Urlaubsvertretung organisieren – So geht es ganz leicht

Sind Arbeitgeber verantwortlich für die Urlaubsvertretung?

Wer ist verantwortlich für die Urlaubsvertretung? Der Arbeitgeber! Es Ihre Aufgabe, die Urlaubsvertretung zu organisieren. Sie gewähren Ihren Mitarbeitern die Auszeit und müssen darauf achten, dass das Unternehmen weiter funktioniert. Die Personalplanung obliegt Ihnen, auch in der Reisezeit. Sie müssen also Regelungen für Vertretungen finden. Denn Arbeitnehmer müssen in ihrer Abwesenheit nicht erreichbar sein oder gar verfrüht zurückkommen. Das geht nur im äußersten Notfall, wenn es absolut keine andere Möglichkeit gibt. Ansonsten ist es Mitarbeitern gesetzlich verboten, während des Erholungsurlaubes einer Erwerbstätigkeit nachzugehen (§ 8 BUrlG).

Nur aus dringenden betrieblichen Belangen dürfen Arbeitgeber Urlaub verweigern. Mehr noch: Wünsche der Arbeitnehmer sind zu berücksichtigen, wenn nichts Dringliches dagegenspricht (§ 7 BUrlG). Bei einem Anspruch von mehr als zwölf Urlaubstagen müssen mindestens zwölf aneinanderhängende Tage im Jahr gewährt werden (§ 7 BUrlG). Die Organisation einer funktionierenden Urlaubsvertretung ist ein Muss, um diese Regelung des Arbeitsrechts einzuhalten.

Bleiben eine oder mehrere Aufgaben über zwei Wochen liegen, kann das negative Konsequenzen haben. Ansprechpartner warten auf Rückmeldungen, Deadlines werden nicht eingehalten und niemand kann Auskunft über Details geben. Eine Urlaubsvertretung übernimmt diese Pflichten für den Abwesenden. Dadurch liegen Projekte nicht brach und jeder weiß, an wen er sich wenden kann, wenn es Probleme gibt.

Welche Möglichkeiten gibt es für die Urlaubsvertretung? Regelungen und Ideen

Interne Mitarbeiter

Die Organisation der Urlaubsvertretung sollte nach Möglichkeit nicht erst umgesetzt werden, wenn der Mitarbeiter die Koffer packt. Stattdessen sollten Sie sich Gedanken machen, wie eine Regelung für Urlaube grundsätzlich aussehen kann. Diese können Sie auf Schwangerschaftsvertretungen ausweiten.

Die Vertretung durch Kollegen ist die einfachste Methode. Sie ist sinnvoll, wenn Angestellte für wenige Tage oder Wochen weg sind. Diese Regelung lässt sich dann auch für Krankheitstage anwenden. Besonders Kollegen aus derselben Abteilung oder gar demselben Büro eignen sich als Urlaubsvertretung, denn:

• Kollegen kennen die Arbeit und die Abläufe.
• Tischnachbarn bekommen vieles vom Kollegen mit und unterhalten sich über Projekte.
• Büro-Kollegen merken, wenn jemand nach dem Abwesenden sucht.
• Kollegen aus einer Abteilung sind meistens fachlich geeignet.
• Sie sind oft loyal einander gegenüber und vertreten sich gegenseitig.

Anstelle von bestimmten Ansprechpartnern ist auch eine Mindestzahl von Anwesenden denkbar. Dabei kann es passieren, dass Arbeitnehmer sich um bestimmte Zeiten streiten. Sie müssten in solchen Fällen eingreifen und als Urlaubsplaner entscheiden.

Statt Kollegen können es auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen sein. Überprüfen Sie genau, wer für welche Aufgaben infrage kommt. Aushilfen sind auch eine denkbare Möglichkeit, wenn sie dazu die Zeit und Lust haben. Auszubildende möchten oft generell andere Abteilungen kennenlernen. Bei ihnen ist aber auch eine fachliche Eignung zuvor festzustellen.

Externe Mitarbeiter 

Für eine längere Abwesenheit über mehrere Wochen oder Monate sollten Sie über neue beziehungsweise externe Mitarbeiter nachdenken. Vor allem, wenn Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen, kann eine solche Regelung für die Urlaubsvertretung sinnvoll sein. Je nachdem, welche Aufgaben der Fernbleibende hat, eignen sich verschiedene Lösungen für die Vertretungszeit.

Mitarbeiter für den Übergang einstellen

Dazu müssen Sie rechtzeitig eine Stellenanzeige schalten und sich auf einen Bewerbungsprozess vorbereiten. Denken Sie dabei daran, die Befristung von Anfang an zu kommunizieren. Sie können auch Zeitarbeitsfirmen anfragen.

Einen Minijobber einstellen

Eine 450-Euro-Kraft oder Aushilfe arbeitet weniger Stunden in der Woche. Trotzdem erledigt sie Aufgaben, die keine besondere Einführung oder Qualifikation benötigen. Auch ein Studentenjob ist denkbar oder eine Suche über eine Zeitarbeitsfirma. Wie viele Stunden notwendig sind, kommt ganz auf den Arbeitsplatz an.

Einen Telefon- oder Sekretariatsservice buchen

Das eignet sich besonders, wenn es hauptsächlich um Informations-Weitergabe geht. Mit solchen Services lassen sich nicht nur Urlaubsvertretungen organisieren, sondern auch Engpässe im Unternehmen.

Wie wirkt sich das Arbeitszeitgesetz auf Urlaubsvertretung und Arbeitsrecht aus?

Vor allem, wenn die Regelung der Urlaubsvertretung die Kollegen miteinbezieht, müssen diese das Arbeitszeitgesetz einhalten. Auch bei zusätzlichen Aufgaben durch die Vertretung ist Mehrarbeit nur im üblichen Rahmen erlaubt. Von daher gibt es auch keinen Zuschlag für die Urlaubsvertretung an sich. Für zusätzliche, befristete Mitarbeiter gilt das Arbeitsrecht genau wie für alle anderen auch.

Müssen Arbeitnehmer die Urlaubsvertretung übernehmen?

Sie als Arbeitgeber machen Gebrauch von Ihrem Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung. Sie sind verantwortlich für die Urlaubsplanung, deswegen müssen Arbeitnehmer ihre Kollegen grundsätzlich auch vertreten. Das gilt genauso bei Krankheit und auch bei Vertretung für zwei oder drei Wochen. Dabei dürfen sie jedoch nicht gegen das Arbeitsrecht verstoßen und müssen das Arbeitszeitgesetz einhalten. Auch die zeitweise Umsetzung auf einen schlechter bezahlten Job ist nicht erlaubt, denn Gehaltskürzungen sind an strenge Vorgaben geknüpft.

Mitarbeiter dürfen allerdings eine Mehrarbeit grundsätzlich ablehnen, wenn keine dringlichen betrieblichen Gründe vorliegen.

Wenn Mitarbeiter aus anderen Abteilungen ihr Einverständnis geben, gilt auch das. Schreiben Sie ihnen eine E-Mail, die etwa so klingen könnte:

„Vielen Dank noch einmal, dass Sie die Vertretung für ABC im Zeitraum XY übernehmen. Ich informiere den Kollegen und melde mich bei Ihnen, wann wir eine Übergabe machen.“

Suchen sich Angestellte selbst eine Urlaubsvertretung unter den Kollegen, sollten sie noch einmal schriftlich nachfragen. Eine E-Mail könnte ungefähr so aussehen:

„Wie gerade besprochen, gebe ich meinem Chef Bescheid, dass du meine Urlaubsvertretung im Zeitraum XY übernimmst. Vielen Dank noch einmal dafür!“

Wie können Sie die Urlaubsvertretung organisieren? 6 simple Schritte

In sechs Schritten planen Sie die Urlaubsvertretung für die Praxis:
 

1. Kommunizieren der Lösung

Mindestens in Ihrer Abteilung, am besten aber im ganzen Unternehmen sollten Angestellte die Regelungen zur Urlaubsvertretung kennen. Wissen zum Beispiel alle, dass jeweils der Bürokollege den Abwesenden im Urlaub vertritt, steht direkt der Ansprechpartner fest. Kommunizieren Sie die Lösung frühzeitig.

2. Öffentliche Liste

Zusätzlich hilft eine öffentlich einsehbare Liste, einen Überblick über anstehenden Urlaub zu verschaffen. Speichern Sie zum Beispiel eine Datei mit Ihren Arbeitnehmern und den jeweiligen Vertretern für alle zugänglich ab. Nehmen Sie auch die Kontaktdaten auf.

3. Prüfung vor Genehmigung

Wenn Sie eine Abwesenheit genehmigen, prüfen Sie, ob die Urlaubsvertretung geklärt ist. Überschneiden sich die Anträge der zusammengehörigen Mitarbeiter? Gibt es schon eine Stellenausschreibung? Kann das Arbeitsrecht mit höchstens zehn Stunden Arbeit am Tag eingehalten werden? Sollten noch Fragen offen sein, klären Sie diese mit dem Antragsteller.

4. Abwesenheit vorher kommunizieren

Besonders mit Externen sollten Sie auch im Vorfeld sprechen. So können viele Dinge in den Wochen vor dem Urlaub geregelt und erledigt werden. Die Vertretung für die Abwesenheit hat dadurch weniger Arbeit und ist auch in Zukunft bereit, einzuspringen. So kann sich der Kollege im Vorfeld auch besser für die Urlaubsvertretung organisieren.

5. Kollegen und Externe informieren

Zwar unterhalten sich Arbeitnehmer untereinander über ihre Abwesenheiten. Trotzdem sollten einige Vorkehrungen getroffen werden. E-Mails sollten in einer automatischen Antwort einen anderen Ansprechpartner nennen. Das Telefon sollte zur Vertretung umgeleitet werden. Auch auf dem Schreibtisch ist ein Zettel eine gute Idee, auf dem die Abwesenheit genannt wird. Sollte jemand nur schnell etwas abgeben wollen, kann er sich an die Vertretung wenden.

6. Die Übergabe

Der glückliche Reisende übergibt seine Aufgaben und Projekte der Urlaubsvertretung. Dabei sollten alle wichtigen Fakten geklärt werden. Was ist wann fällig? Wo sind noch Fragen offen? Was passiert im Notfall? Wer sind interne und externe Ansprechpartner? Was hat Priorität? Ihre Mitarbeiter sollten dafür einen verbindlichen Termin miteinander vereinbaren.

Wie funktioniert die Übergabe für die Urlaubsvertretung?

Idealerweise treffen Urlauber und Vertretung vor der Abwesenheit zusammen. Eine gut vorbereitete Übergabe erleichtert der Urlaubsvertretung die Zeit sehr. Handelt es sich um einen Kollegen, wird er bei seiner nächsten Übergabe dann ähnlich handeln.

Eine Übergabe gibt der Vertretung am besten etwas Handfestes mit: einen Ausdruck oder ein Dokument mit allen Informationen. Der Urlauber stellt sich im Vorfeld bestenfalls folgende Fragen:

• Welche Projekte sind noch offen?
• Was ist da im Einzelnen zu tun?
• Welche Deadlines muss die Urlaubsvertretung einhalten?
• Wer sind die internen und externen Ansprechpartner für die Projekte?
• Welche Fragen könnten aufkommen und welche Antworten sind zu geben?
• Welche Projekte sind am wichtigsten und müssen zuerst abgearbeitet werden?
• Was passiert mit neuen Aufträgen?
• Kann ich der Vertretung noch Dokumente oder Links an die Hand geben?
• Braucht die Vertretung Zugänge zu Software, Dokumenten oder Räumlichkeiten?
• Wer ist zu kontaktieren, wenn es Probleme gibt?

All diese Informationen in einer übersichtlichen Tabelle aufbereitet helfen der Vertretung, sich zu orientieren. Der Urlauber darf nicht vergessen, dass die Vertretung auch eigene Aufgaben zu erledigen hat. Ein einfaches Abgeben der Informationen wirkt sehr unprofessionell. Sprechen Sie alle Projekte kurz durch und geben Sie der Vertretung die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

Wie könnte eine Abwesenheitsnachricht aussehen?

Eine automatische Abwesenheitsnachricht für einen bestimmten Zeitraum ist unerlässlich. Oft kann man in E-Mail-Programmen sogar unterschiedliche Versionen für Kollegen und für Externe versenden. Auch bei Krankheit von Mitarbeitern ist dies sinnvoll. Hier finden Sie eine Vorlage auf Deutsch und Englisch mit Beispieltexten für die Abwesenheit, die Sie anpassen können:

Wie organisieren Arbeitgeber ihre Urlaubsvertretung?

Auch Sie als Arbeitgeber machen Pause von der Arbeit. Wie die Vertretung dafür aussehen soll, müssen Sie sich im Vorfeld überlegen. Oft bestimmten Arbeitgeber einen Stellvertreter, der sie in verschiedenen Situationen vertritt. Dieser kann auch in Ihrer Abwesenheit verantwortlich sein. Im besten Fall vertrauen Sie der Person fachlich und auch auf persönlicher Ebene. Im Notfall müssen die Urlaubsvertretungen für Chefs unter Umständen Entscheidungen treffen. Sind diese Personen keine leitenden Angestellten, muss auch bei der Urlaubsvertretung das Arbeitsrecht bezüglich der Höchstarbeitszeit eingehalten werden.

Sie sollten also jemanden bestimmen, der in Ihrer Abwesenheit verantwortlich ist. Arbeitgeber sind oft auch auf Reisen erreichbar und können aus der Ferne Entscheidungen treffen. Dennoch ist es sinnvoll, wenn die Vertretung für die Urlaubszeit genau weiß, was sie wann tun darf und soll. 
 

Der Urlaub ist laut Gesetz zur Erholung da. Es ist nicht zulässig, die Mitarbeiter in ihrer wohlverdienten Freizeit zu stören oder sie zurückzuholen (§ 7 BUrlG). Auch bereits bewilligter Urlaub darf nicht einfach wieder zurückgenommen werden. Deswegen ist es im Sinne von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass die Urlaubsvertretung geregelt ist. Arbeitnehmer müssen ihr Handy nicht beantworten und legen es im Urlaub sowieso am besten zur Seite. Wissen sie, dass in ihrer Abwesenheit nichts schief laufen kann, erholen sie sich auch besser. Außerdem möchte niemand zurückkommen und einen Berg an Arbeit vorfinden. 

Mit einer konkreten Regelung und ausreichend Informationen für Kollegen und Externe ist die Organisation von Urlaubsvertretungen ein Selbstläufer. Legen Sie einen Workflow fest, kommunizieren Sie den Umgang mit Vertretungen und erklären, was Ihre Mitarbeiter beachten sollen. Dann kann die Reise- und Ferienzeit kommen.

Viel Erfolg und gute Erholung!

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