Urlaubsgeld (auch Urlaubsgratifikation, zusätzliches Urlaubsgeld oder 14. Monatsgehalt genannt) ist eine Sonderzahlung, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern gewährt. Die Auszahlung geschieht zusammen mit dem Urlaubsentgelt oder zu einem bestimmten Zeitpunkt unabhängig vom Urlaub. Der Bonus ist eine freiwillige Leistung, die keine Grundlage im Arbeitsrecht hat. In diesem Sinne verhält sich das Urlaubsgeld analog zum Weihnachtsgeld. Es ist nicht zu verwechseln mit der gesetzlichen Lohnfortzahlung im Urlaub, dem Urlaubsentgelt.
Einen gesetzlichen Urlaubsgeldanspruch gibt es dementsprechend nicht. Trotzdem ist es möglich, dass Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Sonderzahlung erlangen. Wenn in einem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ein Urlaubsgeld vereinbart ist, gilt dies bindend.
Außerdem kann sich ein Anspruch auf Urlaubsgeld aus sogenannter Betrieblicher Übung ergeben. Die besagt, dass sich ein Arbeitnehmer nach einer regelmäßigen Wiederholung bestimmter Leistungen des Arbeitgebers darauf verlassen kann, diese auch in Zukunft zu erhalten. Zahlt der Chef drei Jahre hintereinander freiwillig ein Urlaubsgeld gleicher Höhe, leitet sein Mitarbeiter aus dem Gewohnheitsrecht einen Anspruch darauf ab. Dennoch ist auch eine betriebliche Übung nicht gesetzlich verankert.
Nicht zu verwechseln ist der Begriff mit dem ähnlichen Urlaubsentgelt oder der Urlaubsabgeltung. Urlaubsentgelt bezeichnet die Lohnfortzahlung, die der Arbeitgeber leistet, während ein Arbeitnehmer Urlaub hat. Urlaubsabgeltung bedeutet, restliche Urlaubstage vor dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses auszuzahlen.
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, das Urlaubsgeld auszuzahlen. Die klassische Variante ist, die Sonderzahlung einmal im Jahr zu einem Stichtag zu tätigen. Dieser fällt oft in den Monat Juni. So ist der Zuschuss mit einem Monatsgehalt vor einem Urlaub im Sommer oder ein halbes Jahr nach dem Weihnachtsgeld beim Arbeitnehmer. Genaueres steht normalerweise im Arbeits- oder Tarifvertrag.
Ebenfalls möglich ist die Auszahlung pro genutztem Urlaubstag. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber in jedem Monat, in dem der Mitarbeiter einen Tag Urlaub genommen hat, zusätzlich zum Urlaubsentgelt einen Bonus. Die dritte Möglichkeit ist, die Sonderzahlung grundsätzlich auf alle Monate aufzuteilen und sie pauschal auf das Gehalt zu addieren. Rechtlich und die Steuer betreffend handelt es sich allerdings dann um normalen Lohn.
Hannibal möchte seinen Mitarbeitern gerne als Wertschätzung etwas Urlaubsgeld zahlen. In der Höhe ist er nicht festgelegt, denn es gibt keine gesetzliche Regelung. Da es sich um Urlaubsgeld handelt, soll es auch zur Sommerzeit ausgezahlt werden, und Hannibal sucht sich das Junigehalt aus, mit dem es zusammen überwiesen werden soll. Er recherchiert im Internet und findet die Angabe, dass der Durchschnitt etwa 1.300 Euro beträgt. Diesen Betrag will er seinen Vollzeitmitarbeitern gewähren.
Er rechnet anteilig den Betrag für Teilzeitmitarbeiter und Minijobber aus, gemessen an deren Arbeitszeit und Stundenlohn. Dieser Betrag gehört zum Gesamtverdienst der Minijobber hinzu. Inklusive Urlaubsgeld dürfen 5.400 Euro nicht überschritten werden.
Das gezahlte Urlaubsgeld ist steuer- und sozialabgabenpflichtig, für Hannibal und für seine Mitarbeiter. Da er 1.300 Euro brutto zahlt, kommt beim Arbeitnehmer je nach Steuerklasse und Gesamtverdienst weniger an.
Es gibt keine staatlichen Regelungen zur Höhe des Urlaubsgelds, da es im Gesetz nicht verankert ist. Tarifverträge sind von Branche zu Branche unterschiedlich und haben große Differenzen. Neben den Branchen sind Art und Höhe auch zwischen den Bundesländern verschieden.
Durch den Gleichbehandlungsgrundsatz im Arbeitsrecht gelten diese Regelungen auch für Beschäftigte in Teilzeit und Minijobs. Für einen Minijobber gelten durch die Gehaltsobergrenze strenge Regeln. So wird seine Beschäftigung sozialversicherungspflichtig, wenn er inklusive Urlaubsgeld 450 Euro pro Monat im Jahresdurchschnitt übersteigt.
Ist die Frage nach der Vergütung geklärt, stellt sich die neue danach, wer eigentlich wann in den Urlaub fahren darf.
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Steuern und sonstige Abzüge vom Urlaubsgeld, wie die Sozialversicherung, hängen von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich führt der Arbeitgeber Steuern ab, sozialversicherungspflichtig ist die Sonderzahlung im Normalfall ebenso.
Steuerlich ist der Bonus als sonstiger Bezug einzuordnen und mit einer speziellen Formel zu berechnen. Die Lohnsteuer wird für das ganze Jahr einmal ohne und einmal inklusive des Urlaubsgelds berechnet. Die Differenz dieser beiden Beträge ist die steuerliche Abführung der einmaligen Extrazahlung. Dabei spielt es keine Rolle, ob einzelvertragliche, betriebliche oder tarifliche Regelungen vorliegen.
Anders ist es, wenn das Unternehmen das Urlaubsgeld über das Jahr verteilt und es jeden Monat mit dem Gehalt zusammen auszahlt. Dann gehört dieser Sonderbetrag rechtlich zum Arbeitslohn und ist gemeinsam mit diesem zu versteuern.
Sozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich zu zahlen, allerdings nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (BBG). Die BBG beträgt in der Kranken- und Pflegeversicherung im Jahr 2023 monatlich 4.987,50 Euro. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind es 7.300 Euro im Westen und 7.100 Euro im Osten. Urlaubsgeld ist als Einmalzahlung abzurechnen.
Besondere Einschränkungen bestehen im Minijob. Beschäftigte in diesem Arbeitsverhältnis dürfen nicht mehr als 520 Euro im Monat, oder 6.240 Euro im Jahr, verdienen. Zahlt der Arbeitgeber einem Minijobber ein zusätzliches Urlaubsgeld, zählt dies als Sonderzahlung rechtlich zum Gehalt. Kommt ein Arbeitnehmer im Minijob durch das Urlaubsgeld durchschnittlich auf mehr als 520 Euro in zwölf Monaten, wird seine Beschäftigung versicherungspflichtig.
Um das zu verhindern, hat der Arbeitnehmer das Recht, auf die Jahressonderzahlung zu verzichten. Das muss er vor Beginn der geringfügigen Beschäftigung schriftlich mitteilen. Die Einbindung dieses Verzichts in den Arbeitsvertrag kann allerdings ungültig sein, wenn ein Tarifvertrag derartige Klauseln verbietet.
In der Elternzeit gibt es Sonderfälle beim Thema Urlaubsgeld. Die einfachste Variante: Besteht weiterhin eine versicherungspflichtige Beschäftigung, wird der Sozialversicherungsbeitrag dem Monat der Auszahlung zugeordnet. In diesem Fall gelten die gewöhnlichen Regelungen wie oben beschrieben.
Das ändert sich, sobald der Arbeitnehmer während der Elternzeit von einer versicherungspflichtigen in eine geringfügige Beschäftigung wechselt. Dann stellt sich zunächst die Frage, aus welchem der unterschiedlichen Teile des Verhältnisses der Anspruch auf Urlaubsgeld entsteht.
So klärt sich, welchem Monat die Einmalzahlung zuzuordnen ist. Stammt der Anspruch ausschließlich aus dem versicherungspflichtigen Teil, wird die Zahlung dem letzten dieser Monate zugeordnet. Entsteht der Anspruch auf Urlaubsgeld nur aus dem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis, erfolgt die Zuordnung zu dem Monat, in dem es gezahlt wird. Besteht der Anspruch in beiden Verhältnissen, teilt es sich bei der Beitragsberechnung auf.
Gibt es während der Elternzeit keine Erwerbstätigkeit, ordnet sich das Urlaubsgeld dem Monat des letzten Zeitraums der Entgeltabrechnung zu. Das gilt, sofern sich dieser im laufenden Kalenderjahr befindet. Wurde das Arbeitsverhältnis allerdings vor Jahresbeginn durch Elternzeit unterbrochen, ist die Einmalzahlung beitragsfrei, da im Kalenderjahr der Auszahlung noch keine Sozialversicherungstage zu berücksichtigen waren.
Bei Kündigungen kann ein Arbeitgeber unter gewissen Umständen eine anteilige Rückzahlung verlangen. Etwa, wenn es sich bei der Jahressonderzahlung um eine freiwillige Leistung handelt, durch die der Arbeitgeber Treue zum Betrieb belohnt. Ein Beispiel: Es gibt laut Arbeitsvertrag jeden Juni für jeden Monat der Betriebszugehörigkeit eine bestimmte Summe als Urlaubsgeld. Dann hat der Arbeitgeber bei einer Kündigung nach dem Monat Juni das Recht, das im Voraus bezahlte Geld für den Rest des Jahres zurückfordern.
Keine Rückforderung ist dagegen möglich, wenn die Zahlung im Arbeitsvertrag als Bonus für geleistete Arbeit definiert ist. Der Chef hat ebenfalls keine Chance, wenn er sie als sogenanntes akzessorisches Urlaubsgeld tätigt. Das bedeutet, dass die Sonderzahlung direkt an genommenen Urlaub gekoppelt ist – der Arbeitnehmer bekommt es also nur für Urlaubstage, die er tatsächlich genutzt hat. Kann ein Mitarbeiter vor Verlassen des Unternehmens nicht mehr alle übrigen Urlaubstage nutzen, gilt der Arbeitgeber den Rest ab. Für diesen besteht logischerweise kein Anspruch auf Urlaubsgeld mehr.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea