Zeiterfassung ist Pflicht: Was gilt in 2024 für Unternehmen?

In den letzten Jahren hat sich kaum ein arbeitsrechtliches Thema so stark in den Vordergrund geschoben wie die Erfassung der Arbeitszeit. Viele Unternehmen fühlen sich durch das neue Gesetz zur Zeiterfassung verunsichert. Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 und die Anhörungen des Bundestags im Oktober 2023 haben die Rechtslage weiter konkretisiert.

Seit 2023 ist laut eines Referentenentwurfs für Unternehmen mit 10 oder mehr Mitarbeitern eine digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Doch was bedeutet das konkret für Arbeitgeber und Arbeitnehmer? Wir erläutern die Auswirkungen des Urteils, wie Unternehmen digitale Systeme zur Arbeitszeitdokumentation erfolgreich implementieren und worauf HR dabei achten sollte.

EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Fakten-Check zum neuen BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

  • Laut Bundesarbeitsgericht (BAG) ist Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen Pflicht.
  • Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Arbeitsschutzgesetz.
  • Es geht um den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer.
  • Das BAG beschließt: Das Gesetz fordert ein System zur Arbeitszeiterfassung. Dieses kann elektronisch bzw. digital sein.
  • Wie genau Arbeitszeit zu erfassen ist, steht im Detail gesetzlich noch nicht fest.
  • Vertrauensarbeitszeit ist nach wie vor möglich, solange Start- und Endzeit sowie alle Pausen dokumentiert werden.
  • Das BAG-Urteil schließt an das Stechuhr-Urteil des EuGH von 2019 an, das Arbeitszeiterfassung in der EU zur Pflicht erklärt hat.

Arbeitszeiterfassung als Pflicht: Gesundheitsschutz im Fokus

Die genaue Erfassung von Arbeitsstunden dient dem Gesundheitsschutz der Mitarbeiter, wie das EuGH-Urteil begründet. Auch das Bundesarbeitsgericht folgt diesem Gedanken. Übermäßige Überstunden führen zu Stress und können Krankheiten verursachen. Die HR-Abteilungen in Unternehmen sind deshalb damit beauftragt, gesunde Arbeitszeiten für Mitarbeiter und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hilft dabei, Arbeitszeiten im gesunden Rahmen zu halten. 

Besonders im Home-Office stellt dies eine Herausforderung dar. Das Schreiben einer abendlichen E-Mail oder die Aufgabe, dem Chef schnell mal eine Idee zu schicken, sind ebenfalls Arbeitszeit. Zu Hause verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit oft. Längeres Arbeiten am PC oder ein kurzer Blick in den internen Chat nach dem Abendessen – all das zählt zur Arbeitszeit und muss vom Unternehmen vergütet werden. Allerdings fließt diese Arbeit im Homeoffice oder unterwegs häufig nicht in die maximale Stundenanzahl pro Tag ein. 

Solche Stressfaktoren können die Gesundheit belasten. Gleichzeitig haben Arbeitnehmer ein Recht darauf, auch diese Arbeitszeit vergütet zu bekommen. Überstunden müssen entweder bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden – das galt bereits vor den Urteilen zur Arbeitszeiterfassung.

 

Seit wann ist die Arbeitszeiterfassung laut Gesetz Pflicht?

2024 ist die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht, da bereits das BAG-Urteil von 2022 rechtlich bindend war. Somit sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen. Streng genommen bestand diese Verpflichtung bereits vorher, da sie sich aus § 3 des Arbeitsschutzgesetzes ableitet. Hubertus Heil, Bundesminister für Arbeit und Soziales, bezeichnete die BAG-Rechtsprechung als Grundsatzurteil, das künftig für alle Arbeitsgerichte maßgeblich ist. 

Die tägliche Arbeitszeit – Beginn, Ende und Dauer – soll digital erfasst werden, idealerweise noch am selben Tag. Dies geht aus dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales hervor. Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die Erfassung der Arbeitszeiten, jedoch können auch andere Personen diese Aufgabe übernehmen. Der Gesetzesentwurf von 2023 sieht vor, dass je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Fristen für den spätestmöglichen Start der digitalen Arbeitszeitaufzeichnung gelten.

Geplante Fristen zur Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung 

  • ab 250 Mitarbeiter: innerhalb 1 Jahr
  • weniger als 250 Mitarbeiter: 2 Jahre
  • weniger als 50 Mitarbeiter: 5 Jahre 

Bei einer Betriebsgröße von 10 oder weniger Mitarbeitern soll das Gesetz bis auf Weiteres noch die Zeiterfassung in Papierform erlauben, hier ist also eine Softwarelösung keine Pflicht.

