Fehlzeitenmanagement


Definition: Was ist Fehlzeitenmanagement?

Das Fehlzeitenmanagement ist ein Teilbereich des Personalmanagements. Es beschäftigt sich mit der datengestützten Analyse von Fehlzeiten sowie der Verringerung von Krankheitstagen und Maßnahmen zu deren Vorbeugung.

Ziele sind neben der Reduktion von Fehlzeiten auch eine höhere Motivation der Mitarbeiter sowie ein gesundes Arbeitsklima.


Wieso ist ein Fehlzeitenmanagement relevant?

Das Statistische Bundesamt zeigt auf, dass die Fehltage von 1991 bis 2007 gesunken sind, von 12,7 auf 8,1 Tage pro Jahr im Durchschnitt. Seitdem steigen die Zahlen zum Krankenstand jedoch kontinuierlich wieder. Mit 10,9 Tagen war 2019 der Höchststand für Fehlzeiten seitdem erreicht. Da viele einzelne Krankheitstage ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht in solche Statistiken einfließen können, mag die Zahl noch höher liegen.

Wer krank zu Hause liegt, arbeitet nicht, wird aber trotzdem aufgrund des Entgeltfortzahlungsgesetzes bis zu sechs Wochen für dieselbe Krankheit vom Arbeitgeber bezahlt. Diese Ausfallzeiten kosten Unternehmen deswegen einiges an Geld für die Lohnfortzahlung und führen somit zu wirtschaftlichem Verlust. Zusätzlich leiden Teams und Kollegen unter Fehlzeiten, wenn Aufgaben zusätzlich erledigt und Termine verschoben werden müssen. 

Deshalb ist ein durchdachtes Fehlzeitenmanagement für alle Betroffenen sinnvoll, um Krankenstände zu reduzieren, die Leistungsbereitschaft zu steigern und Gesundheitsförderung zu betreiben. Es ergeben sich daraus mehrere positive Effekte, von denen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren.

  • Steigerung der Anwesenheitsquote
  • Verbesserung von Arbeitsplätzen und Arbeitssicherheit
  • Verbesserung bezüglich Betriebsklima und Motivation

Welche Daten sammeln Unternehmen fürs Fehlzeitenmanagement?

Das Fehlzeitenmanagement basiert auf einer detaillierten Analyse der Daten über Krankheit und andere Fehlzeiten. Es gilt, alle relevanten Informationen zu sammeln, um im Anschluss die passenden Maßnahmen für die richtigen Mitarbeiter oder Abteilungen zu treffen.

Fehlzeiten lassen sich zunächst einteilen in

  • Krankheit abhängig vom Arbeitsplatz
  • Krankheit nicht abhängig vom Arbeitsplatz
  • Krankheit von Kindern
  • Arzttermin
  • Urlaub
  • Sonderurlaub
  • Überstundenabbau
  • Weiterbildung
  • Elternzeit, Mutterschutz

Von diesen Fehlzeiten können Arbeitgeber jedoch nur die Krankheitstage der Mitarbeiter durch ein Fehlzeitenmanagement beeinflussen. Um diese bequem aufzustellen, eignen sich Tools wie ein digitaler Urlaubsplaner.

Die durchschnittlichen Krankheitstage lassen sich zunächst mit offiziellen Zahlen vergleichen, zum Beispiel von der Krankenkasse oder Statistikämtern. Um eine Fehlzeitenquote zu berechnen, teilt man die Fehltage durch die Soll-Tage. Wahlweise funktionieren auch die Stunden. Liegt ein Unternehmen über dem normalen Rahmen von Fehltagen, besteht Handlungsbedarf. Dabei ist jedoch zu beachten, dass oft nur Fehlzeiten mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in den Statistiken berücksichtigt werden. Nicht jeder Vorgesetzte verlangt die Krankschreibung bereits am ersten Tag.

Zusätzlich sollten im Fehlzeitenmanagement der Durchschnitt einzelner Abteilungen sowie die individuellen Fehltage berücksichtigt werden. Folgende Kategorien lassen sich nutzen, um Muster im Krankenstand zu erkennen:

  • Abteilung/Team
  • Alter
  • Position/Verantwortung
  • Stresslevel
  • Zeit im Unternehmen

Hier geht es darum, zu ergründen, an welcher Stelle das Fehlzeitenmanagement als Erstes ansetzen sollte. Keineswegs soll eine Art Diskriminierung stattfinden. Sind es zum Beispiel besonders Führungskräfte, die häufig kränkeln, sind diese eventuell überfordert und brauchen eine Fortbildung. Klagen häufig ältere Mitarbeiter über Rückenschmerzen, bieten sich für diese zum Beispiel speziell ausgerichtete Gymnastikkurse an.

