Die Verpflegungspauschale ist ein festgesetzter Betrag, den Arbeitnehmer für Dienstreisen von der Steuer absetzen oder vom Arbeitgeber ausgezahlt bekommen. Sind Mitarbeiter unterwegs, erhöhen sich die Kosten für die eigene Verpflegung und sie bekommen eine Auszahlung oder steuerliche Vorteile im Gegenzug. Die Höhe ist übergreifend für alle Reisen und jeden Verpflegungsmehraufwand festgelegt und wird dementsprechend bei der Steuer angegeben. Beschäftigte haben 2024 einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wenn sie mindestens 8 Stunden auswärtig für das Unternehmen tätig sind. Darunter fällt die Zeit, in der sie arbeiten, aber sich weder am regulären Arbeitsplatz oder im Home Office befinden.
Arbeitgeber sind somit nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschalen an die reisenden Angestellten zu zahlen. Es obliegt ihnen, ob sie für längere Abwesenheiten nichts, die Pauschale oder sogar die doppelte Pauschale auszahlen. Die einmalige Pauschale können sie steuerlich absetzen. Ein anderes Wort für die Pauschalen ist Reisespesen oder Reisekostenpauschale.
Das Bundesfinanzministerium legt die Höhe der Verpflegungskostenpauschale jedes Jahr neu fest. Der Verpflegungsmehraufwand, der für reisende Mitarbeiter entsteht, soll abgedeckt sein.
Abhängig davon, wie lange ein Mitarbeiter unterwegs ist, ändern sich auch die Pauschbeträge. Es kommt darauf an, wie lange die Auswärtstätigkeit dauerte und ob eine Übernachtung am Tätigkeitsort notwendig war. Der Verpflegungsmehraufwand ergibt sich also aus den Mahlzeiten, um die sich ein Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeit kümmern muss. Dabei handelt es sich zumeist um Restaurantbesuche, die oft teurer sind als zu Hause zu kochen.
2024 beläuft sich der absetzbare Verpflegungspauschbetrag innerhalb von Deutschland auf
Für einen Anreisetag oder Abreisetag gelten die 14 Euro Verpflegungsmehraufwand. Dabei geht es immer darum, die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen abzudecken, die auf Reisen höher sind als zu Hause.
Um eine solche Verpflegungspauschale zu erhalten, muss es sich um eine dienstliche oder betriebliche Reise handeln. Dabei darf der betreffende Mitarbeiter nicht an der ersten Tätigkeitsstätte oder zu Hause sein. Die Pauschalbeträge beziehen sich auf eine Inlandsreise in Deutschland. Hierbei kann auch eine vorübergehende Tätigkeitsstätte wie eine Baustelle gelten, die einen höheren Verpflegungsaufwand mit sich bringt.
Arbeiten Angestellte länger als drei Monate ohne Unterbrechung auswärtig, also nicht zu Hause oder in der ersten Tätigkeitsstätte, erhalten sie die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate beziehungsweise können nur drei Monate steuerlich absetzen.
Bei einer Einsatzwechseltätigkeit gibt es ebenfalls die Pauschalbeiträge. Jedoch kommt auch hier die Dreimonatsregelung für den Verpflegungsmehraufwand zum Tragen.
Für die Auszahlung der Pauschale existieren einige Sonderfälle, die ebenfalls vom Bundesfinanzministerium geregelt sind.
… werden als eine Auswärtstätigkeit zusammengerechnet. Es gibt für zwei mal vier Stunden nicht 28 Euro, sondern 14 Euro Verpflegungspauschale für insgesamt acht Stunden Reisedauer.
… die sich über zwei Kalendertage erstreckt, wird mit der sogenannten Mitternachtsregelung geregelt. Hierbei werden die Abwesenheitszeiten beider Tage addiert. Beträgt die gesamte Abwesenheit mehr als acht Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 14 Euro für den Kalendertag geltend gemacht werden, an dem die überwiegende Abwesenheitszeit anfiel.
Beispiel:
Ein Monteur beginnt seine Arbeit am Montag um 20:00 Uhr und kehrt am Dienstag um 04:30 Uhr zurück. Die gesamte Abwesenheitszeit beträgt 8,5 Stunden. Da die überwiegende Abwesenheit auf den Montag fällt, kann die Verpflegungspauschale von 14 Euro für diesen Tag angesetzt werden.
Für mehrtägige Reisen ins Ausland gilt die Verpflegungspauschale des jeweiligen Ziellandes. Ist keine angegeben, gilt die von Luxemburg. Die Pauschalen für Auslandsdienstreisen gibt das Bundesfinanzministerium bekannt.
… hat zur Folge, dass der Pauschbetrag des letzten auswärtigen Ortes der Abwesenheit berechnet wird. Der Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach den Essenskosten im jeweiligen Land, die unterschiedlich hoch sind.
… oder einer Geschäftsreise bei Nacht gilt die Pauschale des Landes, in dem sich der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit als letztes aufgehalten hat.
Kommt ein Mitarbeiter aus dem Ausland zurück und fährt am selben Tag weiter in ein anderes Ausland, gilt nur die höhere Pauschale für den Tag.
… haben keine eigenen Verpflegungspauschalen. Hier gilt die des Mutterlandes des Arbeitnehmers, nicht die des nächstgelegenen Festlandes.
Im Jahr 2024 bekommen Berufskraftfahrer für den Verpflegungsmehraufwand neun Euro für jede Nacht, die sie im LKW verbringen.
Auch auf Reisen gilt das Arbeitszeitgesetz. Aber wann arbeiten die Angestellten?
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Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort, verkürzt sich die Verpflegungskostenpauschale. Je nachdem, welche Mahlzeit der Arbeitnehmer nicht mehr selbst zahlen muss, zieht der Arbeitgeber einen Prozentsatz ab:
Von daher ist es sinnvoll, wenn enthaltene Mahlzeiten auf der Hotelrechnung separat angegeben sind, weil sie nicht mehr zu den Verpflegungsmehraufwendungen des Angestellten zählen.
Idris arbeitet im Vertrieb einer Firma, die Autoteile herstellt. Sein Chef zahlt den Mitarbeitern die Verpflegungspauschale mit dem Gehalt aus. Am Montag reist Idris von Köln nach München, um dort einen Kunden zu treffen. Bis Donnerstagmorgen bleibt er dort auf Geschäftsreise, um Verhandlungen zu führen. Die Hotelkosten inklusive Frühstück übernimmt sein Arbeitgeber.
In der Reisekostenabrechnung listet Idris die Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt auf:
München-Reise:
Summe für die München-Reise: Montag 14 Euro + Dienstag 22,40 Euro + Mittwoch 22,40 Euro + Donnerstag 11,20 Euro = 69,80 Euro.
Die Verpflegungspauschale soll den Mehraufwand ausgleichen, der durch die Abwesenheit von zu Hause beim Essen entsteht. Sie ist festgesetzt und kann nicht durch die tatsächlich angefallenen Kosten ersetzt werden. Wer mehr ausgibt, hat Pech, wer spart, gewinnt. So ist es auch nicht notwendig, sämtliche Belege für den Verpflegungsmehraufwand zu sammeln.
Die Verpflegungspauschale erstattet entweder der Arbeitgeber steuerfrei oder der Arbeitnehmer macht sie nach § 4 Satz 5 Einkommensteuergesetz (EStG) in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend. Andere Reisekosten lassen sich genau absetzen.
Arbeitgeber dürfen dem Mitarbeiter die doppelte Pauschale auszahlen, wenn sie ihnen entgegenkommen möchten. Die zweite Hälfte ist dann mit 25 Prozent zu versteuern, ganz gleich, um welche Arbeitsstätte es sich handelt.
Unternehmen können die Verpflegungspauschalen in den Betriebskosten der Steuererklärung absetzen, indem sie diese gewinnmindernd abziehen. Anders als die anderen Reisekosten, sind hier nur die Pauschalen absetzbar. In ihnen sind keine Vorsteuern enthalten. Ein Arbeitgeber kann jedoch die Vorsteuer über die tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn er Belege in Form von Rechnungen mit Ausweisung der Umsatzsteuer für diese Kosten hat. Zusätzlich muss der Unternehmer der Empfänger der Leistung sein, nicht der Mitarbeiter. Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand trägt im Endeffekt dann er.
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Bei beruflich bedingten Auslandsreisen können Arbeitnehmer für zusätzliche Verpflegungskosten den sogenannten Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Die Höhe der Pauschbeträge variiert je nach Land und wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt.
Für das Jahr 2024 gelten folgende Pauschbeträge:
Österreich: 50 € pro Tag bei einer Abwesenheit von 24 Stunden; 33 € für An- und Abreisetage.
Schweiz: 64 € pro Tag bei einer Abwesenheit von 24 Stunden; 43 € für An- und Abreisetage (mit Ausnahme von Genf, hier gibt es 66 € pro vollem Tag und 44 € an An- und Abreisetagen).
Diese Beträge decken die zusätzlichen Verpflegungskosten ab, die während einer Auswärtstätigkeit im jeweiligen Land entstehen. Eine vollständige Übersicht der Pauschbeträge in anderen Ländern lässt sich im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 21. November 2023 einsehen.
Katharina Jaretzke
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea