Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber empfinden das Mitarbeitergespräch oft als unangenehm. Beide befürchten Fragen, auf die sie keine Antwort haben. Schlimmer noch: Fragen, die sie schlecht dastehen lassen, oder Bitten, die sie verneinen müssen. Ein Personalgespräch hat jedoch das Potential, einen sinnvollen Austausch zu ermöglichen. Wie Arbeitgeber ein Mitarbeitergespräch führen, das beide Seiten voranbringt, steht und fällt mit den Fragen. In unserem Ratgeber-Artikel finden Sie erfolgsversprechende sowie Tabu-Fragen und einen Leitfaden für den Ablauf eines effektiven Mitarbeitergesprächs.
Als sogenanntes Führungsinstrument wirkt ein solches Gespräch oft wie eine von oben angeordnete Last. Die Führungskraft fühlt dem Angestellten auf den Zahn und mitunter liegen die Nerven blank. Die richtige Gesprächsführung ist dann ausschlaggebend für den Erfolg. Ein Mitarbeitergespräch ist keine Liste, die der Chef von oben nach unten abarbeitet.
Im besten Fall sitzen zwei Gesprächsparteien auf Augenhöhe zusammen und überlegen, wie sie gemeinsam ihre Ziele erreichen. Anschuldigungen, rhetorische Fragen, versteckte Vorwürfe und unkonkrete Aussagen gehören weder in ein Mitarbeitergespräch noch anderswo in den Arbeitsalltag. Mitarbeiterführung ist längst ein Miteinander, von dem beide Seiten profitieren. Folgende Vorteile hat ein Mitarbeitergespräch:
Laut einer Umfrage auf statista mit erfolgreichen Unternehmen fragen mehr als die Hälfte dieser Unternehmen regelmäßig die Mitarbeiterzufriedenheit ab und mehr als zwei Drittel unterstützen die Arbeitszufriedenheit. Noch häufiger fördern diese Firmen die Ideen von Mitarbeitern und stolze 72,3 Prozent berücksichtigen Bedürfnisse von Mitarbeitern mit Familie. Solche Möglichkeiten haben nur Arbeitgeber, die die Vorstellungen ihrer Angestellten in Mitarbeitergesprächen herausfinden. So findet das Feedback auch in die andere Richtung statt. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob diese zufrieden sind oder was sie andernfalls dafür tun können.
Jahresgespräch
Quartalsgespräch
Zielvereinbarungsgespräch
Entwicklungsgespräch
Konfliktgespräch
Wiedereingliederungsgespräch
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Ein Mitarbeitergespräch bedarf einiger Vorbereitung, um erfolgreich zu werden. Für jedes Gespräch gilt es, auch dem Mitarbeiter eine Vorbereitungszeit zu geben. Vor allem für ein Jahresgespräch beträgt diese mindestens zwei Wochen. Stellen Sie einen Termin direkt mit Uhrzeit und Ortsangabe ein und informieren den Angestellten frühzeitig
Auch für Führungskräfte ist eine strukturierte Vorbereitung unerlässlich. Nehmen Sie sich Zeit, die Leistungen und Erfolge des Mitarbeiters im vergangenen Zeitraum zu reflektieren. Sammeln Sie konkrete Beispiele, mit denen Sie Ihre Rückmeldungen im Gespräch untermauern können.
Um die Gesprächsbeteiligung Ihres Mitarbeiters aktiv anzuregen und zu steigern, lassen Sie den Angestellten vor dem Gespräch einen Fragebogen zur Vorbereitung mit einer schriftlichen Selbsteinschätzung ausfüllen. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter sich selbst bestmöglich vorbereiten und hat genug Themen während des Gesprächs. Zusätzlich kann er sich an dem Fragebogen orientieren, wenn er beispielsweise etwas nervös während des Gesprächs ist.
Verinnerlichen Sie einen angemessenen Rahmen. Ein Mitarbeitergespräch beginnt und endet bestenfalls mit Smalltalk, um die Situation aufzulockern. Wenn möglich, geben Sie dem Beschäftigten negatives und positives Feedback. Untermauern Sie dieses mit Beispielen und eventuell Lösungsvorschlägen. Besprechen Sie fachliche und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Teamfähigkeit ist im Arbeitsalltag genauso wichtig wie die Beherrschung von Geräten. Idealerweise erarbeiten Sie gemeinsam eine Strategie, damit der Mitarbeiter (noch) besser arbeiten kann. Halten Sie die Möglichkeit bereit, die Zielvereinbarungen schriftlich festzuhalten. Angestellte merken sich in Stresssituationen nicht notwendigerweise jedes Detail.
Berücksichtigen Sie auch den Charakter Ihres Mitarbeiters. Wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen und vorbereiten, machen Sie sich bewusst, dass verschiedene Menschen unterschiedlich reagieren. Manche nehmen negative Kritik wortlos an, manche sind eingeschüchtert und andere antworten gereizt. In einem erfolgreichen Gespräch kann der Gesprächsleiter einschätzen, wie er am besten mit einem bestimmten Mitarbeiter redet.
Folgender Leitfaden hilft bei der Struktur eines Mitarbeitergesprächs:
Der Einstieg in das Gespräch entscheidet über die Atmosphäre. Nehmen Sie sich bewusst Zeit für einen kurzen Smalltalk, halten Sie Blickkontakt und achten Sie auf eine offene, zugewandte Körperhaltung. So zeigen Sie Ihrem Gegenüber Wertschätzung und schaffen eine vertrauensvolle Basis. Eine positive Gesprächsatmosphäre erleichtert den Einstieg in inhaltlich anspruchsvollere Themen und legt den Grundstein für einen respektvollen, konstruktiven Austausch.
Starten Sie den inhaltlichen Teil mit einem gemeinsamen Rückblick. Gehen Sie auf die Leistungen, Projekte und Erfolge der letzten Monate ein. Benennen Sie auch Herausforderungen oder kritische Punkte. Formulieren Sie ihre Sätze immer konkret und nachvollziehbar. So ermöglichen Sie Ihrem Mitarbeiter, Rückmeldung einzuordnen und eigene Perspektiven einzubringen. Vermeiden Sie dabei Verallgemeinerungen und führen Sie ein ehrliches, aber faires Gespräch auf Augenhöhe.
Nutzen Sie den Feedback-Teil für einen offenen, dialogorientierten Austausch. Geben Sie differenziertes Feedback, das Stärken betont und Entwicklungspotenzial klar benennt. Fragen Sie gezielt nach der Selbsteinschätzung Ihres Mitarbeiters und hören Sie aufmerksam zu. Gleichzeitig dürfen auch Sie Rückmeldung zu Ihrer Führung einholen. Ein gegenseitiges, konstruktives Feedback stärkt die Beziehung, das Vertrauen und die gemeinsame Weiterentwicklung.
Richten Sie gemeinsam mit ihrem Angestellten den Blick in die Zukunft. Welche Ziele möchten Sie gemeinsam erreichen? Welche Entwicklungsperspektiven sind realistisch und sinnvoll? Gehen Sie dabei auf individuelle Stärken, Potenziale und Interessen ein, ohne unrealistische Erwartungen zu wecken. So schaffen Sie Verbindlichkeit und fördern die Motivation. Halten Sie die festgelegten Ziele schriftlich fest.
Schließen Sie das Gespräch mit einer klaren Vereinbarung zu den nächsten Schritten ab. Halten Sie die besprochenen Punkte dokumentiert fest und planen Sie Follow-up-Termine zur Zielverfolgung. Bedanken Sie sich für das offene Gespräch und geben Sie Ihrem Angestellten ein positives Gefühl mit auf den Weg. Bleiben Sie nach dem Gespräch am Ball: Unterstützen Sie die Umsetzung der Ziele aktiv, stehen Sie als Ansprechpartner zur Verfügung und achten Sie darauf, dass beide Seiten die getroffenen Absprachen einhalten.
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Als besonderes Zeichen von Augenhöhe sollten Sie das 180-Grad-Feedback einführen. Das bedeutet, dass es Feedback in beide Richtungen gibt, der Mitarbeiter also auch Feedback an den Arbeitgeber richten darf. Auf diese Weise zeigen Sie Ihrem Angestellten, dass Sie seine Meinung wertschätzen.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor im Mitarbeitergespräch sind konkrete Zielvereinbarungen. Um diese zu spezifizieren ist die SMART-Methode nützlich. Diese Methode besagt, dass ein Ziel
Spezifisch (S),
Messbar (M),
Attraktiv (A),
Realistisch (R) und
Terminiert (T) ist.
Führungskräfte sollten die vereinbarten Ziele schriftlich festhalten und regelmäßige Follow-up-Termine einplanen, um die Zielverfolgung aktiv zu unterstützen.
Lina arbeitet in der Marketingabteilung eines Softwareunternehmens. In ihrem Mitarbeitergespräch definiert sie mit ihrem Chef die Ziele für das kommende Quartal. Das Ziel formulieren sie mit Hilfe der SMART-Methode:
„Lina übernimmt ab dem 1. Juni die Verantwortung für die monatliche Erstellung des Marketing-Newsletters und steigert die Öffnungsrate innerhalb von drei Monaten um mindestens 10 Prozent.“
Typische Fehler im Mitarbeitergespräch können die Wirkung des Gesprächs deutlich schmälern. Wer unvorbereitet erscheint, Ziele ohne Rücksprache vorgibt und diktiert oder Kritik ohne konkrete Beispiele äußert, verliert schnell das Vertrauen seiner Mitarbeiter. Gespräche unter Zeitdruck signalisieren zudem mangelnde Wertschätzung. Gute Führungskräfte nehmen sich Zeit, bereiten sich gründlich vor, formulieren Ziele gemeinsam und belegen Rückmeldungen mit konkreten Beispielen. So schaffen sie Vertrauen und legen den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen, sind Sie zunächst in der leitenden Position. Es liegt an Ihnen als Arbeitgeber, die Besprechung zu einem Dialog zu formen. Zwar geben Sie dem Mitarbeiter Feedback und sprechen Probleme an, gleichzeitig haben Sie die Chance aus erster Hand zu erfahren, wie es dem Mitarbeiter geht. Für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch gibt es viele Regeln. Die folgenden sieben Tabu-Fragen zeigen beispielhaft, welche Bereiche Sie besser vermeiden.
Ein vorbereiteter Arbeitgeber weiß, was der Beschäftigte erreicht hat. Mit einer solchen Frage signalisiert der Chef, dass er für den Mitarbeiter keine Zeit hat oder keine Lust auf eine Vorbereitung. Die Frage drängt den Arbeitnehmer gleichzeitig in eine Ecke. Er kann nur mit Ja oder Nein antworten und bekommt im zweiten Fall das Gefühl, sich rechtfertigen zu müssen. Führen Sie ein Mitarbeitergespräch stattdessen, indem Sie offene Fragen stellen: Erzählen Sie einmal, was Sie hier in letzter Zeit erreicht haben. Vielleicht wissen Sie vom neuesten Trumpf noch gar nichts oder Sie erfahren, was der Angestellte eigentlich unter Erfolg versteht.
Nein. Stellt der Mitarbeiter eine Frage oder spricht ein bestimmtes Thema an, erhofft er sich eine Antwort. Benötigen Sie erst weitere Daten oder Auskünfte, teilen Sie es dem Angestellten mit. Vertrösten Sie ihn aber nicht ohne Erklärung und geben Sie wenn möglich einen Zeitraum an, in dem Sie sich wieder melden. Eine gute Vorbereitung schafft ebenfalls Abhilfe. Stellen Sie sich die Frage, was den Mitarbeiter interessiert und welche Wünsche er hat.
Mit einer solchen Aussage kann ein Mitarbeiter nichts anfangen. Wenn Sie ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen und Ziele erreichen möchten, werden Sie konkret. Nennen Sie Beispiele für Verhaltensweisen und Probleme. Vermeiden Sie Wörter wie alles und immer sowie Verallgemeinerungen. Ihr Mitarbeiter versteht dann, in welcher Situation er sich falsch verhalten hat und wann er was wie anders erledigt.
Ein Arbeitsverhältnis kann durchaus so positiv sein, dass Chef und Mitarbeiter sich über Privates unterhalten. Fragen zu seinem Privatleben muss ein Angestellter aber nicht beantworten. Die Frage nach Hobbys klingt unbedeutend, aber in einem Mitarbeitergespräch geht es um die Arbeit. Selbst wenn der Arbeitgeber sich nach dem Befinden erkundigen möchte oder mit der Frage einen gut gemeinten Rat geben möchte, darf ein Mitarbeiter schweigen.
Diese Frage fällt auch unter das Privatleben. Zwar beeinträchtigt eine Schwangerschaft oder Familienplanung in Zukunft eventuell die Arbeit. Dennoch muss der Mitarbeiter nicht antworten. Im Gegenteil: Er darf sogar lügen, wenn er befürchtet, ansonsten benachteiligt zu werden. Eine schwangere Mitarbeiterin ist grundsätzlich verpflichtet, ihren Chef über den Familienzuwachs zu informieren. Sie bestimmt aber selbst den Zeitpunkt dafür. Die Familienplanung hat in erster Linie nichts mit der Arbeit und der Leistung zu tun und findet dementsprechend keinen Platz in einem Mitarbeitergespräch.
Eine solche Frage ist berechtigt, wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen, das sich mit diesem Projekt auseinandersetzt. Das Jahresgespräch aber zielt meistens auf die Arbeitsleistung im ganzen Jahr ab. Ein Personalgespräch hat im Idealfall eine Thematik zur Grundlage und findet für verschiedene Themen an unterschiedlichen Terminen statt. Das allgemeine Mitarbeitergespräch dient dem Feedback und der Beurteilung der Arbeitsweise. Überrumpeln Sie den Mitarbeiter nicht mit einer Frage, bei der er schlecht dasteht. Möchten Sie Ihr Unternehmen voranbringen, analysieren Sie gemeinsam in einem separaten Gespräch, was bei einem bestimmten Projekt schief gegangen ist. Bereiten Sie sich darauf vor und geben Sie dem Mitarbeiter ebenfalls Zeit dazu.
Die Art der Krankheit fällt unter den Datenschutz. Nicht umsonst ist auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber keine Krankheit genannt. Bei langanhaltender Krankheit (mehr als acht Monate) und keiner Aussicht auf Besserung in den nächsten zwei Jahren darf ein Arbeitgeber dem Mitarbeiter allerdings deswegen kündigen. Hier stehen dem Unternehmen andernfalls wirtschaftliche Beeinträchtigungen bevor. Alle kürzer dauernden Krankheiten darf ein Mitarbeiter für sich behalten. Die Frage nach der Art der Krankheit birgt zusätzlich das Risiko, den Angestellten in Verlegenheit zu bringen. Im schlimmsten Fall behandeln ihn Vorgesetzte und Kollegen anders, wenn es sich zum Beispiel um eine psychische Krankheit handelt.
Neben Feedback, das Sie geben möchten und sollen, dient das Mitarbeitergespräch auch der Motivation. Außerdem finden Sie heraus, wie sich Ihre Angestellten fühlen und wie das Arbeitsklima ist. Ein Gespräch führen immer mindestens zwei Parteien, es ist kein Monolog. Mit folgenden sieben Fragen vermitteln Sie dem Mitarbeiter, dass Sie an seinem Wohl interessiert sind, und ermuntern ihn zur Teilnahme am Mitarbeitergespräch.
Schwierigkeiten im Team verringern die Arbeitsleistung. Eventuell hilft es, die Arbeitsplätze anders aufzuteilen, damit sich Mitarbeiter wohl fühlen. Im Zweifel führen Sie Konfliktgespräche.
Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu äußern. Ermutigen Sie ihn, Probleme anzusprechen. Unter Umständen machen Sie einen neuen Termin für ein Thema aus, wenn dies den Rahmen sprengt. Mit der Frage zeigen Sie, dass Sie offen sind für Ideen und ein offenes Ohr für Probleme haben. Mitarbeiter sollen keine Hemmungen haben, sich an Sie zu wenden.
Eine solche Frage zeigt ehrlich, dass Sie auch bereit sind, Ihre Mitarbeiter zu halten. Diese fühlen sich ernst genommen und unterstützt. Zusätzlich finden Sie heraus, was Arbeitnehmer an einem Arbeitsplatz schätzen. Wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen, behalten Sie im Hinterkopf, dass auch Sie Bereitschaft zur Entwicklung zeigen.
Im Gegensatz zur vorigen Frage geht es nicht um die Rahmenbedingungen, sondern um Abläufe und Inhalte der Arbeit. Vielleicht ist der Mitarbeiter nicht produktiv, weil ein Ablauf schneller laufen könnte, oder er hat Ideen für Weiterentwicklungen. Mitarbeiter, die sich einbringen, identifizieren sich besser mit dem Unternehmen und ihrer Arbeit.
Womöglich setzen Sie einen Mitarbeiter falsch ein oder kennen bestimmte Stärken nicht. Ziehen Sie in Erwägung, dem Angestellten in Zukunft ähnliche Projekte zu übertragen oder ihn an einem Projekt mitarbeiten zu lassen.
Wenn Sie nicht nachfragen, erfahren Sie nicht, in welchen Bereichen ein Mitarbeiter etwas lernen möchte. Vielleicht hat er sogar schon eine bestimmte Weiterbildung im Kopf, einen Kurs oder Workshop oder einen Kollegen, dem er über die Schulter schauen möchte.
Mit dieser Frage finden Sie heraus, was Mitarbeiter am Unternehmen schätzen, was ihnen wichtig ist und wo Sie bereits gute Arbeit geleistet haben. Gleichzeitig erinnern Sie den Mitarbeiter noch einmal an diese Motivation, die er sich dann vor Augen hält.
Nutzen Sie diese Fragen ergänzend zu Ihrem Feedback. So erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Ihre Mitarbeiter sich fühlen und was sie sich wünschen. Wenn Sie solche Mitarbeitergespräche führen, senden Sie die Botschaft an Ihre Angestellten, dass Sie sich auch für das Arbeitsverhältnis einsetzen. Die Mitarbeiterführung und Motivation ist ein wichtiger Bestandteil des Gesprächs. Mit diesen Fragen zeigen Sie Interesse und geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, den Arbeitsalltag aktiv mitzugestalten. Hier ist auch die Möglichkeit, direkte Wünsche beider Seiten ins Spiel zu bringen: eine digitale Arbeitszeiterfassung oder ein höheres Urlaubskontingent beispielsweise.
Weitere Informationen finden Sie im Lexikonartikel „Mitarbeitergespräch“.
Sie haben als Arbeitgeber das Weisungsrecht und Mitarbeiter dürfen ein Gespräch mit Ihnen nicht verweigern. Für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch ist es aber sinnvoll, den Angestellten in den Anlass einzuweihen. Eine transparente Mitarbeiterführung erleichtert beiden Parteien eine Selbstreflexion. Probieren Sie doch auch einmal andere Formen des Gesprächs aus. Wie wäre es mit einem Spaziergang an der frischen Luft? Bewegung und andere Eindrücke räumen den Kopf frei und die Atmosphäre ändert sich, sobald Sie die alltäglichen Arbeitsräume verlassen. Sie gehen auch im übertragenen Sinn auf gleicher Höhe mit dem Mitarbeiter. Auch ein Mittagessen ist eine willkommene Abwechslung. Führen Sie das Gespräch doch im Büro, setzen Sie sich dem Mitarbeiter nicht bedrohlich direkt gegenüber. Eine Sitzordnung über Eck ermöglicht eine entspannte Atmosphäre.
Übrigens sind Protokolle eines solchen Gesprächs für die Personalakte nur erlaubt, wenn dies zuvor schriftlich festgehalten wurde. Das kann in einer Betriebsvereinbarung der Fall sein.
Ein Grund für ein Gespräch kann die Kündigung sein. Ziehen Sie eine solche in Erwägung, ist ein Mitarbeitergespräch unumgänglich.
Informieren Sie sich zuvor ausführlich im Lexikonbeitrag zur Kündigung!
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