Eine Betriebsprüfung, oder auch Außenprüfung genannt, kontrolliert die steuerrelevanten Angaben eines steuerpflichtigen Unternehmens oder Freiberuflers. Sie kann sich auf eine oder mehrere Steuerarten beziehen und unterschiedliche Besteuerungszeiträume umfassen. Neben der Steuerfahndung greift diese Art der Steuerprüfung am stärksten in die Rechte eines Unternehmens ein. Alle Arten der Prüfung dienen dazu, sicherzustellen, dass Betriebe Steuern ordnungsgemäß entrichten.
In der Regel führt entweder das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung die Prüfungen durch. Betroffen sind gewerbliche oder land- und forstwirtschaftliche Betriebe sowie Freiberufler. Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung. Befunde spricht der Prüfer im Rahmen der Schlussbesprechung an, die je nach Ergebnis zu weiteren Konsequenzen führt.
Einer Betriebsprüfung geht eine formelle schriftliche Prüfungsanordnung an das Unternehmen voraus, die den zeitlichen Rahmen und den Gegenstand der Prüfung sowie die Namen der Prüfer bekannt gibt. Diese erhält der Steuerpflichtige oder dessen Berater meist mindestens zwei Wochen vor dem Prüfungstermin. Eine Ausnahme besteht dann, wenn der Prüfungszweck durch die Ankündigung gefährdet ist. Der Prüfungsbeginn verschiebt sich auf Gesuch des Steuerpflichtigen nur dann, wenn triftige Gründe glaubhaft vorhanden sind.
Der durchschnittliche Prüfungsturnus ist unter anderem von der Unternehmensgröße abhängig. Im Schnitt prüft das Finanzamt Großbetriebe alle drei bis vier Jahre, wohingegen Kleinbetriebe lediglich alle 15 bis 20 Jahre eine Anordnung erhalten. Im Regelfall finden Betriebsprüfungen von Großbetrieben lückenlos über so genannte Anschlussprüfungen statt. Bei Klein- und Mittelbetrieben sind es meist nicht mehr als drei Veranlagungszeiträume.
Die „Umsatzsteuer-Nachschau“ ist keine reguläre Außenprüfung und erfordert daher keine Ankündigung beim Steuerpflichtigen. Sie kann aber durch den Prüfer in eine Betriebsprüfung erweitert werden, die dann schriftlich mitgeteilt wird. Wenn Klein- und Mittelbetriebe also Steuerbescheide vor dem Hintergrund der Nachprüfung erhalten, ist es nicht abwegig, dass das Finanzamt eine umfassende Betriebsprüfung plant. Ein weiterer Anhaltspunkt sind oft Medienberichte über Fahndungen in der entsprechenden Branche des Steuerpflichtigen.
Unabhängig von der durchschnittlichen Häufigkeit von Außenprüfungen spricht das Finanzamt eine verdachtsbasierte Anordnung aus, wenn ein steuerpflichtiger Betrieb oder Freiberufler Probleme mit der ordnungsgemäßen Buchhaltung hat. Dieser Verdacht kommt beispielsweise in folgenden Situationen auf:
Ein steuerpflichtiges Unternehmen kann eine Außenprüfung in Eigenregie beantragen, um etwaige Unsicherheiten oder Unstimmigkeiten aus dem Weg zu räumen. Außerdem lässt sich so einer überraschenden Prüfungsanordnung vorbeugen. Einen Anspruch auf den gewünschten Zeitraum hat es jedoch nicht.
Besonders in Unternehmen kleiner und mittlerer Größe und bei steuerpflichtigen Freiberuflern prüft das Finanzamt oder die anordnende Instanz meist alle Steuerarten, die dort von Bedeutung sind. Das sind zusammengefasst vorrangig:
Die Lohnsteuerprüfung geschieht dabei meist durch einen auf Lohnsteuer spezialisierten Betriebsprüfer. Immer häufiger unterliegt die Gewerbesteuer beim Kauf einer gewerblichen Immobilie ebenfalls der Prüfung, da es bei dieser Art der Besteuerung zahlreiche Fehlerquellen gibt.
Die steuerliche Betriebsprüfung kontrolliert die erklärten Einkünfte eines Unternehmens oder Freiberuflers. Der Prüfer ermittelt steuerlich bedeutsame Sachverhalte und beurteilt sie. Prüfungsgegenstand sind also alle wichtigen Sachverhalte und Dokumente der laufend veranlagten Steuern, also Einkommen- und Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer. Der Prüfer erhält somit Einsicht in die nach der Abgabenordnung aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Unter anderem sind das Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und sonstige steuerlich relevante Daten. Vorbereiten sollte ein Unternehmen also sämtliche Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Inventuren, Betriebsausgaben, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Bücher und andere wichtige Unterlagen.
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird normalerweise der Zeitraum der letzten drei zusammenhängenden Jahre betrachtet. Der Prüfungszeitraum fällt aber auch länger oder kürzer aus, wenn beispielsweise weiter zurückliegende Jahre rückwirkend geprüft werden. Allerdings betrachten Prüfer nur die Jahre, für die zum Zeitpunkt der Prüfungsanordnung bereits Steuererklärungen beim Finanzamt vorliegen. Erlässt der Prüfer beispielsweise 2021 eine Prüfungsanordnung und sind bisher nur die Jahre 2016 bis 2018 beim Finanzamt eingegangen, kann er auch nur diese Jahre prüfen. Jahre ohne Steuererklärung, wie in diesem Fall 2019 und 2020, liegen außerhalb des zu betrachtenden Zeitraumes. In der Regel erfolgt also eine Spezifizierung auf einen bestimmten Sachverhalt oder einen Steuerprüfungszeitraum.
Eine Betriebsprüfung kann auch nach Geschäftsaufgabe erfolgen, also dann, wenn das Unternehmen nicht mehr besteht. Allerdings gibt es eine Verjährung von vier Jahren. Weist die Prüfung Fehler auf, so verhängt die prüfende Instanz auch nachträgliche Geldstrafen in Form einer Nachzahlung.
Obgleich das Finanzamt in Bezug auf die Betriebsprüfung den primären Prüfer darstellt, gibt es eine Reihe anderer Instanzen, durch die es zu angeordneten Prüfungen eines Unternehmens kommt.
Nach § 28p SGB IV führt die deutsche Rentenversicherung alle vier Jahre eine Betriebsprüfung in steuerpflichtigen Unternehmen aus. Dabei unterliegt die ordnungsgemäße Abgabe folgender Beiträge sowie diverse Unterlagen und Sachverhalte der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung:
Ist ein Unternehmen am Außenwirtschaftsverkehr beteiligt, dann ist die Zollbehörde für eine Überprüfung der entsprechenden Sachverhalte zuständig. Diese kontrolliert die Höhe der Abgaben von Zoll und Verbrauchersteuern sowie die Einhaltung der Außenhandelsvorschriften. Die Häufigkeit hängt vom Umfang des Außenhandels ab. In der Regel sollte eine Betriebsprüfung etwa alle zwei Jahre stattfinden, weil die Verjährungsfrist für gezahlte Zölle drei Jahre beträgt.
2019 hat das Finanzamt die Kassen-Nachschau nach § 146b AO eingeführt, bei der Unternehmen ihre Kassenbücher bereitstellen müssen. Um Kassenmanipulationen vorzubeugen, werden diese unangekündigt geprüft und geben keinen Raum zur Vorbereitung. Die Prüfung beginnt mit dem Ausweisen des Prüfers und kontrolliert, ob die Buchführung des Steuerpflichtigen gemäß des § 158 AO geschieht.
Bei der Umsatzsteuerprüfung erscheint der Prüfer ebenfalls ohne Vorankündigung. Gegenstand dieser Prüfung sind alle umsatzsteuerlichen Dokumente, die zur Ermittlung des gegenwärtigen Standes beitragen. Vergangene Jahre sind von der Kontrolle ausgeschlossen und außerhalb des Kompetenzbereichs des Prüfers. Der Rahmen der Prüfung ergibt sich aus § 27b UStG.
Um sich auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten, gilt es, zuerst den Rahmen der Prüfung zu klären. Dazu gehören neben der Terminfindung die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für den Prüfer, da die Außenprüfung in der Regel im Unternehmen stattfindet. Die Außenprüfung geschieht meist während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit. Ebenso muss der Steuerberater gegebenenfalls über die Prüfung informiert werden und Unterlagen entsprechend vorbereiten. Wichtig ist, dass dem Prüfer nur die für die Prüfung relevanten Daten zur Verfügung stehen. Hat er Zugriff auf Informationen aus einem nicht prüfungsrelevanten Zeitraum, so besteht keine Regelung, die eine Verarbeitung dieser verbietet. Insbesondere bei der EDV-Organisation ist darauf zu achten, dass ein Prüfer lediglich mit eingeschränkten Zugriffsrechten ausgestattet ist.
Zur Vorbereitung der Betriebsprüfung gehört deshalb die Trennung maschinell auswertbarer Daten von anderen Daten. Die Abgrenzung der steuerlich relevanten Daten kann im Einzelfall schwierig sein. Daher ist diese Aufgabe per Gesetz dem Steuerberater vorbehalten. Der EDV-Systempartner kann dann die technische Umsetzung vornehmen. Die Abgrenzung der für die elektronische Betriebsprüfung relevanten Daten kann in vier Schritten vorgenommen werden:
Pflichten des steuerpflichtigen Unternehmers auf einen Blick:
Neben der traditionell analogen Außenprüfung mit Rechenmaschine, Stift und Papier nehmen Betriebsprüfer seit 2002 auch vermehrt elektronische Betriebsprüfungen vor. Die elektronische Betriebsprüfung bedeutet, dass der Prüfer das für den Prüfungsgegenstand relevante Material zunächst mit Hilfe seines digitalen Prüfprogramms sichtet. Findet er Auffälligkeiten, kontrolliert er die entsprechenden Daten eingehender. Die elektronische Betriebsprüfung bietet dem Finanzbeamten drei Datenzugriffsmöglichkeiten, deren Einsatz alternativ oder kumulativ möglich ist. Für diese Möglichkeiten gilt: Der Prüfer hat lediglich das Recht, die Daten des Unternehmens zu lesen, nicht aber Änderungen vorzunehmen. Dementsprechend haben die Steuerpflichtigen dafür zu sorgen, dass dem Prüfer dies aufgrund der Zugriffsrechte im System auch nicht möglich ist.
Unternehmen und Freiberufler, die digitale Buchführungssysteme für ihre Finanzverwaltung nutzen, haben die Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) zu beachten. Diese gewähren dem Prüfer umfangreiche Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme des Unternehmens. Dabei gibt es drei Arten der Zugriffsrechte:
Lese-Zugriff (Z1): Der Prüfer nutzt die vorhandene Hard- und Software des Unternehmens und sichtet die gespeicherten Daten. Dies kann auch durch eine dritte Person geschehen, die den Prüfer durch die Sichtung führt. Eigene Auswertungsprogramme darf der Prüfer nicht auf dem System des Unternehmers einsetzen. Zur Nachempfindung der gesichteten Daten durch den Unternehmer eignen sich vorab installierte Protokollprogramme, die Aktivitäten aufzeichnen.
Mittelbarer Datenzugriff (Z2): Der Prüfer lässt nach seinen Vorgaben vom Steuerpflichtigen oder einem beauftragten Dritten, beispielsweise einem Steuerberater, Auswertungen maschinell erstellen. Dabei ist zu beachten, dass keinesfalls Fremddaten zu Testauswertungen innerhalb der firmeneigenen Hard- oder Software Verwendung finden dürfen. Mehr Auswertungen als die im Unternehmen benutzten Programme leisten, sind dem Prüfer nicht zu liefern.
Datenträgerüberlassung (Z3): Der Prüfer erhält die steuerrelevanten Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger. Diese wertet er anstatt über das firmeneigene System mit seiner Software aus. Oftmals verlangt der Prüfer den Datenträger vor Prüfungsbeginn. In diesem Fall startet der Prüfungsbeginn mit der Übergabe der Daten an den Prüfer, womit die Möglichkeit zur Selbstanzeige verstreicht. Deshalb ist es ratsam, den Steuerberater vor Übergabe der Daten zu Rate zu ziehen. Neben den Daten als solches stellt der Steuerpflichtige dem Prüfer auch die Struktur der Daten (Datenfeldbeschreibungen, Verknüpfungen, Ordnungen) zur Verfügung. Der Prüfer ist dazu verpflichtet, den Datenträger zu löschen, sobald die entsprechenden Außenprüfungen abgeschlossen und Prüfungsfeststellungen festgehalten sind.
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Die Prüfungsfeststellungen bespricht der Prüfer meist im Rahmen einer Schlussbesprechung. Diese stellt grundsätzlich eine Verhandlung dar, in der sämtliche Befunde mit dem Steuerpflichtigen diskutiert werden und über die Aufnahme dieser in den Prüfungsbericht entschieden wird. Nach Absprache mit dem Steuerberater ist es stets empfehlenswert, die Schlussbesprechung wahrzunehmen. Jedoch gilt es, sich intensiv vorzubereiten, damit die Schlussbesprechung zu Gunsten des Steuerpflichtigen ausfällt und keine Nachteile entstehen. Beweist der Steuerprüfer nach einer Betriebsprüfung fehlende Steuerbeiträge, dann ist in den meisten Fällen eine Nachzahlung fällig. Diese enthält neben dem eigentlichen Fehlbetrag der Prüfungsfeststellung ebenfalls Zinsen. Der Zinslauf beginnt in der Regel 15 Monate nach der entstandenen Steuerschuld und der Zinssatz beträgt 0,5 Prozent pro Kalendermonat. Ist die Buchführung des geprüften Unternehmens oder Freiberuflers massiv fehlerhaft oder zeigt die Prüfungsfeststellung einen Steuerbetrug, dann droht eine Geld- oder in schweren Fällen sogar eine Freiheitsstrafe. Die Strafen richten sich dabei nach dem Ausmaß des Schadens.
Fehler in der Buchhaltung können außerdem zu ausgleichenden Schätzungen durch das Amt führen, die meist mit erheblichen Nachzahlungen und Schuldzinsen einhergehen. Für Schätzungen bei einer Betriebsprüfung sind formelle Verstöße gegen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) von Bedeutung. Fehlende Mitarbeit bei der Betriebsprüfung sowie Unterschlagen von Daten und Dokumenten spielen ebenfalls eine Rolle. Um hohe Schätzungen zu vermeiden, lohnt es sich also, gut vorbereitet in eine Betriebsprüfung zu gehen.
Gerade für kleinere Unternehmen stellen hohe Nachzahlungen als Konsequenz einer Betriebsprüfung Probleme dar. In diesem Fall ist eine Stundung des Betrags möglich. Durch eine ausführliche Begründung im Rahmen eines schriftlichen Antrags bitten Unternehmen um eine Stundungsvereinbarung, die den Zahlungszeitpunkt aufschiebt.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea