Sonderwünschen der Kunden für die Farbe liegt. Nun entscheidet er, ob er weitere Farben für das Lager kauft, um schneller zu sein. Oder er nimmt die Verzögerung in Kauf, um keine unnötigen Materialien zu lagern. Das hängt auch von der Anzahl der Aufträge ab.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea