Elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe

Mit wenigen Klicks Arbeitszeiten und Projektzeiten aufzeichnen: clockodo erfasst die Zeiten Ihrer Mitarbeiter sekundengenau und erstellt automatisch Projektberichte. Testen Sie die elektronische Zeiterfassung zwei Wochen lang unverbindlich:

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Ihre elektronische Zeiterfassung

In einigen Berufen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht, doch in allen Unternehmen unterstützt sie die Planung und Auswertung. Eine digitale Stechuhr braucht keine Wartung und lässt sich intuitiv bedienen. Wie beiläufig nimmt die clockodo-Stempeluhr Ihre Zeiten und die Ihrer Beschäftigten auf. Die Nutzer wählen je Zeiteintrag ein Projekt aus, an dem sie gerade arbeiten. Die Daten fließen sowohl in ein Arbeitszeitkonto als auch in übersichtliche Projektberichte. clockodo hat sich auf die elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe und Selbstständige spezialisiert. Die Cloud-Software eignet sich für jede Branche und wird ständig weiterentwickelt.

Die Vorteile des Zeiterfassungssystems clockodo auf einen Blick:

  • Sekundengenaue Arbeitszeiterfassung
  • Am PC oder mobil per App
  • Stundenkonten mit persönlichen Soll-Zeiten und Überstunden
  • Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit
  • Projektzeiterfassung für Kunden und Leistungen
  • Budgets und Stundensätze hinterlegen
  • Übersichtliche Berichte und Auswertungen
  • Produktive und unproduktive Zeiten analysieren
  • Export-Möglichkeiten per PDF und CSV
  • Verbindungen zu Rechnungsanwendungen
Arbeitszeiterfassung in der clockodo-Stoppuhr

Die elektronische Zeiterfassung für die Arbeitszeit

Das Eintragen der Arbeits- und Pausenzeiten erledigen alle Nutzer über die App oder die Web-Oberfläche. Mit der Stoppuhr erfassen sie die Zeiten live. Das manuelle Formular ist für die nachträgliche Personalzeiterfassung gedacht. Für die Erhebung der Daten gibt es zwischen den beiden Möglichkeiten keinen Unterschied. Alle elektronischen Zeiteinträge sind im Nachhinein bearbeitbar. Administratoren verbieten Mitarbeitern die Bearbeitung optional.

In clockodo haben Sie die Möglichkeit, jedem Ihrer Angestellten unterschiedliche Soll-Stunden zu hinterlegen. Die elektronische Zeiterfassung rechnet alle gebuchten Einträge zusammen und vergleicht sie mit den vorgegebenen Zeiten. Aus der Differenz ergeben sich Plus- und Minusstunden des jeweiligen Mitarbeiters. Den Gesamtstand des Stundenkontos sehen Sie und Ihr Angestellter im Mitarbeiterbericht. In der Detailansicht finden Sie eine Übersicht über jeden Tag, jede Woche, jeden Monat und eine Gesamtsumme. 

Anzeige von Pausen im Mitarbeiterbericht

Abwesenheiten und Urlaubskalender

Abwesenheiten beantragen die Beschäftigten direkt in der Zeiterfassung. Ausgewählte Zuständige erhalten eine E-Mail und genehmigen den Antrag oder lehnen ihn ab. Im Abwesenheitskalender treffen die Fehlzeiten aller Arbeitnehmer zusammen. Hier sehen Vorgesetzte und wahlweise die Kollegen, wer wann abwesend ist. Alle Daten eignen sich für die Entgeltabrechnung in der Lohnbuchhaltung.

Durch eine digitale Arbeitszeiterfassung ist es nicht mehr notwendig, jeden Monat sämtliche Arbeitszeiten zusammenzurechnen. Eine elektronische Zeiterfassung macht das automatisch und ununterbrochen. Sie berücksichtigt Abwesenheiten und erspart Ihrem Kleinbetrieb eine Menge Zeit, die Sie in wichtige Arbeiten stecken. Die Daten liegen auf einem deutschen Server und Sie halten automatisch eine Aufbewahrungsfrist der Buchungen von zwei Jahren ein – clockodo speichert länger. Sie schließen außerdem direkt online im System eine DSGVO-konforme AV-Vereinbarung ab.

Abwesenheiten in clockodo

Die elektronische Zeiterfassung und das Arbeitsrecht

Die gesetzlichen Vorgaben für Arbeits- und Pausenzeiten sind digital in clockodo hinterlegt. Nutzen Sie als verantwortlicher Arbeitgeber diese als Hilfestellung für die Einhaltung der Regelungen. Sie können beispielsweise die Pause automatisch abziehen lassen, sodass Ihre Mitarbeiter sich daran gewöhnen, diese wirklich zu erfassen und gesetzeskonform einzuhalten. Verstößt ein Angestellter gegen eine Regel, erscheint – für Chef und Mitarbeiter ersichtlich – in seinem Bericht ein Ausrufezeichen am betreffenden Tag. Für Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen bietet clockodo die Möglichkeit, die vorgegebenen Regeln anzupassen. Der Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung für Kleinbetriebe lohnt sich für jeden Arbeitsplatz.


Vorteile für beide Seiten

Arbeitgeber profitieren von einer elektronischen Zeiterfassung. Durch die strukturierten Daten haben sie einen Überblick über alle Arbeitszeiten (der Angestellten) und planen und analysieren die Arbeit des Unternehmens. Arbeitnehmer wissen dank der elektronischen Zeiterfassung genau, wie viele Stunden sie arbeiten und wie viele Überstunden auf ihrem Konto sind. Diese Mehrarbeit bauen sie wieder ab und arbeiten nicht umsonst.

Die elektronische Zeiterfassung für Projektzeiten

Das Zeiterfassungsprogramm clockodo funktioniert sowohl für die reine Arbeitszeiterfassung als auch zur Projektzeiterfassung.. Jeden Zeiteintrag, den Ihre Beschäftigten anlegen, ordnen sie einem Kunden, einem Projekt und einer Leistung zu. Diese Stammdaten legen Sie mit wenigen Klicks direkt in der Software an. clockodo rechnet automatisch die Zeiten für einzelne Projekte zusammen. In vorgefertigten Projektberichten sehen Sie, welcher Angestellte wie viel Zeit mit welcher Leistung für ein Projekt verwendet hat. Die elektronische Zeiterfassung bietet auch mehr Personalisierung: Im flexiblen Berichtsbaukasten stellen Sie Ihren eigenen Bericht zusammen. Gruppieren und filtern Sie alle Einträge so, wie Sie es brauchen.

Projektzeiten im Baukasten auswerten

Für die Projekte legen Sie fest, ob diese abrechenbar sind oder nicht. Die Einstellung gibt es auch für einzelne Zeiteinträge innerhalb der Projekte. So filtern Sie heraus, wie viel Zeit Sie bei Ihren Kunden abrechnen und wie viel „unproduktive“ Zeit ist. Analysieren Sie Ihre Zeitwirtschaft und wo Sie Zeit sparen oder mehr Umsatz machen können.

Budget und Stundensätze automatisch verrechnet

Eine flexible Maske für Stundensätze erlaubt es, verschiedene Sätze für unterschiedliche Konstellationen zu hinterlegen. So setzen Sie nicht nur einen Stundensatz pro Projekt fest, sondern vergeben für unterschiedliche Leistungen innerhalb dieses Projekts andere Summen. Auch Mitarbeiter können Sie differenzieren. Für Projekte bestimmen Sie optional ein Budget und mit dem Stundensatz rechnet clockodo aus, ob Sie noch im vereinbarten Rahmen sind. Die elektronische Zeiterfassung behält für Sie den Überblick und bietet mit einem Klick alle gewünschten Informationen.

Projektberichte in clockodo

Verbindung zu Rechnungsprogrammen

Fertige Schnittstellen in clockodo bieten Ihnen die Möglichkeit, die Zeiterfassung direkt mit einer Rechnungsanwendung zu verknüpfen. Importieren Sie die dort bereits angelegten Kunden bequem in die elektronische Zeiterfassung und buchen die Zeit direkt für diese. Stellen Sie alle abzurechnenden Zeiteinträge zusammen und übergeben diese in Form eines Rechnungsentwurfs in der anderen Software. clockodo kennzeichnet die übertragenen Einträge als abgerechnet. Durch die Verbindung der elektronischen Zeiterfassung mit der digitalen Rechnungsstellung ersparen Sie sich mehrere Arbeitsschritte.

Rollen und Zugriffsrechte

Für jeden Arbeitnehmer stellen Sie individuell ein, welche Zugriffsrechte er auf das System und die einzelnen Projekte hat. Blenden Sie ganze Kunden für einen Mitarbeiter aus und sie erscheinen nicht mehr in der Auswahl für einen Zeiteintrag. Geben Sie einem Projektleiter für sein Projekt erweiterte Zugriffs- und Berichtsrechte. Nutzer mit Manager-Rechten haben auf viele clockodo-Einstellungen Zugriff und fungieren als leitende Angestellte. Machen Sie clockodo zu Ihrer Zeiterfassungssoftware!

Zugriffsrechte verschiedener Mitarbeiter

Die passende App zur Digitalisierung

Die kostenlose App ist Teil Ihres clockodo-Accounts. Um die elektronische Zeiterfassung mobil zu machen, installieren Sie die Anwendung auf dem Smartphone oder Tablet. Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie arbeiten, und tippen die Stoppuhr für den Start an. Schon läuft die Uhr neben der Arbeit mit. Wählen Sie ein neues Projekt, wenn Sie die Arbeit wechseln.

In der App finden Sie eine Liste der letzten Zeiteinträge, die Sie bei Bedarf mit einem Tippen fortsetzen. App und Browser-Anwendung synchronisieren sich automatisch und ständig. Starten Sie einen Zeiteintrag am PC und fahren diesen herunter, läuft die Stempeluhr in der App weiter und Sie fahren entspannt zum Kunden, zur Baustelle oder auf eine Konferenz. Dort stoppen Sie die Uhr nach erledigter Arbeit mit einem einfachen Tippen.

Arbeitszeiterfassung mit der clockodo-App

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