Personalmanagement


Definition: Was ist Personalmanagement?

Das Personalmanagement beschäftigt sich mit allen Belangen rund um das Personal eines Unternehmens. Als Bereich der Betriebswirtschaft umfasst es Strategien und Maßnahmen bezüglich der Mitarbeiter. Diese reichen von Rekrutierung und Einstellung über Verwaltung und Einsatzplanung bis hin zu Führung, Entwicklung und Personalpolitik.

Neben den administrativen Aufgaben wie Vertragswesen und Lohnverwaltung, sprich dem operativen Personalmanagement, gehört also auch das strategische Personalmanagement dazu, das die Unternehmensziele auf der Personalebene zu erreichen versucht.

Modernes Personalmanagement sieht Mitarbeiter nicht nur als Workforce, also Humankapital, sondern versteht die Angestellten als wichtigen Faktor für den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Aus diesem Grund gehören Entwicklung und Motivation der Beschäftigten zu den Aufgaben der Personalabteilung, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Gleichzeitig ist eine gewisse Flexibilität Voraussetzung eines modernen Personalmanagements, das in Zeiten der Digitalisierung häufig von Software unterstützt wird.

Synonyme für Personalmanagement sind Personalwesen, Personalwirtschaft oder auch Workforce Management und Human Resource Management (HR).


Was sind die Ziele des Personalmanagements?

Im Rahmen des Personalmanagements arbeitet die Personalabteilung daran, die strategischen Unternehmensziele mithilfe des richtigen Personaleinsatzes zu erreichen. Dabei bringt sie die Unternehmensstrategie so weit wie möglich mit den Wünschen der Mitarbeiter überein und beachtet gleichzeitig die Bedürfnisse aller Stakeholder.

Eine Studie der Oxford University ergab, dass glückliche Mitarbeiter motivierter und erfolgreicher seien. Wenn der Erfolg eines Mitarbeiters nun also als Erfolg eines Unternehmens verbucht wird, dann ist diese Firma mit glücklichen Angestellten erfolgreicher als mit unglücklichen. Zusätzlich steigert Zufriedenheit die Unternehmenstreue der Beschäftigten. Aus diesem Grund ist ein rundum durchdachtes Konzept für die Mitarbeiterführung wichtig für die gesamte Firma.

So schafft das Personalmanagement eine Unternehmenskultur, in der die Personalpolitik den geeigneten Mittelweg zwischen den Vorstellungen der Führungsebene und der einzelnen Mitarbeiter einschlägt. Die Wertschöpfung mithilfe dieses Mittelwegs findet unter Aspekten der Umweltverträglichkeit und der Sozialverträglichkeit statt sowie unter Beachtung der Fürsorgepflicht, der Sicherheitsmaßnahmen und des Mitspracherechts des Betriebsrats.

Die konkreten Ziele des Personalmanagements sind:

  • Unternehmensziele mit Mitarbeiterwünschen zusammenbringen
  • Mitarbeiter durch Maßnahmen motivieren und weiterbilden
  • Arbeitsplätze und Bedingungen koordinieren
  • Administrativ für eine zielorientierte Planung sorgen

Daraus ergeben sich langfristig der Unternehmenserfolg und eine hohe Wettbewerbsfähigkeit.

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Was unterscheidet operatives und strategisches Personalmanagement?

Operatives Personalmanagement

Das operative oder klassische Personalmanagement verwaltet die praktischen Aufgaben des Personalwesens. Es befasst sich mit speziellen Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen. Administrative Aufgaben wie die Personalplanung, Einstellungen, Kündigungen, Einsatzpläne, Ausbildungen, Personalgespräche oder Entwicklungsmaßnahmen gehören hierher.


Strategisches Personalmanagement

Im Gegensatz zum operativen Personalmanagement beschäftigt sich das strategische mit einer langfristigen Planung. Diese bezieht die Ziele des gesamten Unternehmens mit ein und sieht Mitarbeiter als einen Faktor, der diese beeinflusst. Mittels Kennzahlen überprüft und kontrolliert ein Personalmanager die Entwicklung des Erfolgs. (Quelle: wirtschaftslexikon24)

Dies entspricht auch der Definition des nachhaltigen Personalmanagements. Die Verantwortlichen planen einen langfristigen, wirtschaftlichen Erfolg für das Unternehmen und alle Stakeholder, indem die Mitarbeiterzufriedenheit gefördert wird. (Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon)


Wer führt das Personalmanagement aus?

  • Die Personalabteilung ist verantwortlich für die Umsetzung des Personalmanagements. In größeren Firmen arbeitet ein ganzes Team an den Aufgaben. In kleinen und mittleren Unternehmen erledigen die Geschäftsführer diese häufig selbst oder lagern die administrativen Anteile aus.
  • Die Unternehmensführung muss der Personalabteilung dazu die nötigen Befugnisse und Handlungsspielräume geben, ihr vertrauen und mit ihr zusammenarbeiten.
  • Führungskräfte jeder Ebene unterstützen das Personalmanagement ebenfalls und erfüllen Teilaufgaben, beispielsweise die Motivation der Mitarbeiter im Arbeitsalltag.
  • An der Umsetzung der Maßnahmen des Personalwesens sind alle Angestellten beteiligt.

Was gehört zum Personalmanagement?

Zu Zeiten, in denen Mitarbeiter noch als reine Arbeitskräfte behandelt wurden, bestand das Personalwesen hauptsächlich aus administrativen Aufgaben, zum Beispiel Verträge erstellen oder die Lohnabrechnung anstoßen. Das heutige Personalmanagement, wie es in immer mehr Firmen gehandhabt wird, arbeitet ganzheitlich. Es kümmert sich sowohl um das operative Geschäft als auch um strategische Themenfelder wie Motivation, Weiterbildungen, interne Kommunikation und Arbeitgebermarketing. 

Für die verwaltungstechnischen Bereiche des operativen Personalgeschäfts bietet die Digitalisierung eine Reihe internetbasierter Programme, die Standardaufgaben erledigen können. Lohnabrechnungen, Arbeitszeitmessung sowie Einsatzplanungen sind dadurch viel schneller und genauer durchzuführen.


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Die Verwaltung, die Führung und die Entwicklung des Personals sind wichtige Bestandteile, die ein Personalmanager im Rahmen des geltenden Arbeitsrechts umsetzt. Dabei gilt es, Engpässe oder Defizite, wie zum Beispiel Fachkräftemangel, aufzudecken und diesen entgegenzusteuern. In den Führungspositionen aller anderen Abteilungen gilt es, die Steuerung und Perspektiven des Personalmanagements zu unterstützen und aktiv umzusetzen.

Alle Grundzüge des Personalmanagements: 

Personalverwaltung

Personalführung

  • Personalpolitik
  • Personalkommunikation 
  • Personalbetreuung
  • Entgeltgestaltung

Personalentwicklung 

  • Weiterbildung/Förderung
  • Ausbildung
  • Beurteilung 
  • Zufriedenheits- und Bedarfsanalysen 
  • Erfolgsmessung

Personalverwaltung

In der Personalverwaltung und Personalplanung kümmert sich die Personalabteilung darum, dass für alle Aufgaben im Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter vorhanden sind und diese bezahlt werden. Hier fallen operative Tätigkeiten des administrativen Alltags an. In der Personalbedarfsplanung ermittelt der Zuständige, welche und wie viele Angestellte kurz-, mittel- und langfristig gebraucht werden und welche Qualifikationen notwendig sind. 

Die Personalbeschaffung kümmert sich dann ums Recruiting, also interne und externe Stellenausschreibungen und den Bewerbungsprozess sowie Arbeitsverträge. Dafür eignet sich das Einstellen von neuen Mitarbeitern oder die Fortbildung bereits vorhandener Arbeitskräfte. Ein gelungenes Personalmarketing, welches das Unternehmen in der Wahrnehmung als guten Arbeitgeber etabliert, ist hier von Vorteil.

Die Personaleinsatzplanung bestimmt die Inhalte der Tätigkeiten sowie die Arbeitsbedingungen. Wer wann wo arbeitet fällt auch hierunter. Passend dazu fällt am Ende des Abrechnungszeitraumes das Entgeltmanagement an, bei dem die Mitarbeiter Lohn und Gehalt bekommen. Alle Unterlagen zu einem Angestellten, welche die Arbeit betreffen, kommen in die Personalakte.

Lesen Sie in unserem Lexikon ausführliche Artikel zur Personalbedarfsplanung, zu den Personalkosten und zur Personalakte!


Personalführung

Im Gegensatz zu den verwaltungstechnischen Aufgaben gilt es in der Personalführung, ein Konzept zu entwickeln, mit dem Unternehmensziele und Mitarbeiterwünsche erreicht werden. Dazu bedarf es einer modernen Personalpolitik, die sich auf ein Miteinander der beiden Parteien stützt und die Angestellten als einen Erfolg stiftenden Faktor begreift. Wie bereits erwähnt, spielen Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter – unter Berücksichtigung der Interessen des Arbeitgebers – eine wichtige Rolle.

Die Personalkommunikation zwischen Beschäftigten untereinander und mit Vorgesetzten unterstützt die Ziele des Personalmanagements. Beispielsweise lässt ein Dialog mehr Raum für eine gemeinsame Entwicklung zu als ein Monolog vom Chef hinab zum Mitarbeiter. Die Personalbetreuung ist ein weiterer wichtiger Teil, der die Arbeitnehmer im Beruf begleitet und berät, etwa als Anlaufstelle für Probleme. Die Personalführung arbeitet darauf hin, dass die Beschäftigten sich auch selbst als Erfolgsfaktor wahrnehmen und motiviert sind.

Die Entgeltgestaltung ist ebenfalls ein Teil der Personalführung. Hier ist es zum Beispiel möglich, die Mitarbeiter durch ein 13. Gehalt zu motivieren.


Personalentwicklung

Die Entwicklung des eigenen Personals basiert erstens auf der Personalverwaltung, die qualifizierte Mitarbeiter einplant. Zweitens hilft sie der Personalpolitik, die in eigene Mitarbeiter investiert, um so noch größere Erfolge verzeichnen zu können. Mit Weiterbildungen und Förderungen erwerben Angestellte Zusatzqualifikationen und Fähigkeiten, die im Unternehmen benötigt werden. Die Mitarbeiter selbst bekommen mehr oder verantwortungsvollere Aufgaben und sind dadurch motiviert. Ausbildungen im Unternehmen sorgen für Nachwuchs, der sich direkt binden lässt. Die Beurteilung von Mitarbeitern dient einem Überblick darüber, welche Kompetenzen vorhanden sind und wer sich für Fortbildungen eignet.

Das Personalmanagement führt im Rahmen der Entwicklung Analysen durch, welche die Zufriedenheit der Mitarbeiter und den Bedarf von Qualifikationen ermitteln. Die Erfolgsmessung von Maßnahmen zeigt, ob Mitarbeiter die Entwicklungsziele erreicht haben. In Kombination dazu gilt es zu untersuchen, ob die Maßnahmen auf die Unternehmensziele einzahlen und langfristig einen größeren Erfolg versprechen.

Im Artikel rund um die Personalentwicklung finden Sie alle Informationen zu Maßnahmen und Instrumenten. Jetzt lesen!

Bonustipp:

Das Personalcontrolling ist Teil des Personalmanagements und beschäftigt sich innerhalb aller oben genannten Bereiche mit den Mitarbeitern. Es untersucht die Verwaltung, Führung und Entwicklung der Belegschaft anhand von Kennzahlen, Prozessen und Analysen. Mittels quantitativer Messwerte steuert und kontrolliert das Personalcontrolling so verschiedene Bereiche der Personalarbeit.

Beispiel Personalmanagement

Veerle arbeitet als Personalverantwortliche in einer Firma für Gebäudereinigungen. In der regelmäßigen Überprüfung der Personalbedarfsplanung stellt sie fest, dass eine Mitarbeiterin in vier Monaten für ein Jahr in Elternzeit geht und der Sekretär der Geschäftsführung gekündigt hat. Die beiden Stellen müssen aufgrund der Auftragslage besetzt sein und Veerle plant Lösungsansätze für den Personaleinsatz.

Aus einer früheren Mitarbeiterbefragung zur Zufriedenheit weiß Veerle, dass die Reinigungskraft Carina Interesse daran hat, sich für Bürotätigkeiten fortbilden zu lassen. Carina hat bereits einmal eine Urlaubsvertretung in dem Bereich übernommen. Veerle fragt ihre Vorgesetzte Linn, ob eine Weiterbildung infrage kommt, und bietet Carina den Posten im Sekretariat an. In der Kündigungsfrist des alten Kollegen darf sie sich dort seiner Hilfe einarbeiten und macht zusätzlich eine externe Fortbildung.

Die zwei nun offenen Stellen als Reinigungskraft schreibt Veerle aus, leitet die Bewerbungen an Linn weiter und vereinbart Termine für Vorstellungsgespräche. Linn entscheidet sich für zwei Mitarbeiter und Veerle bereitet die Arbeitsverträge und Einarbeitungen vor.

Im Laufe der nächsten Zeit überprüft Veerle, ob Carina die Sekretariatsstelle meistert und sich dort wohlfühlt. Carina ist sehr zufrieden, weil ihre Bitte nach einer Bürotätigkeit erhört wurde, und arbeitet fortan motivierter. Weil sie so gute Arbeit leistet, besprechen Veerle und Linn, dass sie eine Gehaltserhöhung bekommt, um sie auch mit ihren neuen Fähigkeiten ans Unternehmen zu binden. 


Was kann digitales Personalmanagement?

Der technische Wandel macht vor keinem Unternehmen halt. Im Zuge der Digitalisierung unterstützen Computerprogramme einige Arbeitsbereiche der Personalwirtschaft. Die Mitarbeiter bedienen solche Personalinformationssysteme und verrichten ihre Aufgaben nun schneller. Für das Personalmanagement gibt es einige Softwarelösungen, von Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanern über Einsatzpläne und digitale Personalakten bis hin zu Lohnabrechnungsprogrammen. Die Programme sammeln und verarbeiten Daten und bieten vor allem dem kennzahlengestützten Personalcontrolling wertvolle Einblicke.

Auch die Weiterbildung von Angestellten kann über Online-Kurse und Webinare oder gar ein berufsbegleitendes Fernstudium stattfinden. Zu vielen Themen finden sich online auch Videos, Podcasts und Blogbeiträge, sodass Personalentwicklung von Führungskräften auf Team-Ebene stattfinden kann.


Wieso agiles Personalmanagement?

Agil bedeutet in etwa flexibel. Es ist heutzutage Voraussetzung, dass sich ein Personalmanagement, das die höheren Unternehmensziele mit im Blick hat, auf aktuelle Gegebenheiten einstellen kann. Gesellschaftliche, ökonomische und technische Fortschritte und Veränderungen haben Einfluss auf die Firmenziele und somit auf das Personalmanagement, das diese mit einbezieht.

Auch innerhalb des Unternehmens agil zu sein ist vorteilhaft. Kann das Personalmanagement auf sich ändernde Wünsche der Belegschaft reagieren, hat das Auswirkungen auf die Motivation der Arbeitnehmer.

Die Mitarbeiter selbst sollen durch agiles Personalmanagement zu einer Selbstständigkeit auf ihrer jeweiligen Position hingeleitet werden. Selbstorganisation und eine gewisse Entscheidungsmacht führen zu agilen Teams, die effizienter arbeiten können. Fehler sind erlaubt und der Kunde steht im Mittelpunkt. Die Personalabteilung befähigt die Arbeitnehmer dazu, Führungskräfte dienen den Mitarbeitern als Möglichmacher.

(Quelle: haufe-akademie)


Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


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