Das Personalcontrolling ist verantwortlich für die Planung, Steuerung und Kontrolle der personalwirtschaftlichen Prozesse im Unternehmen. Mithilfe von personalbezogenen Verfahren erhebt man im Personalwesen wichtige Daten und Kennzahlen. Diese dienen als Grundlage für Entscheidungen und zur Entwicklung von Strategien für die Unternehmensziele.
Dieser Bereich des Personalmanagements ist entweder in der Personalabteilung oder im Unternehmenscontrolling angesiedelt.
Zum Personalcontrolling gehören vorrangig zwei große Anwendungsbereiche:
Im Grunde zählen zur Personalarbeit alle Aktivitäten, die die Personalabteilung ausführt, also jegliche Personalprozesse, -projekte und -verfahren. Konkrete Beispiele hierfür sind: Personalrecruiting, Personalbedarfsplanung und Personalentwicklung.
Das Personal macht den anderen großen Anwendungsbereich aus. Das Personalcontrolling legt hier den Fokus auf einzelne Mitarbeiter, die gesamte Belegschaft oder Führungskräfte. Dabei werden verschiedene Aspekte untersucht, beispielsweise die Zusammensetzung des Personals, die Anzahl der Auszubildenden oder der Bedarf an Weiterbildungen.
Über diese beiden Anwendungsbereiche hinaus ist das Personalcontrolling abhängig vom Betrieb unterschiedlich ausgeprägt und kann wie folgt gestaltet sein:
Das quantitative Personalcontrolling nutzt messbare Daten wie Personalkosten, die direkt verwendet und verglichen werden können.
Für das qualitative Personalcontrolling sind „weiche” Faktoren von besonderem Interesse statt harter Fakten. Hierbei geht es vor allem um die Ermittlung der Mitarbeiterzufriedenheit, das Führungsverhalten und auch das Commitment der Angestellten zum Betrieb.
Das strategische Personalcontrolling legt den Fokus auf einen langfristigen Planungshorizont und Strategien mit Blick auf die Ziele, welche im Personalbereich, aber auch im gesamten Unternehmen erreicht werden sollen.
Das operative Personalcontrolling hingegen befasst sich eher mit kurz- und mittelfristigen Aufgaben, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Dabei spielen für Personaler Chancen, Trends und Risiken sowie das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen eine Rolle.
Jedes Unternehmen legt für den Personalbereich individuelle Ziele fest, die zu den übergeordneten Unternehmenszielen passen. Grundsätzlich drehen sich die Ziele des Personalcontrollings um den Informationsfluss und die Transparenz. Darüber hinaus sind die Planung, Steuerung und Koordination der Personalwirtschaft essentiell.
Grundsätzlich sind diese folgenden Ziele wichtig:
Informieren: Das Personalcontrolling stellt Informationen und Kennzahlen bereit und sorgt für Transparenz in Bezug auf Personalprozesse sowie strategische Entscheidungen.
Koordinieren und integrieren: Das Personalcontrolling ist für eine gute Abstimmung verantwortlich, beispielsweise hinsichtlich der Personalplanung oder zwischen Teilbereichen untereinander.
Planen: Mithilfe eines Planungssystems schätzt das Personalcontrolling Entwicklungen, Auswirkungen und neue Trends ein und kann dadurch Probleme frühzeitig erkennen.
Kontrollieren: Im Personalcontrolling wird ein Kontrollsystem entwickelt, mit dem ermittelte Kennzahlen und Werte überprüft werden.
Steuern: Das Personalcontrolling steuert das Unternehmen und trägt mit dem Personalwesen zum Unternehmenserfolg sowie zu den Unternehmenszielen bei.
Die oben aufgeführten Ziele sind auch gleichzeitig die Aufgaben der Personalcontroller.
Generell sind Personalcontroller für den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen und im gesamten Unternehmen verantwortlich. Alle Daten, die ihnen im Personalwesen zur Verfügung stehen, analysieren, filtern und bereiten sie auf. Die Informationen, die die Personalcontroller daraus ziehen, übermitteln sie an die personalwirtschaftlichen Entscheidungsträger des Unternehmens und an das Management. Dort werden auf Basis der bereitgestellten Informationen personalrelevante Entscheidungen getroffen und Strategien herausgearbeitet.
Darüber hinaus identifizieren Personalcontroller Chancen und Risiken, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Daraus bietet sich die Möglichkeit, bei negativen Entwicklungen frühzeitig einzugreifen und entgegenzuwirken.
Eine weitere wichtige Aufgabe im Personalcontrolling ist die Koordination der Personalkapazität. Dadurch, dass personalbezogene Daten erhoben werden, kann man die personalwirtschaftliche Entwicklung im Blick behalten und gegebenenfalls schnell reagieren, wenn es beispielsweise zu einer Unterdeckung kommt.
Außerdem kontrollieren und evaluieren Personalcontroller, inwiefern umgesetzte Personalmaßnahmen, entwickelte Strategien und Prozesse zum übergeordneten Unternehmensziel beitragen.
(Quelle: factorialhr.de)
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Abhängig von den übergeordneten Unternehmenszielen, die das Unternehmenscontrolling verfolgt, stellt das Personalcontrolling passende Kennzahlen auf.
Beispiele für Kennzahlen:
Die Überstundenquote berechnet man aus der Summe der Überstunden im Verhältnis zu den regulären Arbeitsstunden. Ein hoher Wert zeigt auf, dass es eine hohe Auslastung im Unternehmen gibt.
(Summe der Überstunden / reguläre Arbeitsstunden) * 100
Cornelius hat sieben Vollzeitarbeitskräfte in seinem Betrieb. Bei einer 40-Stundenwoche arbeiten seine Mitarbeiter pro Monat insgesamt ungefähr 1.120 Stunden.
Er möchte nun die Überstundenquote für den letzten Monat ausrechnen:
(30 Überstunden / 1.120 reguläre Arbeitsstunden) * 100 = 2,68 P% Überstundenquote
Für den letzten Monat verzeichnet Cornelius eine Überstundenquote von 2,68 Prozent. Er ist zufrieden mit dem Wert, weist seine Mitarbeiter aber dennoch auf den vorgeschriebenen Abbau der Überstunden innerhalb von sechs Monaten hin.
Um die Krankheitsquote im Zuge des Personalwesens auszurechnen, berechnen Personalcontroller die Zahl der Krankheitstage im Verhältnis zu den Soll-Arbeitstagen.
(Krankheitsfehltage / Soll-Arbeitstage) * 100
Svenja möchte die Krankheitsquote in ihrem Unternehmen berechnen, da sie in letzter Zeit viele Ausfälle verzeichnet. Im letzte Monat gab es 21 Soll-Arbeitstage.
(9 Krankheitsfehltage / 21 Soll-Arbeitstage) * 100 = 42,86 % Krankheitsquote
In Svenjas Betrieb gibt es eine Krankheitsquote von 42,86 Prozent. Den Ursachen für den hohen Wert sollte sie auf den Grund gehen.
Katharina Primke
Bechtle
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Phoenix Logistik
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