Um die Daten noch besser bewerten zu können, ergeben Vergleiche im Zeitraum Sinn. Sind die Fehlzeiten im Unternehmen zum Vorjahr oder zum vorangegangenen Quartal vergleichsweise gesunken oder gestiegen? Können äußere Einflüsse schuld sein? Sind stressige Phasen oder die kalten Wintermonate besonders betroffen oder nicht? So lassen sich die Zahlen zum Krankenstand auch besser beurteilen als nur über einen Vergleich mit Fehlzeitenstatistiken.

Aus den Daten lässt sich lesen, ob eine bestimmte Gruppe besonders betroffen ist. Daran schließt sich dann die Ursachenforschung an: Welche Änderungen gab es? Ist der Chef eines Teams überfordert und seine Mitarbeiter feiern krank? Sind hauptsächlich Arbeitnehmer betroffen, die körperlich arbeiten? Oder lässt sich keine besondere Gruppe ausmachen und es liegt an einzelnen Mitarbeitern?

Dabei muss jedoch immer der Datenschutz beachtet werden. Solche Auswertungen sind mit Vorsicht zu erstellen und nicht für andere Mitarbeiter gedacht. 


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Welche Gründe für Krankheit gibt es?

Es gibt einige Gründe für Fehlzeiten. Manche davon kann auch ein gutes Fehlzeitenmanagement nicht vollständig in den Griff bekommen, zum Beispiel die jährliche Grippewelle. Zwar müssen Angestellte dem Unternehmen nicht preisgeben, weshalb sie krank sind. Wenn sie jedoch etwas erzählen, lohnt es sich, auch die Gründe zu erfassen und zu analysieren, ob Arbeitgeber selbst etwas zur Verbesserung tun können. Sind die Stühle unbequem? Wird jemand gemobbt? Nicht jede Abwesenheit hat mit Arbeitsunfähigkeit zu tun. Vorgesetzte haben viele Stellschrauben, um durch Fehlzeitenmanagement die Anwesenheitsrate positiv zu beeinflussen.

Gründe für Krankheiten lassen sich in folgende Einflussfaktoren einteilen:

  • Umweltfaktoren
  • Betriebliche Faktoren
  • Persönliche Faktoren 

Umweltfaktoren lassen sich vom Arbeitgeber kaum beeinflussen. Die Grippezeit oder eine Pandemie haben immer Ausfälle zur Folge. Bei steigender Konjunktur allerdings kann es zu arbeitsbedingtem Stress durch Überstunden und kurzen Deadlines kommen. Hier können Gegenmaßnahmen für krankheitsbedingte Abwesenheiten ergriffen werden, zum Beispiel die Beschäftigung von Leiharbeitern.

Betriebliche Faktoren sind diese Aspekte, an denen ein Fehlzeitenmanagement direkt arbeiten kann und für die der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht hat. Hierbei geht es um die Arbeitsplatzsicherheit, also um die Prävention von Arbeitsunfällen, richtig eingerichtete Arbeitsplätze und Möglichkeiten für Ruhepausen. Auch das Betriebsklima und das Führungsverhalten sowie Motivation, Gehalt und Stresslevel spielen in diese Faktoren hinein. Es handelt sich bei diesen Gründen um arbeitsplatzabhängige Krankheitstage.

Auf die persönlichen Faktoren hat das Fehlzeitenmanagement bedingt Einfluss. Sie zählen zu den arbeitsplatzunabhängigen Gründen. Das Alter, Vorerkrankungen, familiäre Situationen, die persönliche Einstellung und ähnliche Faktoren sind von Unternehmensseite kaum veränderbar. Gründen wie fehlende Motivation oder Qualifikation, Über- und Unterforderung, eine zu hohe oder niedrige Position im Team oder Unzufriedenheiten kann ein Fehlzeitenmanagement versuchen vorzubeugen. Dem sogenannten Absentismus, also Krankheitstagen rein wegen fehlender Motivation, kann man auf allgemeiner und individueller Ebene entgegenkommen.

Stress ist eine häufige Ursache für Krankheiten. Viele verschiedene Faktoren führen zu Stress, die Arbeitgeber jedoch häufig beeinflussen können. Lesen Sie jetzt alles rund um Stress am Arbeitsplatz im Ratgeber!


Welche Maßnahmen eignen sich im Fehlzeitenmanagement?

Je nachdem, weshalb viele Fehlzeiten vorhanden sind, eignen sich unterschiedliche Maßnahmen. Ist ein Mitarbeiter aus Langeweile demotiviert, hilft es nicht, ihm eine ergonomische Maus zu geben. Andersherum bringt ein persönliches Gespräch keine Besserung bei Heuschnupfen. Die gesammelten Daten sind deswegen von großer Bedeutung. Das Fehlzeitenmanagement sollte sich anschauen, welche Gruppe die meisten Fehlzeiten aufweist und welche Maßnahme die effektivste in diesem speziellen Fall ist. Der komplette Maßnahmenkatalog eignet sich selten für alle Betroffenen.

Es geht allgemein weniger um das Bekämpfen von Krankheit und Fehlzeitenreduzierung als um eine gezielte Gesundheitsförderung. Anstatt sich auf Fehlzeitenberichte zu konzentrieren, lassen sich auch Gesundheitsberichte erstellen. Die Maßnahmen zielen auf Unfallverhütung, Prävention von Berufskrankheiten, Mitarbeiterzufriedenheit, eine angenehme Unternehmenskultur und eine durchdachte Arbeitsorganisation ab.

Für alle Maßnahmen sollten Vorgesetzte aber bedenken, dass kranke Mitarbeiter auf der Arbeit ihre Kollegen anstecken können. Unter Umständen müssen dann mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig zu Hause bleiben und der Krankenstand erhöht sich noch. Das Auskurieren einer Krankheit bedeutet zusätzlich, dass Mitarbeiter danach in den meisten Fällen wieder produktiv arbeiten können. Ein strenges Fehlzeitenmanagement, das sogar Strafen in Betracht zieht, kann sich demnach auch ins Gegenteil kehren und demotivieren.


Welche Fehlzeitenmanagement-Maßnahmen gibt es?

  • Genesungswünsche versenden
  • Rückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch führen
  • Wiedereingliederungsmaßnahme anstoßen
  • Gesundheitsbewusste Umgebung schaffen
  • Arbeitsplatz anpassen
  • Führungsstil ändern
  • Mitarbeiter motivieren
  • Maßnahmen zur Work-Life-Balance unternehmen
  • Kontrollen durchführen
  • Belohnung einführen

(Quelle: Bundesgesundheitsministerium)

Bonustipp: Viele Krankenkassen unterstützen Firmen mit Angeboten zum Gesundheitsmanagement. Seminare, Informationen und Weiterbildungen lassen sich dort finden und buchen. Zudem gibt es bei ihnen Auskunft über Fehlzeitenquoten. 


Für einzelne Mitarbeiter nach/während einer Krankheit

Die Maßnahmen für individuelle Mitarbeiter finden direkt im Zusammenhang mit bestehenden Fehlzeiten statt. 

Mit einem Genesungswunsch zeigen Arbeitgeber und Kollegen, dass sie an den Erkrankten denken und ihn vermissen. Der Kranke fühlt sich wertgeschätzt. Dadurch steigen Motivation und auch Pflichtgefühl. Diese Maßnahme ist für einzelne Mitarbeiter gedacht, die gelegentlich ein paar Tage fehlen. Die Wünsche lassen sich formell per Post, aber auch schnell als E-Mail versenden. Ein Anruf ist ebenfalls möglich. Hier sollten sich Arbeitgeber jedoch überlegen, ob es gute Gründe dafür gibt, den Kranken zu stören. Der Verdacht auf eine erfundene Krankheit ist denkbar.

Das Rückkehrgespräch findet im Anschluss an eine Krankheit statt. Der direkte Chef spricht den Mitarbeiter an. Je nachdem, wie oft und wie lange der einzelne Mitarbeiter bereits gefehlt hat, muss das Fehlzeitenmanagement hier anders ansetzen. Handelt es sich um eine Kurzerkrankung, reicht es aus, Freude über die Rückkehr auszudrücken. Wertschätzung, Motivation und Pflichtgefühl sind das Ziel. Ist die Fehlzeitenquote jedoch hoch, ist ein Fehlzeitengespräch nötig. Darin reichen die Themen von besorgter Nachfrage über Vorschläge zur betrieblichen Prävention bis hin zu Krisengesprächen. Die Gesprächsmaßnahme ist also als kurzer Plausch zwischen Tür und Angel möglich, aber auch als offizielle Maßnahme mit Hinzunahme des Betriebsrates. Die Analyse der Fehlzeitendaten im Vorfeld ist ein guter Anhaltspunkt darüber, wie ernst das Gespräch sein sollte.

Eine Wiedereingliederungsmaßnahme ist nach § 167 Viertes Sozialgesetzbuch vorgesehen für Mitarbeiter, die länger als sechs Wochen am Stück oder zusammengerechnet in den letzten zwölf Monaten krank waren. Arbeitgeber sind verpflichtet, eine solche Maßnahme bei Langzeiterkrankungen anzubieten. Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) dient dazu, den Mitarbeiter so wieder in den Betrieb aufzunehmen, dass er damit nicht überfordert ist. Unternehmen sollten diese Maßnahme zur Wiedereingliederung als Hilfe für den Erkrankten kommunizieren und nicht als Strafe dafür, dass er lange nicht da war. Denn Mitarbeiter müssen das Angebot nicht annehmen. Eine Idee ist hier zum Beispiel, dass der Mitarbeiter die ersten paar Wochen nur halbtags arbeitet oder weniger Aufgaben bekommt. Gespräche mit Teamleitungen und/oder Kollegen zum aktuellen Stand der Projekte sind dabei sinnvoll.


Beispiel Fehlzeitenmanagement

Igor ruft am Donnerstag noch vor seinem Arbeitsbeginn im Unternehmen an und teilt mit, dass er sich nicht gut fühlt. Am folgenden Tag meldet er sich erneut, dass er nicht arbeiten kann. Seine Vorgesetzte Anka weiß aus ihrem Abwesenheitssystem, dass Igor dieses Jahr bisher erst einen Tag fehlte. Außerdem hat er in den letzten Tagen vor seiner Krankheit viele Überstunden gemacht. Sie schreibt ihm eine SMS mit Genesungswünschen von sich und den Kollegen.

Als Igor am Montag wiederkommt, setzt Anka sich mit einem Kaffee zu ihm an den Schreibtisch. Sie fragt, ob es ihm wieder gut gehe, und betont, dass sie sich freut, dass er wieder da ist. Igor erzählt, dass er Kopfschmerzen hatte und er sich schlecht fühlt, seine Kollegen mit den vielen Aufgaben im Stich gelassen zu haben. Anka fragt nach, ob er jetzt immer noch viel zu tun hätte. Als Igor das bejaht, erkennt Anka seine Überlastung und setzt sich mit ihm und seinem Team zusammen. Gemeinsam besprechen sie, wie sie Aufgaben gerechter verteilen können, priorisieren diese und beschließen, welche Aufgaben es nicht wert sind, dafür Überstunden zu machen.

In den folgenden Wochen beobachtet Anka, dass die Überstunden im Team im Rahmen bleiben und die Mitarbeiter entspannter erscheinen.


Für alle Mitarbeiter zur Vermeidung von Fehlzeiten

Eine gesundheitsbewusste Umgebung verringert die Fehlzeiten präventiv für alle Mitarbeiter. Ein solches Fehlzeitenmanagement fängt im Kleinen an, beispielsweise mit Erklärungen für die Mitarbeiter, wie man am Schreibtisch richtig sitzt. Gesunde Snacks wie Obst unterstützen das Bewusstsein für eine gute Ernährung. Eine Erinnerung an die notwendigen Pausen beim Arbeiten dient dazu, das Stresslevel überschaubar zu halten. Zusätzlich können Unternehmen Kurse zur Gesundheit, Sportmöglichkeiten oder wahlweise Zuschüsse zu Mitgliedschaften in Fitnessstudios anbieten.

Die Anpassung des Arbeitsplatzes ist präventiv für die gesamte Belegschaft oder für Teams gedacht. Die allgemeinen Arbeitsbedingungen haben Einfluss auf die physische und psychische Gesundheit. Im Büro sollten Arbeitsplätze ergonomisch ausgestattet sein. Die Arbeitsstättenverordnung und das Arbeitsschutzgesetz sehen vor, dass alle Plätze, sei es beispielsweise im Büro oder in der Produktion, sicher sein müssen. Zudem muss unter anderem genügend Licht vorhanden sein und Nicht-Raucher dürfen nicht von Zigarettenrauch gestört werden. Die vorherige Analyse der Daten zu den Fehlzeiten gibt Aufschluss darüber, welche Abteilung besonders unter welchen Beschwerden leidet. Unter Umständen muss die Personalauswahl überdacht werden und Mitarbeiter arbeiten besser in einem anderen Team.

Den Führungsstil ändern – eine solche Änderung ist nötig, wenn die Gründe für Krankmeldungen motivationsbedingt sind. Allgemeine Maßnahmen sind (häufigere) Mitarbeitergespräche, gemeinsames Feiern von Erfolgen oder Umfragen zur Zufriedenheit (die im Anschluss ernstgenommen werden). Weitere Ideen sind Konfliktgespräche, Teambuilding, Änderungen im Arbeitsablauf, Einbeziehen der Mitarbeiter in Prozesse und Entscheidungen oder Überprüfen von Schwierigkeitsgraden der Aufgaben. Dies fördert auch die Motivation der Angestellten. Ist die Führungsperson selbst mit ihrer Verantwortung überfordert, sind Weiterbildungen im Rahmen einer Personalentwicklung die erste Maßnahme. Hilft dies nichts, sollten Unternehmen über einen Führungswechsel nachdenken oder zumindest das Führungsverhalten beobachten und steuern. 

Maßnahmen zur Work-Life-Balance sind angebracht, wenn Mitarbeiter häufig für Arzttermine frei nehmen oder sich per Krankheit ein verlängertes Wochenende gönnen. Beispielsweise bringt die Einführung einer Gleitzeit die Freiheit, Arbeitsstunden passend zu legen, und die Arbeitsbelastung sinkt. Mitarbeiter können persönliche Termine so besser wahrnehmen. Die Möglichkeit, angesammelte Überstunden wieder abzubauen, gibt Mitarbeitern die Freiheit, sich so ein langes Wochenende zu verdienen. In Mitarbeitergesprächen lassen sich die Wünsche der Belegschaft herausarbeiten. Im Ratgeber finden Sie Informationen zu allen flexiblen Arbeitszeitmodellen. Jetzt lesen!

Kontrollen durchzuführen ergibt Sinn, wenn der dringende Verdacht besteht, dass Mitarbeiter nur simulieren. Der Anruf als Genesungswunsch gibt erste Aufschlüsse. Eine Untersuchung vom Betriebsarzt ist ebenfalls möglich, aber ein Arbeitnehmer kann dazu nicht gezwungen werden. Bei solchen Maßnahmen horchen Mitarbeiter meist auf und können sich zu Unrecht überprüft fühlen. Der Grad zwischen Kontrolle und Demotivation ist schmal. Eine andere Möglichkeit ist, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt am ersten Tag zu verlangen. Der Gedanke, sich krankzumelden, um einfach mal wieder auszuschlafen, kommt dann nicht.

Belohnungen sind zum Beispiel eine Anwesenheitsprämie oder andere Vorteile, die wenig kranke Mitarbeiter erhalten. Hierdurch lassen sich die Angestellten motivieren und bleiben nicht aus Lustlosigkeit zu Hause. Kommt jedoch jemand krank zur Arbeit, weil er die Prämie haben möchte, kann sich das auch negativ auswirken.

Zur Durchführung der Maßnahmen prüft das Fehlzeitenmanagement anhand der gesammelten Daten, welche Mitarbeiter oder welche Teams die meisten Fehlzeiten haben. Für diese überlegt es sinnvolle Maßnahmen zum Gesundheitsschutz, um aktiv und präventiv für eine sichere, motivierende und wertschätzende Arbeit zu sorgen. Unter Berücksichtigung der Kapazitäten werden zuerst die effektivsten Maßnahmen für ein erfolgreiches Gesundheitsmanagement umgesetzt. 


Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


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