Urlaubsgeld (auch Urlaubsgratifikation, zusätzliches Urlaubsgeld oder 14. Monatsgehalt genannt) ist eine Sonderzahlung, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern gewährt. Die Auszahlung erfolgt zusammen mit dem Urlaubsentgelt oder zu einem bestimmten Zeitpunkt unabhängig vom Urlaub. Der Bonus ist eine freiwillige Leistung, die keine Grundlage im Arbeitsrecht hat. In diesem Sinne verhält sich das Urlaubsgeld analog zum Weihnachtsgeld. Es ist nicht zu verwechseln mit der gesetzlichen Lohnfortzahlung im Urlaub, dem Urlaubsentgelt.
Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsgeld existiert in Deutschland nicht. Anspruch auf Urlaubsgeld ergibt sich in der Regel aus:
Unternehmen können das Urlaubsgeld freiwillig gewähren, es ist jedoch üblich, dass in vielen Branchen, insbesondere in tarifgebundenen Unternehmen, Urlaubsgeld als Bestandteil der Vergütung festgelegt wird.
Besonders in Branchen mit Tarifvertrag ist das Urlaubsgeld oft fest verankert, und dessen Höhe sowie der Auszahlungszeitpunkt sind klar definiert. In nicht tarifgebundenen Unternehmen hängt die Zahlung von der individuellen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab. Auch Betriebsvereinbarungen können Urlaubsgeld regeln und für alle Beschäftigten eines Betriebs verbindlich machen.
Um das Urlaubsgeld vertraglich abzusichern, sollte es explizit im Arbeitsvertrag festgehalten werden. In diesem Fall sind die Höhe, der Zeitpunkt der Auszahlung und eventuelle Bedingungen für die Zahlung genau geregelt. Zudem können in der Vereinbarung Bedingungen festgelegt werden, wie zum Beispiel eine Wartezeit oder eine anteilige Berechnung für Teilzeitbeschäftigte oder Minijobber. Dabei ist der Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten: Alle Mitarbeiter in vergleichbaren Positionen müssen gleich behandelt werden, um eine willkürliche Ungleichbehandlung zu vermeiden.
Außerdem kann sich ein Anspruch auf Urlaubsgeld aus sogenannter Betrieblicher Übung ergeben. Die besagt, dass sich ein Arbeitnehmer nach einer regelmäßigen Wiederholung bestimmter Leistungen des Arbeitgebers darauf verlassen kann, diese auch in Zukunft zu erhalten. Zahlt der Chef drei Jahre hintereinander freiwillig ein Urlaubsgeld gleicher Höhe, leitet sein Mitarbeiter aus dem Gewohnheitsrecht einen Anspruch darauf ab. Dennoch ist auch eine betriebliche Übung nicht gesetzlich verankert.
Nicht zu verwechseln ist das “Urlaubsgeld” mit den sehr ähnlichen Begriffen “Urlaubsentgelt” oder der “Urlaubsabgeltung”. Urlaubsentgelt bezeichnet die Lohnfortzahlung, die der Arbeitgeber leistet, während ein Arbeitnehmer Urlaub hat. Urlaubsabgeltung hingegen bedeutet, restliche Urlaubstage vor dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses auszuzahlen.
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, das Urlaubsgeld auszuzahlen.
Es gibt keine staatlichen Regelungen zur Höhe des Urlaubsgelds, da es im Gesetz nicht verankert ist. Tarifverträge sind von Branche zu Branche unterschiedlich und haben große Differenzen. Neben den Branchen sind Art und Höhe auch zwischen den Bundesländern verschieden.
Durch den Gleichbehandlungsgrundsatz im Arbeitsrecht gelten diese Regelungen auch für Beschäftigte in Teilzeit und Minijobs. Für einen Minijobber gelten durch die Gehaltsobergrenze strenge Regeln. So wird seine Beschäftigung sozialversicherungspflichtig, wenn er inklusive Urlaubsgeld 538 Euro pro Monat im Jahresdurchschnitt übersteigt.
Ist die Frage nach der Vergütung geklärt, stellt sich die neue danach, wer eigentlich wann in den Urlaub fahren darf.
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Nehmen wir mal an, unser fiktiver Geschäftsführer Michael möchte seinen Mitarbeitern gerne als Wertschätzung ein Urlaubsgeld zahlen. In der Höhe ist er nicht festgelegt, denn es gibt keine gesetzliche Regelung. Da es sich um Urlaubsgeld handelt, soll es zur Sommer- und somit zur Haupturlaubszeit ausgezahlt werden. Michael sucht sich das Juni-Gehalt aus, mit dem das Urlaubsgeld zusammen überwiesen werden soll. Er recherchiert im Internet und findet die Angabe, dass der Durchschnitt etwa 1.300 Euro beträgt. Diesen Betrag will er seinen Vollzeitmitarbeitern gewähren.
Nunrechnet er anteilig den Betrag für Teilzeitmitarbeiter und Minijobber aus, gemessen an deren Arbeitszeit und Stundenlohn. Dieser Betrag gehört zum Gesamtverdienst der Minijobber hinzu. Inklusive Urlaubsgeld dürfen 6.456 Euro Euro nicht überschritten werden. Das gezahlte Urlaubsgeld ist für Michael und für seine Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenpflichtig. Da er 1.300 Euro brutto zahlt, kommt beim Arbeitnehmer je nach Steuerklasse und Gesamtverdienst weniger an.
Michael beschließt, seinen Vollzeitmitarbeitern ein Urlaubsgeld in Höhe von 1.300 Euro zu zahlen. Da es sich um eine Sonderzahlung handelt, wird der Betrag gemeinsam mit dem Juni-Gehalt überwiesen. Dieser Betrag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig, sodass der endgültige Betrag, den die Mitarbeiter erhalten, von deren Steuerklasse und individuellen Abzügen abhängt.
Teilzeitmitarbeiter erhalten ihr Urlaubsgeld anteilig, basierend auf ihrem Beschäftigungsgrad. Verdient ein Teilzeitmitarbeiter z. B. 50 % eines Vollzeitgehalts, so erhält er entsprechend 650 Euro Urlaubsgeld.
Bei Minijobbern wird das Urlaubsgeld ebenfalls anteilig berechnet. Hierbei ist wichtig, dass die Grenze von 6.456 Euro Gesamtverdienst im Jahr nicht überschritten wird, um den Status als Minijobber zu behalten. Das Urlaubsgeld wird dem regulären Verdienst hinzugerechnet und unterliegt Steuer- und Sozialabgaben, sofern diese Grenze überschritten wird.
Urlaubsgeld ist nicht steuerfrei. Es zählt zu den sogenannten „sonstigen Bezügen“ und unterliegt daher sowohl der Lohnsteuer als auch den Sozialversicherungsbeiträgen. Die Höhe der Steuerabzüge hängt vom individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers ab, der unter anderem von der Steuerklasse und dem Gesamteinkommen beeinflusst wird.
Für die Berechnung der Lohnsteuer wird das Urlaubsgeld in der Regel einmal jährlich als Einmalzahlung behandelt. Hierbei wird der Lohnsteuerbetrag durch eine spezielle Methode ermittelt, bei der das Jahreseinkommen einmal mit und einmal ohne das Urlaubsgeld berechnet wird. Die Differenz dieser beiden Werte ergibt die Steuerlast, die auf das Urlaubsgeld entfällt.
Anders ist es, wenn das Unternehmen das Urlaubsgeld über das Jahr verteilt und es jeden Monat mit dem Gehalt zusammen auszahlt. Dann gehört dieser Sonderbetrag rechtlich zum Arbeitslohn und ist gemeinsam mit diesem zu versteuern.
Sozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich zu zahlen, allerdings nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (BBG). Die BBG beträgt in der Kranken- und Pflegeversicherung im Jahr 2024 62.100 Euro jährlich bzw. monatlich 5.175 Euro . In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind es im Westen jährlich 90.600 Euro bzw. 7.550 Euro pro Monat. Im Osten sind es hingegen jährlich 89.400 Euro bzw. 7.450 Euro pro Monat. Urlaubsgeld ist als Einmalzahlung abzurechnen.
Besondere Einschränkungen bestehen im Minijob. Beschäftigte in diesem Arbeitsverhältnis dürfen nicht mehr als 538 Euro im Monat, oder 6.456 Euro im Jahr, verdienen. Zahlt der Arbeitgeber einem Minijobber ein zusätzliches Urlaubsgeld, zählt dies als Sonderzahlung rechtlich zum Gehalt. Kommt ein Arbeitnehmer im Minijob durch das Urlaubsgeld durchschnittlich auf mehr als 538 Euro in zwölf Monaten, wird seine Beschäftigung versicherungspflichtig.
Um das zu verhindern, hat der Arbeitnehmer das Recht, auf die Jahressonderzahlung zu verzichten. Das muss er vor Beginn der geringfügigen Beschäftigung schriftlich mitteilen. Die Einbindung dieses Verzichts in den Arbeitsvertrag kann allerdings ungültig sein, wenn ein Tarifvertrag derartige Klauseln verbietet.
Während des Mutterschutzes und bei einem Beschäftigungsverbot besteht in der Regel weiterhin Anspruch auf Urlaubsgeld, sofern dies arbeitsvertraglich, tarifvertraglich oder durch Betriebsvereinbarungen vorgesehen ist. Der Mutterschutzzeitraum gilt rechtlich nicht als Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses, was bedeutet, dass vereinbarte Sonderzahlungen wie das Urlaubsgeld weiterhin gewährt werden müssen. Wichtig ist, dass das Mutterschaftsgeld, das von der Krankenkasse oder vom Arbeitgeber gezahlt wird, nicht mit dem Urlaubsgeld verwechselt wird.
Ähnlich verhält es sich in der Elternzeit, allerdings gibt es hier auch Unterschiede, die je nach vertraglichen Vereinbarungen zu beachten sind.
In der Elternzeit gibt es Sonderfälle beim Thema Urlaubsgeld. Die einfachste Variante: Besteht weiterhin eine versicherungspflichtige Beschäftigung, wird der Sozialversicherungsbeitrag dem Monat der Auszahlung zugeordnet. In diesem Fall gelten die gewöhnlichen Regelungen wie oben beschrieben.
Das ändert sich, sobald der Arbeitnehmer während der Elternzeit von einer versicherungspflichtigen in eine geringfügige Beschäftigung wechselt. Dann stellt sich zunächst die Frage, aus welchem der unterschiedlichen Teile des Verhältnisses der Anspruch auf Urlaubsgeld entsteht.
So klärt sich, welchem Monat die Einmalzahlung zuzuordnen ist. Stammt der Anspruch ausschließlich aus dem versicherungspflichtigen Teil, wird die Zahlung dem letzten dieser Monate zugeordnet. Entsteht der Anspruch auf Urlaubsgeld nur aus dem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis, erfolgt die Zuordnung zu dem Monat, in dem es gezahlt wird. Besteht der Anspruch in beiden Verhältnissen, teilt es sich bei der Beitragsberechnung auf.
Gibt es während der Elternzeit keine Erwerbstätigkeit, ordnet sich das Urlaubsgeld dem Monat des letzten Zeitraums der Entgeltabrechnung zu. Das gilt, sofern sich dieser im laufenden Kalenderjahr befindet. Wurde das Arbeitsverhältnis allerdings vor Jahresbeginn durch Elternzeit unterbrochen, ist die Einmalzahlung beitragsfrei, da im Kalenderjahr der Auszahlung noch keine Sozialversicherungstage zu berücksichtigen waren.
