Mit der Arbeitszeiterfassung clockodo haben Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter stets parat. So können Sie ganz einfach den Personalaufwand und Personalkostenkennzahlen für Ihr Unternehmen berechnen.
Definition: Was sind Personalkosten?
Personalkosten, auch Personalaufwand genannt, sind alle Kosten, die dem Arbeitgeber durch die Einstellung von Arbeitnehmern entstehen. Sie setzen sich aus dem Bruttoarbeitsentgelt (Gehälter und Löhne der Angestellten) und den Personalnebenkosten zusammen. Man unterscheidet zusätzlich zwischen direkten und indirekten Personalkosten.
Der Begriff Personalkosten stammt aus dem internen Rechnungswesen. Im externen Rechnungswesen spricht man vom Personalaufwand, einer Position der Gewinn- und Verlustrechnung.
In vielen Unternehmen sind Personalkosten der größte Kostenfaktor. Sie betragen durchschnittlich 30 - 40 Prozent der Gesamtkosten.
(Quellen: gruenderlexikon.de, Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung, S. 53 ff., daswirtschaftlexikon.com)
Was gehört alles zu den Personalkosten?
Personalkosten lassen sich in direkte und indirekte Kosten unterteilen. Direkte Personalkosten bestehen aus dem Bruttoarbeitsentgelt. Indirekte Personalkosten sind die Personalnebenkosten und sonstige Personalkosten.
Direkte Personalkosten
Die direkten Personalkosten, das Bruttoarbeitsentgelt, sind entweder der Bruttolohn oder das Bruttogehalt, welches der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zahlt.
Erhält der Mitarbeiter einen Lohn, berechnet sich dieser nach der tatsächlich geleisteten Arbeit des Angestellten. Der Bruttolohn kann also von Monat zu Monat unterschiedlich ausfallen.
Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Gehalt, handelt es sich um eine vertraglich festgelegte Summe. Das Grundgehalt bleibt somit jeden Monat gleich, auch wenn der Mitarbeiter beispielsweise im Urlaub ist oder Mehrarbeit leistet.
Beispiele für Löhne:
Zeitlohn (Stundenlohn)
Akkordlohn bei Akkordarbeit
Fertigungslöhne
Hilfslöhne
Zusatzlöhne
Zuschlagslöhne
Beispiele für Gehälter:
Tarif- und Grundgehälter
Zeitlohn (Monatsgehalt)
Übertarifliche Zulagen
Mehrarbeitspauschalen
Leistungsprämien
Provisionen
Aktien- und andere Optionen
Indirekte Personalkosten
Indirekte Personalkosten, auch Personalnebenkosten, Personalzusatzkosten oder Lohnnebenkosten genannt, sind alle Kosten, die für den Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttoarbeitsentgelt seiner Mitarbeiter anfallen. Dazu zählen insbesondere die gesetzlich verpflichtenden Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung des Arbeitnehmers. Außerdem gehören freiwillige Sozialkosten oder welche, die aus tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen stammen, ebenfalls zu den Lohnnebenkosten. Dabei handelt es sich beispielsweise um Weihnachtsgeld.
Kosten, die zu den Personalnebenkosten gehören, sind:
gesetzliche Personalzusatzkosten:
Beiträge für Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung und Unfallversicherung (Sozialkosten)
Steuern auf den Bruttolohn oder das Bruttogehalt der Arbeitnehmer
Umlagen wie beispielsweise für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
vertragliche, tarifliche oder freiwillige Sozialleistungen:
Zusätzliche Monatsvergütungen wie Urlaubsgeld, Boni-Zahlungen oder Weihnachtsgeld
Geldwerte Vorteile wie Laptop, Firmenhandy oder Firmenwagen
Zahlungen für Weiterbildungen oder Ausbildungen
Ausgaben für Berufsbekleidung
Mietkosten zum Beispiel für ein Büro
Kosten für Büromaterialien und Ausstattung eines Arbeitsplatzes
Lohnausfälle wie beispielsweise für Heirat, Umzug oder Geburt
Zusatzleistungen wie Zahlungen zur Altersvorsorge oder Personalrabatte
Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Reisekosten, Fahrtkosten (zum Beispiel Zuschüsse für Arbeitswegkosten)
Innerbetriebliche Verpflegung wie beispielsweise eine Kantine
Wohnungs- oder andere Beihilfen
Betriebssicherheitsmaßnahmen
Betriebssporteinrichtungen
...
sonstige Personalkosten:
Kosten, die durch Mitarbeiterfluktuation und die Rekrutierung von neuen Angestellten entstehen
Kosten für Vorstellungsgespräche, Stellenanzeigen und Inserate
Abfindungen bei Entlassungen
(Quelle: Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung, S. 53 ff.)
Bonustipp für Arbeitgeber:
Der kalkulatorische Unternehmerlohn gehört nicht zum Personalaufwand. Diesen rechnet der Arbeitgeber zu den kalkulatorischen Kosten im internen Rechnungswesen, auch Zusatzkosten genannt. (Quelle: firma.de)
Sind Personalkosten fix oder variabel?
Personalkosten sind in der Regel Fixkosten. Hat das Unternehmen eine umsatzschwache Phase oder das Personal nicht genug Aufträge zu erledigen, bleiben das Gehalt der Angestellten und die Personalzusatzkosten trotzdem gleich. Eine Ausnahme liegt vor, wenn sich der Lohn der Mitarbeiter nach der Leistung berechnet, wie beispielsweise bei Akkordarbeit. Hier handelt es sich zum Teil um variable Personalkosten, da der Lohn der Mitarbeiter bei geringerem Umsatz ebenfalls sinkt.
Wie berechnen sich Personalkosten?
Mithilfe des Personalaufwands sehen Arbeitgeber beispielsweise, ob sich die Anzahl ihrer Angestellten lohnt. Die Personalkosten berechnen sich folgendermaßen:
Bruttoentgelt des Arbeitnehmers
+ alle zusätzlichen gesetzlichen, freiwilligen und tariflichen Personalnebenkosten
+ sonstige Personalkosten
= Summe aller Personalaufwendungen
Um die gesetzlichen Lohnnebenkosten zu berechnen, muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeitragssätze für seinen Arbeitgeberanteil kennen. Die Bundesregierung passt diese regelmäßig an.
Sozialversicherungsbeiträge (Stand: April 2021)
- Krankenversicherung: 14,6 Prozent, wovon sich jeweils 7,3 Prozent auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufteilen
- Pflegeversicherung: 3,05 Prozent, die sich mit jeweils 1,525 Prozent Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen (Ausnahme: Sachsen mit 2,025 Prozent Arbeitnehmeranteil und 1,025 Prozent Arbeitgeberanteil)
- Rentenversicherung: 18,6 Prozent, der Arbeitgeber übernimmt 9,3 Prozent (Ausnahme: Knappschaftliche Rentenversicherungen mit 24,7 Prozent, 15,4 Prozent Arbeitgeberanteil und 9,3 Prozent Arbeitnehmeranteil)
- Arbeitslosenversicherung: 2,4 Prozent, die sich mit 1,2 Prozent auf beide aufteilen
- Unfallversicherung: Beiträge hängen vom Unfallrisiko ab, 100 Prozent Anteil Arbeitgeber
(Quelle: lohninfo.de)
Beitragsbemessungsgrenzen und Umlagen
Damit die Einstellung gut bezahlter Arbeitnehmer für Arbeitgeber attraktiv bleibt, gibt es Beitragsbemessungsgrenzen. Übersteigt der Bruttolohn des Angestellten diese Grenze, muss der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge für diesen Teil zahlen. Die Beitragsbemessungsgrenzen werden in der Regel jedes Jahr von der Bundesregierung angepasst und sind bislang in den neuen Bundesländern niedriger als im Westen. (Quelle: bundesregierung.de)
Zusätzlich gibt es die Umlage U1 für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Diese soll insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen die Existenz bei Krankheitsausfällen der Mitarbeiter sichern. Das Gesetz besagt, dass Arbeitgeber mit weniger als 30 Mitarbeitern die Umlage an die Krankenkassen zahlen müssen. Bei Krankheit des Angestellten kann sich der Arbeitgeber 40 - 80 Prozent des Entgelts für den Angestellten sowie bis zu 80 Prozent der Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung des Mitarbeiters von den Krankenkassen zurückholen.
