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Definition: Wie funktioniert ein Mitarbeitergespräch?
Bei einem Mitarbeitergespräch, auch Personalgespräch, Feedbackgespräch oder kurz MAG, setzen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen und besprechen die Arbeit betreffende Dinge. Diese können sowohl das Arbeitsverhältnis, die Aufgaben oder die Arbeitsbedingungen sein als auch die Wünsche beider Seiten.
Das Mitarbeitergespräch ist ein Führungsinstrument und dient dem Austausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter oder der Informationsweitergabe. Häufig setzen Unternehmen ein jährliches Gespräch zur gegenseitigen Evaluation an. Doch auch Veränderungen im Arbeitsverhältnis sind Themen des Mitarbeitergesprächs.
Der Vorgesetzte, der das Feedbackgespräch einberuft, muss in diesem Fall nicht der Geschäftsführer sein. Leitende Angestellte können ebenso mit ihren Mitarbeitern ein Gespräch führen. Es kommt darauf an, dass sie die Leistungen tatsächlich beurteilen können. In vielen Fällen ist das eben nicht der Inhaber, sondern ein Abteilungs- oder Teamleiter.
Welche Themen kann man im Mitarbeitergespräch ansprechen?
Im Mitarbeitergespräch geht es um die Arbeit. Eine Führungskraft kann also alles, egal ob positiv, negativ, neutral oder rein informativ, ansprechen. Dazu gehören:
- Kritik am Arbeitsverhalten
- Lob für besondere Leistungen
- Projektübergabe
- Beförderung
- Versetzung
- Rückkehr
- Ablauf der Probezeit
- Kündigung
- Austritt
- Einholung von Informationen
- Konflikte im Team
- Mitarbeitermotivation
Ein einzelnes Mitarbeitergespräch sollte den Fokus nur auf ein Thema legen. Für mehrere Themen sollten daher auch verschiedene Termine angesetzt werden. Im regelmäßigen Personalgespräch lassen sich positives und negatives Feedback vereinen und auch beispielsweise eine Beförderung passt hierher. Ein Feedbackgespräch mit allgemeiner Kritik ist jedoch nicht der Ort für eine Projektübergabe oder Konfliktgespräche.
Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?
Das Jahresgespräch steht an und Sie wissen nicht so recht, was sie fragen sollen und dürfen?
Lesen Sie im Ratgeber, wie Sie ein Mitarbeitergespräch führen: 7 Tabu-Fragen und 7 Erfolgs-Fragen!
Wie oft finden Mitarbeitergespräche statt?
Führungskräfte können jederzeit und so oft sie wollen Mitarbeitergespräche führen. Theoretisch ist jedes noch so kleine Gespräch zwischen Chef und Angestelltem ein Mitarbeitergespräch. Wenn es um eine Einschätzung und Feedback geht, haben sich Jahresgespräche etabliert. Allerdings können Führungskräfte durchaus öfter nachforschen, ob es Verbesserungsmöglichkeiten im Alltag gibt. Die Zeiträume für solche Beurteilungsgespräche können auch in Betriebsvereinbarungen festgehalten werden.
Gibt es einen konkreten Anlass, ist auch eine zeitige Einladung zum Personalgespräch wichtig. Der Arbeitnehmer hat vielleicht eigene Termine und muss das Gespräch in seinen Arbeitsalltag integrieren. Außerdem ist es fair, dem Mitarbeiter Zeit zur Vorbereitung zu geben. Eine kurzfristige Einladung kann dagegen ein Schachzug sein, um unangenehme Neuigkeiten schnell zu übergeben.
Die Idee von einem unangenehmen, unausgeglichenen Mitarbeitergespräch verabschiedet sich immer mehr. Neue Formate wie gemeinsame Spaziergänge sind eine Möglichkeit, das Gespräch konstruktiv zu gestalten. Mitarbeiter sehen dem Termin dann gelassener entgegen und Probleme können unbürokratisch angesprochen werden.
Beispiel Mitarbeitergespräch
Azam leitet ein kleines Familienunternehmen mit sechs Mitarbeitern. Wie er es von seiner Zeit aus einem großen Unternehmen kennt, führt er jährliche Feedbackgespräche mit seinen Mitarbeitern. In denen besprechen sie die großen vergangenen Projekte und die künftigen Aufgaben. Weiterentwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter spielen ebenso eine Rolle wie das Betriebsklima und die Wünsche der Angestellten. Azam ist es wichtig, Feedback zu geben und welches zu bekommen.
Zusätzlich zu den großen Jahresgesprächen führt er immer wieder Personalgespräche rund um akute Probleme, wenn er etwas bemerkt oder seine Mitarbeiter auf ihn zukommen. Über Projekte spricht er zum Start und zum Ende mit ihnen. Er hat sich jedoch überlegt, auch Quartalsgespräche einzuführen. Bei der überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern ist das zum einen nicht sehr zeitaufwendig. Zum anderen ist das Klima in einem so kleinen Team besonders wichtig und die Aufgabenverteilung gerät schnell aus den gewohnten Bahnen. So holt er sich regelmäßig im Feedbackgespräch Rückmeldungen ein, um direkt handeln zu können.
Dürfen Angestellte das Mitarbeitergespräch verweigern?
Angestellte dürfen nicht verweigern, am Mitarbeitergespräch teilzunehmen. Vorgesetzte haben nach § 106 Gewerbeordnung ein Direktionsrecht und können ihren Mitarbeitern auferlegen, mit ihnen unter vier Augen zu sprechen.
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Worauf sollten Arbeitgeber beim Mitarbeitergespräch achten?
Im Vorfeld: Mitarbeitergespräch vorbereiten
Eine gute Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch ist unerlässlich. Führungskräfte laden zum Gespräch ein und kennen daher den genauen Anlass.
Handelt es sich um ein jährliches oder ein regelmäßiges Personalgespräch? Dann spielen Themen wie Zufriedenheit, Entwicklungsmöglichkeiten sowie Lob und Kritik eine Rolle. Es geht um einen allgemeinen Zustand, den beide Teilnehmer beleuchten. Dies dient der Personalentwicklung von beiden Seiten aus. Gibt es Wünsche zur Veränderung? Auch Gehaltsverhandlungen finden hier oft ihren Anfang.
Gibt es einen konkreten Gesprächsanlass? Das ist oft der Fall, wenn Arbeitgeber mit der Leistung eines Angestellten nicht oder besonders zufrieden sind. Hier finden konstruktive Kritik und Lösungsvorschläge in einem Feedbackgespräch ihren Platz. Weitere Vereinbarungen können getroffen werden, etwa eine Frist für Verbesserungen. Aber auch die Übergabe eines Projektes kann Grund für ein Mitarbeitergespräch sein. Versetzungen, Beförderungen oder gar Kündigungen sollten ebenfalls persönlich überbracht werden.
Die Ziele fürs Mitarbeitergespräch sollten sich Arbeitgeber vor Augen halten. Mit welchem Ergebnis soll das Treffen beendet werden? Was nimmt der Angestellte mit? Das behalten Chefs auch während des Gesprächs im Hinterkopf.
Die Einladung sollte frühzeitig stattfinden und der Termin darf einen größeren Zeitraum einnehmen. Mitarbeiter sollen sich nicht „dazwischengeschoben“ fühlen. Zusätzlich können Vorgesetzte die Persönlichkeit des Mitarbeiters berücksichtigen. Ist der Angestellte zurückhaltend, ist eine sensiblere Gesprächsführung notwendig als bei forschen Mitarbeitern.
Währenddessen: Ablauf des Mitarbeitergesprächs
Die Rahmenbedingungen sind im Personalgespräch maßgebend. Der Raum sollte ruhig sein und möglichst nicht das Büro einer der Parteien. Ein weitestgehend neutrales Terrain bietet eine angenehmere Atmosphäre. Eine Sitzordnung, bei der sich die Stühle gegenüberstehen, erzeugt automatisch eine Trennung. Um einen professionellen Austausch zu ermöglichen, ist eine Sitzordnung über Eck im Feedbackgespräch besser geeignet.
Das Mitarbeitergespräch besteht aus drei Teilen, der Einleitung, dem eigentlichen Gespräch und der Zusammenfassung. Die Einleitung schafft eine angenehme Atmosphäre durch Smalltalk. Gegenseitige Wertschätzung sollte hier ausgesprochen werden. Für das Gefühl ist es wichtig, wie Arbeitgeber das Mitarbeitergespräch beginnen.
Im Hauptteil findet das konkrete Thema seinen Platz. Handelt es sich um Informationsweitergabe zu Projekten oder Ähnlichem, können Arbeitgeber dies ganz gelassen ansprechen. Es geht nicht um eine qualitative Einschätzung, sondern der Mitarbeiter bekommt einen neuen Auftrag.
Feedbackgespräche sind etwas sensibler. Hier können Arbeitgeber die Sandwich-Methode anwenden: Etwas Positives, etwas Negatives, etwas Positives. So startet und endet die Rückmeldung mit einem guten Gefühl. Der Hauptteil bietet auch für den Arbeitnehmer Raum für Feedback.
Ein Gespräch ist grundsätzlich kein Monolog. Im Gegenteil treffen sich zwei Parteien zum Austausch. Deswegen sollte der Redeanteil des Arbeitnehmers nicht zu niedrig sein. Durch dessen Aussagen erhält die Führungskraft im Personalgespräch wertvolle Informationen über seine Firma, die Arbeitsatmosphäre und die Wahrnehmung der anderen Seite. Diese helfen, das Arbeitsumfeld stetig zu verbessern. Es handelt sich quasi um eine Personaldiagnostik im Kleinen.
Zum Schluss fasst der Arbeitgeber zusammen, was besprochen wurde. Er formuliert das konkrete Ziel aus, sodass der Beschäftigte es für seine Arbeit mitnimmt. Auch hier ist Platz für ein Dankeschön und Smalltalk zum Ausklang.
Im Nachgang: Dokumentation des Mitarbeitergesprächs
Arbeitgeber dokumentieren jedes Personalgespräch beziehungsweise Feedbackgespräch am besten mit Datum sowie die besprochenen Punkte in einem Ergebnisprotokoll. So können sie nachschlagen, wann sie was besprochen haben. Dadurch lässt sich auch überprüfen, ob der Mitarbeiter versucht, das Ziel umzusetzen. Auch die Planung für das nächste Gespräch kann sich nach dem Datum des vorherigen richten.
Egal, um welches Thema sich das Gespräch drehte, gehen Arbeitgeber mit ihren Angestellten danach nicht anders um als zuvor. Das vermittelt Zuversicht, dass Kritik umgesetzt werden kann und Lob keinen Sonderstatus verleiht.
Mitarbeitergespräch Tipps: Worauf sollten Angestellte beim Mitarbeitergespräch achten?
Im Vorfeld: Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch
Auf das regelmäßige Mitarbeitergespräch, zum Beispiel das Jahresgespräch, können sich Angestellte gut vorbereiten. Sie wissen lange Zeit vorher, dass ein Gespräch stattfindet. Da es um die geleistete Arbeit geht, können Beschäftigte überlegen, wie sie in der Vergangenheit gearbeitet haben. Sie sollten aufschreiben, was sie besonders gut gemacht haben. Der Vorgesetzte spricht auch weniger gelungene Projekte an, deswegen ist auch eine Vorbereitung darauf sinnvoll, um beim Feedbackgespräch selbst alle Fragen beantworten zu können.
Außerdem ist das Mitarbeitergespräch der Ort, um selber Kritik in Form von Vorschlägen einzubringen. Das gilt besonders für eigene Aufgabenbereiche und Wünsche zum Arbeitsalltag. Auch Gehaltserhöhungen können hier angesprochen werden.
Währenddessen: Verhalten im Mitarbeitergespräch
Der Arbeitgeber übernimmt die Gesprächsführung. Auf den Smalltalk am Anfang des Personalgesprächs sollten Arbeitnehmer aber eingehen und auch zurückfragen.
Danach heißt es, sich die positive und negative Kritik anzuhören. Bei guter Vorbereitung kann der Angestellte auf Nachfrage erläutern, warum etwas gut oder schlecht gelaufen ist. Kritik an der Arbeit muss nicht Kritik an der Person bedeuten. Deswegen ist eine aufgeschlossene Grundeinstellung von Vorteil. Arbeitnehmer sollten die Verbesserungsvorschläge annehmen und sie in Zukunft nach einem Feedbackgespräch umzusetzen versuchen.
Fragt der Arbeitgeber nach der Meinung des Angestellten, so kann dieser konstruktive Kritik als Ideen äußern. Auch hier haben positive und negative Anmerkungen ihre Berechtigung. Natürlich handelt es sich bei dem Gesprächspartner immer noch um den Chef. Eine professionelle Ebene sollte deshalb unbedingt eingehalten werden.
Für die Bitte nach einer Gehaltserhöhung stellt der Arbeitnehmer heraus, wieso er diese verdient. Danach wird der Vorgesetzte fragen.
Im Nachgang: Umsetzung der Ziele
Auch der Arbeitnehmer sollte sich das Datum sowie den Inhalt und seine Ziele im Nachhinein aufschreiben. Diese sind dann, gegebenenfalls im vereinbarten Zeitraum, anzugehen. Eventuell ist hier eine Neustrukturierung der Arbeitszeit oder -weise wichtig. Falls Nachfragen entstehen, beantwortet der Arbeitgeber diese sicherlich gerne, auch nach dem eigentlichen Personalgespräch. Schließlich möchte der Angestellte sich verbessern.
Es ist unwahrscheinlich, dass der Chef dem Mitarbeiter persönlich schaden oder sein bester Freund werden will. Deswegen bleibt der Umgang miteinander auch nach dem Gespräch normal.
Hat der Angestellte etwas vergessen zu erwähnen, kann auch ein neuer Termin vereinbart werden.
Katharina Bensch
Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.