Ob ein Arbeitnehmer während der Probezeit Anspruch auf Urlaubsgeld hat, hängt in erster Linie von den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder einem eventuell geltenden Tarifvertrag ab. Da das Urlaubsgeld eine freiwillige Sonderzahlung des Arbeitgebers ist, kann es in der Probezeit ausgeschlossen oder eingeschränkt sein. Falls ein Tarifvertrag greift, kann es jedoch vorkommen, dass Urlaubsgeld auch in der Probezeit gezahlt wird. Für Arbeitgeber ist es wichtig, diese Regelungen klar zu kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt für längere Zeit ausfällt und dadurch seinen Urlaub nicht nehmen kann, bleibt sein Anspruch auf Urlaubsgeld bestehen, sofern dieser im Arbeitsvertrag festgelegt wurde. Allerdings gibt es Ausnahmen: Ist im Vertrag klar definiert, dass das Urlaubsgeld nur gezahlt wird, wenn der Urlaub tatsächlich angetreten wird, entfällt die Zahlung während der Krankheit. Auch bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit bleibt der Anspruch bestehen, allerdings erfolgt die Auszahlung erst, wenn der Mitarbeiter wieder arbeitsfähig ist und Urlaub nimmt oder seinen Resturlaub im Rahmen einer Kündigung beansprucht.
Während der Freistellungsphase in der Altersteilzeit besteht in der Regel kein Anspruch auf Urlaubsgeld, da der Arbeitnehmer in dieser Phase nicht aktiv arbeitet und somit auch kein Urlaubsanspruch entsteht. Urlaubsgeld wird üblicherweise für tatsächlich erbrachte Arbeitsleistungen gezahlt, und in der Freistellungsphase ist das Arbeitsverhältnis in der Regel ruhend. Es können jedoch vertragliche oder tarifvertragliche Sonderregelungen existieren, die das Urlaubsgeld in dieser Phase betreffen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten hierzu individuelle Vereinbarungen prüfen.
Während der Kurzarbeit wird das Urlaubsgeld anteilig reduziert, da die Arbeitszeit und das Gehalt ebenfalls verringert sind. Allerdings hängt der konkrete Anspruch von den tarifvertraglichen oder betrieblichen Vereinbarungen ab. Manche Vereinbarungen können festlegen, dass das Urlaubsgeld trotz Kurzarbeit unverändert ausgezahlt wird.
Bei Kündigungen kann ein Arbeitgeber unter gewissen Umständen eine anteilige Rückzahlung verlangen. Etwa, wenn es sich bei der Jahressonderzahlung um eine freiwillige Leistung handelt, durch die der Arbeitgeber Treue zum Betrieb belohnt. Ein Beispiel: Es gibt laut Arbeitsvertrag jeden Juni für jeden Monat der Betriebszugehörigkeit eine bestimmte Summe als Urlaubsgeld. Auch die Monate Juli-Dezember werden im Voraus gezahlt. Dann hat der Arbeitgeber bei einer Kündigung nach dem Monat Juni das Recht, das im Voraus bezahlte Geld für die Monate des Jahres zurückzufordern, in denen der Mitarbeiter nicht mehr für das Unternehmen tätig ist. Bei einer Kündigung zu Ende September z.B. für 3 Monate.
Keine Rückforderung ist dagegen möglich, wenn die Zahlung im Arbeitsvertrag als Bonus für geleistete Arbeit definiert ist. Der Chef hat ebenfalls keine Chance, wenn er sie als sogenanntes akzessorisches Urlaubsgeld tätigt. Das bedeutet, dass die Sonderzahlung direkt an genommenen Urlaub gekoppelt ist – der Arbeitnehmer bekommt es also nur für Urlaubstage, die er tatsächlich genutzt hat. Kann ein Mitarbeiter vor Verlassen des Unternehmens nicht mehr alle übrigen Urlaubstage nutzen, gilt der Arbeitgeber den Rest ab. Für diesen besteht logischerweise kein Anspruch auf Urlaubsgeld mehr.
Beim Urlaubsgeld müssen Arbeitgeber den arbeitsrechtlichen Grundsatz der Gleichbehandlung beachten. Das bedeutet, dass alle Arbeitnehmer, die sich in einer vergleichbaren Situation befinden, gleiche Ansprüche auf Urlaubsgeld haben. Unterschiede in der Zahlung sind nur dann zulässig, wenn objektive Gründe wie unterschiedliche Tarifverträge oder Leistungen vorliegen. Ungerechtfertigte Ungleichbehandlungen, etwa zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften, können rechtliche Ansprüche auf Nachzahlungen auslösen. Wichtig ist eine transparente und faire Regelung der Kriterien für die Zahlung.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea