Ein neues Projekt ist an Land gezogen, der Kunde hat einen neuen Auftrag erteilt oder eine große interne Aufgabe steht an! Ein Projektleiter wird ernannt, der die Aufgaben verteilt und Mitarbeiter brieft. Während alle sich auf die einzelnen Tasks konzentrieren, muss er den Überblick behalten und jederzeit bereit sein, Auskunft über den Status zu geben. Ein Projektbericht ist das richtige Mittel der Wahl, um im Eifer des Gefechts alle relevanten Informationen zusammenzutragen. Lesen Sie, wozu ein Projektbericht dient, wie er aussieht, was er beinhaltet und welche Tipps Ihren Bericht noch besser machen!
Ein Projektbericht ist ein aktueller und zusammenfassender Statusbericht. Er zeigt kurz und prägnant den Projektfortschritt, präsentiert Projektergebnisse und gibt Aufschluss darüber, ob die Projektziele noch erreicht werden. Dabei geht es um einen Gesamtstatus und nicht um einzelne Aufgaben.
Ziel des Projektberichts ist die Kommunikation mit Stakeholdern, die nicht am Projekt beteiligt sind. Durch den Bericht erhalten Außenstehende einen Einblick in den aktuellen Stand des Projekts und über Zeit, Budget und bisherige Ergebnisse. Er lässt sich dem Projektcontrolling zuordnen.
Der professionelle Projektbericht erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten: Projektleitung, Geschäftsführer, Kunden und Mitarbeiter nutzen ihn als Entscheidungsgrundlage. Der Überblick über alle aktuellen Projekte und Vorhaben gewährleistet, dass die Projektleitung Zeit- und Budgetprobleme schnell erkennt und Lösungen erarbeitet. Den Geschäftsführer interessieren die Umsätze und der Fortschritt, da er die Zeit seiner Mitarbeiter investiert und Gewinn für sein Unternehmen erwirtschaften muss. Mit dem Projektstatus nimmt er eine Einordnung in das gesamte Geschäft vor. Stakeholder, wie zum Beispiel Kunden, möchten sehen, dass ihr Geld richtig angelegt ist und sie ein zufriedenstellendes Ergebnis bekommen.
Die Bereitstellung der Informationen schafft für die Leser des Projektberichtes einen Mehrwert und Vertrauen in das Team. Je mehr Daten sie überprüfen, desto höher steigt das Vertrauen. Der professionelle Bericht dient der Kommunikation zwischen der Leitung und allen, die finanziell oder arbeitstechnisch am Projekt beteiligt sind. Ein Abschlussbericht beinhaltet dieselben Bausteine, hier jedoch dient er dem Rückblick auf das Projekt. Aus diesem zieht der Projektmanager Schlüsse für die nächsten Aufträge.
Die Bausteine eines Projektberichtes spiegeln den aktuellen Stand wider. Im Ganzen hat der Bericht die Aufgabe, alle notwendigen Informationen zu übermitteln, sodass keine Fragen beim Leser offenbleiben. Der Vorgesetzte möchte wissen, welche Mitarbeiter beteiligt sind und wie viel Budget bereits aufgebraucht ist. Die Kunden und andere Stakeholder wollen erfahren, wie viel sie bezahlen. Die Projektleitung selbst benötigt einen Überblick über alle Einzelheiten. Gibt es firmeninterne Vorgaben für einen Projektstatusbericht, gelten natürlich diese Angaben.
Folgende Kriterien gehören deshalb in einen Projektbericht:
Besonders dann, wenn ein Unternehmen viele Projekte übernimmt oder eine Leitung mehrere betreut, ist die Bezeichnung des jeweiligen Projektes wichtig. Diese Information klingt selbstverständlich, eine akkurate Benennung der Dateien und Überschriften aber spart Zeit.
Wie viele und welche Mitarbeiter im Projektteam beteiligt sind, gibt Aufschluss über den Aufwand. Dauert das Projekt schon zu lange, stockt der Projektmanager die Mitwirkenden auf oder verteilt Aufgaben neu. Eventuell sollte der Projektplan neu geschmiedet werden.
Ist das Projekt abgeschlossen oder noch in Arbeit? Ist ein Teil schon für den Auftraggeber in Rechnung gestellt worden? Der Projektstatus ist besonders wichtig, wenn der Leser den Projektbericht allein liest oder mehrere Projekte überblickt.
Die Dauer des Projektes gehört in den Bericht, damit Geschäftsführer und Kunden erkennen, wie viel Aufwand und Kosten anfallen. Sitzen die Teammitglieder schon lange an den Aufgaben, liegt es am Projektmanagement, die Prozesse unter Umständen zu beschleunigen.
Einer der wichtigsten Punkte ist das Budget des Projektes, sei es monetär oder in Arbeitsstunden berechnet. Zu sehen, wie viel bereits verbraucht ist, unterstützt die weitere Planung. Reicht das Budget nicht aus, um die Projektziele zu erreichen, muss der Projektleiter umdisponieren.
Der Hinweis darauf, an welchen Aufgaben die Mitarbeiter bereits sitzen, bringt den Überblick über den aktuellen Stand. Benötigen Tasks mehr Zeit als geplant, zieht die Projektleitung Konsequenzen. Der Projektplan braucht eine Anpassung im Zeitplan oder den Aufgaben.
Für den Geschäftsführer lohnt es sich zu wissen, wie viel Umsatz ein Projekt im Verlauf bereits bringt. Am Umsatz erkennt er, ob sich das Projekt insgesamt lohnt. Dieser lässt sich auch mit dem Budget vergleichen, um den Aufwand zu ermitteln, den der Kunde noch bereit ist zu zahlen.
Farbliche Markierungen im Projektbericht lassen sofort erkennen, wie der aktuelle Stand ist. Eine Ampel mit ihren Warnfarben ist allgemein bekannt und so eignen sich Grün für gut laufende Projekte und Rot für Warnungen. Wichtig ist nur, dass die Bedeutung definiert ist.
Die Analyse aufgewandter Zeit gehört in einen Bericht, der am Ende eines Projektes steht.
Lesen Sie im Lexikon alles zur Zeitwirtschaft, was zur Planung von Projekten dazugehört und wie Sie Ihre Prozesse anpassen!
... ist das A und O für jeden Text, sei es ein Zeitungsartikel oder ein Projektbericht. Je nachdem, wer die Daten bekommt, sind andere Zahlen und Informationen wichtig. Den Kunden interessieren die Namen der Mitarbeiter im Projektstatusbericht nicht zwangsläufig. Eventuell fallen diese sogar unter den Datenschutz. Nur relevante Daten gehören in den Projektbericht für einen bestimmten Verteilerkreis – diese muss das Projektmanagement kennen.
... ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Verschickt die Leitung den Projektbericht per E-Mail, müssen alle Informationen auch ohne Nachfragen verständlich sein. Eine Seite als PDF oder eine Tabellenkalkulation ohne Einleitung ist dabei mehr als genug. Der erste Entwurf gestaltet sich meist zu lang – keine Angst vorm Rausstreichen! Geht es um eine Präsentation, hat der Vortragende die Möglichkeit, nähere Erklärungen zu den Daten zu geben und die Daten auf mehrere Seiten zu verteilen.
... für einen Projektbericht innerhalb des Projektverlaufs ist nie zu früh. Bereits von Beginn an lohnt es sich, den Bericht begleitend zu allen Aufgaben zu führen, um Fehler beim Nachtragen zu vermeiden. So gibt es jederzeit einen Überblick, den die Projektleitung auf Zuruf verschicken kann. Gelegentlich ergibt es Sinn, einen regelmäßigen Statusbericht an Vorgesetzte und/oder Kunden zu senden. Dadurch haben sie zum Beispiel jede Woche oder jeden Monat einen Einblick.
Einfache Verständlichkeit und die richtige Grammatik sind die Kirsche auf der Sahnehaube vom Projektbericht. Die Leser freuen sich, wenn sie keine Nachfragen stellen müssen, und die Daten auf den ersten Blick Sinn ergeben. Die Anordnung und Gliederung der Elemente spielt auch eine Rolle für das Verständnis. Die Reihenfolge ist wichtig, die Einbindung optischer Hervorhebungen und ausreichend Platz zwischen den verschiedenen Daten unterstützen den Leser. Zu viele Rechtschreibfehler stören dabei nur den Lesefluss.
Ein Projektbericht gerät im Arbeitsalltag schnell aus dem Blickfeld. Die Projektleitung erhält immer neue Informationen, die es einzupflegen gilt. Neben all den anderen Aufgaben vergisst man das schon einmal. Einfacher ist da ein Bericht, der sich ganz von allein aufbaut und keinerlei optische Aufbereitung benötigt.
Eine Projektzeiterfassung ist in der Lage, nebenbei nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Stunden für Kunden, Projekte und Leistungen zu erfassen. Jeder Mitarbeiter stempelt über seinen eigenen Zugang die Zeiten für die bestimmten Projekte und automatisch weiß die Zeiterfassungssoftware so, wer wie viel Zeit und Pauschaleinträge für ein Projekt gebucht hat.
Wie von allein baut sich so der Projektbericht auf und ist immer auf dem aktuellen Stand. Vorgesetzte und Mitarbeiter mit Zugriffsrechten sehen die Daten ein, wann sie möchten. Die Berichte lassen sich als PDF- oder CSV-Dokument exportieren und teilen. Lückenhafte Informationen und langsame Prozesse sind somit Vergangenheit.
Der Projektbericht in Clockodo enthält alle wichtigen Informationen auf einen Blick und optisch aufbereitet. Projekt, Mitarbeiter, Zeit, Tätigkeiten, Budgetauslastung und Umsatz sind sofort erkennbar. In der Listenübersicht aller Projekte erkennen Verantwortliche am Ampelsystem sofort, wenn Budgets an ihre Grenzen kommen. Wer die Zeiterfassung mit einem der Partner-Rechnungstools verbindet, erstellt aus dem Bericht heraus auch direkt eine Rechnung für seine Kunden.
Und wem der vorgefertigte Projektbericht so nicht gefällt, der baut sich im Berichtsbaukasten seine eigene Übersicht mit wenigen Klicks.
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Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea