Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Arbeitnehmern auf Dienstreise bestimmte Kosten zu erstatten. Dazu gehören auch Übernachtungskosten. Für diese sind Pauschalen festgelegt. Die Übernachtungspauschale ist ein Teil der Reisekostenabrechnung und macht in Deutschland 20 € pro Tag aus. Sie ist für Arbeitnehmer steuerfrei, Unternehmen dürfen die Übernachtungspauschale aber nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
Für Inlandsreisen in Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale nach Bundesreisekostengesetz (BRKG) 20 Euro pro Nacht.
Die Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen legt das Bundesfinanzministerium jährlich fest.
Die Verpflegungspauschale gehört per se nicht zur Übernachtungspauschale. Gelegentlich fallen diese Kosten jedoch zusammen, wenn beispielsweise das Frühstück zur Hotelübernachtung dazugehört. Dann wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt (siehe unten).
Ob und wie viele Kosten der Arbeitgeber für Dienstreisen übernimmt, ist nicht rechtlich geregelt und kann deshalb variieren. Arbeitgeber sind also nicht in der Pflicht, Übernachtungskosten zu zahlen, auch nicht die Pauschbeträge. Sie können für ihr Unternehmen selbstständig entscheiden, wie sie mit Reisekosten umgehen. Theoretisch sind auch individuelle Vereinbarungen mit einzelnen Mitarbeitern möglich, hierbei kann allerdings Neid bei anderen Angestellten entstehen.
Es kann also sein, dass
Arbeitgeber müssen sich grundsätzlich nicht für eine Variante entscheiden, sondern können jede Dienstreise unterschiedlich hoch erstatten.
Die Kosten, egal ob Pauschale oder nicht, sind entweder vom Arbeitnehmer oder vom Arbeitgeber in der Steuererklärung absetzbar, nicht von beiden.
Neben der Übernachtungspauschale fallen auf einer Dienstreise weitere Kosten an. Auch diese darf der Arbeitgeber seinen Angestellten erstatten, muss er jedoch nicht. Dazu zählen zum Beispiel Gepäckbeförderung, Parken oder übliche Trinkgelder. Zahlt das Unternehmen diese nicht, kann der Arbeitnehmer sie über Belege als Werbungskosten in seiner Steuererklärung nach § 9 EStG als notwendige Mehraufwendungen geltend machen. Eine Auslandskrankenversicherung gehört nicht zu den steuerfreien, erstattungsfähigen Kosten.
Wie der Name es sagt, gilt die Übernachtungspauschale für Übernachtungen während einer Dienstreise. Fährt ein Arbeitnehmer morgens los und kommt abends wieder, war keine Übernachtung nötig.
Die Übernachtungspauschale findet nur dann Anwendung, wenn auch tatsächlich Kosten angefallen sind. Für eine Bleibe bei Freunden und Familie oder eine vom Arbeitgeber gestellte Unterkunft gilt sie nicht. Auch bei der Übernachtung in einem Verkehrsmittel wie dem Flugzeug oder der Schlafkabine im Zug fallen keine zusätzlichen Übernachtungskosten an. (§ 7 BRKG)
LKW-Fahrer in ihrer Kabine bekommen eine verringerte Pauschale von 8 Euro.
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Ja. Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber die Kosten für die Unterkunft in Höhe der Übernachtungspauschale, sind diese nach § 3 Einkommensteuergesetz steuerfrei.
Waren die Übernachtungskosten höher, der Arbeitgeber zahlt jedoch nur den Pauschbetrag, kann der Arbeitnehmer die Differenz mit Beleg als Werbungskosten geltend machen. Die Pauschale selbst ist nach wie vor steuerbefreit. Angestellte auf Dienstreise sammeln also am besten alle Belege und Rechnungen. Der Freibetrag der Werbungskosten beträgt 1.000 Euro – für alles darüber ist also ein Nachweis mit Einzelbelegen erforderlich. Nach § 9 Abs. 5a EStG beschränkt sich der Höchstsatz nach 48 Monaten auf 1.000 Euro.
Zahlt der Arbeitgeber nichts, sind die vollen, tatsächlich angefallenen Kosten mit Beleg vom Mitarbeiter als Werbungskosten eintragbar. Auch hier ist das Sammeln der Rechnungen wichtig.
Übernimmt der Arbeitgeber die vollen Kosten und richtet sich nicht nach der Übernachtungspauschale, hat er den Vorteil. Er kann diese Auszahlung mit dem Beleg als Betriebsausgabe in der Steuererklärung eintragen. Der Arbeitnehmer hat keinen Steuervorteil, muss jedoch auch nichts selbst bezahlen. Hier sammelt er die Rechnungen für seinen Arbeitgeber. Nur, wenn der Arbeitgeber vollständigen Übernachtungskosten übernimmt, handelt es sich um eine Betriebsausgabe. Diese hat mit der Übernachtungspauschale selbst nichts zu tun.
(Quelle: ETL Rechtsanwälte)
Evdokia schickt ihren Mitarbeiter Thommy für zwei Tage nach Berlin auf eine Messe. Er übernachtet für die zwei Nächte in einem Hotel, das er sich selbst organisiert hat. Pro Nacht kostet dieses 39,95 Euro inklusive Frühstück. Das Frühstück ist mit 4,95 Euro pro Tag ausgewiesen.
Evdokia zahlt Thommy die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht, also 40 Euro für die gesamte Reise. Da er insgesamt ohne Frühstück 70 Euro bezahlt, muss er die übrigen 30 Euro Übernachtungskosten selbst tragen. Diese kann er in der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dazu hebt er vorsorglich die Rechnung auf. Evdokia kann keine Ausgaben geltend machen, zahlt jedoch auch nur die 20-Euro-Pauschale anstatt der 35 Euro pro Nacht.
Thommy bekommt auch die Pauschbeträge für die Verpflegung von Evdokia. Da sein Frühstück günstig ist und er auch sonst an seinen Ausgaben spart, macht er hier ein Plus für sich.
Finden in einem Unternehmen häufig Dienstreisen statt, ist die Übernachtungspauschale mit weniger Verwaltungsaufwand verbunden als die Erstattung tatsächlicher Kosten. Die Abrechnung dieser Kosten erfordert die genaue Einsicht in Rechnungen der Hotels und Restaurants.
Die Auswahl des Hotels erleichtert sich durch eine Pauschale. So entsteht kein Neid unter Arbeitnehmern, wenn der eine die teurere Unterkunft vollständig erstattet bekommt und der andere eine günstigere nimmt.
Es gibt jedoch auch Nachteile für Unternehmen. Die Pauschalen für Übernachtungen im Ausland sind deutlich höher. Hier ist es möglich, dass die tatsächlichen Kosten unter den festgelegten Übernachtungspauschalen liegen und der Arbeitgeber mehr bezahlt. Davon profitiert dann der Arbeitnehmer, der den Rest des gezahlten Pauschalbetrags für sich nutzen kann. Da die Pauschale innerhalb Deutschlands mit 20 Euro im Vergleich sehr tief liegt, ist das bei Inlandsreisen eher unwahrscheinlich.
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Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich die geltenden Übernachtungspauschalen fürs Ausland. Diese unterscheiden sich von Land zu Land und können für bestimmte Städte ebenfalls variieren. Da die Kosten allgemein steigen, werden die Pauschbeträge für Auswärtstätigkeiten dementsprechend angepasst.
Für Länder, die keine eigens ausgewiesene Übernachtungspauschale haben, gilt die von Luxemburg. Das gilt auch auf See, außer beim An- oder Ablegen in einem bestimmten Land. (Quelle: haufe)
Für die Übernachtungspauschale gilt der Ort, an dem die Übernachtung stattfindet. Dieser kann unter Umständen von der Verpflegungspauschale abweichen. Diese gilt nämlich für den Ort, der vor 24 Uhr zuletzt erreicht wurde. Reist der Arbeitnehmer also erst nach 24 Uhr beispielsweise in London ein, gilt für die Übernachtung die Auslandspauschale der Stadt, für die Verpflegung die des restlichen Vereinigten Königreichs.
Reisen Mitarbeiter ins Ausland, brauchen sie innerhalb der EU eine A1-Bescheinigung. Diese bestätigt, dass sie unter den Bedingungen ihres Arbeitgeberlandes unterwegs sind. Das kann für Sozialabgaben relevant sein. (Quelle: Deutsche Rentenversicherung)
Die Übernachtungspauschale wird nicht gekürzt. Jedoch hängt die Verpflegungspauschale stark mit der Übernachtung zusammen, besonders das Frühstück betreffend. Sind die Kosten für dieses bereits in der Hotelrechnung enthalten, jedoch nicht separat ausgewiesen, kann der Arbeitgeber sie nicht berechnen. Er kürzt daher die Verpflegungspauschale des Tages um 20 Prozent, um kein doppeltes Frühstück zu bezahlen. Für ein Mittag- oder Abendessen gilt eine Kürzung von 40 Prozent. Jede Mahlzeit darf dabei nicht teurer als 60 Euro sein. Die Endbeträge sind lohnsteuerfrei für den Arbeitnehmer.
Alles zu Verpflegungsmehraufwendungen unterwegs lesen Sie im Lexikonbeitrag Verpflegungspauschale.
Zahlen Arbeitgeber die kompletten, tatsächlich angefallenen Hotelkosten für die Übernachtung, so tragen sie diese als Betriebskosten ein.
Erstatten sie die Pauschale an den Arbeitnehmer, fallen für Unternehmen keine Steuern an.
Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer nichts zurück, kann dieser die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten absetzen (§ 9 EStG). Auch die Differenz zwischen vom Unternehmen gezahlter Pauschale und tatsächlichen, höheren Kosten gehört zu den Werbungskosten. Hier sind Einzelnachweise erforderlich.
Eine Pauschale gibt es für Freiberufler, Freelancer und andere Selbstständige nicht. Sie sammeln alle Belege und tragen die tatsächlich angefallenen Reisekosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung ein. (Quelle: steuererklaerung.de)
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea