Bewerbungsgespräch führen

Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber gestalten

Mit der richtigen Strategie und Vorbereitung führen Sie ein Vorstellungsgespräch, das dem Bewerber positiv in Erinnerung bleibt. Die einzelnen Tipps sind nicht kompliziert. Sie als Arbeitgeber tragen einen wichtigen Teil dazu bei, wie das Bewerbungsgespräch verläuft.

Ein Bewerbungsgespräch zu führen erfordert etwas Übung. Beim ersten Mal ist Nervosität beim Arbeitgeber genauso normal wie für einen Bewerber. Aus dem sagenumwobenen Vorstellungsgespräch machen Sie jedoch mit ein paar kleinen Tricks ein sinnvolles Treffen, bei dem sich Arbeitgeber und Kandidat kennenlernen. Lassen Sie nie außer Acht:  Ein Bewerbungsgespräch ist keine Prüfungssituation.

Vorbereitung eines Bewerbungsgesprächs

Ein Bewerbungsgespräch, in dem sich alle Teilnehmer wohlfühlen, ist wichtig. Nur in einer entspannten Atmosphäre können sich Arbeitgeber und potentieller Arbeitnehmer fachlich und menschlich richtig kennenlernen. Fühlt der Bewerber sich wohl, spricht er freier und Sie lernen seine Persönlichkeit eher kennen. Folgende Tipps helfen Ihnen bei einer guten Vorbereitung:  

Bewerbungsunterlagen durchgehen 
Bereiten Sie sich vor. Alle Informationen über den Kandidaten haben Sie im Kopf oder schnell parat, wenn Sie sie benötigen. Lesen Sie die Bewerbungsunterlagen sorgfältig und notieren sich Fragen zu Punkten. Die Unterlagen und Notizen nehmen Sie mit ins Gespräch.

Weitere Teilnehmer einladen
Laden Sie weiteres Personal ein, das teilnimmt. Dies kann jemand aus der Personalabteilung sein oder ein direkter Vorgesetzter wie ein Teamleiter. Insgesamt sollten nicht mehr als 2 bis 3 Personen an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen, um den Kandidaten nicht einzuschüchtern.

Gesprächsvorbereitung
Legen Sie bereits im Voraus mit den anderen Teilnehmern des Bewerbungsgesprächs die Themen und Fragen des Gesprächs fest. Dazu können Sie einen Leitfaden für ein Bewerbungsgespräch und einen Fragenkatalog zur Hilfe nehmen. 

Vorbereitung des Raums
Bereiten Sie den Raum vor. Er ist zum Zeitpunkt frei und gut durchgelüftet. Auf dem Tisch warten Gläser, Getränke sowie Unterlagen wie Notizblock und Stift. Telefone im Raum sind stummgeschaltet. Jemand ist angewiesen, den Bewerber zu begrüßen und vom Empfang zum Raum zu führen. Findet das Bewerbungsgespräch online statt, achten Sie auf einen ansprechenden Hintergrund und eine gute Ausleuchtung Ihres Gesichts. 

Sitzordnung 
Die Sitzordnung trägt zur Atmosphäre bei. Ein Frontalgespräch mit mehreren misstrauischen Menschen schüchtert Kandidaten unnötig ein. Probieren Sie stattdessen eine Sitzordnung über Eck aus. Besonders mit mehreren Teilnehmern funktioniert das gut. 

Dresscode
Hier gelten die Richtlinien Ihres Unternehmens. Die Kleidung sollte angemessen zur Position sein und Sie sollten sich in dieser wohlfühlen. 

Pünktlichkeit 
Kommen Sie nicht zu spät. Legen Sie als Vorgesetzter dasselbe Verhalten an den Tag, das Sie sich vom Bewerber wünschen. Schließlich müssen auch Sie von sich überzeugen, als Arbeitgeber und Unternehmen, in dem der Kandidat willkommen und geschätzt ist.

Leitfaden Bewerbungsgespräch führen: So ist der Ablauf

Das Schema, mit dem Sie jedes Bewerbungsgespräch richtig führen, ist immer dasselbe. Fünf Phasen unterteilen das Gespräch zwischen Bewerber und Arbeitgeber in eigene Sinnabschnitte: die Begrüßung, die Vorstellung des Unternehmens, das Gespräch mit Vorstellung des Bewerbers und Fragen in einem Dialog, und Rückfragen des Bewerbers und der Schluss.

Begrüßung und Einleitung eines Bewerbungsgesprächs

Das erste Aufeinandertreffen ist ein entscheidender Moment, denn der erste Eindruck zählt. Die ersten Minuten ist der Bewerber nervös und es ist Ihre Aufgabe, für eine entspannte Atmosphäre zu sorgen. Ein Bewerbungsgespräch führen bedeutet, diese Führung auch zu übernehmen. Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung und etwas Smalltalk, beispielsweise über die Anfahrt oder das Wetter. Das lockert die Atmosphäre auf und hilft den Bewerbern sich zu entspannen. Eine angenehme Stimmung ist entscheidend, um ein authentisches Gespräch zu führen.

Stellen Sie sich vor. Klären Sie vorab, ob Sie im Gespräch duzen oder siezen möchten, und erklären Sie den groben Ablauf des Gesprächs, einschließlich der voraussichtlichen Dauer. Alle Beteiligten sollten sich ebenfalls kurz vorstellen, einschließlich Position und Aufgabenbereich. 

Es ist wichtig, ruhig und gelassen zu wirken, denn Ihre Haltung überträgt sich auf die Bewerber. Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten ihre Notizen bereithalten und bieten Sie dem Kandidaten ein Getränk an. Mit einer strukturierten, wertschätzenden Einleitung schaffen Sie die Grundlage für ein erfolgreiches und authentisches Bewerbungsgespräch.

Vorstellung des Unternehmens 

Das eigentliche Bewerbungsgespräch besteht als erstes aus der Vorstellung des Unternehmens. Erzählen Sie vom Unternehmen insgesamt und gehen im Anschluss auf die zukünftigen Aufgaben des Bewerbers ein. Dazu gehört auch die Größe und Struktur des Teams. Besonderheiten wie Möglichkeiten zu Weiterbildungen oder regelmäßige Teamevents finden hier ebenfalls ihren Platz. Sie als Unternehmen müssen den Bewerber auch von sich überzeugen, ansonsten nimmt er ein anderes Jobangebot wahr.

An folgendem Leitfaden können Sie sich bei der Vorstellung Ihres Unternehmens orientieren:

Über das Unternehmen

• Was zeichnet das Unternehmen aus, und welche Erfolge konnte es in diesem Bereich bereits erzielen?
• Wo stehen das Unternehmen aktuell, und welche Herausforderungen erwarten es in naher Zukunft?
• Welche Werte und Ziele prägen das Unternehmen?
• Welche Hierarchien gibt es, und wie ist der Umgang miteinander im Team?
• Welche Zuständigkeiten und Bereiche gibt es?

Die Position und Aufgaben

• Welche konkreten Aufgaben erwarten den Bewerber in dieser Position?
• An welchen aktuellen Projekten oder Themen arbeitet das Team derzeit?
• Wie werden Erfolge in der Position gemessen, und welche Ziele gibt es?
• Welche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?

Team und Zusammenarbeit

• Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team, und welche Rituale oder Traditionen gibt es?
• Was ist im Umgang miteinander wichtig?
• Wie fördert das Unternehmen eine positive Teamkultur?
• Welche beruflichen Hintergründe haben die zukünftigen Kollegen und der Vorgesetzte?

Persönlicher Bezug

• Was macht diese Position besonders spannend im Kontext des Unternehmens?
• Welche Kompetenzen oder Erfahrungen könnten dem Team in dieser Rolle besonders weiterhelfen?

Der Hauptteil des Bewerbungsgesprächs: Das Gespräch / Interview 

Nach der Begrüßung und Vorstellung des Unternehmens folgt der zentrale Teil des Bewerbungsgesprächs, in dem Sie die Bewerber intensiv kennenlernen. Um dies effektiv zu gestalten, bietet sich eine teilstrukturierte Vorgehensweise an. Das bedeutet, dass Sie feste Themenbereiche und einige vorbereitete Fragen haben, dem Gespräch jedoch genug Flexibilität lassen, um auf individuelle Antworten und spontane Entwicklungen eingehen zu können. Ziel ist es, ein umfassendes Bild der Fähigkeiten, Motivation und Persönlichkeit der Kandidaten zu erhalten. 

Themenbereiche für das Vorstellungsgespräch

Karrierestationen und bisherige berufliche Erfahrungen
Beginnen Sie mit offenen Fragen wie: „Erzählen Sie uns von Ihrem Werdegang.“ Lassen Sie den Bewerber seinen Lebenslauf erläutern, Entscheidungen begründen und auf Lieblingsaufgaben eingehen. Arbeiten Sie sich dabei entlang des Lebenslaufs vor und greifen Sie auf Themen zurück, die Ihnen besonders relevant erscheinen.

Persönliche Eigenschaften und Antriebsfaktoren
Finden Sie heraus, was die Person antreibt. Fragen Sie gezielt nach beruflichen Zielen, persönlichen Interessen und Werten. Eine offene Atmosphäre ist hier besonders wichtig, damit die Antworten authentisch bleiben.

Fachliche Kompetenzen und Arbeitsmethoden
Stellen Sie gezielte Fragen, um die relevanten Fähigkeiten der Bewerber zu prüfen. Achten Sie darauf, dass die Antworten realistische Einblicke in die Arbeitsweise und Problemlösungsfähigkeit geben.

Erwartungen und Aufgaben der ausgeschriebenen Position
Besprechen Sie die Aufgaben und Herausforderungen der ausgeschriebenen Stelle. Prüfen Sie, ob die Kandidaten nicht nur fachlich, sondern auch persönlich in das Team und die Unternehmenskultur passen.

Rahmenbedingungen und Vertragsdetails der Stelle
Klären Sie gegen Ende des Hauptteils offene Fragen zu Gehalt, Arbeitszeit oder anderen Konditionen, damit beide Seiten ein klares Bild der Erwartungen haben.

Gesprächsführung: Dialog statt Verhör

Geben Sie den Kandidaten ausreichend Zeit für ihre Antworten, und vermeiden Sie eine Atmosphäre, die wie ein Verhör wirkt. Eine angenehme Gesprächssituation ermöglicht es Ihnen, authentische Einblicke zu erhalten. Der Fokus sollte darauf liegen, ein gegenseitiges Kennenlernen zu fördern – sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für die Bewerber.

Ein beliebter Einstieg ist die Frage: „Beschreiben Sie uns einen typischen Tag in Ihrer letzten Position.“ Diese Frage gibt Ihnen nicht nur Einblick in den bisherigen Arbeitsalltag, sondern auch in die bevorzugten Aufgaben und Prioritäten der Bewerber. Gehen Sie danach tiefer ins Detail und prüfen Sie, ob die Person für die Anforderungen der Position geeignet ist.

Pausen schaffen Raum und Entspannung

Lassen Sie im Gespräch bewusst kurze Pausen entstehen. Dadurch nehmen Sie Tempo und Nervosität aus der Situation. 

Zuhören und gezielt nachfragen

Aktives Zuhören ist essenziell, um interessierte Fragen zu stellen und den Gesprächsverlauf natürlicher zu gestalten. Zeigen Sie aufrichtiges Interesse, indem Sie gezielt nachfragen. Besonders bei problemorientierten Fragen lohnt sich eine detaillierte Ausführung. Wenn ein Bewerber eine Situation oder ein Problem genau schildert, zeigt das meist, dass er die Erfahrung tatsächlich gemacht hat und nicht frei erfindet.

Notizen machen: Ein unverzichtbares Hilfsmittel

Während des Gesprächs sollten Sie sich aktiv Notizen machen. Schreiben Sie nicht nur Antworten auf, sondern auch Ihre Eindrücke: Wirkt die Person motiviert, interessiert und engagiert? Oder zeigt sie eher Desinteresse? Diese Aufzeichnungen sind besonders wertvoll, wenn Sie mehrere Bewerber vergleichen müssen.

Gründlichkeit und Klarheit

Am Ende des Hauptteils sollten keine offenen Fragen mehr bestehen. Sie sollten klar einschätzen können, ob die Person fachlich, menschlich und kulturell zu Ihrem Unternehmen passt. Gleichzeitig sollten die Kandidaten die Möglichkeit haben, ihre Stärken zu präsentieren und ihre Perspektiven einzubringen.

Eine strukturierte, aber flexible Herangehensweise schafft eine professionelle und gleichzeitig angenehme Gesprächsatmosphäre, in der beide Seiten ihre Erwartungen und Wünsche offen kommunizieren können.

Bevor Sie eine Frage stellen, überlegen Sie vor dem Gespräch, was diese bezweckt. Bekommen Sie auf die Frage wahrscheinlich eine vorgefertigte Antwort? Wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen, möchten Sie den Kandidaten wirklich kennenlernen. Fühlen Sie ihm mit außergewöhnlichen Fragen auf den Zahn und stellen keine geschlossenen Fragen. Im schlimmsten Fall antwortet er mit Ja oder Nein. Geben Sie ihm die Gelegenheit, von sich aus zu erzählen.

Rückfragen des Bewerbers 

Nach dem Interview ist es wichtig, den Bewerbern Raum für ihre Fragen zu geben. Es kann vorkommen, dass einige Fragen durch Ihre Unternehmenspräsentation bereits beantwortet wurden und die Kandidaten kurz Zeit benötigen, um weitere Fragen zu formulieren. Lassen Sie ihnen diese Zeit und beantworten Sie alle Fragen ehrlich und offen.

Kritische oder detaillierte Fragen sollten Sie als Zeichen von Interesse und gründlicher Vorbereitung werten. Auch wenn sie auf mögliche Schwächen oder Herausforderungen Ihres Unternehmens abzielen, betrachten Sie dies als Kompliment für die Recherche der Kandidaten, nicht als Anlass für verärgerte Reaktionen. Selbst große Unternehmen und Startups haben Baustellen – erkennen Sie das an und zeigen Sie, wie Sie daran arbeiten.

Geben Sie den Bewerbern nicht nur am Ende des Gesprächs die Gelegenheit, Fragen zu stellen, sondern ermutigen Sie sie auch während des Gesprächs dazu. Zum Abschluss sollten Sie jedoch nochmals ausdrücklich danach fragen, ob noch offene Punkte geklärt werden müssen. Gute Bewerber haben in der Regel eine Reihe von Fragen vorbereitet, und es ist wichtig, dass Sie genügend Zeit einplanen, um diese zu beantworten. So zeigen Sie Wertschätzung und fördern einen offenen Dialog.

Abschluss und Verabschiedung eines Bewerbungsgesprächs

Zum Abschluss des Gesprächs ist es wichtig, dass Sie den weiteren Vorgang erklären: Gibt es ein zweites Vorstellungsgespräch oder ein Probearbeiten? Wann melden Sie sich und wie? Abschließend bedanken Sie sich für das Gespräch, zeigen eventuell noch die Räumlichkeiten und begleiten den Kandidaten zur Tür. Auf dem Weg führen Sie noch etwas Smalltalk über die Rückfahrt und verabschieden sich dann. In kleineren Unternehmen können Sie den Bewerber noch durch die Firma führen und mit seinen potenziellen Kollegen bekannt machen.

Nachbereitung eines Bewerbungsgesprächs

In der Nachbereitung gehen Sie die Notizen durch und vergleichen Ihre Eindrücke mit denen der anderen Anwesenden. Was ist Ihnen positiv aufgefallen? Gibt es negative Punkte? Welche Stärken oder Qualitäten haben diesen Bewerber im Vergleich zu den anderen hervorgehoben? Passt der Kandidat ins Team?Melden Sie sich im vereinbarten Zeitraum bei dem Bewerber und informieren Sie Kandidaten zeitnah über Ihre Entscheidung – auch bei Verzögerungen. 
Der Schluss des Auswahlverfahrens prägt das Bild, das Bewerber von Ihnen und Ihrem Unternehmen haben, und beeinflusst, ob sie Sie als Arbeitgeber weiterempfehlen oder sich erneut bewerben.

Wie lange dauert ein Bewerbungsgespräch?

Die Dauer eines Vorstellungsgesprächs hängt von verschiedenen Aspekten ab, wie der Position, der Branche, der Art des Gesprächs, der Phase des Bewerbungsprozesses und dem Stil des Personalverantwortlichen. Für einfache Positionen wie Praktika oder Nebenjobs dauern Gespräche oft nur 15 bis 30 Minuten, während sich Bewerbungen für Führungsrollen über mehrere Stunden erstrecken können, da hier tiefgehendes Wissen und spezifische Kompetenzen besprochen werden. 

Auch die Art des Interviews spielt eine Rolle. Telefoninterviews sind in der Regel kurz und dauern meist zwischen 15 Minuten und 45 Minuten. Videogespräche nehmen mehr Zeit in Anspruch, mit einer Dauer von etwa 30 Minuten bis zu zwei Stunden. Persönliche Vorstellungsgespräche sind meist am zeitintensivsten, dauern durchschnittlich 45 Minuten bis zwei Stunden.

Welche Fragen stellen Arbeitgeber lieber nicht im Vorstellungsgespräch?

Die meisten Menschen kennen die typischen Fragen, mit denen zukünftige Arbeitgeber ihre Motivation und Stärken herausfinden möchten. Das ist das Problem für Unternehmen: Bewerber erwarten solche Fragen im Vorstellungsgespräch und legen sich im Vorfeld ihre Antworten zurecht. In allererster Linie bewerben sich Menschen um einen Job, um ihre Kosten zu decken. Überlegen Sie sich, was Sie tatsächlich erfahren möchten. Folgende Fragen lassen sich durch offenere, gewinnbringendere Fragen ersetzen, wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen:

1. Was haben Sie für eine Ausbildung gemacht?
   Lebenslaufdetails des Bewerbers sollten Ihnen bekannt sein. Fragen Sie lieber: „Welche Schwerpunkte in Ihrer Ausbildung haben Ihnen am meisten Spaß gemacht?“ Der Kandidat erzählt hoffentlich mit Begeisterung, woran er gerne arbeitet, und führt die Geschichte aus, sodass Sie ihn auf einer persönlichen Ebene kennenlernen.
2. Warum sollen wir ausgerechnet Sie einstellen?
   Statt eines Vergleichs mit dem Bewerber unbekannten Kandidaten, fragen Sie besser: „Welche Schwierigkeit haben Sie im letzten Job gelöst und wie?“. So erfahren Sie, was ein möglicher Mitarbeiter als Problem einstuft und wie kreativ und eigenständig seine Lösungsansätze sind.
3. Welche Erfolge bringen Sie hier im ersten Jahr?
   Diese Frage zielt darauf ab, wie sich der Bewerber seinen Job vorstellt und welche Aufgaben er gut beherrscht. Stattdessen sollten Sie konkret fragen: „Welche Aufgabe aus der Ausschreibung beherrschen Sie am besten?“ und den Mitarbeiter entsprechend einsetzen.
4. Sind Sie ein loyaler Mitarbeiter?
   Wer sagt da Nein? Statt nach Loyalität zu fragen, erkunden Sie, wie der ideale Arbeitsplatz aussieht: „Wie stellen Sie sich den perfekten Arbeitgeber vor?“ So erfahren Sie, was dem Bewerber wichtig ist, und sparen Zeit.
5. Wie würde Ihre beste Freundin Sie beschreiben?
   Fragen Sie statt der Beschreibung durch Freunde lieber: „Welche Eigenschaften möchten Sie noch erlernen?“ Das gibt Einblick in wichtige Werte und das Selbstbild des Bewerbers.
6. Warum haben Sie eine Vier in Mathe?
   Statt nach Noten zu fragen, prüfen Sie vorab relevante Voraussetzungen oder führen einen Test durch. Fragen Sie stattdessen: „Welche Ihrer Eigenschaften helfen Ihnen bei uns besonders?“ oder „Was haben Sie in Ihrer Ausbildung gelernt, das Sie bei uns einsetzen?“. Sie beschäftigen Mitarbeiter wegen deren Stärken, nicht der Schwächen wegen.