Unter Personalrecruiting versteht man den gesamten Prozess, wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter finden möchte. Es handelt sich um das komplette Bewerbungsmanagement. Darunter fallen die Analyse des Bedarfs und des Jobs, der besetzt werden soll. Außerdem müssen auch die Stellenausschreibung geschrieben und die Bewerbungen angeschaut werden. Welche Hard und Soft Skills benötigt der neue Kollege? Nach Vorstellungsgesprächen, Einstellungstest und der finalen Absprache erfolgt dann endlich die Einstellung. Doch wie findet man genau den Kandidaten, mit dem man einen Arbeitsvertrag unterschreibt? Wer bringt wichtige Kompetenzen wie Eigeninitiative, Flexibilität, Kreativität und Kommunikationsgeschick mit ins Team?
Das Personalrecruiting könnte so einfach sein! Mal ganz ehrlich: Es wäre schon schön, wenn ein Bewerber alles wüsste und jeden Soft Skill mitbrächte. Jung, gut ausgebildet, fachlich qualifiziert, einige Kenntnisse aus verwandten Bereichen, offen, ehrlich, loyal – so sollte er oder sie sein. Ein Kommunikations- und Organisationstalent mit Einfühlungsvermögen für Kunden und der Kreativität für die Umsetzung. Ein Kandidat, der sofort alle internen Abläufe versteht, sich mit jeder Software auskennt, die die Firma benutzt, und eine hervorragende Zeitwirtschaft betreibt. Wenn der dann noch direkt nebenan wohnt und jede Woche Kuchen mitbringt …
… dann gibt es ihn nicht. Oder nur sehr selten. Mit solchen Vorstellungen scheitert die Mitarbeitersuche sehr schnell und der Recruitingprozess war bis dahin umsonst.
Personalbeschaffung nimmt einige Zeit in Anspruch, besonders für kleinere Unternehmen ohne entsprechende Abteilung. Man muss Mitarbeiter finden, die sowohl fachlich als auch menschlich ins Team passen und verschiedene Kompetenzen mitbringen. Und das mithilfe von ein paar standardisierten Infos und einem eingeübten, oft recht steifen Gespräch. Personalrecruiting stößt da leicht an Grenzen. Woher soll man wissen, ob die Soft Skills aus dem Anschreiben der Realität entsprechen? Arbeitet der Bewerber tatsächlich strukturiert? Verfügt er über beschriebene soziale Fähigkeiten?
Das Bewerbungsmanagement findet heutzutage hauptsächlich online statt, Stellenausschreibungen stehen in Internet-Jobbörsen. Laut statista bevorzugen 67,6 Prozent der befragten Personalverantwortlichen eine Bewerbung über ein Formular. Nur 23,8 Prozent wünschen sich am liebsten eine E-Mail für das Bewerbermanagement. Mit 3,7 Prozent ist die Papierbewerbung im Personalrecruiting mittlerweile unbeliebt. Die Gründe den Kanal Formular liegen auf der Hand: Aus einem solchen können Arbeitgeber schnell Fähigkeiten und Werdegang ablesen. Bewerber und Talente sind so gut miteinander vergleichbar. Außerdem ist E-Recruiting kostengünstig und die Daten sind sofort sortiert. Arbeitgeber passen es dem Personalbedarf jederzeit an, wenn neue Wünsche auftreten.
Ausbildung und Fachwissen, die Hard Skills, legen den Grundstein für ein Arbeitsverhältnis. Trotzdem kann es sich lohnen, während des Personalrecruitings auch einen Blick auf andere Qualitäten zu werfen. In Soft Skills verstecken sich Qualitäten wie Organisation, Kreativität und Kommunikation. So lassen sich Mitarbeiter finden, die über ihr Fachwissen hinaus noch mehr zu bieten haben. Manche Bewerber belegen ihre Fähigkeiten direkt mit Beispielen. In anderen Bewerbungen finden sich aber auch oft kleine, versteckte Hinweise in Nebenjobs, Hobbies oder andere Tätigkeiten. Auf solche Andeutungen kommt es in der Personalbeschaffung an.
Soft Skills sind die Fertigkeiten, die Menschen nicht aus einem Buch lernen können. Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und Empathie sind wichtige Soft Skill Beispiele und entstehen durch zwischenmenschliche Beziehungen. Der Erwerb solcher Fähigkeiten beginnt, sobald ein Kind mit einem anderen Menschen in Interaktion tritt. Im Verlauf des Lebens ist der Lernprozess von Soft Skills niemals abgeschlossen. Im Personalrecruiting aber können sie entscheidend sein, wenn Unternehmen Mitarbeiter suchen, die zu ihnen passen. Oft stehen diese Anforderungen bereits in der Stellenanzeige. Das Bewerbungsmanagement sollte den Bewerbern also die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten explizit zu nennen. Denn diese Schlüsselqualifikationen stehen nicht in einer Liste im Lebenslauf.
Im Arbeitsalltag benötigen Bewerber viele solcher Kompetenzen. Weitere Beispiele für Soft Skills sind Sozialkompetenzen wie Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeiten. In den meisten Berufen arbeiten Menschen zusammen und sehen sich jeden Tag. Da ist es notwendig, dass Kollegen miteinander auskommen, und Recruiter achten im Gespräch immer mehr darauf, ob Fachkräfte ins Team passen.
Organisationstalent, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sind für das eigenständige Bearbeiten von Aufgaben wichtig. Wer mehrere Aufgaben und Verantwortungsbereiche hat, strukturiert diese häufig selbst. Dabei hilft der Chef nicht jede Woche aufs Neue.
Eigenschaften wie Zielorientierung, Durchsetzungsvermögen und Verhandlungsgeschick sind für Führungskräfte von Vorteil. Auch Kritikfähigkeit ist eine wichtige Qualifikation für solche Stellen.
Weitere wichtige Soft Skill Beispiele sind Ehrgeiz, Lernbereitschaft, Spontaneität, Kreativität, Empathie, Problemlösung, Genauigkeit und Stressresistenz.
Folgende elf Bereiche verraten mehr Soft Skills, als sie auf den ersten Blick preisgeben. Hat ein Kandidat etwas nebenbei und freiwillig gemacht, hat er automatisch Soft Skills erlernt. Im Personalrecruiting ist das eine Möglichkeit, die Bewerber besser als Individuen wahrzunehmen. Personaler können so Mitarbeiter finden, die mit ihrem Charakter punkten. Im E-Recruiting können auch Felder für die folgenden Bereiche vorgesehen sein. Folgende Bereiche sind eindeutige Hinweise auf viele Soft Skill Beispiele.
In Sportlern können Firmen Mitarbeiter finden, die Kampfgeist haben. Wer in seiner Freizeit Sport treibt, beweist die Soft Skills Durchhaltevermögen und Zielorientierung. Der Sport schafft eine Abwechslung zur alltäglichen Arbeit. Somit können Mitarbeiter, die sich körperlich betätigen, ausgeglichener sein. Nimmt der Mitarbeiter zusätzlich an Wettkämpfen teil, besitzt er Ehrgeiz und kann gleichzeitig mit Niederlagen umgehen. Für Mannschaftssport ist Teamfähigkeit die entscheidende Qualifikation.
Natürlich erwirbt man bei diesen Weiterbildungen Kenntnisse, die eher Hard Skills sind. Diese spielen im Personalrecruiting auch noch die erste Geige. Trotzdem deuten solche Kurse auch auf Soft Skills hin: Eigeninitiative, Lernbereitschaft und Einsatzbereitschaft sind Nebeneffekte von Weiterbildungen. In solchen Bewerbern können Firmen Mitarbeiter finden, die auch im Unternehmen Initiative ergreifen.
Ein solches Engagement steht nicht nur für eine soziale Ader. Oft deutet eine solche Aktivität auch auf Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein hin. Jemand ohne diese beiden Eigenschaften wird sich kaum eine soziale Verpflichtung suchen. Teamfähigkeit versteckt sich hier ebenfalls häufig, denn viele soziale Projekte leitet niemand allein. Konfliktfähigkeit ist auch in den meisten sozialen Bereichen gefordert. Soft Skills im Bereich Soziales Engagement können bei der Mitarbeitersuche für fast jede Stelle ausschlaggebend sein.
Die Leitung einer AG, Jugendgruppe oder Ferienfreizeit spricht nicht nur für Führungsqualitäten im Kleinen. Sie beinhaltet genauso die Soft Skills Organisation, Spontaneität und Durchsetzungsvermögen. Eine sorgfältige Planung ist hier genauso wichtig wie spontane Flexibilität. Auch ein Verantwortungsbewusstsein für die Teilnehmer entwickelt sich so.
Ein Nebenjob, der wie für das Personalrecruiting geschaffen ist. Wer auf anderer Leute Kinder aufpasst, wird von den Eltern als verantwortungsbewusst eingestuft. Zusätzlich erfordert dieser Job zum Beispiel die Soft Skills Kreativität, Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeiten und nicht zuletzt soziale Fähigkeiten wie Empathie und Verhandlungsgeschick.
Ganz offensichtlich verbessert ein Job, Praktikum oder Studium im Ausland die entsprechenden Sprachkenntnisse. Wer sich in ein fremdes Land begibt ist aber auch offen und bereit, Neues zu lernen. Zusätzlich erfordert so ein Aufenthalt oft einige Organisation im Vorfeld. Nach Aufhalten im Ausland kann im Bewerbungsmanagement auch explizit gefragt werden.
Ob Hobbies in eine Bewerbung gehören oder nicht, das kann jeder Personaler selbst entscheiden. Passende Hobbies können im Personalrecruiting aber ein Vorteil sein, wie Autoschrauben für einen Mechaniker. Insgesamt deuten Hobbies auf einen interessierten und motivierten Menschen hin, der weiß, was er gerne macht.
Wer anderen ein Schulfach erklären kann, der hat Übung darin, Fachfremden einen Sachverhalt näher zu bringen. Nachhilfe bedeutet also nicht nur Fähigkeiten in diesem Fach. Auch der Soft Skill Kommunikation ist hier versteckt. Das Eindenken in den anderen ist ebenso notwendig.
Hier verstecken sich viele Soft Skills. Hat ein Bewerber als Mediator fungiert, kennt er sich zum Beispiel mit Problemlösung aus. Er muss in der Lage sein, zu vermitteln, zu kommunizieren und sich in die Sicht anderer Leute hineinzuversetzen. Dadurch ist er konfliktfähig und bei Komplikationen sachlich und neutral.
Es können minimale Kleinigkeiten sein, die im Personalrecruiting vielleicht erst gar nicht auffallen: Ist das Datum auf jeder Seite gleich formatiert? Sind elektronische Anhänge sinnvoll benannt? Steht der richtige Ansprechpartner in der Adresse? Ist das Foto in einer guten Qualität? Sind Abstände, Schriftgrößen und andere Formatierungen einheitlich? All das sind Hinweise darauf, ob ein Bewerber tatsächlich genau und sorgfältig arbeitet und diese Soft Skills nicht frei erfunden sind.
Eltern können eventuell nur halbtags arbeiten und müssen bei Bedarf kranke Kinder pflegen. Sie bringen aber auch automatisch Übung mit in Sachen Organisation, Stressmanagement und Kommunikation. Auch Motivation und Verhandlungsgeschick kommen ganz von allein. Das Personalrecruiting sollte Eltern also nicht vorschnell aus einem Bewerbungsprozess ausschließen, denn es kann in ihnen wertvolle Mitarbeiter mit gut ausgebildeten Soft Skills finden.
Haben Sie einen Bewerber gefunden, den Sie einladen möchten, steht als Nächstes das Bewerbungsgespräch an. In diesem können Sie sehen, ob der Kandidat noch weitere Soft Skills zu bieten hat. Zum Beispiel stehen die Bewerber in solchen Situationen – verständlicherweise – unter Druck. Hier erfahren Sie, wie die einzelnen Menschen damit umgehen.
Dafür eignen sich spontane Aufgaben oder schwierig zu beantwortende Fragen, zum Beispiel „Auf wen hören Sie, wenn Ihr direkter Chef das eine verlangt, dessen Chef wiederum Ihnen das Gegenteil aufträgt?” Eine andere Möglichkeit ist eine spontane Präsentation über ein Hobby, die der Bewerber fünf Minuten lang vorbereiten darf. Zukünftige Service-Mitarbeiter können Sie mit einem Rollenspiel überraschen, in dem ein schwieriger Kunde anruft.
Der richtige Mitarbeiter ist gefunden und soll anfangen! Was gehört nun alles in seinen Vertrag und was darf nicht mit rein?
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Aber Vorsicht bei der Personalauswahl! Manche Bewerber schreiben irgendwelche Beispiele für Kompetenzen aus ihrem Leben auf, damit eine davon passt. Allerdings haben sie sich dann nicht mit der Stellenanzeige befasst. Diese ist der erste Schritt im Personalrecruiting und kann neben Hard Skills auch nach wichtigen Soft Skills verlangen. Im Bewerbungsgespräch gilt es deshalb, einmal die angegebenen Hard und Soft Skills zu hinterfragen. Wer dann mit Begeisterung über persönliche Erfolge und Stärken spricht, kann sich wahrscheinlich auch für seinen Job begeistern. Ansonsten können die Gesprächsführer im Personalrecruiting auch nachfragen, woran der Bewerber seine Soft Skills Beispiele festmacht.
Hard Skills können Mitarbeiter erlernen, eventuell auch erst nach der Einstellung direkt im Beruf. Die Soft Skills aber sind die Fähigkeiten, die ein Bewerber bereits im Prozess des Personalrecruitings mitbringen muss. Sie sind schwieriger zu erwerben, weil man sie nicht auswendig lernen kann. Personaler legen am besten eine Liste für sich an, welche persönlichen Soft Skills die jeweilige Stelle besonders benötigt.
Im Bewerbungsmanagement geben die feinen Unterschiede oft den Ausschlag. Bei zwei gleich gut ausgebildeten Bewerbern entscheiden die weiteren Fähigkeiten. Für diese muss in der Bewerbung Platz sein, auch im E-Recruiting. Denn Unternehmen möchten Mitarbeiter finden, die sich auch integrieren. Außerdem ist ein Personalrecruiting im zweiten Schritt auch immer noch ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Und wer unterhält sich nicht lieber mit jemandem, der etwas Spannendes zu erzählen hat?
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea