Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Was in 2022 gilt

Kaum ein arbeitsrechtliches Thema ist in den letzten Jahren so präsent wie die Erfassung der Arbeitszeit. Die Pflicht zur Zeiterfassung verunsichert viele Unternehmen. Mit dem jüngsten BAG-Urteil vom 13. September 2022 nahm die Diskussion noch einmal an Fahrt auf. Was kommt nun auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu?

EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung: Fakten-Check

  • Laut Bundesarbeitsgericht (BAG) ist Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen Pflicht.
  • Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Arbeitsschutzgesetz.
  • Es geht um den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer.
  • Wie genau Arbeitszeit zu erfassen ist, steht noch nicht fest.
  • Vertrauensarbeitszeit ist nach wie vor möglich.
  • Das BAG-Urteil schließt an das Stechuhr-Urteil des EuGH von 2019 an, das Arbeitszeiterfassung in der EU zur Pflicht erklärt hat.

Wann wird Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ab sofort – das BAG-Urteil ist rechtlich bindend. Danach sind alle Arbeitgeber ab sofort verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen. Streng genommen galt die Pflicht laut Urteil sogar schon zuvor. Denn laut der Begründung ergibt sich das bereits aus dem aktuellen Arbeitsschutzgesetz, genauer § 3. Hubertus Heil, Bundesminister für Arbeit und Soziales, nannte die BAG-Rechtsprechung ein Grundsatzurteil. Alle Arbeitsgerichte richten sich in Zukunft danach. Vermutlich konkretisiert der Gesetzgeber in Zukunft mehr Details. Die Pflicht jedoch besteht seit dem Urteil.

Informieren Sie sich über die digitale Arbeitszeiterfassung mit clocko:do.

Arbeitszeiterfassung kennenlernen

Was ändert sich mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Nicht viel. Denn das Arbeitszeitgesetz galt bereits zuvor und Arbeitgeber waren damit schon in der Pflicht, auf maximale Arbeitszeiten und Pausen zu achten. Lediglich die Erfassung der Arbeitszeit kommt mit der Entscheidung vom Bundesarbeitsgericht hinzu.

  • Ab sofort ist Arbeitszeiterfassung Pflicht. Arbeitgeber sorgen dafür, dass Start, Ende und Pausen der Arbeitszeit eines jeden Arbeitstages und für jeden Arbeitnehmer dokumentiert sind.
  • Die maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche sowie die Vorgaben für Pausen bleiben dieselben wie zuvor (siehe unten).
  • Vertrauensarbeitszeit, bei der die Erfüllung von Aufgaben und nicht die der Arbeitszeit im Vordergrund steht, ist mit Arbeitszeiterfassung gut vereinbar.

Die Folge einer Zeiterfassung sind verlässliche Daten über die Arbeitszeit. Diese verschaffen Arbeitnehmern und Arbeitgebern Sicherheit, zum Beispiel vor Gericht.

Was ist ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung?

Objektiv, verlässlich und zugänglich“ fordert das EuGH. Was das genau bedeutet, muss der Gesetzgeber festlegen. Zwar gibt es noch keine gesetzlichen Details dazu, wie die Arbeitszeit aufzuzeichnen ist. Eine digitale Zeiterfassungssoftware jedoch erfüllt die Forderungen des Urteils, im Gegensatz zu Stift und Zettel. Start, Ende und die Pausen der Arbeitszeit gehören in die Aufzeichnungen. Nur so lässt sich die exakte Zeit für einen Tag ermitteln.

Bonustipp für Unternehmer: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schnell umsetzen

Wir haben die Lösung für Sie: clocko:do erfasst Kommen, Gehen und die Pausen aller Beschäftigten. Die digitale Zeiterfassung funktioniert auf verschiedenen Geräten gleichzeitig, zum Beispiel am PC und mit dem Smartphone. Eine Anbindung an ein Terminal, das am Eingang zum Betrieb hängt, ist ebenfalls möglich. Zusätzlich erfasst clocko:do auch die Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und mehr.

Alle Daten zur Arbeitszeit sind objektiv und verlässlich in der Cloud gespeichert, mit Zugriff für genau die Leute, die ihn brauchen. Konform mit den Gesetzen und dem Datenschutz nimmt clocko:do den unnötigen Bürokram ab. Die Arbeitszeiterfassung läuft einheitlich im gesamten Unternehmen und passt zu jedem Arbeitszeitmodell. Bei Bedarf erfolgt auch direkt eine Projektzeiterfassung.

Lernen Sie clocko:do kennen

Ist es möglich, die Erfassung den Mitarbeitern zu überlassen?

Ja. Unternehmen dürfen den Angestellten die Arbeitszeiterfassung auftragen. Verantwortlich dafür, dass sie maximale Arbeitszeiten und Pausen einhalten, ist jedoch immer noch der Arbeitgeber.

Welche Risiken für Unternehmen entstehen durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Risiken entstehen, wenn Unternehmen die Arbeitszeit nicht aufzeichnen. Das BAG-Urteil hat ein Zeichen gesetzt: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Auf Arbeitgeber ohne Zeiterfassung kommen Sanktionen zu.

Auch eine halbherzige Arbeitszeiterfassung birgt Risiken. Die aufgezeichneten Daten sollen im Falle eines Falles als Nachweis dienen, zum Beispiel für Prüf-Behörden oder vor Gericht, für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Unleserliche oder gar verschwundene Zettel sind deswegen tabu.

Eine erhöhte Gefahr durch Betrug bei der Arbeitszeiterfassung besteht nicht. Im Gegenteil: Ohne eine Arbeitszeiterfassung ließ sich nur schwer sagen, wer täglich ein paar Minuten später kommt oder eher geht.

Welches Gesetz regelt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Das BAG-Urteil bezieht sich auf Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes. Dieser besagt, dass Arbeitgeber alle Maßnahmen ergreifen müssen, um die Gesundheit der Angestellten zu schützen. Spätestens seit dem Urteil gehört eine Zeiterfassung dazu. Der Gesetzgeber wird in Zukunft wahrscheinlich weitere Details zur Arbeitszeiterfassung festlegen.

Vor dem Urteil betraf eine Erfassung der Arbeitszeit laut Gesetz die Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit (§ 16 (2) Arbeitszeitgesetz) sowie Minijobber und Branchen aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 17 (1) Mindestlohngesetz). Das galt auch für mobile Beschäftigte, etwa Paketdienste. Arbeitgeber waren dort bereits verpflichtet, darauf zu achten, dass dies geschieht. Eine Maßgabe für das Zeiterfassungssystem existiert hier nicht. Die Entscheidungen vom EuGH und BAG haben zur Folge, dass sich der deutsche Gesetzgeber nun detailliert mit dem Wie auseinandersetzen muss.

Wieso ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Arbeitszeiterfassung schützt laut EuGH-Urteilsbegründung die Gesundheit aller Mitarbeiter. Diesen Gedanken folgte auch das Bundesarbeitsgericht. Zu viele Überstunden stressen und können zu Krankheiten führen. Eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sorgt dafür, dass Arbeitszeit im gesunden Rahmen bleibt.

Denn „mal eben abends eine E-Mail beantworten” oder dem Chef „schnell eine Idee schicken“ ist auch Arbeitszeit. Oft fließt diese nicht in die maximalen Stunden pro Tag ein. Solche Stressfaktoren können ungesund sein. Gleichzeitig hat der Arbeitnehmer das Recht, auch diese Zeit vergütet zu bekommen. Überstunden hat das Unternehmen zu bezahlen oder dafür an anderer Stelle Freizeit zu gewähren. Das war schon vor den Urteilen zur Arbeitszeiterfassung so.

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Sowohl das EuGH- als auch das BAG-Urteil gilt für alle Arbeitgeber und deren Arbeitnehmer. Ausnahmen sind nicht definiert.

Im aktuell gültigen Arbeitszeitgesetz gelten Ausnahmen zum Beispiel für leitende Angestellte (§ 18 Arbeitszeitgesetz). Ob eine ähnliche Regelung in Zukunft für die Erfassung gilt, ist abzuwarten. Bisher gibt es keine Ausnahmen.

Wann wird Vertrauensarbeitszeit abgeschafft?

Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus. Bei der Arbeitszeit nach Vertrauen erfüllen Angestellte ihre Aufgaben, ohne sich zwangsläufig nach festgelegten Stunden pro Tag zu richten. Dies können sie weiterhin tun, sie erfassen nur zusätzlich Start und Ende. War der Chef bis dato zufrieden damit, wenn Mitarbeiter nach fünf Stunden gingen, wird er es auch in Zukunft mit einer Arbeitszeiterfassung sein. An die maximalen Stunden pro Tag aus dem Arbeitszeitgesetz mussten sich auch bisher schon alle halten. Die Zeiterfassung ändert daran nichts. Mehrarbeit über acht Stunden am Tag musste von Rechtswegen sogar zuvor bereits erfasst werden.

Ist Arbeitszeiterfassung im Home-Office Pflicht?

Besonders zu Hause verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Ein bisschen länger am PC sitzenbleiben oder nach dem Abendessen schnell noch einmal in den internen Chat schauen – all das ist Arbeitszeit, die das Unternehmen vergüten muss. Da es sowohl dem europäischen Gerichtshof als auch dem Bundesarbeitsgericht um die Gesundheit der Mitarbeiter geht, sollte die Arbeitszeiterfassung vor allem im Home-Office Pflicht sein.

Ist es Pflicht, die Pausen zu erfassen?

Ja. Die Arbeitszeit lässt sich nur exakt ermitteln, wenn die Pausenzeit genau erfasst ist. Schließlich kommen Angestellte in der Praxis nur schwer auf die exakt vorgeschriebene Pausenzeit, ohne auch nur eine Sekunde länger abwesend zu sein.

Gibt es Unterschiede für Innen- und Außendienst bei der Arbeitszeiterfassungspflicht?

Vermutlich nicht. Für mobile Arbeitnehmer ohne feste Arbeitszeiten, etwa Paketdienste oder Zeitungszusteller, galt bereits eine Pflicht zur Zeiterfassung. Fast alle Methoden zur Arbeitszeiterfassung funktionieren sowohl im Büro als auch unterwegs. Eine digitale Zeiterfassung, die alle Anforderungen der Urteile erfüllt, bietet meist eine mobile App für das Smartphone.

Wie kommen Arbeitszeiterfassung und Datenschutz zusammen?

Arbeitszeiterfassung, beziehungsweise die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, schützt die Gesundheit der Arbeitnehmer. Ein Einblick für sie selbst und für Vorgesetze ins System ist also notwendig, um das Arbeitsverhältnis überhaupt durchzuführen. Solche personenbezogenen Daten auf die DSGVO bezogen zulässig. Zusätzlich erhalten Behörden einen Zugang, wenn sie das Unternehmen prüfen. Niemand anderer hat Zugriff, zum Beispiel keine Kollegen. Die Berechtigung ist auf das notwendige Minimum beschränkt.

Die Urteile zur Zeiterfassungspflicht im Schnellüberblick

  • 14. Mai 2019: Der europäische Gerichtshof (EuGH) beschließt, dass in der gesamten EU die Erfassung der Arbeitszeit in allen Unternehmen Pflicht ist (Stechuhr-Urteil).
  • 20. Februar 2020: Das Arbeitsgericht Emden entscheidet im Sinne des EuGH-Urteils, dass Aufzeichnungen der Arbeitszeit nötig sind. Das LAG Niedersachsen kippte das Urteil, weil die Klage die Vergütung von Überstunden betraf, nicht die Dokumentation.
  • 13. September 2022: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) folgt dem EuGH: Aus aktuellem deutschem Recht (§ 3 Arbeitsschutzgesetz) ergebe sich bereits die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Die Rechtsprechung hat Zeiterfassung zur Pflicht gemacht. Gesetzliche Details zum EuGH-Urteil sollten ursprünglich zeitgleich mit dem erhöhten Mindestlohn im Oktober 2022 kommen. Die Pläne kippten und der Gesetzgeber wollte sich später um die Ausformulierung kümmern. Das BAG hat ihn überholt und klargestellt: Jeder Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer ab sofort die Arbeitszeit erfassen.

Die Hintergründe der Gesetze und Urteile zur Arbeitszeiterfassung

Das EuGH-Urteil (Stechuhr-Urteil)

Der EuGH beschäftigte sich im Mai 2019 mit dem Thema. Geklagt hatte die spanische Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO). Die Klage richtete sich an die Deutsche Bank SAE, einen spanischen Ableger der deutschen Bank. Diese sollte zu einer Zeiterfassung verpflichtet werden. Der Europäische Gerichtshof entschied in diesem Zusammenhang, dass in der gesamten EU für alle Betriebe eine Arbeitszeiterfassung verpflichtend sei. Das Urteil gilt also auch für Deutschland.

Die Argumentation bezieht sich auf die Gesundheit der Arbeitnehmer, die es zu schützen gilt. Zeiterfassung hilft, maximale Zeiten und Pausen einzuhalten. Angestellte in der EU bekommen außerdem mit den Daten einen Nachweis, der letztlich vor Gericht zählt. Nicht umsonst gibt es auf Ebene der Mitgliedstaaten Arbeitszeitgesetze. Um Missbrauch und auf lange Sicht Krankheiten vorzubeugen, eigne sich eine Arbeitszeiterfassung.

Das BAG-Urteil

Knapp zweieinhalb Jahre später, am 13. September 2022, folgt ein bedeutendes Urteil in Deutschland. Das Bundesarbeitsgericht beschäftigt sich mit einer Klage bezüglich Zeiterfassung – jedoch mit einem anderen Hintergrund. Ein Unternehmen stritt sich hier mit seinem Betriebsrat, ob dieser eine Arbeitszeiterfassung für die Mitarbeiter verlangen dürfe. Der Arbeitgeber bekam Recht: Der Betriebsrat hat kein Recht, eine Arbeitszeiterfassung zu fordern. Spannend ist hier jedoch die Begründung, die den eigentlichen Rechtsstreit obsolet macht: Ein Betriebsrat habe kein Mitspracherecht zu Belangen, die bereits im Gesetz geklärt sind.

Denn das BAG bezieht sich auf Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG): „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen.” Das Gericht folgt mit der Entscheidung der Begründung des EuGH, in der es um den Gesundheitsschutz geht. Arbeitszeiterfassung gehört seiner Meinung nach zur Pflicht, für Arbeitsschutz zu sorgen. Damit ist Zeiterfassung Pflicht.

Das Arbeitsschutzgesetz

Das Arbeitsschutzgesetz regelt alles rund um den Schutz von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz. Dabei geht es um die physische und psychische Gesundheit. Arbeitgeber sollen Gefahren im Vorhinein verhüten. Das BAG sieht Arbeitszeiterfassung als einen Faktor nach diesem Gesetz, um die Gesundheit aller Beschäftigten präventiv zu schützen.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Bereits seit 1994 gilt in Deutschland das Arbeitszeitgesetz verpflichtend. Es beinhaltet Höchstarbeitszeiten sowie Pausen und auch eine Pflicht zur Dokumentation von Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Dass alle Mitarbeiter diese Regelungen einhalten, muss der Arbeitgeber seit diesem Gesetz gewährleisten.

Was besagt das Arbeitszeitgesetz?

  • Pro Tag gilt eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden.
  • Am Tag sind zwei Überstunden erlaubt, also bis zu zehn Arbeitsstunden. In einem Zeitraum von 24 Wochen (oder sechs Monaten) sind im Schnitt nur acht Stunden pro Tag erlaubt.
  • Ist ein Arbeitstag länger als sechs Stunden, sind an diesem Tag 30 Minuten Pause nötig. Bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Eine Einteilung auf mehrere Pausen ist möglich, wenn jede mindestens 15 Minuten beträgt.
  • Zwischen zwei Arbeitstagen ist eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden vorgeschrieben.
  • Tarifverträge dürfen andere Regeln vorgeben.

Wie kann ich die Arbeitszeiterfassungspflicht umsetzen?

Um alle Vorgaben zu erfüllen (objektiv, zugänglich, verlässlich), eignet sich eine digitale Zeiterfassung am besten.

Eine Software zur Arbeitszeiterfassung

  • speichert die Daten objektiv und verlässlich bei sich ab.
  • bietet allen Parteien Zugriff, die einen benötigen.
  • hat ein Interesse daran, immer gesetzeskonform zu sein.
  • hält sich an die im eigenen Land gültigen Regeln zum Datenschutz.
  • ermöglicht eine einheitliche Erfassung im gesamten Unternehmen.
  • nimmt unnötigen Bürokram und komplizierte Organisation ab.
  • passt zu jedem Arbeitszeitmodell, auch zur Vertrauensarbeitszeit.
  • deckt auch die Planung von Abwesenheiten ab.
  • bietet auch eine Projektzeiterfassung.
Katharina Bensch

Katharina Bensch ist die clocko:do-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clocko:do-Info-Portal.

stripes illustration
Jetzt mit clocko:do starten und die Zeiterfassung 14 Tage kostenlos testen.

Alle Funktionen 14 Tage kostenlos testen

Mit dem Absenden des Formulars akzeptieren Sie unsere AGB und unsere Datenschutz­erklärung und bestätigen, dass Sie clockodo als Unternehmer nutzen.

Nutzen Sie die Erfahrungen von 6.000 weiteren Unternehmen:

Bechtle Mannheim LogoBechtlePeerigon LogoPeerigon GmbH
Phoenix Logistik LogoPhoenix LogistikFieda LogoFidea