Außerdem zahlt der Arbeitgeber die Umlage U2 für Mutterschaftsaufwendungen und die Insolvenzgeldumlage U3. Die U3 finanziert das Insolvenzgeld des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber insolvent geht und dem Mitarbeiter kein Arbeitsentgelt zahlen kann. Sie beträgt 0,12 Prozent. Die U2 sichert dem Arbeitgeber den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, das im Falle eines Beschäftigungsverbot gezahlte Arbeitsentgelt (Mutterschutzlohn) und die auf den Mutterschutzlohn entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Der Beitragssatz für die U1 als auch der U2 hängt von der jeweiligen Krankenkasse ab. Alle Umlagen trägt der Arbeitgeber allein. (Quelle: lohninfo.de)
Rechenbeispiel für Personalkosten
Amanda ist Gründerin eines Start-ups und hat bisher einen Mitarbeiter eingestellt. Für diesen rechnet sie die anfallenden Personalkosten aus. Der Mitarbeiter verdient ein Bruttogehalt in Höhe von 42.000 Euro jährlich. Zusätzlich fallen die monatlichen Sozialabgaben an. Für die Krankenkasse sind dies 3.066 Euro (42.000 € × 7,3 %), für die Pflegeversicherung 640,50 Euro (42.000 € × 1,525 %), für die Rentenversicherung 3.906 Euro (42.000 € × 9,3 %) und die Arbeitslosenversicherung macht 504 Euro (42.000 € × 1,2 %) aus. Zusätzlich kommen auf Amanda Personalzusatzkosten in Höhe von 10.000 Euro für weitere Kostenpositionen hinzu. Hierbei handelt es sich um die Umlagen, Steuern, die Unfallversicherung, Weihnachts- und Urlaubsgeld (welches Amanda ihren Mitarbeitern freiwillig zahlt), sowie um eine innerbetriebliche Verpflegung. Es ergeben sich also insgesamt Gesamtkosten in Höhe von 60.116,50 Euro.
Setzt man das Bruttoentgelt ins Verhältnis mit den gesamten Personalkosten, ergibt sich ein Faktor von 1,4313 (60.116,50 € / 42.000 €). Um die Personalkosten für zukünftige Mitarbeiter zu berechnen, kann Amanda das Bruttoentgelt dieser Mitarbeiter mit dem Faktor multiplizieren und erhält so die tatsächlichen Personalkosten.
Formel für Personalkosten:
Bruttojahresentgelt × Faktor = tatsächliche Personalkosten
Erhält ein zukünftiger Mitarbeiter beispielsweise ein jährliches Bruttogehalt von 45.000 Euro, muss sie mit Personalkosten von 64.409 Euro (45.000 € × 1,4313) rechnen.
Sie möchten neue Mitarbeiter einstellen? Lesen Sie jetzt in unserem Ratgeberartikel zum Thema Personalrecruiting, wie Sie Soft-Skills der Bewerber beim Einstellungsprozess entdecken.
Welche Personalkostenkennzahlen gibt es?
Um zu überprüfen, wie hoch der Anteil der Personalkosten im Unternehmen ist, können Arbeitgeber bestimmte Personalkostenkennzahlen berechnen. Zu diesen gehören:
Personalintensität: Verhältnis der Personalaufwendungen zur Gesamtleistung des Unternehmens (Faktor)
Personalintensität = Personalkosten / Gesamtleistung × 100
Personalaufwandsquote: Verhältnis der Personalaufwendungen zur Gesamtleistung des Unternehmens (Prozent)
Personalaufwandsquote = Personalkosten / Gesamtleistung
Personalkosten pro Mitarbeiter:
Personalkosten pro Mitarbeiter = Personalkosten / Anzahl der Mitarbeiter
Personalkosten pro Stunde:
Personalkosten pro Stunde = Personalkosten / Anzahl aller Arbeitsstunden
Personalzusatzkostenquote: Verhältnis der Personalnebenkosten zu den Personalkosten
Personalzusatzkostenquote = Personalnebenkosten / Personalkosten
Eine hohe Personalintensität/Personalquote zeigt, dass das Unternehmen einen hohen Fixkostenanteil hat. Somit ist der Arbeitgeber in Krisenzeiten weniger flexibel. Unternehmen mit einer Personalquote höher als 50 Prozent nennt man daher personalkostenintensive Unternehmen. (Quelle: bwl-lexikon.de)
Zu solchen zählen beispielsweise Unternehmen der Dienstleistungsbranche, bei denen die Personalquote oftmals bis zu 80 Prozent beträgt (Quelle: gruenderlexikon.de).
Beispiel:
Das Unternehmen von Sven erzielte im letzten Geschäftsjahr Umsatzerlöse in Höhe von 250.000 Euro. Die Buchführung zeigt eine Bestandsminderung von 25.000 Euro an. Daraus ergibt sich eine Gesamtleistung von 225.000 Euro (Umsatzerlöse - Bestandsminderung). Die Personalkosten belaufen sich für das Geschäftsjahr auf 125.000 Euro, darunter sind 40.000 Euro Personalzusatzkosten. Sven hat derzeit drei Arbeitnehmer eingestellt, die 4.800 Arbeitsstunden aufweisen.
Personalintensität = 125.000 € / 225.000 € × 100 = 55,55
Personalaufwandsquote = 125.000 € / 225.000 € = 0,55 = 55 %
Personalkosten je Mitarbeiter = 125.000 € / 3 = 41.666 €
Personalkosten pro Stunde = 125.000 € / 4.800 Stunden = 26,04 € / h
Personalzusatzkostenquote: 40.000 € / 125.000 € = 0,32 = 32 %
Wie lassen sich Personalkosten senken?
Da die Personalausgaben einen großen Teil der Gesamtkosten im Unternehmen ausmachen, gibt es einige Tipps für Arbeitgeber, um bei Personalkosten zu sparen.
Einstellung von Teilzeitkräften
Wenn es die Aufgaben im Unternehmen zulassen, ist es sinnvoll, Teilzeitkräfte einzustellen. Diese können sich beispielsweise einen Arbeitsplatz teilen. Auf diese Weise spart der Arbeitgeber Kosten für die Arbeitsplatzeinrichtung. Zusätzlich lohnt es sich, Werkstudenten einzustellen, da diese nur sehr geringe Personalnebenkosten mit sich bringen. Studenten und Arbeitgeber müssen sich lediglich die Rentenversicherung teilen. Dies ist allerdings nur von Vorteil, wenn es im Unternehmen passende Aufgabenbereiche gibt.
Outsourcing
Falls es im Unternehmen Tätigkeiten gibt, die der Arbeitgeber outsourcen kann, ist dies eine weitere Möglichkeit zur Einsparung von Personalkosten. Eine Aufgabe fürs Outsourcing ist beispielsweise die Erstellung von Grafiken oder Werbeplakaten durch eine Agentur.
Nutzung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Leistungs- und Sachzuwendungen
Der Arbeitgeber kann Leistungs- oder Sachzuwendungen für die Mitarbeiterzufriedenheit nutzen, aber auch als Ergänzung bei Gehaltsverhandlungen. Sie stellen eine Win-Win-Lösung dar, da die Zuwendungen entweder nur pauschal oder gar nicht versteuert werden. Somit spart der Arbeitgeber bei den Lohnnebenkosten und der Arbeitnehmer erhält den Zuschuss in gesamter Höhe. Beispiele hierfür sind Gutscheine fürs Tanken oder die Zahlung gesundheitsfördernder Maßnahmen.
Bildung von Rücklagen
Arbeitgeber können Vergünstigungen oder kostenlose Benefits für die Mitarbeiter streichen und dadurch Rücklagen bilden. Auf diese Weise müssen sie keinen Mitarbeitern kündigen, sparen aber an Personalnebenkosten. Hat das Unternehmen beispielsweise mit saisonalen Schwankungen zu kämpfen, kann es die Rücklagen bei einem kurzfristigen Tief nutzen.
Abbau von Überstunden
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern einen Freizeitausgleich für deren Überstunden zu gewähren, statt ihnen diese auszuzahlen.
Katharina Bensch
Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.
Jetzt weiterlesen:
Personalentwicklung: Maßnahmen und Instrumente