Simple Tipps zur Büroorganisation in Kleinunternehmen

Wozu eine neue Büroorganisation?

Eine gut durchdachte Organisation aller Dokumente, Materialien und Unterlagen bringt Ihnen einige Vorteile. Sie und alle Kollegen sparen Zeit bei der Suche, weisen neue Mitarbeiter und Urlaubsvertretungen schnell ein und haben alle wichtigen Papiere an einem Ort. Zugehörige Dokumente sind sofort ersichtlich und Online-Speicher gewähren den Zugriff jederzeit von überall. Sie suchen häufig Papiere? Mitarbeiter wissen nicht, in welchen Ordner eine Datei gehört? Wichtige Informationen zu einem Thema liegen oft verstreut im Unternehmen? Organisieren Sie Ihr Büro und Sie werden effizienter, behalten den Überblick und steigern die Motivation der Suchenden.

Was gehört zur Büroorganisation?

Büroorganisation bedeutet Ordnung bis ins Detail. Es geht allerdings nicht nur um aufgeräumte Arbeitsplätze und geordnete Dokumente, sondern ebenfalls um die Organisation von Abläufen im Unternehmen. Folgende Punkte gehören zur Büroorganisation:

1. Papiere und Materialien

Wahllos eingeheftete Dokumente, verschiedene Ordner für dieselben Belange und der Schreibtisch als ganzheitliches Ablagesystem? Ordnung von wichtigen Schriftstücken und Material wie Papier, Locher und Co bringt Übersicht in Ihren Büroalltag.

2. Dokumentenmanagement

Genauso läuft es mit den Dokumenten auf dem PC oder Mac. Überall verteilte Dateien und wahllose Zugriffsrechte erschweren die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter. Ein durchdachtes System oder ein geeignetes Programm erleichtert alle Abläufe.

3. Software für ein papierloses Büro

Für viele verschiedene Aufgaben und Themenfelder bietet der Markt eigene Softwarelösungen. Zeiterfassungen, Rechnungsprogramme, Projektmanagementtools, Clouds und mehr gibt es für jede Branche und jede Unternehmensgröße. 

4. Kommunikation intern und extern

Wenn die interne Kommunikation funktioniert, dann weiß jeder Kollege, wann er was wie zu tun hat. Das ist besonders in größeren Firmen eine Herausforderung. Die externe Kommunikation sollte ebenfalls durchdacht sein, damit Sie nach außen hin professionell wirken.

5. Koordination

Meetings und Veranstaltungen oder direkt das Personalmanagement – die Koordination von Terminen erfordert einige Vorüberlegungen und Organisation. Räume buchen, Beteiligte einladen, Getränke besorgen, Technik bereitstellen: jedes Detail gehört dazu.

6. Zeitmanagement

Das (abteilungs-)interne Zeitmanagement ist unerlässlich für gute Ergebnisse. Deadlines, Prioritäten und ein Terminkalender zeigen jedem einzelnen Mitarbeiter, wann er seine erledigten Aufgaben abgibt. 

Was sind hilfreiche Tipps für die Büroorganisation in Kleinunternehmen?

1. Papierdokumente und Materialien

Sie suchen täglich wichtige Zettel? Auf den Schreibtischen häufen sich Papierstapel mit unterschiedlichen Themen? Der Locher ist schon wieder unter anderen Dingen verschwunden? Organisieren Sie die Tische, Regale und Schränke!

• Rollcontainer oder ähnliche Aufbewahrungen bieten Platz für alles, was bei der neuen Büroorganisation auf dem Schreibtisch nichts zu suchen hat. Dazu gehören Tacker, Locher, Lineal, Hefter und andere Materialien sowie persönliche Dinge wie Taschentücher, Haarbürste oder Medikamente. So verstaut sind diese Sachen noch immer griffbereit, doch sie erhöhen nicht das sichtbare Chaos und haben ihren eigenen Platz. Neue Materialien für alle Mitarbeiter sammeln Sie an einem zentralen Ort, damit sofort sichtbar ist, was zur Neige geht.
   
• Ordner in Regalen oder Schränken legen Sie in verschiedenen Farben für unterschiedliche Themen, Abteilungen oder Kunden an. Wie Sie die Farben aufteilen, kommt auf Ihre Arbeit an. Die Beschäftigten wissen dann genau, welches Dokument wo hingehört. Innerhalb der Mappen unterteilen Sie den Inhalt mit Registern und Trennblättern. Beschriften Sie diese eindeutig, auch die Ordner selbst. Wenn Sie Inhaltsverzeichnisse anlegen, sieht jeder auf den ersten Blick, ob er den richtigen Ordner hat. Kommen doch einmal zwei Hefter oder Verzeichnisse für ein Dokument infrage, heften Sie im zweiten Ordner einen Querverweis zum ersten Ablageort ab.
   
• Ablagen auf dem Schreibtisch beinhalten die Blätter mit unerledigten Aufgaben. Ein festgelegter Eingang für Papiere sorgt dafür, dass neue Zettel nicht irgendwo auf dem Schreibtisch untergehen. Ein Ausgang ist für den Mitarbeiter selbst, der auf seinem Weg durch die Büros Dokumente für Kollegen mitnehmen kann. Weitere Ablagekästen beinhalten die Aufgaben, sortiert zum Beispiel nach Wochentag, Dringlichkeit oder Tätigkeit. Achten Sie darauf, dass möglichst jedes Stück Papier eindeutig zuzuordnen ist. Das erleichtert die Orientierung und macht Prozesse effizienter.
   
• Aufräumen der Ablage ist ein fester Termin im Kalender. Infrage kommen Freitagnachmittag, der letzte Arbeitstag eines Monats oder die letzten fünf Minuten jedes Tages. Viele einzelne Notizzettel fassen Sie zu einem großen zusammen oder machen direkt digitale Notizen.
   

3. Software

Für fast jeden Vorgang im Büro gibt es eine Software, die diesen erleichtert. Sie finden Rechnungstools, Dokumentenmanagement-Software und Zeiterfassungen. Achten Sie bei solchen Programmen darauf, dass sie DSGVO- und GoBD-konform sind. Ob eingescannte Unterschriften ohne Original tatsächlich rechtsgültig sind, ist immer wieder Thema. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, solche Dokumente auch ausgedruckt aufzuheben. Wer Papiere langfristig digitalisieren möchte, sucht sich dafür am besten einen guten Scanner.

• Eine Zeiterfassung erspart es Ihnen, jeden Monat hinter den handgeschriebenen, verschmierten Tabellen der Mitarbeiter herzulaufen. Automatisch erstellt eine solche Software für jeden Beschäftigten ein Arbeitszeitkonto und zeigt Überstunden auf. Manche Produkte erfassen auch die Projektzeiten und zeigen, wie lange Sie für etwas brauchen. So verbessern Sie Ihre Zeitwirtschaft und arbeiten effizienter.
   
• Ein Dokumentenmanagement bedeutet, dass Sie Ihre wichtigen Papiere an einem digitalen Platz ablegen. Speichern Sie sie in Ihrem eigenen System oder laden Sie in eine Cloud als elektronische Ablage hoch. Beachten Sie dabei die Vorgaben nach DSGVO und GoBD und stellen sicher, dass die benutzten Programme sich ebenfalls daran halten.
   
• Fürs Projektmanagement gibt es verschiedene Tools, die Ihnen die tägliche Büroorganisation abnehmen. Planen Sie Aufgaben, markieren, was in Arbeit oder fertig ist, setzen Deadlines und teilen alle Fortschritte mit den Kollegen.
   
• Das digitale Postfach schickt Ihnen Ihre Post als E-Mails zu. Die Papierflut ist gedämmt und Sie schieben Rechnungen, Informationen und andere Briefe einfach in Ihr elektronisches Dokumentenmanagement.
   
• Rechnungstools ermöglichen es, Angebote, Rechnungen und Mahnungen direkt online zu versenden. Mit wenigen Klicks ist alles abgerechnet und Sie bekommen eine Warnung, wenn Zahlungen im Verzug sind. Schieben Sie die Buchhaltung ins papierlose Büro und digitalisieren Belege, Rechnungen und Daten fürs Finanzamt.
   
• Die interne Kommunikation lässt sich ebenfalls digital realisieren. Für den Austausch zwischen Kollegen gibt es Chatprogramme, die nicht nur Nachrichten, sondern auch Dokumente hin und her schicken können. Erstellen Sie Gruppen für Abteilungen und sind so sicher, dass alle Informationen die richtigen Menschen in kurzer Zeit erreichen. 

4. Kommunikation

Keiner weiß, was er tun soll und wie Abläufe funktionieren? Kommunikation ist das A und O, wenn Abläufe reibungslos funktionieren sollen. Es ist wichtig, dass tatsächlich jeder weiß, was er wann und wie zu tun hat. Missverständnisse und ungenaue Absprachen führen zu Verzögerungen und Unmut.

• Die interne Kommunikation ist aus diesem Grund vielleicht noch wichtiger als die externe. Formulieren Sie E-Mails so genau, dass möglichst wenig Nachfragen notwendig sind. Nehmen Sie nur Kollegen in CC, die die Informationen wirklich brauchen. In Meetings besprechen Sie das Wichtigste, halten Verantwortliche direkt fest und halten sich an die gesetzte Zeit. Ein internes Chatsystem bringt den Vorteil, jederzeit alle Kollegen erreichen zu können. In größeren Firmen lohnt sich auch eine interne Webseite, auf der alle wichtigen Informationen stehen.
   
• Die externe Kommunikation repräsentiert Sie vor Kunden und der Öffentlichkeit. Deswegen sollte sie möglichst mit informativer E-Mail-Signatur und ohne Grammatikfehler stattfinden. Nachrichten auf Englisch kommen ebenfalls besser an, wenn der Empfänger sie sofort versteht. Investieren Sie also in entsprechende Kurse, falls Ihre Mitarbeiter noch unsicher sind.
   
• Der Telefondienst ist bestenfalls so geschult, dass er Fragen direkt beantworten kann oder den richtigen Ansprechpartner kennt. Nichts frustriert Kunden so sehr wie das Gefühl, dass niemand helfen kann oder gar will. Eine gute Büroorganisation ist auf alle Eventualitäten vorbereitet.

5. Koordination

Räume sind besetzt? Mitarbeiter kommen unvorbereitet zu Jour fixes? Die Planung und Organisation von Meetings oder des Personals ist eine wichtige Aufgabe. Die Teilnehmer nehmen es nur am Rande wahr, aber es steckt viel Arbeit in einem Treffen, einem Bewerbungsgespräch oder gar einer Pressekonferenz. Es ist jedoch auch die Kunst, alles so zu organisieren, dass niemand merkt, was alles schiefgehen könnte.

• Zu internen Meetings gehört die Einladung aller Teilnehmer, einen Raum festlegen, die Agenda vorbereiten, gegebenenfalls Getränke besorgen. Achten Sie darauf, dass alle Beteiligten wissen, worum es geht, und somit vorbereitet kommen.
   
• Auf Veranstaltungen mit Außenstehenden sind weitere Vorbereitungen nötig. Die Einladung beinhaltet weitere Informationen wie Anreise oder interne Teilnehmer. Weisen Sie die Besucher so ein, dass Sie den Eingang und den Raum direkt finden. Sorgen Sie für die benötigte Technik und das leibliche Wohl.
   
• Für Bewerbungs- und Personalgespräche gilt dasselbe. Die Teilnehmer brauchen zusätzlich Zeit, um sich selbst auf das Gespräch vorzubereiten.

Arbeiten Sie für die Büroorganisation mit Checklisten. Kein Anlass ist zu klein für eine übersichtliche Liste zum Abhaken. So unterstützen Sie Ihr Gedächtnis und sparen Zeit beim Nachdenken. Alle Beteiligten brauchen Zugriff auf relevante Checklisten und die Möglichkeit, diese auszudrucken oder digital abzuhaken. Es lohnt sich, solche Listen gemeinsam mit Kollegen zu erstellen, die bestimmte Aufgaben häufig übernehmen.
 

6. Zeitmanagement

Sie wissen nicht, was am wichtigsten ist? Unerledigte Aufgaben stapeln sich? Eins der häufigsten Probleme in Unternehmen und für einzelne Mitarbeiter ist das Zeitmanagement. Viele verschiedene Aufgaben, Störungen und unbekannte Prioritäten erschweren die Büroorganisation. Bringen Sie Ihren Angestellten bei, welche Möglichkeiten sie zur Zeiteinteilung haben.

• Die klassische To-Do-Liste zeigt Kollegen und ganzen Abteilungen, was ansteht. Dazu können Sie auch ein Projektmanagement-Tool benutzen. Begrenzen Sie eine solche Liste in ihren Aufgaben und in der Zeit. Andernfalls lässt sich eine To-Do-Liste, die ständig weiter wächst, niemals erledigen. Das frustriert.
   
• Ein Zeitplan ist in bestimmten Branchen sinnvoll und leicht einzuführen. Wie oft sollen die Angestellten eine Tätigkeit erledigen? Wann ist die nächste Dienstleistung fällig? Wer ist wann für was zuständig?
   
• Festgelegte Kommunikationszeiten helfen der Konzentration. Schalten Sie beispielsweise für eine Stunde E-Mails und internen Chat aus und schließen die Tür. Erklären Sie den Mitarbeitern, dass Sie für diese Zeit nicht gestört werden möchten, und arbeiten Aufgaben ab. Eine andere Möglichkeit ist, nur zu bestimmten Zeiten ins Postfach zu schauen. Jede neue Nachricht reißt ansonsten aus der Konzentration raus.
   
• Eat the frog: Iss den Frosch! Brian Tracy erfand diese Methode, die in sich simpel ist: Das Unbequemste zuerst erledigen. Haben Sie die schwierigste, langweiligste oder längste Aufgabe als erstes hinter sich, erscheinen die anderen einfach und positiv. So kommen alle Kollegen laut Tracy besser durch den Tag oder die Woche.

Alle Informationen rund um ein besseres Zeitmanagement lesen Sie auch im Ratgeber-Artikel dazu.

Welcher Weg führt zur Büroorganisation?

Weitere Tipps für die Büroorganisation, die jeder für sich einhalten kann: Kein Multitasking, sondern Konzentration auf eine Aufgabe. Pausenregelung einhalten und zur Erholung nutzen. Nein sagen zu unnötigen, nicht dringenden oder delegierbaren Anfragen. Sich belohnen, wenn Sie die neue Organisation einhalten.

Setzen Sie einen Tipp nach dem anderen um, der zu Ihrem Unternehmen passt. Überlegen Sie auch mit den Angestellten, bei welchen Arbeitsabläufen Probleme auftreten. Brauchen Sie Software, neue Ablagesysteme, Struktur im Dateisystem oder aufgeräumte Schränke? Am Ende kommt es darauf an, welche Ziele Sie für jeden Arbeitstag haben. Und dann machen Sie Ihr Büro effizienter!

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