Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist eines der zentralen arbeitsrechtlichen Themen der letzten Jahre. Insbesondere das EuGH-Urteil von 2019 und das BAG-Urteil von 2022 haben klargestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig dokumentieren müssen. In Deutschland konkretisiert ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums diese Vorgaben und auch die kommende Bundesregierung nimmt das Thema in ihren Koalitionsvertrag auf.
Doch was bedeutet das für Unternehmen? In diesem Artikel erfahren Sie alles über die aktuellen Regelungen, Hintergründe und Umsetzungsoptionen.
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied in seinem „Stechuhr-Urteil“, dass Unternehmen in der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Dokumentation der Arbeitszeit einführen müssen. Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmerrechte sowie die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften. Arbeitgeber sollen sicherstellen, dass Ruhezeiten eingehalten und Überstunden dokumentiert werden.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte klar, dass diese Pflicht auch im deutschen Recht bereits verankert ist – nämlich im Arbeitsschutzgesetz (§ 3 ArbSchG). Das Urteil präzisiert, dass die Dokumentation der Arbeitszeit ein wichtiger Bestandteil des Gesundheitsschutzes ist und für alle Arbeitgeber gilt.
Schon vor den Urteilen gab es gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung. Laut § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) müssen Arbeitgeber Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentieren. Mit dem BAG-Urteil wurde jedoch deutlich, dass eine umfassendere Erfassung der Arbeitszeit erforderlich ist.
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus 2023 geht noch einen Schritt weiter und sieht vor, dass Arbeitszeiten digital erfasst werden müssen. Die Fristen für die Umsetzung variieren je nach Unternehmensgröße:
Bei einer Betriebsgröße von 10 oder weniger Mitarbeitern soll das Gesetz bis auf Weiteres noch die Zeiterfassung in Papierform erlauben, hier ist also keine digitale Dokumentation der Arbeitszeit verpflichtend.
Seit Veröffentlichung des Entwurfs im April 2023 und der Anhörung im Bundestag im Oktober 2023 blieb eine gesetzliche Konkretisierung aus. Die Diskussion zog sich durch das Jahr 2024, ohne klare Fortschritte.
Die geplante Koalition aus CDU/CSU und SPD setzt das Thema digitale Zeiterfassung erneut auf die politische Agenda. Der Entwurf des Koalitionsvertrags sieht vor, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung unbürokratisch umzusetzen. Für kleine und mittlere Unternehmen sollen dabei angemessene Übergangsfristen gelten.
Der Koalitionsvertrag liegt aktuell nur im Entwurf vor. Die Zustimmung der Parteigremien steht noch aus. Doch die Aufnahme der elektronischen Zeiterfassungspflicht in den Vertrag zeigt, dass die kommende Bundesregierung dem Thema weiterhin große Bedeutung beimisst. Die konkrete rechtliche Ausgestaltung bleibt abzuwarten. Bis zu einer neuen gesetzlichen Regelung gilt die bestehende Rechtslage.
Hinweis: Für detaillierte Informationen zur geplanten Pflicht zur digitalen Zeiterfassung, dem aktuellen politischen Status Quo, den Anforderungen und den Vorteilen dieser Systeme, lesen Sie unseren Artikel: „Digitale Zeiterfassung: Für wen wird sie Pflicht?“.
Eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten bietet zahlreiche Vorteile – sowohl für den Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter als auch für die Wahrung ihrer Rechte.
2025 ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht, da bereits das BAG-Urteil von 2022 rechtlich bindend war. Somit sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen. Streng genommen bestand diese Verpflichtung bereits vorher, da sie sich aus § 3 des Arbeitsschutzgesetzes ableitet. Hubertus Heil, Bundesminister für Arbeit und Soziales, bezeichnete die BAG-Rechtsprechung als Grundsatzurteil, das künftig für alle Arbeitsgerichte maßgeblich ist.
Die tägliche Arbeitszeit – Beginn, Ende und Dauer – soll elektronisch erfasst werden, idealerweise noch am selben Tag. Dies geht aus dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales hervor. Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die Dokumentation der Arbeitszeiten, jedoch können auch andere Personen diese Aufgabe übernehmen.
Das EuGH- und das BAG-Urteil verpflichten alle Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung, ohne spezifische Ausnahmen zu definieren. Allerdings macht das derzeitige Arbeitszeitgesetz Ausnahmen, zum Beispiel für leitende Angestellte (§ 18 Arbeitszeitgesetz). Ob zukünftig ähnliche Ausnahmen für die Zeiterfassung geregelt werden, bleibt abzuwarten. Derzeit existieren offiziell aber keine.
Arbeitgeber müssen nicht selbst die Arbeitszeiten aller Angestellten erfassen. Diese Aufgabe kann an die Mitarbeiter delegiert werden, sodass jeder Arbeitnehmer seine eigenen Zeiten dokumentiert. Die Verantwortung dafür, dass die maximalen Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden, liegt jedoch weiterhin beim Arbeitgeber. Dieser trägt auch die Risiken, falls die Arbeitszeiterfassung nicht gesetzeskonform erfolgt. Daher sollten Vorgesetzte oder HR-Manager ihre Mitarbeiter unbedingt für die Bedeutung einer präzisen Zeiterfassung sensibilisieren.
Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus. Bei der Vertrauensarbeitszeit erfüllen Angestellte ihre Aufgaben, ohne sich strikt an eine festgelegte Stundenzahl pro Tag zu halten. Diese Flexibilität bleibt erhalten, lediglich die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit kommt hinzu.
Wenn der Chef bisher damit zufrieden war, dass Mitarbeiter nach fünf Stunden ihre Arbeit beendet haben, wird dies auch mit der minutengenauen Arbeitszeiterfassung der Fall sein. Die Einhaltung der maximalen Stunden pro Tag, wie sie im Arbeitszeitgesetz festgelegt sind, war schon immer Pflicht. Die zusätzliche Dokumentation der Arbeitszeit ändert daran nichts.
Das EuGH fordert, dass die Erfassung der Arbeitszeit objektiv, zugänglich und verlässlich sein muss.
Eine Zeiterfassungssoftware erfüllt diese Vorgaben des Urteils besser als traditionelle Methoden wie Stift und Papier. Dabei müssen Start, Ende und Pausen der Arbeitszeit erfasst werden, um die genauen Arbeitsstunden für einen Tag zu berechnen.
Planen Sie die Einführung einer Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen? Damit der Prozess reibungslos abläuft und Sie keine wichtigen Schritte übersehen, haben wir eine praktische Checkliste für Sie erstellt. Diese hilft Ihnen nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, die vielfältigen Vorteile einer genauen Zeiterfassung zu nutzen.
Mit Clockodo haben Sie die optimale Lösung für die Arbeitszeiterfassung: Clockodo erfasst zuverlässig das Kommen, Gehen und die Pausen aller Beschäftigten. Die Zeitdokumentation funktioniert nahtlos auf verschiedenen Geräten, wie PC und Smartphone, und kann bei Bedarf an ein Terminal am Betriebseingang angebunden werden. Zusätzlich erfasst Clockodo auch Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit.
Alle Arbeitszeitdaten werden objektiv und verlässlich in der Cloud gespeichert, mit Zugriff nur für diejenigen, die ihn benötigen. Clockodo ist gesetzeskonform und datenschutzsicher, wodurch unnötiger Bürokram entfällt. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt einheitlich im gesamten Unternehmen und ist für jedes Arbeitszeitmodell geeignet. Bei Bedarf nutzen Sie auch die Projektzeiterfassung von Clockodo.
Unternehmen, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß protokollieren, setzen sich erheblichen Risiken aus. Das BAG-Urteil hat klargestellt, dass die Erfassung der Arbeitsstunden gesetzlich vorgeschrieben und verpflichtend ist. Arbeitgeber, die dieser Pflicht nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen rechnen.
Auch eine unzureichende Arbeitszeiterfassung birgt erhebliche Gefahren. Die aufgezeichneten Daten dienen als Nachweis, sei es für Prüfbehörden oder vor Gericht, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Unzuverlässige Systeme, unleserliche Aufzeichnungen oder gar verlorene Dokumente sind daher inakzeptabel.
Die Gefahr von Betrug bei der Arbeitszeiterfassung ist gering. Im Gegenteil: Ohne eine präzise Stundenerfassung ist es schwierig zu überprüfen, ob Mitarbeiter regelmäßig ein paar Minuten später kommen oder früher gehen. Eine lückenlose Zeiterfassung bietet somit mehr Sicherheit für alle Beteiligten.
Das BAG-Urteil stützt sich auf Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes, der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit der Angestellten zu ergreifen. Seit dem Urteil gehört die Aufzeichnung der Arbeitszeiten eindeutig dazu.
Vor dem Urteil betraf eine Erfassung der Arbeitszeit laut Gesetz die Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit (§ 16 (2) Arbeitszeitgesetz) sowie Minijobber und Branchen aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 17 (1) Mindestlohngesetz). Das galt auch für mobile Beschäftigte, etwa Paketdienstboten. Arbeitgeber waren dort bereits verpflichtet, darauf zu achten, dass dies geschieht. Eine Maßgabe für das Zeiterfassungssystem existiert hier nicht. Die Entscheidungen des EuGH und BAG haben zur Folge, dass sich der deutsche Gesetzgeber nun detailliert mit den Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung auseinandersetzen muss.
Arbeitgeber sind bereits seit dem Urteil des Bundesgerichtshofs (BAG) im Jahr 2022 dazu verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen. Hierzu gehören Anfang, Ende und die Pausenzeiten des Arbeitstages.
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