Es ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber in Zukunft weitere Details konkretisieren wird. Noch im Oktober 2023 fand eine Anhörung im Bundestag statt, bei der die genauen Vorgaben und Spielräume für die Umsetzung eines Gesetzes zur digitalen Arbeitszeiterfassung diskutiert wurden. Obwohl im April bereits ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums veröffentlicht wurde, ist das Thema Arbeitszeiterfassung noch nicht endgültig abgeschlossen.

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Zeiterfassung

Wird Vertrauensarbeitszeit abgeschafft?

Elektronische Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus. Bei der Vertrauensarbeitszeit erfüllen Angestellte ihre Aufgaben, ohne sich strikt an eine festgelegte Stundenzahl pro Tag zu halten. Diese Flexibilität bleibt erhalten, lediglich die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit kommt hinzu. 

Wenn der Chef bisher damit zufrieden war, dass Mitarbeiter nach fünf Stunden ihre Arbeit beendet haben, wird dies auch mit der minutengenauen Arbeitszeiterfassung der Fall sein. Die Einhaltung der maximalen Stunden pro Tag, wie sie im Arbeitszeitgesetz festgelegt sind, war schon immer Pflicht. Die zusätzliche Dokumentation der Arbeitszeit ändert daran nichts. 

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet? Gibt es Ausnahmen?

Das EuGH- und das BAG-Urteil verpflichten alle Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung, ohne spezifische Ausnahmen zu definieren. Allerdings macht das derzeitige Arbeitszeitgesetz Ausnahmen, zum Beispiel für leitende Angestellte (§ 18 Arbeitszeitgesetz). Ob zukünftig ähnliche Ausnahmen für die Zeiterfassung geregelt werden, bleibt abzuwarten. Derzeit existieren offiziell aber keine. 

Arbeitgeber müssen nicht selbst die Arbeitszeiten aller Angestellten erfassen. Diese Aufgabe kann an die Mitarbeiter delegiert werden, sodass jeder Arbeitnehmer seine eigenen Zeiten dokumentiert. Die Verantwortung dafür, dass die maximalen Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden, liegt jedoch weiterhin beim Arbeitgeber. Dieser trägt auch die Risiken, falls die Arbeitszeiterfassung nicht gesetzeskonform erfolgt. Daher sollten Vorgesetzte oder HR-Manager ihre Mitarbeiter unbedingt für die Bedeutung einer präzisen Zeiterfassung sensibilisieren. 

Wie kann ich die Arbeitszeiterfassungspflicht umsetzen?

Das EuGH fordert, dass die Erfassung der Arbeitszeit objektiv, zugänglich und verlässlich sein muss. 

Eine digitale Zeiterfassungssoftware erfüllt diese Vorgaben des Urteils besser als traditionelle Methoden wie Stift und Papier. Dabei müssen Start, Ende und Pausen der Arbeitszeit erfasst werden, um die genauen Arbeitsstunden für einen Tag zu berechnen.

 

Arbeitszeiterfassung Vorteile

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Elektronische Arbeitszeiterfassung: Effiziente Lösung für Homeoffice, Innen- und Außendienst

Für mobile Arbeitnehmer ohne feste Arbeitszeiten, wie Paketdienstboten oder Zeitungszusteller, bestand bereits eine Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Die aktuelle Gesetzeslage bringt hier keine Änderungen. Die meisten digitalen Zeiterfassungssysteme funktionieren sowohl im Büro als auch unterwegs. Eine mobile Zeiterfassungs-App für das Smartphone bietet eine flexible und gesetzeskonforme Lösung für alle Anforderungen der Urteile.

Digitale Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Arbeitszeiterfassung, beziehungsweise die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, schützt die Gesundheit der Arbeitnehmer. Ein Einblick für sie selbst und für Vorgesetzte ins System ist also notwendig, um das Arbeitsverhältnis überhaupt durchzuführen. Solche personenbezogenen Daten sind im Rahmen der DSGVO zulässig. Zusätzlich erhalten Behörden einen Zugang, wenn sie das Unternehmen prüfen. Andere Personen, wie beispielsweise Kollegen, haben keinen Zugriff. Die Berechtigungen sind auf das notwendige Minimum beschränkt, um den Datenschutz zu gewährleisten.

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Mit Clockodo haben Sie die optimale Lösung für die Arbeitszeiterfassung: Clockodo erfasst zuverlässig das Kommen, Gehen und die Pausen aller Beschäftigten. Die digitale Zeitdokumentation funktioniert nahtlos auf verschiedenen Geräten, wie PC und Smartphone, und kann bei Bedarf an ein Terminal am Betriebseingang angebunden werden. Zusätzlich erfasst Clockodo auch Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit. 

Alle Arbeitszeitdaten werden objektiv und verlässlich in der Cloud gespeichert, mit Zugriff nur für diejenigen, die ihn benötigen. Clockodo ist gesetzeskonform und datenschutzsicher, wodurch unnötiger Bürokram entfällt. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt einheitlich im gesamten Unternehmen und ist für jedes Arbeitszeitmodell geeignet. Bei Bedarf nutzen Sie auch die Projektzeiterfassung von Clockodo.

 

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Risiken für Unternehmen: Bußgelder bei Regelverstößen und lückenhafter Aufzeichnung

Unternehmen, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß protokollieren, setzen sich erheblichen Risiken aus. Das BAG-Urteil hat klargestellt, dass die Erfassung der Arbeitsstunden gesetzlich vorgeschrieben und verpflichtend ist. Arbeitgeber, die dieser Pflicht nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen rechnen. 

Auch eine unzureichende Arbeitszeiterfassung birgt erhebliche Gefahren. Die aufgezeichneten Daten dienen als Nachweis, sei es für Prüfbehörden oder vor Gericht, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Unzuverlässige Systeme, unleserliche Aufzeichnungen oder gar verlorene Dokumente sind daher inakzeptabel. 

Die Gefahr von Betrug bei der Arbeitszeiterfassung ist gering. Im Gegenteil: Ohne eine präzise Stundenerfassung ist es schwierig zu überprüfen, ob Mitarbeiter regelmäßig ein paar Minuten später kommen oder früher gehen. Eine lückenlose Zeiterfassung bietet somit mehr Sicherheit für alle Beteiligten.

Das ArbSch-Gesetz als Basis der Arbeitszeiterfassung – das muss HR jetzt wissen

Das BAG-Urteil stützt sich auf Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes, der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit der Angestellten zu ergreifen. Seit dem Urteil gehört die Aufzeichnung der Arbeitszeiten eindeutig dazu.

Vor dem Urteil betraf eine Erfassung der Arbeitszeit laut Gesetz die Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit (§ 16 (2) Arbeitszeitgesetz) sowie Minijobber und Branchen aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 17 (1) Mindestlohngesetz). Das galt auch für mobile Beschäftigte, etwa Paketdienstboten. Arbeitgeber waren dort bereits verpflichtet, darauf zu achten, dass dies geschieht. Eine Maßgabe für das Zeiterfassungssystem existiert hier nicht. Die Entscheidungen des EuGH und BAG haben zur Folge, dass sich der deutsche Gesetzgeber nun detailliert mit den Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung auseinandersetzen muss.

Überblick zur Zeiterfassungspflicht: Urteile, geltende Gesetze und der neue Gesetzesentwurf

  • 14. Mai 2019: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) beschließt, dass in der gesamten EU die Erfassung der Arbeitszeit in allen Unternehmen Pflicht ist (Stechuhr-Urteil).
  • 20. Februar 2020: Das Arbeitsgericht Emden entscheidet im Sinne des EuGH-Urteils, dass Aufzeichnungen der Arbeitszeit nötig sind. Das LAG Niedersachsen kippte das Urteil, weil die Klage die Vergütung von Überstunden betraf, nicht die Dokumentation.
  • 13. September 2022: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) folgt dem EuGH und stellt fest, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits aus dem aktuellen deutschen Recht (§ 3 Arbeitsschutzgesetz) hervorgeht.
  • 18. April 2023: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) legt einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor, um die Vorgaben des BAG und EuGH zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung zu konkretisieren.

Die EuGH-Rechtsprechung hat die Zeiterfassung zur Pflicht gemacht und das BAG stellte in seinem Urteil von 2022 klar, dass jeder Arbeitgeber ab sofort die Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer erfassen muss. Im Frühjahr 2023 informierten die Bundesrechtsanwaltskammer und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales über Pläne für ein Zeiterfassungsgesetz. Da die Regierung jedoch keine finale Version des Gesetzes beschließen konnte, bleibt der Entwurf bisher ungesetzt. 2024 sind somit noch einige Fragen zur konkreten gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung offen.

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FAQ - Häufige Fragen rund um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitgeber sind bereits seit dem Urteil des Bundesgerichtshofs (BAG) im Jahr 2022 dazu verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen. Hierzu gehören Anfang, Ende und die Pausenzeiten des Arbeitstages.

Kollegin KatharinaKatharina Primke

Katharina Primke ist unsere Expertin für Themen rund um den modernen Arbeitsalltag und effiziente Arbeitsorganisation. Mit ihrer umfangreichen Erfahrung als Redakteurin und ihrem akademischen Abschluss in Germanistik betreut sie das Clockodo-Info-Portal. 

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