Mitarbeitergespräch

Kurz und knapp: Mitarbeitergespräch

In Mitarbeitergesprächen besprechen Arbeitgeber und Arbeitnehmer Themen aus dem Arbeitsalltag.
Dabei geht es um Beurteilung, Zielvereinbarung oder auch Beförderung und Kündigung.
Oft finden Mitarbeitergespräche einmal jährlich statt, am Ende bestimmt aber der Chef über Anzahl und Termine.
Das Direktionsrecht gilt weiterhin, ein Arbeitnehmer darf sich also nicht verweigern.

Alles rund ums Thema Mitarbeitergespräch:

Mitarbeitergespräch Definition

Bei einem Mitarbeitergespräch, auch kurz MAG, setzen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen und besprechen die Arbeit betreffende Dinge. Diese können sowohl das Arbeitsverhältnis, die Aufgaben oder die Arbeitsbedingungen betreffen als auch die Wünsche beider Seiten.

Das Mitarbeitergespräch ist ein Führungsinstrument und dient dem Austausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter oder der Informationsweitergabe. Häufig setzen Unternehmen ein jährliches Gespräch zur gegenseitigen Evaluation an. Doch auch Veränderungen im Arbeitsverhältnis sind Themen des Mitarbeitergesprächs.

Der Arbeitgeber muss in diesem Fall nicht der Geschäftsführer sein. Leitende Angestellte können ebenso mit ihren Mitarbeitern ein Gespräch führen. Es kommt darauf an, dass sie die Leistungen tatsächlich beurteilen können. In vielen Fällen ist das eben nicht der Inhaber, sondern ein Abteilungs- oder Teamleiter.

Welche Themen kann man im Mitarbeitergespräch ansprechen?

Im Mitarbeitergespräch geht es um die Arbeit. Eine Führungskraft kann also alles, egal ob positiv, negativ, neutral oder rein informativ, ansprechen. Dazu gehören:

Kritik am Arbeitsverhalten
Lob für besondere Leistungen
Projektübergabe
Beförderung
Versetzung
Rückkehr
Ablauf der Probezeit
Kündigung
Austritt
Einholung von Informationen
Konflikte im Team
Mitarbeitermotivation

Ein einzelnes Mitarbeitergespräch sollte den Fokus nur auf ein Thema legen. Für mehrere Themen sollten daher auch verschiedene Termine angesetzt werden.

Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Mitarbeiterbeurteilung

Eine ausführliche Rückmeldung zu seiner Arbeit hilft dem Mitarbeiter, sich einzuschätzen und eventuell anders zu arbeiten. Sieht ein Arbeitgeber bestimmte Schwächen in Leistung, Organisation oder sozialem Verhalten, teilt er dies dem Angestellten mit. So kann dieser sein Verhalten anpassen und Spannungen vorbeugen. Mitarbeitergespräche tragen somit zur Personalentwicklung bei. Es geht nicht um ein unangenehmes Pflichtgespräch. Im Gegenteil: Beide Parteien sollten stattdessen das Treffen als Chance sehen, die Arbeit in jeder Hinsicht zu verbessern.

Auch positives Feedback ist ein Beurteilungsgespräch wert. Die Mitarbeitermotivation ist eine wichtige Aufgabe der Arbeitgeber. Durch Anerkennung identifiziert sich ein Mitarbeiter eher mit seinem Unternehmen. Eine entspannte Arbeitsatmosphäre entsteht, in der Menschen lieber arbeiten als unter Stress.

Arbeitgeber können auch Feedback von ihren Beschäftigten einholen. Dadurch erfahren sie, ob die Mitarbeiter zufrieden sind. Bei einer negativen Rückmeldung kann der Chef dann handeln, wenn er bestimmte Mitarbeiter halten möchte.

Vor allem mit Ablauf der Probezeit ist ein Feedbackgespräch von beiden Seiten aus wichtig. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen jeweils entscheiden, ob sie weiter zusammenarbeiten möchten. Sie können dann im Mitarbeitergespräch Wünsche und Anregungen mitteilen.

Das Ganze dient auch der Transparenz des Arbeitsverhältnisses. Wissen, was der andere erwartet, erleichtert das Arbeiten erheblich.

Mitarbeitergespräche zur Kündigung

Treten keine besprochenen Verbesserungen der Arbeitsleistung ein, dient ein Gespräch der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ein solches kann natürlich auch ohne vorheriges Gespräch geführt werden. Jedoch sollten für eine Kündigung dann akute Gründe vorliegen.

Diese Gründe für eine Kündigung können betrieblicher Natur sein oder in der Person beziehungsweise ihrem Verhalten liegen. Im zweiten Fall empfehlen sich mehrere Gespräche, um dem Mitarbeiter die Chance für Verbesserungen zu geben.

Arbeitgeber müssen sich bei einem Kündigungsgespräch auf verschiedene Reaktionen des Angestellten gefasst machen. Eventuell rechnet derjenige nicht damit und der Arbeitgeber sollte ihm Zeit geben, die Information zu verarbeiten.

Das Gespräch dient nicht nur der Information über die Kündigung, sondern auch über das weitere Vorgehen. Dies sollten Arbeitgeber im Vorfeld durchdenken.

Mitarbeitergespräche zur Zielvereinbarung

Weiterhin kann es auch um einen Zielvereinbarungsprozess gehen. Dabei werden für das Arbeitsverhältnis an sich oder für bestimmte Projekte Ziele erarbeitet oder vorgegeben. Diese können in einem weiteren Gespräch kontrolliert und besprochen werden.

Ein Gespräch hat gegenüber einer E-Mail den Vorteil, dass es persönlich ist. Feedback oder wichtige, personenbezogene Informationen sollten im ersten Schritt mündlich überbracht werden. Der Mitarbeiter hat Zeit, sich auf das Gespräch einzustellen.

Wie oft finden Mitarbeitergespräche statt?

Führungskräfte können jederzeit und so oft sie wollen Mitarbeitergespräche führen. Theoretisch ist jedes noch so kleine Gespräch zwischen Chef und Angestelltem ein Mitarbeitergespräch. Wenn es um eine Einschätzung und Feedback geht, haben sich Jahresgespräche etabliert. Allerdings können Führungskräfte durchaus öfter nachforschen, ob es Verbesserungsmöglichkeiten im Alltag gibt. Die Zeiträume für solche Beurteilungsgespräche können auch in Betriebsvereinbarungen festgehalten werden.

Gibt es einen konkreten Anlass, ist auch eine zeitige Einladung wichtig. Der Arbeitnehmer hat vielleicht eigene Termine und muss das Gespräch in seinen Arbeitsalltag integrieren. Außerdem ist es fair, dem Mitarbeiter Zeit zur Vorbereitung zu geben. Eine kurzfristige Einladung kann dagegen ein Schachzug sein, um unangenehme Neuigkeiten schnell zu übergeben.

Die Idee von einem unangenehmen, unausgeglichenen Mitarbeitergespräch verabschiedet sich immer mehr. Neue Formate wie gemeinsame Spaziergänge sind eine Möglichkeit, das Gespräch konstruktiv zu gestalten. Mitarbeiter sehen dem Termin dann gelassener entgegen und Probleme können unbürokratisch angesprochen werden.

Dürfen Angestellte das Mitarbeitergespräch verweigern?

Angestellte dürfen nicht verweigern, am Mitarbeitergespräch teilzunehmen. Vorgesetzte haben ein Direktionsrecht und können ihren Mitarbeitern auferlegen, mit ihnen unter vier Augen zu sprechen.

Mitarbeitergespräch Leitfaden: Worauf sollten Arbeitgeber beim Mitarbeitergespräch achten?

Im Vorfeld: Mitarbeitergespräch vorbereiten

Eine gute Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch ist unerlässlich. Führungskräfte laden zum Gespräch ein und kennen daher den genauen Anlass.

Handelt es sich um ein jährliches oder anders regelmäßiges Gespräch? Dann spielen Themen wie Zufriedenheit, Entwicklungsmöglichkeiten sowie Lob und Kritik eine Rolle. Es geht um einen allgemeinen Zustand, den beide Teilnehmer beleuchten. Dies dient der Personalentwicklung von beiden Seiten aus. Gibt es Wünsche zur Veränderung? Auch Gehaltsverhandlungen finden hier oft ihren Anfang.

Gibt es einen konkreten Gesprächsanlass? Das ist oft der Fall, wenn Arbeitgeber mit der Leistung eines Angestellten nicht oder besonders zufrieden sind. Hier finden konstruktive Kritik und Lösungsvorschläge ihren Platz. Weitere Vereinbarungen können getroffen werden, etwa eine Frist für Verbesserungen. Aber auch die Übergabe eines Projektes kann Grund für ein Mitarbeitergespräch sein. Versetzungen, Beförderungen oder gar Kündigungen sollten ebenfalls persönlich überbracht werden.

Die Ziele fürs Mitarbeitergespräch sollten sich Arbeitgeber vor Augen halten. Mit welchem Ergebnis soll das Treffen beendet werden? Was nimmt der Angestellte mit? Das behalten Chefs auch während des Gesprächs im Hinterkopf.

Die Einladung sollte frühzeitig stattfinden und der Termin darf einen größeren Zeitraum einnehmen. Mitarbeiter sollen sich nicht „dazwischengeschoben“ fühlen. Zusätzlich können Vorgesetzte die Persönlichkeit des Mitarbeiters berücksichtigen. Ist der Angestellte zurückhaltend, ist eine sensiblere Gesprächsführung notwendig als bei forschen Mitarbeitern.

Währenddessen: Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Die Rahmenbedingungen sind maßgebend. Der Raum sollte ruhig sein und möglichst nicht das Büro einer der Parteien. Ein weitestgehend neutrales Terrain bietet eine angenehmere Atmosphäre. Eine Sitzordnung, bei der sich die Stühle gegenüberstehen, erzeugt automatisch eine Trennung. Um einen professionellen Austausch zu ermöglichen, ist eine Sitzordnung über Eck besser geeignet.

Das Mitarbeitergespräch besteht aus drei Teilen, der Einleitung, dem eigentlichen Gespräch und der Zusammenfassung. Die Einleitung schafft eine angenehme Atmosphäre durch Smalltalk. Gegenseitige Wertschätzung sollte hier ausgesprochen werden. Für das Gefühl ist es wichtig, wie Arbeitgeber das Mitarbeitergespräch beginnen.

Im Hauptteil findet das konkrete Thema seinen Platz. Handelt es sich um Informationsweitergabe zu Projekten oder Ähnlichem, können Arbeitgeber dies ganz gelassen ansprechen. Es geht nicht um eine qualitative Einschätzung, sondern der Mitarbeiter bekommt einen neuen Auftrag.

Feedbackgespräche sind etwas sensibler. Hier können Arbeitgeber die Sandwich-Methode anwenden: Etwas Positives, etwas Negatives, etwas Positives. So startet und endet die Rückmeldung mit einem guten Gefühl. Der Hauptteil bietet auch für den Arbeitnehmer Raum für Feedback.

Ein Gespräch ist grundsätzlich kein Monolog. Im Gegenteil treffen sich zwei Parteien zum Austausch. Deswegen sollte der Redeanteil des Arbeitnehmers nicht zu niedrig sein. Durch dessen Aussagen erhält die Führungskraft wertvolle Informationen über seine Firma, die Arbeitsatmosphäre und die Wahrnehmung der anderen Seite. Diese helfen, das Arbeitsumfeld stetig zu verbessern. Es handelt sich quasi um eine Personaldiagnostik im Kleinen.

Zum Schluss fasst der Arbeitgeber zusammen, was besprochen wurde. Er formuliert das konkrete Ziel aus, sodass der Beschäftigte es für seine Arbeit mitnimmt. Auch hier ist Platz für ein Dankeschön und Smalltalk zum Ausklang.

Im Nachgang: Dokumentation des Mitarbeitergesprächs

Arbeitgeber dokumentieren am besten das Datum und die besprochenen Punkte in einem Ergebnisprotokoll. So können sie nachschlagen, wann sie was besprochen haben. Dadurch lässt sich auch überprüfen, ob der Mitarbeiter versucht, das Ziel umzusetzen. Auch die Planung für das nächste Gespräch kann sich nach dem Datum des vorherigen richten.

Egal, um welches Thema sich das Gespräch drehte, gehen Arbeitgeber mit ihren Angestellten danach nicht anders um als zuvor. Das vermittelt Zuversicht, dass Kritik umgesetzt werden kann und Lob keinen Sonderstatus verleiht.

Mitarbeitergespräch Tipps: Worauf sollten Angestellte beim Mitarbeitergespräch achten?

Im Vorfeld: Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Auf das regelmäßige Mitarbeitergespräch, zum Beispiel das Jahresgespräch, können sich Angestellte gut vorbereiten. Sie wissen lange Zeit vorher, dass ein Gespräch stattfindet. Da es um die geleistete Arbeit geht, können Beschäftigte überlegen, wie sie in der Vergangenheit gearbeitet haben. Sie sollten aufschreiben, was sie besonders gut gemacht haben. Der Vorgesetzte spricht auch weniger gelungene Projekte an, deswegen ist auch eine Vorbereitung darauf sinnvoll.

Außerdem ist das Mitarbeitergespräch der Ort, um selber Kritik in Form von Vorschlägen einzubringen. Das gilt besonders für eigene Aufgabenbereiche und Wünsche zum Arbeitsalltag. Auch Gehaltserhöhungen können hier angesprochen werden.

Währenddessen: Verhalten im Mitarbeitergespräch

Der Arbeitgeber übernimmt die Gesprächsführung. Auf den Smalltalk am Anfang sollten Arbeitnehmer aber eingehen und auch zurückfragen.

Danach heißt es, sich die positive und negative Kritik anzuhören. Bei guter Vorbereitung kann der Angestellte auf Nachfrage erläutern, warum etwas gut oder schlecht gelaufen ist. Kritik an der Arbeit muss nicht Kritik an der Person bedeuten. Deswegen ist eine aufgeschlossene Grundeinstellung von Vorteil. Arbeitnehmer sollten die Verbesserungsvorschläge annehmen und sie in Zukunft umzusetzen versuchen.

Fragt der Arbeitgeber nach der Meinung des Angestellten, so kann dieser konstruktive Kritik als Ideen äußern. Auch hier haben positive und negative Anmerkungen ihre Berechtigung. Natürlich handelt es sich bei dem Gesprächspartner immer noch um den Chef. Eine professionelle Ebene sollte deshalb unbedingt eingehalten werden.

Für die Bitte nach einer Gehaltserhöhung stellt der Arbeitnehmer heraus, wieso er diese verdient. Danach wird der Vorgesetzte fragen.

Im Nachgang: Umsetzung der Ziele

Auch der Arbeitnehmer sollte sich das Datum sowie den Inhalt und seine Ziele im Nachhinein aufschreiben. Diese sind dann, gegebenenfalls im vereinbarten Zeitraum, anzugehen. Eventuell ist hier eine Neustrukturierung der Arbeitszeit oder -weise wichtig. Falls Nachfragen entstehen, beantwortet der Arbeitgeber diese sicherlich gerne. Schließlich möchte der Angestellte sich verbessern.

Es ist unwahrscheinlich, dass der Chef dem Mitarbeiter persönlich schaden oder sein bester Freund werden will. Deswegen bleibt der Umgang miteinander auch nach dem Gespräch normal.

Hat der Angestellte etwas vergessen zu erwähnen, kann auch ein neuer Termin vereinbart werden.

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