Die Verpflegungspauschale ist ein festgesetzter Betrag, den Arbeitnehmer für Dienstreisen von der Steuer absetzen oder vom Arbeitgeber ausgezahlt bekommen. Sind Mitarbeiter unterwegs, erhöhen sich die Kosten für die eigene Verpflegung und sie bekommen eine Auszahlung oder steuerliche Vorteile im Gegenzug. Die Höhe ist übergreifend für alle Reisen und jeden Verpflegungsmehraufwand festgelegt und wird dementsprechend bei der Steuer angegeben.
Arbeitgeber sind somit nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschalen an die reisenden Angestellten zu zahlen. Es obliegt ihnen, ob sie für längere Abwesenheiten nichts, die Pauschale oder sogar die doppelte Pauschale auszahlen. Die einmalige Pauschale können sie steuerlich absetzen. Ein anderes Wort für die Pauschalen ist Spesensätze oder Reisekostenpauschale.
Das Bundesfinanzministerium legt die Höhe der Verpflegungskostenpauschale jedes Jahr neu fest und gibt auf seiner Webseite die aktuellen Informationen dazu. Der Verpflegungsmehraufwand, der für reisende Mitarbeiter entsteht, soll abgedeckt sein.
Abhängig davon, wie lange ein Mitarbeiter unterwegs ist, ändern sich auch die Pauschbeträge. Es kommt darauf an, wie lange die Auswärtstätigkeit dauerte und ob eine Übernachtung am Tätigkeitsort notwendig war. Der Verpflegungsmehraufwand ergibt sich also aus den Mahlzeiten, um die sich ein Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeit kümmern muss. Dabei handelt es sich zumeist um Restaurantbesuche, die oft teurer sind als zu Hause zu kochen.
2021 beläuft sich der absetzbare Verpflegungspauschbetrag auf
Für einen Anreisetag oder Abreisetag gelten die 14 Euro Verpflegungsmehraufwand. Dabei geht es immer darum, die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen abzudecken, die auf Reisen höher sind als zu Hause.
Um eine solche Verpflegungspauschale zu erhalten, muss es sich um eine dienstliche oder betriebliche Reise handeln. Dabei darf der betreffende Mitarbeiter nicht an der ersten Tätigkeitsstätte oder zu Hause sein. Die Pauschalbeträge beziehen sich auf eine Inlandsreise in Deutschland. Hierbei kann auch eine vorübergehende Tätigkeitsstätte wie eine Baustelle gelten, die einen höheren Verpflegungsaufwand mit sich bringt.
Arbeiten Angestellte länger als drei Monate ohne Unterbrechung auswärtig, also nicht zu Hause oder in der ersten Tätigkeitsstätte, erhalten sie die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate beziehungsweise können nur drei Monate steuerlich absetzen.
Bei einer Einsatzwechseltätigkeit gibt es ebenfalls die Pauschalbeiträge. Jedoch kommt auch hier die Dreimonatsregelung für den Verpflegungsmehraufwand zum Tragen.
Für die Auszahlung der Pauschale existieren einige Sonderfälle, die ebenfalls vom Bundesfinanzministerium geregelt sind.
… werden als eine Auswärtstätigkeit zusammengerechnet. Es gibt für zwei mal vier Stunden nicht 28 Euro, sondern 14 Euro Verpflegungspauschale für insgesamt acht Stunden Reisedauer.
… ohne Übernachtung ergibt einen Anspruch auf die Pauschale für den Tag, der die höhere Abwesenheitsdauer beinhaltet. Das hat eventuell Auswirkungen auf andere Zahlungen.
Für mehrtägige Reisen ins Ausland gilt die Verpflegungspauschale des jeweiligen Ziellandes. Ist keine angegeben, gilt die von Luxemburg. Die Pauschalen für Auslandsdienstreisen gibt das Bundesfinanzministerium bekannt.
… hat zur Folge, dass der Pauschbetrag des letzten auswärtigen Ortes der Abwesenheit berechnet wird. Der Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach den Essenskosten im jeweiligen Land, die unterschiedlich hoch sind.
… oder einer Geschäftsreise bei Nacht gilt die Pauschale des Landes, in dem sich der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit als letztes aufgehalten hat.
Kommt ein Mitarbeiter aus dem Ausland zurück und fährt am selben Tag weiter in ein anderes Ausland, gilt nur die höhere Pauschale für den Tag.
… haben keine eigenen Verpflegungspauschalen. Hier gilt die des Mutterlandes des Arbeitnehmers, nicht die des nächstgelegenen Festlandes.
Im Jahr 2020 bekommen Berufskraftfahrer für den Verpflegungsmehraufwand acht Euro für jede Nacht, die sie im LKW verbringen.
Auch auf Reisen gilt das Arbeitszeitgesetz. Aber wann arbeiten die Angestellten?
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Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort, verkürzt sich die Verpflegungskostenpauschale. Je nachdem, welche Mahlzeit der Arbeitnehmer nicht mehr selbst zahlen muss, zieht der Arbeitgeber einen Prozentsatz ab:
Von daher ist es sinnvoll, wenn enthaltene Mahlzeiten auf der Hotelrechnung separat angegeben sind, weil sie nicht mehr zu den Verpflegungsmehraufwendungen des Angestellten zählen.
Idris arbeitet im Vertrieb einer Firma, die Autoteile herstellt. Sein Chef zahlt den Mitarbeitern die Verpflegungspauschale mit dem Gehalt aus. Er fährt montags von Köln nach München, um dort einen Kunden zu treffen. Bis Donnerstagmorgen bleibt er dort auf Geschäftsreise, um Verhandlungen zu führen. Die Hotelkosten inklusive Frühstück übernimmt sein Arbeitgeber.
Am Donnerstag kommt er mittags zurück und fliegt noch am selben Tag um 16 Uhr direkt nach Berlin, von wo er jedoch nachts um 2:30 wieder zurück ist. Dafür bekommt er den Freitag frei und kommt am folgenden Montag wieder ins Büro, wo er seinem Chef die Reisekostenabrechnung übergibt.
Neben anderen Reisekosten listet er auch die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf: Von Montag bis Donnerstag war er in München. Dabei zählen Montag und Donnerstag als An- und Abreisetag, für die es 14 Euro Pauschbetrag gibt. Für den Dienstag und Mittwoch hat Idris jeweils 28 Euro aufgeschrieben. Da sein Chef jedoch das Frühstück übernimmt, sind die Pauschalen für den Dienstag, Mittwoch und Donnerstag um 20 Prozent niedriger. Das ergibt für die mehrtägige Münchenreise an Verpflegungsmehraufwendungen: Montag 14 Euro, Dienstag und Mittwoch 22,40 Euro und Donnerstag 8,40 Euro.
Für die Dienstreise nach Berlin allerdings bekommt Idris auch Reisekostenpauschalen. Er hat dort nicht übernachtet, hat jedoch Anspruch auf die 14 Euro Verpflegungspauschale. Diese wird auch nicht geschmälert, weil der Arbeitgeber keine Mahlzeit übernommen hat. Da die meiste Zeit, die er für die Reise nach Berlin aufgewandt hat, auf den Donnerstag fällt, gehört die Pauschale zu diesem Tag. Idris erhält jedoch nicht die 8,40 Euro von München plus die 14 Euro für Berlin, sondern nur die höhere Pauschale, in diesem Fall also die 14 Euro.
Insgesamt erhält Idris also 72,80 Euro für beide Dienstreisen für seinen Verpflegungsmehraufwand. Die anderen Reisenebenkosten wie Übernachtungskosten und Fahrtkosten übernimmt ebenfalls der Arbeitgeber.
Die Verpflegungspauschale soll den Mehraufwand ausgleichen, der durch die Abwesenheit von zu Hause beim Essen entsteht. Sie ist festgesetzt und kann nicht durch die tatsächlich angefallenen Kosten ersetzt werden. Wer mehr ausgibt, hat Pech, wer spart, gewinnt. So ist es auch nicht notwendig, sämtliche Belege für den Verpflegungsmehraufwand zu sammeln.
Die Verpflegungspauschale erstattet entweder der Arbeitgeber steuerfrei oder der Arbeitnehmer macht sie nach § 4 Satz 5 Einkommensteuergesetz (EStG) in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend. Andere Reisekosten lassen sich genau absetzen.
Arbeitgeber dürfen dem Mitarbeiter die doppelte Pauschale auszahlen, wenn sie ihnen entgegenkommen möchten. Die zweite Hälfte ist dann mit 25 Prozent zu versteuern, ganz gleich, um welche Arbeitsstätte es sich handelt.
Unternehmen können die Verpflegungspauschalen in den Betriebskosten der Steuererklärung absetzen, indem sie diese gewinnmindernd abziehen. Anders als die anderen Reisekosten, sind hier nur die Pauschalen absetzbar. In ihnen sind keine Vorsteuern enthalten. Ein Arbeitgeber kann jedoch die Vorsteuer über die tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn er Belege in Form von Rechnungen mit Ausweisung der Umsatzsteuer für diese Kosten hat. Zusätzlich muss der Unternehmer der Empfänger der Leistung sein, nicht der Mitarbeiter. Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand trägt im Endeffekt dann er.
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Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea