Personalcontrolling


Definition: Was ist Personalcontrolling?

Das Personalcontrolling ist verantwortlich für die Planung, Steuerung und Kontrolle der personalwirtschaftlichen Prozesse im Unternehmen. Mithilfe von personalbezogenen Verfahren erhebt man im Personalwesen wichtige Daten und Kennzahlen. Diese dienen als Grundlage für Entscheidungen und zur Entwicklung von Strategien für die Unternehmensziele. 

Dieser Bereich des Personalmanagements ist entweder in der Personalabteilung oder im Unternehmenscontrolling angesiedelt.


Behalten Sie den Überblick über die Arbeitszeiten und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter mit dem Zeiterfassungssystem clockodo! Sehen Sie, wer wann an welchem Projekt arbeitet und wer wegen Urlaub nicht eingeplant werden kann. Jetzt clockodo kostenlos testen!


Was gehört zum Personalcontrolling?

Zum Personalcontrolling gehören vorrangig zwei große Anwendungsbereiche:

 

Personalarbeit

Im Grunde zählen zur Personalarbeit alle Aktivitäten, die die Personalabteilung ausführt, also jegliche Personalprozesse, -projekte und -verfahren. Konkrete Beispiele hierfür sind: Personalrecruiting, Personalbedarfsplanung und Personalentwicklung.

 

Personal

Das Personal macht den anderen großen Anwendungsbereich aus. Das Personalcontrolling legt hier den Fokus auf einzelne Mitarbeiter, die gesamte Belegschaft oder Führungskräfte. Dabei werden verschiedene Aspekte untersucht, beispielsweise die Zusammensetzung des Personals, die Anzahl der Auszubildenden oder der Bedarf an Weiterbildungen.

 

Über diese beiden Anwendungsbereiche hinaus ist das Personalcontrolling abhängig vom Betrieb unterschiedlich ausgeprägt und kann wie folgt gestaltet sein:

 

Quantitatives Personalcontrolling

Das quantitative Personalcontrolling nutzt messbare Daten wie Personalkosten, die direkt verwendet und verglichen werden können.
 

Qualitatives Personalcontrolling

Für das qualitative Personalcontrolling sind „weiche” Faktoren von besonderem Interesse statt harter Fakten. Hierbei geht es vor allem um die Ermittlung der Mitarbeiterzufriedenheit, das Führungsverhalten und auch das Commitment der Angestellten zum Betrieb.

 

Strategisches Personalcontrolling

Das strategische Personalcontrolling legt den Fokus auf einen langfristigen Planungshorizont und Strategien mit Blick auf die Ziele, welche im Personalbereich, aber auch im gesamten Unternehmen erreicht werden sollen. 

 

Operatives Personalcontrolling

Das operative Personalcontrolling hingegen befasst sich eher mit kurz- und mittelfristigen Aufgaben, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Dabei spielen für Personaler Chancen, Trends und Risiken sowie das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen eine Rolle.


Was sind die Ziele des Personalcontrollings?

Jedes Unternehmen legt für den Personalbereich individuelle Ziele fest, die zu den übergeordneten Unternehmenszielen passen. Grundsätzlich drehen sich die Ziele des Personalcontrollings um den Informationsfluss und die Transparenz. Darüber hinaus sind die Planung, Steuerung und Koordination der Personalwirtschaft essentiell. 

Grundsätzlich sind diese folgenden Ziele wichtig:

Informieren: Das Personalcontrolling stellt Informationen und Kennzahlen bereit und sorgt für Transparenz in Bezug auf Personalprozesse sowie strategische Entscheidungen.

Koordinieren und integrieren: Das Personalcontrolling ist für eine gute Abstimmung verantwortlich, beispielsweise hinsichtlich der Personalplanung oder zwischen Teilbereichen untereinander.

Planen: Mithilfe eines Planungssystems schätzt das Personalcontrolling Entwicklungen, Auswirkungen und neue Trends ein und kann dadurch Probleme frühzeitig erkennen.

Kontrollieren: Im Personalcontrolling wird ein Kontrollsystem entwickelt, mit dem ermittelte Kennzahlen und Werte überprüft werden.

Steuern: Das Personalcontrolling steuert das Unternehmen und trägt mit dem Personalwesen zum Unternehmenserfolg sowie zu den Unternehmenszielen bei.


Was sind die Aufgaben des Personalcontrollings?

Die oben aufgeführten Ziele sind auch gleichzeitig die Aufgaben der Personalcontroller. 

Generell sind Personalcontroller für den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen und im gesamten Unternehmen verantwortlich. Alle Daten, die ihnen im Personalwesen zur Verfügung stehen, analysieren, filtern und bereiten sie auf. Die Informationen, die die Personalcontroller daraus ziehen, übermitteln sie an die personalwirtschaftlichen Entscheidungsträger des Unternehmens und an das Management. Dort werden auf Basis der bereitgestellten Informationen personalrelevante Entscheidungen getroffen und Strategien herausgearbeitet. 

Darüber hinaus identifizieren Personalcontroller Chancen und Risiken, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Daraus bietet sich die Möglichkeit, bei negativen Entwicklungen frühzeitig einzugreifen und entgegenzuwirken.

Eine weitere wichtige Aufgabe im Personalcontrolling ist die Koordination der Personalkapazität. Dadurch, dass personalbezogene Daten erhoben werden, kann man die personalwirtschaftliche Entwicklung im Blick behalten und gegebenenfalls schnell reagieren, wenn es beispielsweise zu einer Unterdeckung kommt.

Außerdem kontrollieren und evaluieren Personalcontroller, inwiefern umgesetzte Personalmaßnahmen, entwickelte Strategien und Prozesse zum übergeordneten Unternehmensziel beitragen.

(Quelle: factorialhr.de)


Was sind die Instrumente des Personalcontrollings?

  • Mitarbeiterbefragungen: Die Informationen aus Mitarbeiterbefragungen sind wertvoll für das Unternehmen, da sich daraus Stärken und Schwächen des Betriebs ableiten, aber auch Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.

Bonustipp:

Als Arbeitgeber wissen Sie, wie bedeutend die Mitarbeiter und ihre Zufriedenheit in Ihrem Betrieb sind. Möchten Sie den größtmöglichen Nutzen aus Mitarbeiterbefragungen ziehen, sollten Sie diese anonym vornehmen, um ehrliche Antworten zu erhalten. 

  • Vergleiche und Benchmarks: Die Personaler nutzen verschiedene Kennzahlen, um sich intern mit anderen Abteilungen oder Standorten zu vergleichen oder extern mit Mitbewerbern. Folgende Vergleiche setzen sie dafür ein:
    • Zeitvergleich (Ist-Ist)
    • Planabweichung (Soll-Ist)
    • Planfortschritt (Soll-Wird)
    • Prognosen (Wird-Ist)
    • Prämissen (Ist-Wird)
  • Zeitreihen: Zeitreihen sind zeitliche Vergleiche, die dem Personalcontrolling dabei helfen, Trends und Prognosen zu identifizieren. Dadurch kann man durchgeführte Maßnahmen auswerten oder neue anwenden. Auch negative Entwicklungen deckt das Personalcontrolling damit schnell auf.
  • Human Resource Due Dilligence: Dieses Instrument dient beispielsweise dazu, Personalressourcen zu analysieren, Chancen und Risiken zu messen sowie Arbeitsprozesse zu überprüfen.
  • Human Resource Scorecard oder Balanced Scorecard: Mit der sogenannten Balance Scorecard definieren Personaler Ziele sowie KPIs (Key Performance Indicators, für das Unternehmen wichtige Kennzahlen).
  • Personalkennzahlen: Personalkennzahlen sind eine quantitative Messgröße im Personalcontrolling, die bestimmte Sachverhalte in der Personalwirtschaft darstellen (siehe weiter unten).

Gehen Sie die Personalarbeit richtig an und erfahren Sie, wie professionelles Recruitment funktioniert. Lesen Sie jetzt unseren Ratgeber-Artikel Bewerbungsgespräch führen!


Welche Kennzahlen nutzt das Personalcontrolling?

Abhängig von den übergeordneten Unternehmenszielen, die das Unternehmenscontrolling verfolgt, stellt das Personalcontrolling passende Kennzahlen auf.

Beispiele für Kennzahlen:

Kennzahlen für das Recruiting:

  • Recruitingkosten
  • Frühfluktuationsrate
  • Anzahl der Bewerber pro Position

Kennzahlen für den Personalbedarf:

  • Netto-Personalbedarf
  • Qualifikationsstruktur
  • Behindertenanteil

Kennzahlen für den Personaleinsatz:

  • Überstundenquote
  • durchschnittliche Zeit, um KPIs zu erreichen
  • Zielvereinbarungserfüllung

Beispiel Berechnung Überstundenquote:

Die Überstundenquote berechnet man aus der Summe der Überstunden im Verhältnis zu den regulären Arbeitsstunden. Ein hoher Wert zeigt auf, dass es eine hohe Auslastung im Unternehmen gibt.

(Summe der Überstunden / reguläre Arbeitsstunden) * 100

Cornelius hat sieben Vollzeitarbeitskräfte in seinem Betrieb. Bei einer 40-Stundenwoche arbeiten seine Mitarbeiter pro Monat insgesamt ungefähr 1.120 Stunden.

Er möchte nun die Überstundenquote für den letzten Monat ausrechnen:

(30 Überstunden / 1.120 reguläre Arbeitsstunden) * 100 = 2,68 P% Überstundenquote

Für den letzten Monat verzeichnet Cornelius eine Überstundenquote von 2,68 Prozent. Er ist zufrieden mit dem Wert, weist seine Mitarbeiter aber dennoch auf den vorgeschriebenen Abbau der Überstunden innerhalb von sechs Monaten hin.

Kennzahlen für die Mitarbeiterbindung:

  • durchschnittliche Dauer in der Position
  • Fluktuationsrate
  • Krankheitsquote
  • Arbeitsunfallquote

Beispiel Berechnung Krankheitsquote:

Um die Krankheitsquote im Zuge des Personalwesens auszurechnen, berechnen Personalcontroller die Zahl der Krankheitstage im Verhältnis zu den Soll-Arbeitstagen.

(Krankheitsfehltage / Soll-Arbeitstage) * 100

Svenja möchte die Krankheitsquote in ihrem Unternehmen berechnen, da sie in letzter Zeit viele Ausfälle verzeichnet. Im letzte Monat gab es 21 Soll-Arbeitstage.

(9 Krankheitsfehltage / 21 Soll-Arbeitstage) * 100 = 42,86 % Krankheitsquote

In Svenjas Betrieb gibt es eine Krankheitsquote von 42,86 Prozent. Den Ursachen für den hohen Wert sollte sie auf den Grund gehen.

Kennzahlen für die Personalentwicklung:

  • Entwicklung der Gehälter
  • durchschnittliches Alter beziehungsweise verschiedene Altersgruppen
  • Ausbildungsquote
  • Bildungsmaßnahmenstruktur

Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


Jetzt weiterlesen:

Jetzt mit clockodo starten und die Zeiterfassung 14 Tage kostenlos testen.