Checkliste & Muster: Übergabe perfekt vorbereiten
Idealerweise treffen Urlauber und Vertretung vor der Abwesenheit zusammen. Eine gut vorbereitete Übergabe erleichtert der Urlaubsvertretung die Zeit sehr. Handelt es sich um einen Kollegen, wird er bei seiner nächsten Übergabe dann ähnlich handeln.
Eine Übergabe gibt der Vertretung am besten etwas Handfestes mit: einen Ausdruck oder ein Dokument mit allen Informationen. Der Urlauber stellt sich im Vorfeld bestenfalls folgende Fragen:
- Welche Projekte sind noch offen?
- Was ist da im Einzelnen zu tun?
- Welche Deadlines muss die Urlaubsvertretung einhalten?
- Wer sind die internen und externen Ansprechpartner für die Projekte?
- Welche Fragen könnten aufkommen und welche Antworten sind zu geben?
- Welche Projekte sind am wichtigsten und müssen zuerst abgearbeitet werden?
- Was passiert mit neuen Aufträgen?
- Kann ich der Vertretung noch Dokumente oder Links an die Hand geben?
- Braucht die Vertretung Zugänge zu Software, Dokumenten oder Räumlichkeiten?
- Wer ist zu kontaktieren, wenn es Probleme gibt?
All diese Informationen in einer übersichtlichen Tabelle aufbereitet helfen der Vertretung, sich zu orientieren. Der Urlauber darf nicht vergessen, dass die Vertretung auch eigene Aufgaben zu erledigen hat. Ein einfaches Abgeben der Informationen wirkt sehr unprofessionell. Sprechen Sie alle Projekte kurz durch und geben Sie der Vertretung die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.
7 Schritte zur Urlaubsvertretung:
1. Urlaubsvertretung bestimmen
Bevor die Urlaubszeit beginnt, sollten Sie eine geeignete Vertretung festlegen. Idealerweise wählen Sie eine Person aus, die bereits mit den Aufgaben vertraut ist oder sich schnell einarbeiten kann. Prüfen Sie dabei, wer fachlich geeignet ist und genug Kapazitäten hat, um zusätzliche Tätigkeiten als Urlaubsvertretung zu übernehmen. Denken Sie auch an eine Notfallvertretung, falls die erste Wahl kurzfristig ausfällt – zum Beispiel durch Krankheit. So stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben jederzeit zuverlässig erledigt werden können und der Betrieb reibungslos weiterläuft.
2. Lösung frühzeitig kommunizieren
Mindestens in Ihrer Abteilung, am besten aber im ganzen Unternehmen sollten Angestellte die Regelungen zur Urlaubsvertretung kennen. Wissen zum Beispiel alle, dass jeweils der Bürokollege den Abwesenden im Urlaub vertritt, steht direkt der Ansprechpartner fest. Kommunizieren Sie die Lösung frühzeitig.
3. Öffentliche Liste anlegen
Zusätzlich hilft eine öffentlich einsehbare Liste, einen Überblick über anstehenden Urlaub zu verschaffen. Speichern Sie zum Beispiel eine Datei mit Ihren Arbeitnehmern und den jeweiligen Vertretern für alle zugänglich ab. Nehmen Sie auch die Kontaktdaten auf.
4. Prüfung vor Genehmigung
Wenn Sie eine Abwesenheit genehmigen, prüfen Sie, ob die Urlaubsvertretung geklärt ist. Überschneiden sich die Anträge der zusammengehörigen Mitarbeiter? Gibt es schon eine Stellenausschreibung? Kann das Arbeitsrecht mit höchstens zehn Stunden Arbeit am Tag eingehalten werden? Sollten noch Fragen offen sein, klären Sie diese mit dem Antragsteller.
5. Abwesenheit vorher kommunizieren
Besonders mit Externen sollten Sie auch im Vorfeld sprechen. So können viele Dinge in den Wochen vor dem Urlaub geregelt und erledigt werden. Die Vertretung für die Abwesenheit hat dadurch weniger Arbeit und ist auch in Zukunft bereit, einzuspringen. So kann sich der Kollege im Vorfeld auch besser für die Urlaubsvertretung organisieren.
6. Kollegen und Externe informieren
Zwar unterhalten sich Arbeitnehmer untereinander über ihre Abwesenheiten. Trotzdem sollten einige Vorkehrungen getroffen werden. E-Mails sollten in einer automatischen Antwort einen anderen Ansprechpartner nennen. Das Telefon sollte zur Vertretung umgeleitet werden. Auch auf dem Schreibtisch ist ein Zettel eine gute Idee, auf dem die Abwesenheit genannt wird. Sollte jemand nur schnell etwas abgeben wollen, kann er sich an die Vertretung wenden.
7. Die Übergabe
Der glückliche Reisende übergibt seine Aufgaben und Projekte der Urlaubsvertretung. Dabei sollten alle wichtigen Fakten geklärt werden. Was ist wann fällig? Wo sind noch Fragen offen? Was passiert im Notfall? Wer sind interne und externe Ansprechpartner? Was hat Priorität? Ihre Mitarbeiter sollten dafür einen verbindlichen Termin miteinander vereinbaren.